کاردکس انبار چیست؟ دانلود نمونه فرم کاردکس انبار
کاردکس انبار با استفاده از فرم کاردکس انبار، برای ثبت و نظارت بر موجودی کالا استفاده میشود. شاید این سوال مطرح شود که انواع کاردکس انبار چگونه ایجاد میشوند؟ انبارداری با کاردکس چه ضرورتی دارد؟ برای پاسخ به این سوالات ابتدا باید تعریفی دقیق از کاردکس انبار، اطلاعات درج شده در آن و ارتباط آن با نرم افزار حسابداری و حسابداری انبار ارائه دهیم.
کاردکس انبار چیست؟
کاردکس انبار (Warehouse Cardex) یک فرم و ابزار است که به انباردار، حسابدار و مدیران شرکت کمک میکند تا به دقت بر ورود کالا، خروج و ظرفیت موجودی انبار نظارت داشته باشند. به فرایند درج اطلاعات موجودی انبار در این فرمها، سیستم کاردکس انبار، یا کاردکس انبار گفته میشود. کاردکس انبار، اختلاف بین کالاهای وارد شده به انبار و خارج شده از انبار را نیز مشخص میکند تا حسابداری انبار و انبارگردانی شفافتر و بهتر انجام شود. پس به طور خلاصه:
چه اطلاعاتی در فرم کاردکس انبار ثبت میشوند؟
کاردکس انبار با هدف نظارت بر سه دسته اصلی از اطلاعات انبار ایجاد می شود:
-
- ورود کالا
- خروج کالا
- ارزش ریالی یا موجودی انبار
بنابراین، فارغ از نوع کاردکس انبار که در ادامه به آن میپردازیم، این اطلاعات میتواند در کاردکس انبار ثبت شود و در گزارشگیریها مورد استفاده قرار گیرد:
- در قسمت سربرگ:
- اطلاعات و مشخصات کالا (نام و کد اختصاصی کالا)
- دسته بندی و کدینگ کالا در نرم افزار حسابداری یا انبار
- واحد سنجش یا شمارش کالا: برای مثال عدد، کیلو، مترمربع،لیتر و …
- شماره کاردکس کالا: برای پیگیری تاریخچه ثبت اطلاعات در کاردکس
- شماره یا کارگاه انبار
- در بخش ستونها:
- تاریخ: شامل ستونهای ورود و خروج برای ثبت دقیق تاریخ ورود و خروج کالا
- شرح: نوع سند (رسید، حواله،برگشتی) این ستون وضعیت و دلیل ورود و خروج کالا را مشخص میکند.
- شماره سند: شماره برگه سند رسید یا حواله جهت پیگیری و ردیابی دستور ورود و یا خروج کالا
- تعداد وارده (یا وارده): تعداد کالای وارد شده براساس تعداد و یا واحد شمارش
- تعداد صادره (یا صادره): تعداد کالای خارج شده براساس تعداد و یا واحد شمارش
- موجودی / مانده: موجودی نهایی پس از تراکنش؛ در عمل مانده قبلی بعد ار کسر تعداد صادره یا افزودن تعداد وارده جدید باید با این مقدار برابر باشد.
- محل نگهداری: آدرس محل جاگذاری کالا در انبار براساس سیستم انبارداری شرکت
- نرخ: ارزش ریالی کالا یا بهای تمام شده کالا برای هر واحد سنجش یا شمارش
انواع کاردکس انبارداری
دستهبندی کاردکس انبار براساس دو معیار قابل انجام است:
- شیوه ثبت اطلاعات در فرم کاردکس انبار
- گزارش هدف در کاردکس انبار
همانطور که پیشتر گفتیم، کارکرد اصلی کاردکس انبار نظارت و گزارشگیری از وضعیت کالا و انبار است. پس بدیهی است که دستهبندی کاردکس براساس گزارش هدف در اولویت باشد. براساس اطلاعات قابل استخراج در فرم کاردکس انبار دو دسته کاردکس انبار وجود دارد:
کاردکس انبار تعدادی
کاردکس تعدادی ساده ترین نوع کاردکس انبار است. همانطور که اسم این کاردکس نیز مشخص است تمرکز آن بر تعداد موجودی کالا است و مواردی همچون ورود و خروج کالا، مرجوعی، جا به جایی کالا بین انبارها و به طور کلی تغییرات مرتبط با موجودی کالا را ثبت میکند. از انجایی که اطلاعات مالی (قیمت ریالی کالا و ارزش کالا) در این نوع از کاردکس ثبت نمیشود. این کاردکس پیچیدگیهای مالی و حسابداری ندارد و برای کسبوکارهایی کارامد است که نمیخواهند در کاردکس انبار درگیر موارد حسابداری شوند و تنها ثبت تغییرات موجودی بر آن ها مهم است.
ستونها در کاردکس تعدادی به شکل زیر است:
نام کالا: |
انبار (کارگاه): |
کد کالا: |
محل کالا در انبار: |
واحد سنجش کالا: |
شماره کاردکس: |
| ردیف | تاریخ | سند | شرح | وارده | صادره | مانده |
|---|---|---|---|---|---|---|
| مقدار اولیه: | ||||||
| 1 | ||||||
کاردکس انبار ریالی
کاردکس تعدادی ریالی علاوه بر اطلاعات مرتبط با موجودی، اطلاعات کاملی از اطلاعات مالی کالاهای انبار را بر اساس روشهای ثبت میکند این کاردکس به دلیل اینکه حاوی اطلاعات مالی نیز هستند، علاوه بر بخش انبار در بخش مالی و حسابداری کسبوکار هم مورد استفاده قرار میگیرد و در تهیه صورت مالی (صورت سود و زیان) و همچنین ارزیابی هزینهها به کار گرفته میشود. با استفاده از کاردکس تعدادی ریالی میتوان مواردی مانند محاسبه دقیق هزینههای انبار، ارزش موجودی، میانگین قیمت تمام شده کالا و عملکرد انبار را به طور دقیق ارزیابی کرد.
ستونها در کاردکس تعدادی-ریالی به شکل زیر است:
نام کالا: |
انبار (کارگاه): |
کد کالا: |
محل کالا در انبار: |
واحد سنجش کالا: |
شماره کاردکس: |
مقدار اولیه: |
| ردیف | تاریخ | وارده | صادره | موجودی | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| – | روز/ماه/سال | تعداد | نرخ | مبلغ | تعداد | نرخ | مبلغ | تعداد | نرخ | مبلغ |
| 1 | ||||||||||
دقت کنید که تعیین ارزش ریالی یک کالا و ثبت آن در کاردکس، با توجه به تغییرات احتمالی ارزش کالا در مرور زمان یکی از نکاتی است که در استفاده از این نوع کاردکس باید به آن توجه کرد. در ادامه به شرح این نکته میپردازیم.
انواع کاردکس انبار براساس شیوه ثبت اطلاعات
در این دستهبندی اواع کاردکس، جدول و اطلاعات تفاوتی با دستهبندی بالا ندارند. تنها تفاوت در شیوه ثبت اطلاعات است. کاردکس انبار در شیوه سنتی انبارداری و حسابداری انبار، بر روی کاغذ ثبت میشود. اگرچه این شیوه سنتی برای کسبوکارهای کوچک سادهتر و سریعتر به نظر میرسد، اما همواره با خطر خطای انسانی روبروست.
باید توجه داشت که در صورت بروز خطا در ثبت اطلاعات در کاردکس انبار سنتی (کاغذی)، برای تصحیح خطا، کاردکس جدید صادر میشود. علاوهبراین کلیه اسناد حسابداری و مالی مرتبط با این تغییرات نیز اصلاح میشوند. این به معنی دوبارهکاری و اتلاف زمان و نیروی کار در کنار احتمال بالای بروز خطای انسانی است.
اما در شیوه دیجیتال، کاربران با استفاده از شیت یا صفحات گسترده اکسل، نسبت به ثبت اطلاعات در جدولهای کاردکس انبار اقدام میکنند. در این روش علاوه بر امکان مدیریت و اتوماسیون نسبی اطلاعات، امکان فرمولدهی برای انجام محاسبات نیز وجود دارد. همچنین استفاده از نرمافزار انبار در روش ثبت دیجیتال کاردکس انبار بسیار کارآمد و تاثیرگذار است.
روشهای قیمت گذاری کالا و کاردکس ریالی
همانطور که توضیح دادیم در کاردکس انبار ریالی، علاوه بر تعداد میبایست موجودی ریالی کالا و قیمت هر واحد از کالا در زمان ورود و خروج درج گردد. حال اگر قیمت خرید و ورود اول یک کالا با قیمت خریدها و ورودهای بعدی متفاوت باشد، در زمان خروج کالا کدام قیمت باید مبنا قرار بگیرد؟ تصمیم برای این موضوع با استفاده از سیستمهای متفاوت قیمتگذاری کالا گرفته میشود:
- لایفو
- فایفو
- میانگین ثابت
- میانگین موزون
- شناسه ویژه
- آخرین خرید
انتخاب یکی از این سیستمها براساس سیاستهای مالی کسب و کار شکل میگیرد.
نرم افزار انبار و اتوماسیون بی نقص کاردکس انبار
استفاده از نرم افزار انبار که معمولا با نرم افزار حسابداری در ارتباط است، در میان کسب و کارها رواج بیشتری پیدا کرده است. این نرم افزاها با اتوماسیون فرایندهای انبارداری، مانند ایجاد و بروزرسانی کاردکس انبار، نه تنها به انجام امور سرعت میبخشند، بلکه از بروز بسیاری از خطاهای انسانی و دوبارهکاریها جلوگیری میکنند.
تصور کنید که یک مرکز پخش مواد غذایی و سوپرمارکت با پخش مویرگی در سرار کشور و با چندین شعبه، با حجم بالای تنوع کالا فعالیت دارد و این مجموعه سیستم کاردکس انبار خود را به صورت دستی یا حتی صرفا با فایل اکسل و به صورت آفلاین انجام دهد. یک خطا در محاسبه موجودی تعدادی و ریالی کالا میتواند آسیبهای مالی فراوانی را در لحظه بروز خطا و همچنین در آینده، به علت تصمیمات نادرست مدیریتی ایجاد کند. اینجاست که نقش نرم افزار انبار یکپارچه با سیستم حسابداری، فروش، پخش مویرگی و بازرگانی برجسته میشود.
چرا استفاده از کاردکس انبارداری مهم است؟
استفاده از کاردکس علاوه بر نظمدهی به اطلاعات انبار، مزایای مشخصی دارد:
- ردیابی سریع و دقیق اطلاعات کالاها
- ردیابی کالاهایی که فروش کمی داشته اند
- تضمین حفظ موجودی انبار با نظارت مداوم بر نقطه سفارش
- گزارش گیری دقیق و سریع
- آسان کردن حسابداری انبار
- امکان ایجاد سطح دسترسی و افزایش امنیت اطلاعات در نسخههای الکترونیک
- دسترسی آنلاین و لحظهای به اطلاعات در سیستمهای آنلاین
اشتباهات رایج در کاردکس انبار
استفاده از سیستمهای سنتی کاردکس احتمال بروز خطای انسانی در ثبت اطلاعات را افزایش میدهد. این اشتباهات در چند بخش محتمل است:
- ثبت تاریخ اشتباه
- عدم ثبت قیمت، تاریخ، حجم و هر قسمتی از اطلاعات مورد نیاز در کاردکس
- ثبت تعداد ورود و خروج اشتباه
- اشتباه در محاسبه ارزش ریالی کالای وارد یا خارج شده
- اشتباه در محاسبه بهای تمام شده کالا به ازای هر واحد در یکی از سیستمهای قیمتگذاری
برای جلوگیری از این اشتباهات چند اقدام کاربردی میتواند احتمال بروز این خطاها را کاهش دهد:
- آموزش کارکنان انبار و مدیران انبار در رابطه با سیستمهای قیمتگذاری و نحوه ثبت اطلاعات در کاردکس انبار
- استفاده از یک فرمت استاندارد و یکپارچه در تمامی انبارها در کارگاههای مختلف و حتی شعب مختلف
- استفاده از تجهیزات الکترونیک برای جایگزینی کاغذ و اعمال طبقهبندی سطح دسترسی بر روی این دستگاهها
- در گام اول استفاده از شیت اکسل و یا صفحات گسترده دیتا به جای کاغذ و استفاده از اتوماسیون فرمولنویسی برای انجام محاسبات به جای محاسبه دستی کاربر
بهترین روش برای جلوگیری از بروز اشتباه در کاردکس
اما بهترین راه، استفاده از نرم افزار حسابداری انبار یا نرم افزار انبار است. در حال حاظر نرم افزار یکپارچه حسابداری یا بهتر است بگوییم نرم افزار حسابداری ابری مجهز به زیرسیستم انبار به شما کمک میکند تا یک سیستم آنلاین، یکپارچه و متحد را برای تمامی انبارهای خود در سرتاسر دنیا بکار ببرید. این سیستمها مجهز به انواع سیستمهای قیمتگذاری کالا هستند و میتوانند بهای تمام شده کالا و مواد اولیه را در کمترین زمان و بدون خطا محاسبه کرده و دیتای انبار را به صورت یک دیتابیس واحد به واحدهای حسابداری و انبار ارسال کنند. با این روش، اطلاعات با کمترین دخالت انسانی بین واحدها محاسبه و جابه جا میشود تا خطای انسانی به کمترین میزان خود برسد.
بازسازی کاردکس انبار
اما اگر خطا در کادکس رخ دهد، تکلیف چیست؟ و اساساً بازسازی کاردکس انبار در چه شرایطی انجام میشود؟ در یکی از حالات زیر بازسازی کاردکس اجتناب ناپذیر است:
دقت کنید در زمان بازسازی کاردکس (به خصوص در دوره انبارگردانی)، اسناد مرتبط با تغییرات کاردکس در سیستم حسابداری (اعم از حوالهها، رسیدها و …) باید اصلاح شوند. تناقض در این اسناد، ترازنامه و صورتهای مالی را با مشکلات جد روبرو میکند.
گزارش کاردکس انبار چیست؟
گزارش کاردکس کالا براساس دادههای حاصل از ورود و خروج کالا ایجاد میشود. این گزارش اطلاعات مهمی را در مورد کالا و موجودی آن در اختیار ما قرار میدهد. گزارش کاردکس انبارداری به ما میگوید که:
- چه میزان از یک کالا موجود است.
- در بازه زمانی مشخص چه از کالا خارج شده است و روند تغییر آن چگونه بوده است.
- آیا نیاز به سفارش کالای جدید و افزایش موجوی در رابطه با فروش و یا تولید جدید هست.
- کدام کالاها و در جه فواصل زمانی فروش بیشتری داشتهاند.
- هزینهها و بهای تما شده هر کالا در زمان فروش چقدر بوده است.
در صورت بکارگیری کاردکسهای دیجیتال و یا نرم افزار، این گزارشات میتوانند به صورت لحظهای و آنلاین در اختیار شما قرار بگیرند.
مدیریت هوشمند و بینقص موجودی با انبارداری پارمیس استار
نرمافزار حسابداری یکپارچه پارمیس استار و زیر سیستم انبار به عنوان بخشی از راهکار یکپارچه ERP، با خودکارسازی کامل فرایند کاردکسسازی، چالشهای روشهای سنتی و دستی را به کلی حذف کرده است. این زیرسیستم با پشتیبانی از انواع روشهای قیمتگذاری (مانند FIFO و میانگین موزون) و قابلیت مدیریت همزمان چندین انبار، امکان صدور خودکار رسیدها و حوالهها را فراهم کرده و گزارشهای دقیق تعدادی و ریالی را به صورت لحظهای در اختیار مدیران قرار میدهد. بهرهگیری از تکنولوژیهای مدرن مانند بارکدخوان، انبارگردانی مکانیزه و تعریف دقیق نقطه سفارش در این نرمافزار، ضمن به حداقل رساندن خطای انسانی، شفافیت مالی و تداوم زنجیره تأمین کالا را در کسبوکارهای متوسط و بزرگ تضمین میکند.
سوالات متداول دباره کاردکس انبارداری
- کاردکس انبار چیست؟
- کاردکس انبار، کاردکس انبارداری؛ فرم کاردکس انبارداری یا با تلفظ متفاوت کارتکس انبارداری، فرمی است که اطلاعات مربوط به ورود، خروج و موجودی کالا را در قالب یک جدول ثبت و نگهداری میکند.
- مزیت استفاده از کاردکس انبارداری جیست؟
- افزایش دقت، سرعت و کاهش خطای انسانی از مهمترین و اولین مزایای بکارگیری کاردکس انبارداری است. علاوهبراین، آگاهی از لحظه تجدید سفارش، و گزارشگیری لحظهای از وضعیت کالا در انبار از دیگر مزایای این فرم است.
- آیا نرم افزار حسابداری، از کاردکس انبار پشتیبانی میکند؟
- بله، در کنار فرم اکسل و یا فرمهای چاپی، نرم افزار حسابداری، بخصوص نرم افزار یکپارچه حسابداری پارمیس استار از کاردکس انبار پشتیبانی میکنند. یکپارچگی اطلاعات در تمامی نسخههای لوکال و آنلاین پارمیس استار، به شما این امکان را میدهد تا اطلاعات دقیق، بروز و گزارشات مورد نظر خود در رابطه با کاردکس کالا و وضعیت انبار را در قالب نمودار و آمار همیشه در دسترس داشته باشید.
- نقطه سفارش در کاردکس انبار جیست؟
- حفظ حداقل میزان یا تعدادی از کالا که در انبار بسیار مهم است. در زمان رسیدن به این نقطه در اثر خروج بیشتر کالا، انباردار موظف به ثبت سفارش برای تامین این میزان از کالاست تا خط تولید یا فروش متوقف نشود.
