KPI چیست؟ + اهمیت شاخص عملکرد در کسب و کار

در صورت شرکت در جلسات کاری مجموعه محل کار، شاید واژه KPI به گوشتان خورده باشد. استفاده از شاخص کلیدی عملکرد، در کسب‌وکارهای مدرن بسیار رایج بوده و به کمک آن می‌توان قدمی اساسی و مهم در رسیدن سازمان اقتصادی به سمت موفقیت برداشت. به کمک استفاده از این شاخص، می‌توان به حرکت درست یا نادرست شرکت‌ها یا افراد به سمت اهداف از قبل مشخص شده پی برد. با نظارت بر شاخص‌های عملکرد، سازمان‌ها می‌توانند نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنند. به این ترتیب، میتوانند تصمیم گیری‌هایی مبتنی بر داده‌های موجود انجام داده و اقداماتی را برای بهینه سازی عملکرد انجام دهند.

مفهوم KPI 

شاخص کلیدی عملکرد، مقدار قابل اندازه گیری است که، برای ارزیابی میزان مؤفقیت یک فرد یا سازمان در رسیدن به هدف استفاده می شود. در کسب‌وکارها، شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توانند سطح بالایی داشته باشند یا برای یک بخش یا فرد خاص مشخص شوند. شاخص‌های سطح بالا معمولاً به عملکرد کسب و کار شما به عنوان یک کل نگاه می‌کنند. به طور مثال، دستیابی به 1 میلیارد تومان درآمد تکراری سالانه در سال مالی می‌تواند تحت عنوان شاخص عملکرد سطح بالا در نظر گرفته شود. اما در صورت بررسی فرآیندهای مختص بخش‌ها، تیم‌ها یا افراد این موارد جزء Key Performance Indicator سطح پایین قرار می‌گیرند. 

مطالعه بیشتر: نرم افزار حسابداری و نرم افزار CRM و نرم افزار فروشگاهی

معرفی انواع KPI

تمرکز شماری از شاخص‌های کلیدی عملکرد بر روی بررسی پیشرفت کوتاه مدت و ماهیانه مجموعه اقتصادی و بعضی دیگر بر موفقیت‌های بلندمدت شرکت است. برقراری ارتباطی نزدیک با هدف‌های استراتژیک مجموعه، وجه اشتراک تمامی شاخص‌های کلیدی عملکرد به شمار می‌رود. در ادامه، انواع این شاخص‌های مهم را خدمت شما عزیزان معرفی می‌کنیم. 

1. شاخص عملکرد lagging یا leading: کلیه سازمان‌های اقتصادی، برای اطلاع از نقاط ضعف و قوت مجموعه خود از ترکیب این دو مورد مهم lagging و leading استفاده می‌کنند. دقت داشته باشید که، شاخص‌های عملکرد lagging جهت توصیف شرایط موجود به کار می‌روند. اما از شاخص leading می‌توان جهت پیش‌بینی نتایج استفاده کرد. 

2. شاخص عملکردی: این شاخص، به عملکرد بخش‌های مختلف سازمان اقتصادی از جمله بخش IT یا مالی وابسته بوده و از آن تحت عنوان functional unit نیز یاد می‌شود. بخش مالی یک مجموعه، به طور معمول به دنبال رسیدن به هدف‌هایی از جمله بازده دارایی‌ها و حاشیه سود ناخالص هستند. اما بخش IT در جستجو افزایش هر چه بیشتر امنیت سایت شرکت و از دست نرفتن اطلاعات موجود در آن است.

3. شاخص عملکرد اجرایی: تمرکز این شاخص مهم بر روی کارایی و فرآیندهای مجموعه اقتصادی است. از طریق این شاخص عملکرد اجرایی، می‌توان میزان پیشرفت شرکت در مدت زمانی کوتاه را تعیین کرد. به طور مثال، به کمک شاخص عملکرد اجرایی می‌توان مقدار متوسط هزینه‌های اختصاص یافته برای حمل و نقل و همینطور فروش منطقه‌ای را به آسانی اندازه گرفت.

4. شاخص استراتژیک: این شاخص، بر هدف‌های مجموعه اقتصادی دلالت داشته و صاحبان کسب‌وکارها از طریق بررسی شاخص استراتژیک می‌توانند به وضعیت شرکت خود پی ببرند. بازگشت سود و سرمایه و سهم بازار جزء این شاخص مهم قرار می‌گیرند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار حقوق و دستمزد و پایانه فروشگاهی و نرم افزار تولیدی

تفاوت KPI و OKR

کارایی شاخص کلیدی عملکرد جهت اندازه گرفتن عملکردهای یک سازمان بوده و اطلاعاتی در رابطه با نحوه بهبود یا ایجاد تغییراتی در سازمان جهت پیشرفت مجموعه اقتصادی ارائه نمی‌کند. اما OKR به عنوان شیوه هدف گذاری فصلی می‌تواند کمک مؤثری به شما در ایجاد تغییراتی در مجموعه و تقویت عملکرد مجموعه اقتصادیتان کند. در واقع، مدیران شرکت‌ها به وسیله OKR می‌توانند بهترین تصمیم‌ها را در رابطه با موارد قابل اصلاح و یا تغییر در شرکت برای رسیدن به پیشرفت مجموعه بگیرند.

تفاوت بین KPI و KRI

در حالیکه، KRI برای نشان دادن ریسک‌های بالقوه استفاده می‌شود، Key Performance Indicator عملکرد را اندازه گیری می‌کند. متأسفانه، بسیاری از سازمان‌ها از این دو به جای یکدیگر استفاده می‌کنند. اما باید این دو مورد مهم تمایز قائل شد. KPI ها معمولاً برای ارائه یک نمای کلی در سطح بالا از عملکرد سازمانی طراحی می‌شوند.

دلایل اهمیت KPI برای سازمان ها 

در اینجا چهار دلیل مهم نشان دهنده اهمیت KPI برای مشاغل مختلف را برای شما نام می‌بریم. 

• مورد اول: تقویت روحیه کارکنان مجموعه اقتصادی
• مورد دوم: حمایت و تأثیرگذاری بر اهداف کسب و کار 
• مورد سوم: افزایش رشد شخصی 
• مورد چهارم: الزام استفاده از این شاخص کلیدی برای مدیریت عملکرد مجموعه  

نکات مورد توجه برای تعیین یک KPI خوب 

در این قسمت، با ذکر نکات مهم و قابل توجه در زمان مشخص کردن یک شاخص عملکرد خوب با شما همراه هستیم. 

• تعیین بهترین و بدترین حالت در هدف مشخصشده برای سازمان 
• تعیین مسئولی به طور مثال کارشناس دیجیتال مارکتینگ جهت پیگیری این امر 
• شاخص کلیدی عملکرد مورد استفاده کدام بخش از کسب‌وکار است؟ 
• اندازه گیری روند پیشرفت عملکرد مجموعه هر چند وقت یکبار انجام می‌شود؟ 
• نحوه دسترسی به اطلاعات و داده‌های مورد نیاز برای پیشرفت 
• هدف اساسی شما از تعیین شاخص عملکرد برای مجموعه شما چیست؟ 
• دقیقاٌ قرار است چه چیزی را از طریق شاخص کلیدی عملکرد اندازه گیری کنید؟ 
• آهسته و پیوسته و ثابت قدم حرکت کردن در این ماه
• طراحی شاخص عملکرد براساس اهداف سازمان نه بر طبق عقیده شخصی شما 
• عدم وجود ابهام در تعریف شاخص کلیدی عملکرد و فهم آسان آن

حتما مطالعه کنید: نرم افزار انبارداری و نرم افزار شرکتی و نرم افزار دریافت و پرداخت

3 گام برای داشتن استراتژی KPI 

در صورت نگرفتن نتایج موردنظر از شاخص‌های کلیدی عملکرد الزاماٌ باید برای تنظیم استراتژی خود اقدامات لازم را انجام دهید. در این بخش، سه گام مهم جهت افزایش درک پرسنل شرکت از شاخص‌های عملکرد را برایتان نام برده و توضیحات لازم را در رابطه با هر یک می‌دهیم. مدیران مجموعه‌های اقتصادی، به کمک این استراتژی‌ها می‌توانند تصمیم گیری‌هایی اساسی برای شرکت بگیرند. 

1. بازنگری شاخص های کلیدی عملکرد: همواره سعی در اصلاح و بازنگری Key Performance Indicator و به روز نگهداشتن آن داشته باشید. با زیر نظر گرفتن عملکرد مجموعه، گامی اساسی در جهت اصلاح شاخص عملکرد بردارید. حتی برای به روز بودن پرسنل شرکت باید آن‌ها را از تغییرات ایجادشده در شاخص‌های کلیدی عملکرد مطلع کنید.

2. بناکردن فرهنگ سازمانی براساس شاخص های عملکرد: در صورت عدم درک اشخاص از شاخص‌های عملکرد و شیوه کاربرد آنها، KPI دیگر کارایی لازم را ندارند. افزایش Data literacy در مجموعه، آموزش پرسنل، استفاده از پلتفرم‌های هوش تجاری و واگذاری شاخص‌های عملکرد مرتبط به دیگران، برای جلوگیری از بروز این امر مورد استفاده قرار می‌گیرند.

3. انتخاب مهمترین شاخص های کلیدی عملکرد: با در نظر گرفتن ترکیبی منطقی از هر دو شاخص lagging و leading به پیشرفت مجموعه خود کمک کنید. به وسیله شاخص leading، میتوانید رخدادهای احتمالی آینده را بر طبق دادههای موجود پیش‌بینی کنید. این شاخص، کمکی بزرگی به شما در بهبود و تنظیم نتایج می‌کند. در رابطه با شاخص lagging نیز می‌توان گفت که، به وسیله آن امکان فهم نتایج در دوره زمانی مشخص به طور مثال یک ماه برایتان فراهم می‌شود. 

باید بدانید: نرم افزار بازرگانی و نرم افزار حسابداری رایگان و صندوق فروشگاهی

مثال هایی از شاخص کلیدی عملکرد در حوزه های مختلف 

در این بخش، به ذکر چند مثال از Key Performance Indicator در چند زمینه مختلف، جهت شفافیت هر چه بیشتر موضوع برای شما می‌پردازیم. 

KPI مالی: مواردی از جمله مدیریت اصولی نقدینگی، درآمد، حاشیه سود و هزینه از بهترین گزینه‌ها جهت ارائه تعریفی جامع از شاخص کلیدی عملکرد در فرآیندهای مالی به شمار می‌روند. از میان رایج ترین و مهم ترین این شاخص‌ها، میتوان به درصد یا حاشیه سود خالص و ناخالص و سود عملیاتی اشاره کرد. 

KPI منابع انسانی: شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی، کارآمدی پرسنل را در دستیابی به هدف‌های استراتژیک مجموع‌های اقتصادی نشان می‌دهد. در واقع، این شاخص ارزشی را که هر یک از کارکنان شرکت ایجاد می‌کنند را اندازه می‌گیرد. در ادامه، مهمترین شاخص‌های کلیدی عملکرد را برای شما ذکر می‌کنیم. 

راضی بودن کارمندان شرکت: عوامل مختلفی در راضی بودن پرسنل از کار در مجموعه‌های اقتصادی اثرگذار هستند. مواردی از جمله عضو شدن در باشگاه و وجود تعادلی بین زندگی و کار نقشی اساسی در رضایت کارمندان دارند.  

بهره وری پرسنل: مدت زمان لازم برای انجام وظایف محول شده به هر یک از کارکنان شرکت، به کمک این معیار مهم مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرد. 

هزینه‌های اختصاص یافته برای استخدام کارمندان: شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی، شامل مواردی از جمله مبالغ پرداختی برای مدیریت جلسات مصاحبه‌های کاری، تحلیل و بررسی رزومه‌های افراد جویای کار و هزینه پرداختی جهت منتشر کردن آگهی‌های استخدام می‌شوند. 

آموزش پرسنل شرکت: برگزاری دوره‌های آموزشی در شرکت، اثری کاملاٌ مستقیم بر فعالیت مجموعه‌های اقتصادی داشته و شاخص عملکرد منابع انسانی بهره وری هر یک از کارکنان را در مجموعه تا حد قابل ملاحظه‌ای افزایش می‌دهد. 

مدت زمان جذب و استخدام اشخاص در مجموعه: به کمک شاخص عملکرد منابع انسانی می‌توانید برای تعیین و بهینه‌سازی فاصله زمانی استعفای یکی از کارکنان شرکت تا استخدام فرد دیگری به جای وی اقدام کنید.

نرخ غیبت‌های پرسنل مجموعه: به وسیله شاخص عملکرد منابع انسانی، می‌توان برای اندازه گیری مرخصی های استعلاجی کارمندان و تعداد غیبت‌های غیرموجه و موجه آن‌ها در مجموعه اقدامات لازم را انجام داد. انجام این کار، کمک زیادی به شما در انجام برنامه ریزی‌های لازم برای این موارد مهم می‌کند. 

نرخ خارج شدن کارمندان از مجموعه اقتصادی: تمامی دلایل خارج شدن پرسنل از مجموعه از جمله استعفاء، بازنشستگی و یا اخراج آن‌ها در شاخص عملکرد منابع انسانی از اهمیت زیادی برخوردار است. 

طول مدت قرارگرفتن پرسنل در پست های شغلی: در صورت عدم اختصاص ارتقاء شغلی به کارکنان شرکت، به مراتب آن‌ها مجموعه را به قصد یافتن شغل و موقعیت کاری بهتر ترک می‌کنند.

باید مطالعه کنید: نرم افزار مدیریت مالی شخصی و نرم افزار حسابدرای ریالی و ارزی و نرم افزار اطلاع رسانی

تفاوت معیار و KPI 

شاخص کلیدی عملکرد، جهت دستیابی به اهدافی مورد توجه قرار می‌گیرند که، بر روی نتایج استراتژیک مجموعه اقتصادی اثر فوق العاده‌ای می‌گذارند. این شاخص، کمک زیادی به پرسنل شرکت جهت تمرکز بر روی موضوعات اساسی از جمله جذب ماهیانه تعداد معینی از مشتری‌های جدید می‌کند. اما از طریق معیارها، امکان اندازه گیری روزانه فعالیت‌ها برای کار فرمایان فراهم است. هر چند از معیارها می‌توان جهت اندازه گرفتن نتایج استفاده کرد، ولی وجود آن الزامی و حیاتی نیست. مثلاٌ آمار دانلود مقالات وبسایت و بازدید ماهیانه مردم از فروشگاه جزء معیارها قرار داشته ولی به اندازه شاخص کلیدی عملکرد مهم نیستند.

چگونه شاخص کلیدی عملکرد را تعریف کنیم؟ 

تعیین Key Performance Indicator در یک مجموعه اقتصادی، در صورت دسترسی به داده‌ها و اطلاعات زیاد کار چندان آسانی نیست. این شاخص‌های مهم، یاریگر مدیران شرکت‌ها در جهت دستیابی به هدف‌های مجموعه هستند. در این بخش، با ذکر نکاتی مهم جهت تعریف شاخص کلیدی عملکرد با شما همراه هستیم.

در دو مورد مشتری‌ها و کسب‌وکار هر شرکتی در اثر گذشت زمان تغییراتی ایجاد می‌شود. در نتیجه، پس از مدتی باید بازنگری و اصلاح شوند. کلیه پرسنل مشغول به کار در شرکت، ملزم به بهره گیری از اطلاعات شاخص عملکرد و درک آن هستند. شاخص عملکرد تعیین شده برای سازمان الزاماٌ باید واقع بینانه و منطقی بوده و بر زمان مبتنی باشد. از دیگر ویژگی‌های حائز اهمیت این شاخص می‌توان از قابلیت دستیابی و اندازه گیری و اسمارت بودن یاد کرد. 

اجازه دهید با شما صادق باشیم. در صورت عدم همخوانی شاخص‌های کلیدی عملکرد، با هدف‌های تعیین شده برای مجموعه اقتصادی شما فقط وقت خود را تلف می‌کنید. فراموش نکنید که، این شاخص‌ها باید در راستای اهداف سازمان در قسمت‌های مختلف منابع انسانی و بازاریابی باشند. در رابطه با شاخص‌های کلیدی عملکرد صحبتی با مدیران شرکت‌ها داشته باشید. با این کار، آن‌ها با کاربری این شاخص‌ها و چرایی استفاده از آن‌ها آشنایی کاملی پیدا می‌کنند. از طرفی، این گونه میتوانید تعریفی ارزشمند و مرتبط از شاخص کلیدی عملکرد داشته باشید.

حتما بدانید: نرم افزار باشگاه مشتریان و نرم افزار سازمان همراه و نرم افزار حسابداری آنلاین

مراحل تعریف شاخص کلید عملکرد کسب‌وکار 

رعایت استانداردها و مراحلی جهت ایجاد درست Key Performance Indicator، از اهمیت بسیاری برخوردار است. مواردی از جمله صنعت و مدل کسب‌وکار، اثری اساسی بر روی شاخص‌های کلیدی عملکرد شما دارند. در ادامه، قدم‌های مهم برای ایجاد شاخص عملکرد را برایتان ذکر می‌کنیم. 

اولین مرحله: تعیین کردن اهدافی مهم و کلیدی: در قدم اول، باید هدف‌های مجموعه اقتصادی خود را مشخص کنید. از میان این اهداف مهم می‌توان به افزایش تعداد فالوئرها، بالارفتن کلیک وبسایت، فروش هر چه بیشتر سازمان و بالارفتن قابل توجه درآمد اشاره کرد.  

دومین مرحله: تعریف کردن موفقیت و پیشرفت: بعد از تعیین هدف‌های استراتژیک، نوبت به مشخص کردن نحوه رسیدن به این اهداف می‌رسد. البته، از این نکته مهم غافل نشوید که، تعریف پیشرفت و مؤفقیت از قسمت‌های مختلفی تشکیل نشده است. 

سومین مرحله: تعیین نحوه اندازه گرفتن شاخص‌های عملکرد: در قدم بعدی، نوبت به تصمیم گیری در رابطه با پیشرفت و موفقیت می‌رسد. به طور معمول، نشان دادن شاخص‌های عملکرد به چند شکل میانگین، درصد، نسبت و نرخ صورت می‌گیرد. به کمک شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توان از نحوه ارزیابی عملکرد خود مطلع شده و میزان موفقیت شما را در دستیابی به نتایج مشخص می‌کنند. سنجش و ارزیابی این شاخص‌ها، می‌تواند به شکل ماهیانه یا هفتگی صورت بگیرد. 

چهارمین مرحله: نوشتن شاخص کلیدی عملکرد: در انتها و پس از طی مراحل قبلی، نوبت به نوشتن شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌رسد. این کار، بر طبق عوامل مؤثر در رسیدن به مؤفقیت انجام می‌شود.

بیشتر بخوانید: کارتخوان اندرویدی و مالیات چیست؟ و ERP چیست؟

کاربرد KPI در دیجیتال مارکتینگ 

استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد در سازمان‌های دیجیتال مارکنینگ نیز بسیار رایج است. این شرکت‌ها، شاخص‌های عملکرد جهت اندازه گرفتن نتایج کار خود کاربرد دارند. از میان شاخص‌های کلیدی عملکرد مورد استفاده در دیجیتال مارکتینگ، می‌توان به ترافیک ماهیانه وبسایت مجموعه، رتبه سایت در گوگل، conversation rate یا نرخ تبدیل، نرخ کلیک وبسایت اشاره کرد.  

مزایا و معایب KPI 

استفاده از Key Performance Indicator، با مزایا و معایبی برای سازمان‌های اقتصادی همراه است. در ادامه این موارد را برای شما نام می‌بریم:

مزایای KPI چیست؟ 

• شناسایی راه حل‌های ناکارآمد و اشتباهات در کوتاه ترین زمان ممکن 
• افزایش خود کنترلی و انگیزه کارکنان شرکت 
• شاخص‌های عملکرد، سیستمی عینی و واضح جهت ارزیابی و تحلیل فرآیندهای تجاری و پرسنل شرکت هستند

معایب KPI چیست؟ 

• نیاز پرسنل شرکت به زمان لازم جهت عادت کردن به الزامات جدید
• به بار آوردن هزینه‌های زیاد برای سازمان همچون اعمال کنترل بر درستی محاسبه‌ها و تأییدکردن گزارشات 
• کاهش کارایی مجموعه اقتصادی در صورت انتخاب شاخص‌های کلیدی نادرست 
• دشواری محاسبه و تعریف درست شاخص‌ها 

چرا  KPI باید مورد ارزیابی قرار گیرد؟ 

به مراتب بعد از گذشت مدت زمانی، هدف‌های تعیین شده برای سازمان اقتصادی تغییر پیدا می‌کنند. با تغییر این اهداف، پیشرفت و عملکردهای لازم جهت رسیدن به آنها نیز دچار تغییراتی می‌شوند. در نتیجه، شاخص عملکرد تعیین شده در ماه‌های قبل به مراتب باید عوض شود. از این رو، تحلیل و بررسی شاخص‌های عملکرد از ضروریات است. پس، در فاصله زمانی مشخص به طور مثال، هر سه ماه یکبار و یا هر ماه و هر هفته باید برای تغییر Key Performance Indicator اقدامات لازم را انجام دهید. 

مطلب پیشنهادی: گواهی دیجیتال CSR و نحوه دریافت گواهی دیجیتال (CSR)

جمع بندی

KPI، به عنوان شیوه‌ای جهت اندازه گیری درصد پیشرفت مجموعه اقتصادی شما به کار می‌رود. اما به خاطر داشته باشید که، این مورد مهم همواره باید مورد بررسی قرار گرفته و نظارت و مستمری بر روی آن صورت گیرد. در غیر اینصورت، نمی‌توان انتظار اثرگذاری فوق العاده آن در توسعه کسب‌وکار و شغل شما را داشت. نکته مورد توجه در زمان انتخاب این شاخص، تعیین دقیق هدف و علت رسیدن به آن است.

سوالات متداول

KPI چیست؟

KPI، مقدار قابل اندازه گیری است که برای ارزیابی میزان موفقیت یک فرد یا سازمان در رسیدن به هدف استفاده می شود. در کسب‌وکارها، KPI می‌توانند سطح بالایی داشته باشند یا برای یک بخش یا فرد خاص مشخص شوند. KPI های سطح بالا معمولاً به عملکرد کسب و کار شما به عنوان یک کل نگاه می‌کنند.

تفاوت KPI و OKR چیست؟

کارایی KPI جهت اندازه گرفتن عملکردهای یک سازمان بوده و اطلاعاتی در رابطه با نحوه بهبود یا ایجاد تغییراتی در سازمان جهت پیشرفت مجموعه اقتصادی ارائه نمی‌کند. اما OKR به عنوان شیوه هدفگذاری فصلی می‌تواند کمک مؤثری به شما در ایجاد تغییراتی در مجموعه و تقویت عملکرد مجموعه اقتصادیتان کند.