معیارهای ارزیابی تامین‌کنندگان، شاخص‌ها، فرم و روش امتیازدهی

عملکرد تامین‌کننده مستقیما بر هزینه‌ها، کیفیت محصولات، موجودی و رضایت مشتریان تاثیرگذار است. به همین دلیل، ارزیابی تامین‌کننده نباید فقط بر اساس قیمت انجام شود و عواملی مانند سابقه همکاری، کیفیت، زمان تحویل، شرایط پرداخت، پاسخ‌گویی و توانایی تامین نیز باید در نظر گرفته شوند.

در سازمان‌های پیشرو، استفاده از ابزارهای دیجیتال مانند نرم‌افزار برنامه‌ریزی خرید و تامین به مدیران کمک می‌کند تا این فرآیندها را به صورت مکانیزه و بر اساس داده‌های واقعی پایش کنند.

معیار ارزیابی تامین‌کنندگان در یک نگاه

ابعاد و معیارهای کلیدی ارزیابی تامین‌کنندگان در زنجیره تامین مدرن

ارزیابی تامین‌کننده زمانی قابل اتکا است که بر اساس معیارهای مشخص انجام شود. مقایسه صرف قیمت می‌تواند گمراه‌کننده باشد، زیرا تاخیر در تحویل، کیفیت نامناسب، نرخ بالای مرجوعی یا ناتوانی در تامین می‌تواند هزینه نهایی همکاری را افزایش دهد.

ارزیابی تامین‌کننده ممکن است پیش از شروع همکاری و برای بررسی صلاحیت اولیه انجام شود یا در طول همکاری و بر اساس عملکرد واقعی تغییر کند.

مهم‌ترین معیارهای ارزیابی تامین‌کنندگان عبارت‌اند از:

• کیفیت محصول یا خدمات
• قیمت و هزینه واقعی تامین (نگاه مالی)
• توانایی تامین و ظرفیت تولید
• اعتبار، سابقه و قابلیت اطمینان
• انطباق با الزامات قانونی، فنی و استانداردهای مورد نیاز
• شرایط پرداخت
• پاسخ‌گویی و خدمات پس از فروش
• انعطاف‌پذیری در برابر تغییر حجم، زمان یا شرایط سفارش
• تحویل به‌موقع و پایبندی به زمان‌بندی

کیفیت محصول یا خدمت تامین‌کننده

سنجش کیفیت کالا یا خدمات ارائه شده در ارزیابی عملکرد تامین‌کننده، تنها به مراحل ابتدایی این فرآیند محدود نمی‌شود و باید همواره تامین‌کننده کالا و خدمات مورد بازبینی قرار بگیرد. به همین دلیل، طراحی آزمایشات کنترل کیفی، مواد اولیه و همچنین شاخص‌های عملکردی در حوزه خدمات و کالا به عنوان فرایندی پیوسته الزامی است.

در رابطه با تامین‌کننده کالا، کیفیت معمولا بر اساس میزان تطابق محصول با مشخصات فنی، نرخ نقص و مرجوعی سنجیده می‌شود، در حالی که برای تامین‌کنندگان خدمات، شاخص‌هایی مانند پایبندی به سطح خدمت، زمان پاسخگویی و رضایت از خدمت اهمیت بیشتری دارند.

برای تامین‌کنندگان کالا بهتر است شاخص‌های کیفیت براساس مرحله‌ای که مشکل در آن شناسایی می‌شود تفکیک شوند. این تفکیک کمک می‌کند منشا و زمان بروز ایراد جدا از هم قابل شناسایی باشند. مثلا اگر همه مشکلات را فقط با عنوانی کلی مانند «نرخ خرابی» ثبت کنیم، مشخص نیست که ایراد:

• همان موقع تحویل و در بازرسی ورودی دیده شده؟
• هنگام مصرف در خط تولید مشخص شده؟
• یا بعد از تحویل نهایی باعث مرجوعی شده است؟

عدم انطباق در بازرسی ورودی (Inbound Quality)

برای تعیین شاخص عدم انطباق در بازرسی ورودی (Inbound Quality، باید کالا یا مواد اولیه در زمان ورود به انبار با مشخصات مندرج در رسید خرید (ریالی) با سفارش خرید مطابقت داده شوند. اختلاف بین این اسناد نشان می‌دهد که چه میزان از کالاهای تحویل شده، پیش از ورود به انبار یا استفاده در فرآیند تولید مطابقت نداشته‌اند.

نرخ نقص حین تولید یا مصرف (In-Process Defect Rate)

برخی ایرادات ممکن است در بازرسی اولیه قابل تشخیص نباشند و هنگام استفاده از کالا در فرآیند تولید، مونتاژ یا بهره‌برداری مشخص شوند. نرخ نقص حین تولید نشان می‌دهد چه درصدی از اقلام مصرف شده یا مورد استفاده، در جریان عملیات دچار نقص یا خرابی شده‌اند.

فرمول نرخ نقص کالا در حین مصرف

برای مثال، اگر در یک دوره 1,000 قطعه در خط تولید استفاده شود و 20 قطعه هنگام مونتاژ معیوب تشخیص داده شوند:

نرخ نقص = (20 ÷ 1,000) × 100 = 2٪

نرخ مرجوعی به تفکیک علت (Customer Return – Field Failure)

نرخ مرجوعی نشان می‌دهد چه درصدی از اقلام تحویل‌شده پس از دریافت یا استفاده، بازگردانده شده‌اند. با این حال، هر مرجوعی الزاما ناشی از خرابی فنی نیست، بنابراین بهتر است علت مرجوعی نیز ثبت شود.
مرجوعی‌ها می‌توانند ناشی از مواردی مانند نقص کیفی، بسته‌بندی نامناسب، آسیب در حمل یا مغایرت با سفارش باشند.

فرمول محاسبه نرخ مرجوعی

برای مثال، اگر از 500 واحد تحویل‌شده، 15 واحد مرجوع شوند:

نرخ مرجوعی = (15 ÷ 500) × 100 = 3٪

میزان پایبندی به توافق‌نامه سطح خدمت یا SLA

برای سنجش پایبندی تامین‌کننده خدماتی به SLA، باید عملکرد واقعی او با زمان‌ها و سطح خدمت توافق‌شده مقایسه شود.

فرمول محاسبه SLA

برای مثال، اگر از 50 درخواست ثبت‌شده، 46 مورد در زمان توافق‌شده پاسخ یا حل شوند:

نرخ پایبندی به SLA = (46 ÷ 50) × 100 = 92٪

بهتر است زمان پاسخ، زمان حل مشکل و تعداد نقض‌های SLA به‌صورت جداگانه نیز بررسی شوند.

در صورت امکان، یک Pilot یا دوره آزمایشی اجرا کنید و با تیم فنی یا پشتیبانی تامین‌کننده جلسه داشته باشید تا توان واقعی او در پاسخ‌گویی، مدیریت بحران و اجرای SLA مشخص شود.

زمان پاسخ‌گویی به درخواست‌ها یا مشکلات

این شاخص نشان می‌دهد تامین‌کننده پس از ثبت درخواست، گزارش مشکل یا نیاز به پشتیبانی، چه مدت زمان نیاز دارد تا اولین پاسخ موثر را ارائه دهد.
برای تامین‌کنندگان فعلی می‌توان میانگین زمان پاسخ‌گویی را از سوابق درخواست‌ها و تیکت‌ها محاسبه کرد:

فرمول میانگین زمان پاسخ‌گویی

برای تامین‌کننده جدید که هنوز سابقه همکاری با سازمان ندارد، می‌توان پیش از قرارداد زمان پاسخ تعهد شده در SLA، گزارش عملکرد گذشته، نمونه تیکت‌ها، فرآیند پشتیبانی و تجربه مشتریان قبلی را بررسی کرد. اجرای یک دوره آزمایشی نیز می‌تواند برای سنجش عملی سرعت پاسخ‌گویی مفید باشد.

تفاوت زمان پاسخ‌گویی و زمان رفع مشکل

زمان پاسخ‌گویی نشان می‌دهد تامین‌کننده چه مدت بعد از ثبت درخواست، واکنش اولیه نشان می‌دهد، اما زمان رفع مشکل مدت لازم تا حل کامل مسئله است. ممکن است تامین‌کننده سریع پاسخ دهد، اما رفع مشکل چند ساعت یا چند روز طول بکشد. به همین دلیل، این دو شاخص باید جداگانه ارزیابی شوند.

میزان انجام خدمات در زمان توافق‌شده

این شاخص نشان می‌دهد چه درصدی از خدمات، درخواست‌ها یا فعالیت‌های تعهد شده در بازه زمانی تعیین‌شده انجام شده‌اند.
فرمول محاسبه نرخ انجام به موقع خدمات

برای مثال، اگر از 40 خدمت برنامه‌ریزی‌شده، 36 مورد در زمان توافق‌شده انجام شوند:

نرخ انجام به‌موقع خدمات = (36 ÷ 40) × 100 = 90٪

این شاخص برای خدماتی مثل نگهداری، پشتیبانی، نصب، سرویس دوره‌ای یا انجام پروژه‌های زمان‌بندی‌شده کاربرد بیشتری دارد.

نرخ خطا یا عدم انطباق در ارائه خدمت

این شاخص نشان می‌دهد چه درصدی از خدمات ارائه‌شده با شرایط توافق‌شده، استانداردهای تعیین‌شده یا سطح کیفیت مورد انتظار مطابقت نداشته‌اند.

فرمول نرخ عدم انطباق خدمات

برای مثال، اگر از 50 خدمت انجام‌شده، 4 مورد به دلیل اجرای ناقص، خطای فنی یا رعایت نکردن شرایط توافق‌شده نامنطبق باشند:

نرخ عدم انطباق = (4 ÷ 50) × 100 = 8٪

بهتر است علت عدم انطباق نیز ثبت شود تا مشخص شود خطاها بیشتر ناشی از کیفیت اجرا، تاخیر، نقص فنی یا رعایت نکردن الزامات توافق‌شده هستند.

امتیاز رضایت دریافت‌کنندگان خدمت

این شاخص نشان می‌دهد واحدها یا افرادی که خدمت را دریافت کرده‌اند تا چه حد از کیفیت اجرا، سرعت پاسخ‌گویی، نحوه ارتباط و نتیجه نهایی خدمت رضایت داشته‌اند.
برای سنجش آن می‌توان پس از انجام خدمت، یک ارزیابی کوتاه با مقیاس مشخص انجام داد، برای مثال امتیازدهی از 1 تا 5.

فرمول میانگین امتیاز رضایت

برای مثال، اگر پنج دریافت‌کننده خدمت امتیازهای 4، 5، 4، 3 و 4 ثبت کنند:

میانگین رضایت = (4 + 5 + 4 + 3 + 4) ÷ 5 = 4 از 5

بهتر است سوالات ارزیابی برای همه تامین‌کنندگان یکسان باشد تا نتایج قابلیت مقایسه داشته باشند.

شاخص های ارزیابی قیمت و هزینه واقعی تامین

قیمت خرید یکی از مهم‌ترین معیارهای مقایسه تامین‌کنندگان است، اما نباید به‌تنهایی مبنای تصمیم‌گیری قرار گیرد. هزینه‌هایی مانند حمل، کنترل کیفیت، تاخیر، مرجوعی یا خرید اضطراری می‌توانند باعث شوند یک تامین‌کننده با قیمت اولیه پایین‌تر، در نهایت هزینه بیشتری برای کسب‌وکار ایجاد کند. برای ارزیابی مالی دقیق‌تر، بهتر است علاوه بر قیمت خرید، هزینه واقعی تامین نیز بررسی شود، رویکردی که به مفهوم هزینه کل مالکیت یا TCO است.

محاسبه‌ی TCO

بسته به نوع کالا، خدمت و شرایط همکاری، هزینه واقعی تامین می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• قیمت خرید کالا یا خدمت
• هزینه حمل‌ونقل
• هزینه بازرسی و کنترل کیفیت
• هزینه ناشی از تاخیر در تامین
• هزینه توقف یا اختلال در تولید
• هزینه اصلاح، تعویض یا مرجوعی کالاهای معیوب
• هزینه نگهداری موجودی
• هزینه خرید اضطراری از تامین‌کننده دیگر
• هزینه ناشی از حداقل مقدار سفارش یا MOQ بالا

قیمت خرید کالا یا خدمت

قیمت خرید، مبلغ اولیه‌ای است که تامین‌کننده برای ارائه کالا یا خدمت اعلام می‌کند و معمولاً اولین عددی است که در مقایسه چند تامین‌کننده دیده می‌شود. با این حال، قیمت پایین‌تر همیشه به معنای انتخاب اقتصادی‌تر نیست. ممکن است تامین‌کننده‌ای قیمت کمتری پیشنهاد دهد، اما هزینه‌های جانبی بیشتری مانند حمل، کنترل کیفیت، مرجوعی، تاخیر یا خرید اضطراری ایجاد کند. به همین دلیل، قیمت خرید بهتر است به‌عنوان نقطه شروع ارزیابی مالی در نظر گرفته شود و در کنار سایر هزینه‌های همکاری بررسی شود.

هزینه حمل‌ونقل

هزینه حمل‌ونقل شامل هزینه جابه‌جایی کالا از محل تامین‌کننده تا انبار، کارخانه یا محل تحویل است و می‌تواند بسته به فاصله، وزن، حجم، نوع وسیله حمل و شرایط تحویل متفاوت باشد. در بعضی خریدها، قیمت پایین‌تر یک تامین‌کننده ممکن است با هزینه حمل بالاتر جبران شود، به‌ویژه زمانی که تامین‌کننده در فاصله بیشتری قرار دارد یا کالا به حمل ویژه، بیمه یا بسته‌بندی خاص نیاز دارد. برای مقایسه دقیق‌تر، بهتر است مشخص شود هزینه حمل بر عهده کدام طرف است، تا چه نقطه‌ای محاسبه می‌شود و آیا هزینه‌هایی مانند بیمه، بارگیری، تخلیه یا حمل ویژه نیز در قیمت لحاظ شده‌اند یا خیر.

هزینه بازرسی و کنترل کیفیت

این هزینه شامل منابعی است که برای بررسی کیفیت، تطابق فنی و پذیرش کالا یا خدمت صرف می‌شود، مانند بازرسی ورودی، نمونه‌برداری، آزمون‌های فنی یا آزمایشگاهی و زمانی که واحد کنترل کیفیت برای بررسی تامین صرف می‌کند.

اگر یک تامین‌کننده نرخ عدم انطباق یا نوسان کیفیت بالاتری داشته باشد، ممکن است سازمان مجبور شود بازرسی‌های بیشتری انجام دهد یا تعداد بیشتری از اقلام را کنترل کند. در نتیجه، حتی اگر قیمت خرید پایین‌تر باشد، هزینه کنترل کیفیت می‌تواند هزینه واقعی همکاری را افزایش دهد. برای مقایسه تامین‌کنندگان بهتر است بررسی شود چه سطحی از بازرسی برای هر تامین‌کننده لازم است و آیا سابقه عملکرد او باعث کاهش یا افزایش نیاز به کنترل‌های کیفی می‌شود.

هزینه ناشی از تاخیر در تامین

تاخیر تامین‌کننده می‌تواند هزینه‌هایی ایجاد کند که در قیمت اولیه خرید دیده نمی‌شوند، مانند جابه‌جایی برنامه تولید، افزایش زمان انتظار، خرید فوری از منبع جایگزین یا تاخیر در تحویل سفارش مشتری. شدت این هزینه به نوع کالا و اهمیت آن برای عملیات بستگی دارد. تاخیر در تامین یک کالای عمومی ممکن است اثر محدودی داشته باشد، اما تاخیر در یک ماده اولیه یا قطعه حیاتی می‌تواند هزینه بسیار بیشتری به کسب‌وکار تحمیل کند.
برای ارزیابی دقیق‌تر، بهتر است سابقه تاخیر تامین‌کننده، میانگین مدت تاخیر و اثر هر تاخیر بر عملیات بررسی شود.

هزینه توقف یا اختلال در تولید

اگر مواد اولیه، قطعه یا خدمت مورد نیاز به‌موقع در دسترس نباشد، ممکن است بخشی از فرآیند تولید کند یا متوقف شود. این وضعیت می‌تواند هزینه‌هایی مانند بیکاری نیروی انسانی، بلااستفاده ماندن تجهیزات، عقب افتادن برنامه تولید و کاهش خروجی ایجاد کند.

شدت این هزینه به میزان وابستگی خط تولید به قلم موردنظر بستگی دارد. توقف تامین یک قطعه حیاتی می‌تواند کل خط را متوقف کند، در حالی که کمبود یک قلم کم‌اهمیت ممکن است فقط بخشی از فرآیند را تحت تاثیر قرار دهد. برای ارزیابی بهتر، باید مشخص شود هر کالا یا خدمت تا چه اندازه برای تداوم تولید حیاتی است و اختلال در تامین آن چه اثری بر زمان، ظرفیت و هزینه تولید دارد.

هزینه اصلاح، تعویض یا مرجوعی کالاهای معیوب

کالاهای معیوب فقط هزینه خرید اولیه را به کسب‌وکار تحمیل نمی‌کنند. در صورت بروز نقص، ممکن است هزینه‌هایی برای اصلاح، تعویض، مرجوعی، حمل مجدد، دوباره‌کاری یا بررسی مجدد کیفیت ایجاد شود. اگر نرخ خرابی یا عدم انطباق یک تامین‌کننده بالا باشد، این هزینه‌ها می‌توانند در طول زمان بخش قابل‌توجهی از هزینه واقعی همکاری را تشکیل دهند، حتی اگر قیمت خرید اولیه او پایین‌تر باشد. برای ارزیابی دقیق‌تر، بهتر است علاوه بر تعداد اقلام معیوب، هزینه اصلاح یا تعویض، هزینه حمل مجدد و زمان صرف‌شده برای رسیدگی به مشکل نیز بررسی شود.

هزینه نگهداری موجودی

نگهداری موجودی فقط به هزینه فضای انبار محدود نمی‌شود. هرچه حجم یا مدت نگهداری کالا بیشتر باشد، هزینه‌هایی مانند انبارداری، بیمه، جابه‌جایی، کنترل موجودی و خواب سرمایه نیز افزایش پیدا می‌کند.
اگر یک تامین‌کننده فقط در حجم‌های بالا سفارش بپذیرد یا زمان تامین طولانی و نامطمئنی داشته باشد، ممکن است کسب‌وکار مجبور شود موجودی بیشتری نگه دارد تا ریسک کمبود را کاهش دهد. این موضوع می‌تواند هزینه واقعی همکاری را افزایش دهد.
برای ارزیابی بهتر، باید بررسی شود همکاری با هر تامین‌کننده چه اثری بر سطح موجودی، مدت نگهداری کالا و سرمایه درگیر در انبار دارد.

هزینه خرید اضطراری از تامین‌کننده دیگر

اگر تامین‌کننده اصلی نتواند کالا یا مواد مورد نیاز را در زمان مقرر تامین کند، ممکن است کسب‌وکار مجبور شود برای جلوگیری از توقف عملیات، از تامین‌کننده دیگری خرید فوری انجام دهد. خرید اضطراری معمولاً با هزینه بیشتری همراه است، چون زمان کافی برای مذاکره، مقایسه قیمت یا انتخاب بهترین شرایط وجود ندارد و ممکن است هزینه حمل سریع، قیمت خرید بالاتر یا شرایط پرداخت نامناسب‌تری به کسب‌وکار تحمیل شود. برای ارزیابی این هزینه، بهتر است بررسی شود هر تامین‌کننده در گذشته چند بار باعث نیاز به خرید جایگزین شده و این خرید‌های فوری چه هزینه اضافی ایجاد کرده‌اند.

هزینه ناشی از حداقل مقدار سفارش یا MOQ بالا

اگر تامین‌کننده حداقل مقدار سفارش بالایی تعیین کند، ممکن است کسب‌وکار مجبور شود بیش از نیاز واقعی خود خرید انجام دهد. این موضوع می‌تواند باعث افزایش موجودی، خواب سرمایه و اشغال فضای انبار شود. MOQ بالا به‌ویژه برای کسب‌وکارهای کوچک، کالاهای کم‌گردش یا اقلامی که تقاضای آن‌ها نوسان دارد اهمیت بیشتری پیدا می‌کند، چون بخشی از موجودی ممکن است برای مدت طولانی در انبار باقی بماند. برای ارزیابی دقیق‌تر، بهتر است بررسی شود حداقل مقدار سفارش هر تامین‌کننده تا چه اندازه با مصرف واقعی، ظرفیت انبار و توان نقدینگی کسب‌وکار هماهنگ است.

شاخص ارزیابی تحویل به‌موقع و پایبندی به زمان‌بندی

کیفیت و قیمت مناسب زمانی ارزش واقعی خود را نشان می‌دهند که کالا یا خدمت در زمان موردنیاز کسب‌وکار نیز تحویل شود. تأخیر تامین‌کننده می‌تواند علاوه بر اختلال در برنامه خرید، بر تولید، موجودی، هزینه‌ها و حتی تعهدات کسب‌وکار در برابر مشتریان اثر بگذارد.
تاخیر در تحویل ممکن است پیامدهایی مانند موارد زیر داشته باشد:

• توقف یا اختلال در تولید
• افزایش نیاز به موجودی ایمنی
• افزایش هزینه نگهداری موجودی
• خرید اضطراری از تامین‌کننده دیگر
• افزایش هزینه واقعی تامین
• تاخیر در تحویل سفارش مشتری
• از دست رفتن فرصت فروش

برای ارزیابی عملکرد تامین‌کننده در این زمینه می‌توان از شاخص‌هایی مانند OTD، OTIF و میانگین روزهای تاخیر استفاده کرد. هرکدام از این شاخص‌ها جنبه متفاوتی از عملکرد تحویل را نشان می‌دهند.

شاخص OTD چیست؟

OTD یا On-Time Delivery نشان می‌دهد چه درصدی از سفارش‌های موعد دار در زمان توافق‌شده تحویل شده‌اند.
فرمول محاسبه‌ی OTD

برای مثال، اگر در یک دوره 20 سفارش موعددار داشته باشید و 18 سفارش در زمان توافق‌شده تحویل شوند:

OTD = (18 ÷ 20) × 100 = 90٪

در این مثال، تامین‌کننده 90 درصد سفارش‌ها را در موعد تعیین‌شده تحویل داده است.

OTD برای چه تامین‌کنندگانی مناسب است؟

شاخص OTD برای تامین‌کنندگانی کاربرد بیشتری دارد که کالا، قطعه، مواد اولیه یا سفارش مشخصی را در موعد توافق‌شده تحویل می‌دهند. این شاخص به‌ویژه برای تامین‌کنندگان مواد اولیه، قطعات تولیدی، کالاهای تجاری، تجهیزات و سفارش‌های دوره‌ای مناسب است، زیرا تاخیر آن‌ها می‌تواند بر تولید، موجودی یا تعهدات کسب‌وکار در برابر مشتریان اثر بگذارد.

شاخص OTIF چیست؟

OTIF یا On-Time In-Full معیار سخت‌گیرانه‌تری نسبت به OTD است و نشان می‌دهد چه درصدی از سفارش‌ها هم در زمان توافق‌شده و هم با مقدار کامل تحویل شده‌اند.

فرمول محاسبه‌ی OTIF

برای مثال، اگر در یک دوره 20 سفارش موعددار داشته باشید و 17 سفارش هم در زمان مقرر و هم با مقدار کامل تحویل شوند:

OTIF = (17 ÷ 20) × 100 = 85٪

بنابراین ممکن است تامین‌کننده از نظر OTD عملکرد مناسبی داشته باشد، اما به دلیل تحویل ناقص بخشی از سفارش‌ها، OTIF پایین‌تری ثبت کند.

OTIF برای چه تامین‌کنندگانی مناسب است؟

شاخص OTIF برای تامین‌کنندگانی مناسب است که باید سفارش را هم در زمان توافق‌شده و هم با مقدار کامل تحویل دهند. این شاخص به‌ویژه برای تامین‌کنندگان مواد اولیه، قطعات، کالاهای تجاری، بسته‌بندی و سفارش‌های دوره‌ای کاربرد دارد، جایی که تحویل ناقص می‌تواند حتی در صورت تحویل به‌موقع، باعث کمبود موجودی یا اختلال در تولید شود.
OTIF زمانی اهمیت بیشتری دارد که کامل بودن سفارش به اندازه زمان تحویل مهم باشد، برای مثال در تامین مواد اولیه خط تولید یا سفارش‌هایی که کسری بخشی از آن‌ها می‌تواند کل فرآیند را متوقف کند.

میانگین روزهای تاخیر چیست؟

OTD و OTIF مشخص می‌کنند چه تعداد از سفارش‌ها مطابق تعهد تحویل شده‌اند، اما شدت تأخیر سفارش‌های دیررس را نشان نمی‌دهند. برای این منظور می‌توان میانگین روزهای تأخیر را نیز بررسی کرد.
فرمول محاسبه میانگین روزهای تاخیر

برای مثال، اگر سه سفارش به‌ترتیب با 2، 4 و 6 روز تاخیر تحویل شده باشند:

میانگین روزهای تاخیر = (2 + 4 + 6) ÷ 3 = 4 روز

این شاخص کمک می‌کند تفاوت میان تامین‌کننده‌ای که معمولاً یک یا دو روز تاخیر دارد و تامین‌کننده‌ای که سفارش‌های خود را با تاخیرهای طولانی تحویل می‌دهد، مشخص شود.

توانایی تامین‌ و ظرفیت تولید

تامین‌کننده باید علاوه بر پاسخ‌گویی به سفارش‌های فعلی، توان تامین حجم مورد نیاز کسب‌وکار را در دوره‌های افزایش تقاضا، رشد تولید یا شرایط غیر عادی نیز داشته باشد.
ممکن است یک تامین‌کننده در سفارش‌های کوچک عملکرد مناسبی داشته باشد، اما زمانی که حجم سفارش افزایش پیدا می‌کند نتواند مقدار مورد نیاز را در زمان مناسب تامین کند. به همین دلیل، ارزیابی ظرفیت نباید فقط بر اساس توان تولید اعلام‌شده انجام شود و باید ظرفیت واقعی در دسترس برای مشتری نیز بررسی شود.
مهم‌ترین موارد قابل بررسی برای ظرفیت تامین عبارت‌اند از:

• ظرفیت تولید یا تامین اعلام‌شده
• ظرفیت واقعی در دسترس برای مشتری
• امکان افزایش حجم سفارش در دوره‌های اوج تقاضا
• زمان موردنیاز برای افزایش ظرفیت
• دسترسی پایدار به مواد اولیه یا منابع مورد نیاز
• وجود برنامه جایگزین در صورت اختلال
• حداقل مقدار سفارش یا MOQ
• میزان وابستگی تامین‌کننده به یک منبع، خط تولید یا تامین‌کننده خاص

ظرفیت اسمی چیست؟

ظرفیت اسمی، حداکثر میزان تولید یا تامین اعلام‌شده توسط تامین‌کننده در یک بازه زمانی مشخص است، برای مثال تولید 10,000 واحد در ماه.
این عدد معمولاً نشان‌دهنده توان کلی تامین‌کننده است، اما الزاماً به این معنا نیست که تمام این ظرفیت در زمان موردنیاز در اختیار شما قرار دارد، زیرا ممکن است بخشی از آن به مشتریان دیگر اختصاص یافته باشد یا محدودیت‌هایی در مواد اولیه، نیروی انسانی یا تجهیزات وجود داشته باشد.

ظرفیت در دسترس چیست؟

ظرفیت در دسترس، بخشی از توان تولید یا تامین یک تامین‌کننده است که در یک بازه زمانی مشخص واقعاً می‌تواند به سفارش شما اختصاص دهد.

برای مثال، اگر ظرفیت اسمی یک تامین‌کننده 10,000 واحد در ماه باشد اما 8,000 واحد آن از قبل به مشتریان دیگر اختصاص یافته باشد، ظرفیت در دسترس برای سفارش جدید فقط 2,000 واحد خواهد بود.
در ارزیابی تامین‌کننده، ظرفیت در دسترس معمولاً از ظرفیت اسمی مهم‌تر است، چون نشان می‌دهد تامین‌کننده در عمل چه میزان از نیاز شما را می‌تواند پوشش دهد.

فرض کنید یک تامین‌کننده اعلام می‌کند توان تولید ماهانه 10,000 واحد کالا را دارد.
اگر در حال حاضر 8,000 واحد از این ظرفیت به مشتریان دیگر اختصاص یافته باشد، ظرفیت آزاد او برای سفارش جدید فقط برابر است با:

10,000 – 8,000 = 2,000 واحد در ماه

اگر کسب‌وکار شما در دوره اوج فروش به 3,000 واحد در ماه نیاز داشته باشد، ظرفیت اسمی تامین‌کننده مناسب به نظر می‌رسد، اما ظرفیت واقعی در دسترس او پاسخ‌گوی نیاز شما نیست.

توان افزایش ظرفیت در شرایط غیرعادی

علاوه بر ظرفیت فعلی، باید بررسی شود تامین‌کننده در صورت افزایش ناگهانی سفارش تا چه اندازه می‌تواند ظرفیت خود را افزایش دهد و این افزایش چه مدت زمان می‌برد. برای مثال، دو تامین‌کننده ممکن است هر دو در حال حاضر ظرفیت کافی داشته باشند، اما یکی بتواند طی یک هفته حجم تولید را افزایش دهد و دیگری برای همان افزایش به یک ماه زمان نیاز داشته باشد. در خریدهای حساس، این تفاوت می‌تواند مستقیماً بر ریسک تامین اثر بگذارد.

اعتبار، سابقه و قابلیت اطمینان تامین‌کننده

سابقه طولانی فعالیت به‌تنهایی نشان‌دهنده قابل اعتماد بودن یک تامین‌کننده نیست. ممکن است شرکتی سال‌ها در بازار حضور داشته باشد، اما در کیفیت، تحویل یا پایبندی به تعهدات عملکرد باثباتی نداشته باشد.
در ارزیابی این معیار، بهتر است علاوه بر سابقه فعالیت، ثبات عملکرد تامین‌کننده، توان ادامه همکاری و میزان ریسک وابستگی به او نیز بررسی شود. مهم‌ترین موارد قابل بررسی برای اعتبار تامین‌کننده عبارت‌اند از:

• سابقه فعالیت و همکاری با مشتریان دیگر
• رضایت یا تجربه مشتریان قبلی
• میزان پایبندی به قراردادها و تعهدات
• ثبات و توان مالی
• توان ادامه فعالیت در دوره همکاری
• سابقه بروز اختلال جدی در تامین
• میزان وابستگی تامین‌کننده به یک مشتری، ماده اولیه یا منبع تامین خاص

سابقه فعالیت را چگونه ارزیابی کنیم؟

سابقه فعالیت زمانی ارزشمند است که همراه با شواهدی از عملکرد واقعی باشد. برای مثال، صرف اینکه یک تامین‌کننده 15 سال سابقه فعالیت دارد، مشخص نمی‌کند در این مدت تا چه اندازه به تعهدات خود پایبند بوده است. برای ارزیابی بهتر می‌توان سابقه همکاری با مشتریان مشابه، تعداد سال‌های همکاری مستمر، مشکلات مهم گذشته و نحوه مدیریت آن‌ها را نیز بررسی کرد. در همکاری‌های قبلی خود سازمان نیز داده‌هایی مانند نرخ مرجوعی، OTD، OTIF و تعداد مغایرت‌های ثبت‌شده می‌توانند تصویر دقیق‌تری از ثبات عملکرد تامین‌کننده ارائه کنند.

چرا ثبات عملکرد مهم‌تر از یک سفارش موفق است؟

یک سفارش موفق به‌تنهایی نشان نمی‌دهد که تامین‌کننده در بلندمدت قابل اتکاست. تامین‌کننده‌ای قابل اعتماد است که بتواند عملکرد مناسب خود را در سفارش‌های مختلف و در شرایط متفاوت حفظ کند. برای مثال، اگر یک تامین‌کننده در 10 سفارش متوالی کیفیت و زمان تحویل قابل قبولی داشته باشد، این سابقه برای ارزیابی قابلیت اطمینان او ارزش بیشتری از عملکرد مناسب در یک سفارش منفرد دارد.

وابستگی تامین‌کننده چه ریسکی ایجاد می‌کند؟

قابلیت اطمینان فقط به عملکرد گذشته مربوط نیست. باید بررسی شود آیا تامین‌کننده برای ادامه فعالیت خود بیش از حد به یک مشتری، ماده اولیه، کارخانه، نیروی کلیدی یا منبع تامین خاص وابسته است یا خیر. برای مثال، اگر بخش عمده مواد اولیه تامین‌کننده فقط از یک منبع تهیه شود، اختلال در آن منبع می‌تواند مستقیماً توان تامین او را کاهش دهد. این موضوع به‌خصوص برای کالاها و خدمات حیاتی اهمیت بیشتری دارد، زیرا توقف فعالیت تامین‌کننده می‌تواند زنجیره تامین کسب‌وکار را نیز مختل کند.

تامین‌کننده جدید را چگونه از نظر اعتبار بررسی کنیم؟

برای تامین‌کننده‌ای که سابقه همکاری مستقیمی با سازمان ندارد، می‌توان از سوابق مشتریان قبلی، قراردادها یا پروژه‌های مشابه، مراجع قابل تماس، وضعیت مالی، مجوزها و شواهد عملکرد گذشته استفاده کرد. در خریدهای مهم، سفارش آزمایشی یا دوره محدود همکاری نیز می‌تواند برای ارزیابی اولیه مفید باشد.

انطباق با الزامات قانونی، فنی و استانداردهای مورد نیاز

برای برخی کالاها و خدمات، قیمت مناسب و کیفیت قابل قبول به‌تنهایی برای تایید تامین‌کننده کافی نیست. تامین‌کننده باید الزامات قانونی، فنی، ایمنی و استانداردهای مرتبط با نوع خرید را نیز رعایت کند. اهمیت این معیار به نوع کالا یا خدمت، صنعت، میزان ریسک خرید و الزامات داخلی سازمان بستگی دارد. برای مثال، الزامات مورد انتظار از تامین‌کننده یک کالای عمومی با تامین‌کننده مواد اولیه حساس، تجهیزات فنی یا خدمات تخصصی یکسان نیست. بسته به نوع خرید، موارد زیر می‌توانند مورد بررسی قرار گیرند:

• مجوزهای قانونی مورد نیاز
• گواهی‌ها و استانداردهای مرتبط
• مشخصات و مستندات فنی
• مدارک بازرسی و کنترل کیفیت
• الزامات ایمنی
• الزامات تعیین‌شده در قرارداد یا سفارش خرید
• اعتبار و تاریخ انقضای مجوزها و گواهی‌ها
• قابلیت ارائه مستندات و سوابق مورد نیاز
• الزامات محیط‌زیستی یا اخلاقی تعریف‌شده توسط سازمان

همه این موارد الزاماً برای هر خرید ضروری نیستند و باید متناسب با نوع کالا، خدمت و سطح ریسک انتخاب شوند.

تفاوت الزامات حیاتی و الزامات امتیاز پذیر

همه معیارهای ارزیابی تامین‌کننده اهمیت یکسانی ندارند. بعضی الزامات باید حتماً رعایت شوند و نبود آن‌ها می‌تواند تامین‌کننده را از فرآیند ارزیابی حذف کند، در حالی که بعضی دیگر برای مقایسه و امتیازدهی میان تامین‌کنندگان واجد شرایط استفاده می‌شوند. به همین دلیل، بهتر است پیش از امتیازدهی مشخص شود کدام معیارها شرط ورود هستند و کدام معیارها امتیاز پذیر.

الزامات حیاتی یا شرط ورود

الزامات حیاتی، حداقل شرایطی هستند که تامین‌کننده برای ورود به مرحله ارزیابی و مقایسه باید داشته باشد.
برای مثال، اگر برای تامین یک کالا یا خدمت، داشتن مجوز، گواهی یا استاندارد مشخصی الزامی باشد، تامین‌کننده‌ای که این شرط را نداشته باشد نباید صرفاً به دلیل قیمت پایین‌تر یا شرایط پرداخت بهتر وارد رتبه‌بندی نهایی شود. در این حالت، نبود یک الزام حیاتی با امتیاز بالاتر در معیارهای دیگر جبران نمی‌شود.

الزامات امتیاز پذیر

الزامات امتیازپذیر معیارهایی هستند که نبود آن‌ها الزاماً باعث حذف تامین‌کننده نمی‌شود، اما می‌توانند در مقایسه گزینه‌ها و امتیاز نهایی اثرگذار باشند. برای مثال، داشتن برخی گواهی‌های تکمیلی، مستندات فنی بیشتر، رویه‌های کنترلی قوی‌تر یا سابقه بهتر در پایبندی به استانداردها می‌تواند برای یک تامین‌کننده امتیاز مثبت ایجاد کند. این معیارها کمک می‌کنند تامین‌کنندگان واجد شرایط، بعد از عبور از الزامات حیاتی، با دقت بیشتری با یکدیگر مقایسه شوند.

مثال تفکیک شرط ورود و معیار امتیازدهی

فرض کنید داشتن یک مجوز مشخص برای تامین کالا الزامی است. اگر تامین‌کننده A بهترین قیمت را پیشنهاد دهد اما این مجوز را نداشته باشد، باید پیش از مرحله امتیازدهی حذف شود. پس از احراز الزامات حیاتی، تامین‌کنندگان واجد شرایط می‌توانند بر اساس معیارهایی مانند کیفیت، قیمت، تحویل و شرایط پرداخت با یکدیگر مقایسه شوند.

شرایط پرداخت

شرایط پرداخت می‌تواند مستقیماً بر جریان نقدینگی، سرمایه در گردش و توان برنامه‌ریزی مالی کسب‌وکار اثر بگذارد. به همین دلیل، مقایسه تامین‌کنندگان نباید فقط بر اساس قیمت خرید انجام شود و نحوه و زمان پرداخت نیز باید در ارزیابی در نظر گرفته شود. ممکن است دو تامین‌کننده قیمت مشابهی ارائه دهند، اما یکی امکان پرداخت مدت‌دار یا مرحله‌ای داشته باشد و دیگری بخش عمده مبلغ را پیش از تحویل دریافت کند. این تفاوت می‌تواند فشار مالی همکاری را تغییر دهد. مهم‌ترین موارد قابل بررسی برای شرایط پرداخت عبارت‌اند از:

• مهلت پرداخت
• امکان خرید اعتباری
• امکان پرداخت مرحله‌ای
• میزان پیش‌پرداخت موردنیاز
• زمان تسویه نهایی
• ثبات شرایط پرداخت در سفارش‌های مختلف
• ثبات قیمت‌ها در دوره توافق‌شده
• انعطاف تامین‌کننده در شرایط مالی خاص
• میزان وابستگی مالی کسب‌وکار به تامین‌کننده

مهلت پرداخت چه تاثیری بر نقدینگی دارد؟

هرچه فاصله بین دریافت کالا یا خدمت و زمان پرداخت بیشتر باشد، کسب‌وکار فرصت بیشتری برای مدیریت نقدینگی خود خواهد داشت. برای مثال، فرض کنید دو تامین‌کننده کالایی با قیمت یکسان ارائه می‌کنند:

• تامین‌کننده A: پرداخت کامل هنگام ثبت سفارش
• تامین‌کننده B: پیش‌پرداخت 30 درصد و 70 درصد پس از تحویل

در این شرایط، تامین‌کننده B می‌تواند فشار نقدینگی کمتری در ابتدای فرآیند خرید ایجاد کند، حتی اگر قیمت نهایی هر دو تامین‌کننده یکسان باشد.

شرایط پرداخت چگونه بر انتخاب تامین‌کننده اثر می‌گذارد؟

ممکن است یک تامین‌کننده قیمت پایین‌تری ارائه دهد، اما شرایط پرداخت سخت‌گیرانه‌تری داشته باشد.
برای مثال، اگر تامین‌کننده A قیمت پایین‌تری داشته باشد اما پرداخت کامل پیش از تحویل را درخواست کند، در حالی که تامین‌کننده B با قیمت کمی بالاتر امکان خرید اعتباری یا تسویه مرحله‌ای بدهد، گزینه دوم ممکن است برای کسب‌وکاری که محدودیت سرمایه در گردش دارد مناسب‌تر باشد. به همین دلیل، شرایط پرداخت باید در کنار قیمت، هزینه واقعی تامین و وضعیت نقدینگی سازمان بررسی شود.

چرا ثبات شرایط پرداخت اهمیت دارد؟

فقط مناسب بودن شرایط فعلی کافی نیست. اگر تامین‌کننده شرایط پرداخت، درصد پیش‌پرداخت یا زمان تسویه را در هر سفارش تغییر دهد، برنامه‌ریزی مالی کسب‌وکار دشوارتر می‌شود. در همکاری‌های مستمر بهتر است چارچوب پرداخت تا حد امکان شفاف، قابل پیش‌بینی و در قرارداد یا توافق خرید مشخص باشد.

انعطاف‌پذیری در برابر تغییر حجم، زمان یا شرایط سفارش

شرایط خرید همیشه ثابت نمی‌ماند. ممکن است حجم سفارش افزایش یا کاهش پیدا کند، زمان تحویل تغییر کند یا کسب‌وکار در شرایطی قرار بگیرد که به تامین سریع‌تر یا تغییر در مشخصات سفارش نیاز داشته باشد. به همین دلیل، یکی از معیارهای مهم ارزیابی تامین‌کننده، میزان توانایی او در سازگار شدن با تغییرات بدون ایجاد اختلال جدی در قیمت، کیفیت یا زمان تحویل است. مهم‌ترین موارد قابل بررسی انعطاف‌پذیری تامین‌کننده عبارت‌اند از:

• امکان افزایش حجم سفارش در کوتاه‌مدت
• امکان کاهش حجم سفارش بدون ایجاد محدودیت جدی
• توان تغییر زمان تحویل
• امکان تامین اضطراری
• انعطاف در حداقل مقدار سفارش یا MOQ
• امکان تغییر ترکیب یا مشخصات سفارش
• زمان مورد نیاز برای اعمال تغییرات
• اثر تغییرات بر قیمت، کیفیت و زمان تحویل
• توان هماهنگی با تغییرات ناگهانی برنامه خرید یا تولید

انعطاف در حجم سفارش

ممکن است کسب‌وکار در یک دوره با افزایش تقاضا مواجه شود و به حجم بیشتری از کالا نیاز داشته باشد. در چنین شرایطی باید مشخص شود تامین‌کننده تا چه اندازه می‌تواند حجم سفارش را افزایش دهد و این افزایش چه تاثیری بر زمان تحویل و قیمت خواهد داشت.

برای مثال، اگر حجم معمول سفارش 2,000 واحد باشد اما در یک دوره به 3,000 واحد برسد، باید بررسی شود تامین‌کننده آیا می‌تواند این افزایش را در همان بازه زمانی تامین کند یا خیر. انعطاف در کاهش سفارش نیز اهمیت دارد، به‌خصوص برای کسب‌وکارهایی که با نوسان تقاضا یا محدودیت فضای انبار مواجه هستند.

انعطاف در زمان تحویل

گاهی ممکن است کسب‌وکار به دلیل تغییر در برنامه تولید یا فروش، به تحویل زودتر یا جابه‌جایی زمان دریافت سفارش نیاز داشته باشد. تامین‌کننده‌ای انعطاف‌پذیر است که بتواند در محدوده منطقی، زمان‌بندی خود را با نیاز مشتری هماهنگ کند و در صورت عدم امکان، وضعیت را شفاف و به‌موقع اعلام کند.

توان تامین در شرایط اضطراری

در برخی شرایط، کسب‌وکار ممکن است به دلیل کمبود موجودی، افزایش ناگهانی فروش یا اختلال در تامین‌کننده دیگر به سفارش فوری نیاز داشته باشد. در این شرایط می‌توان بررسی کرد که تامین‌کننده:

• چه مقدار ظرفیت اضطراری دارد؟
• در چه مدت می‌تواند سفارش فوری را آماده کند؟
• آیا برای تامین سریع‌تر هزینه اضافی دریافت می‌کند؟
• آیا تامین اضطراری بر کیفیت یا تعهدات دیگر او اثر می‌گذارد؟

انعطاف‌پذیری را جدا از ظرفیت تامین ارزیابی کنید

ظرفیت تامین نشان می‌دهد تامین‌کننده چه میزان توان تولید یا تامین دارد، اما انعطاف‌پذیری نشان می‌دهد این ظرفیت تا چه اندازه قابل تنظیم با تغییرات نیاز مشتری است. ممکن است یک تامین‌کننده ظرفیت بالایی داشته باشد، اما برنامه تولید بسیار ثابت و غیرقابل تغییر داشته باشد. در مقابل، تامین‌کننده دیگری با ظرفیت کمتر بتواند سریع‌تر خود را با تغییرات سفارش هماهنگ کند.

پاسخ‌گویی و خدمات پس از فروش

کیفیت همکاری با تامین‌کننده معمولاً زمانی بهتر مشخص می‌شود که در سفارش، تحویل یا کیفیت کالا و خدمت مشکلی ایجاد شود. در چنین شرایطی، فقط سرعت پاسخ اولیه اهمیت ندارد، نحوه پیگیری، زمان رفع مشکل و میزان مسئولیت‌پذیری تامین‌کننده نیز باید بررسی شود. به همین دلیل، پاسخ‌گویی بهتر است بر اساس شاخص‌های مشخص ارزیابی شود تا نتیجه فقط به برداشت شخصی واحد خرید وابسته نباشد.

چه مواردی در ارزیابی پاسخ‌گویی تامین‌کننده بررسی می‌شوند؟

مهم‌ترین موارد قابل بررسی پاسخ‌گویی تامین‌کننده عبارت‌اند از:

• میانگین زمان پاسخ به درخواست‌ها یا مشکلات
• زمان موردنیاز برای رفع مغایرت
• تعداد مشکلات حل‌نشده
• درصد مشکلات حل‌شده در مهلت توافق‌شده
• نحوه پیگیری مشکلات کیفی یا اجرایی
• همکاری در شرایط اضطراری
• شفافیت اطلاعات مربوط به سفارش
• سرعت ارائه وضعیت تولید، تامین یا ارسال
• کیفیت ارتباط و اطلاع‌رسانی هنگام بروز تاخیر یا مشکل

میانگین زمان پاسخ‌گویی چیست؟

این شاخص نشان می‌دهد تامین‌کننده به‌طور متوسط چه مدت پس از ثبت یک درخواست، سوال یا مشکل، پاسخ اولیه ارائه می‌دهد.
فرمول میانگین زمان پاسخ‌گویی:

برای مثال، اگر زمان پاسخ تامین‌کننده به چهار درخواست به‌ترتیب 1، 2، 3 و 2 ساعت باشد:

میانگین زمان پاسخ‌گویی = (1 + 2 + 3 + 2) ÷ 4 = 2 ساعت

این شاخص برای مقایسه سرعت واکنش تامین‌کنندگان مفید است، اما به‌تنهایی مشخص نمی‌کند مشکل با چه سرعتی برطرف شده است.

زمان پاسخ‌گویی با زمان رفع مشکل چه تفاوتی دارد؟

ممکن است تامین‌کننده خیلی سریع به یک درخواست پاسخ دهد، اما حل نهایی مشکل چند روز طول بکشد. به همین دلیل بهتر است زمان پاسخ اولیه و زمان رفع مشکل جداگانه ارزیابی شوند. برای مثال، تامین‌کننده ممکن است ظرف یک ساعت دریافت یک مغایرت را تایید کند، اما تعویض کالای اشتباه چهار روز زمان ببرد. در این شرایط سرعت پاسخ مناسب است، اما زمان حل مشکل همچنان باید جداگانه بررسی شود.

مشکلات حل‌نشده و تکرار شونده

تعداد مشکلاتی که در پایان یک دوره همچنان باز مانده‌اند نیز می‌تواند نشانه مهمی از عملکرد تامین‌کننده باشد.
بهتر است علاوه بر تعداد مشکلات حل‌نشده، مشخص شود:

• چه مدت از ثبت آن‌ها گذشته است؟
• چه تعداد در مهلت توافق‌شده حل شده‌اند؟
• آیا مشکلات مشابه دوباره تکرار شده‌اند؟

بررسی علت ریشه‌ای و جلوگیری از تکرار مشکلات کیفی در بخش «اثربخشی اقدامات اصلاحی تامین‌کننده» انجام می‌شود. در این بخش، تمرکز اصلی بر سرعت پاسخ، پیگیری مسئله و زمان رسیدن به نتیجه است.

پاسخ‌گویی در شرایط اضطراری

عملکرد تامین‌کننده در شرایط عادی همیشه تصویر کاملی از کیفیت همکاری ارائه نمی‌دهد. در برخی خریدها لازم است بررسی شود تامین‌کننده هنگام کمبود ناگهانی، تغییر برنامه تولید، مغایرت در سفارش یا نیاز فوری تا چه اندازه در دسترس و همراه است.

برای ارزیابی این بخش می‌توان مواردی مانند زمان واکنش در شرایط بحرانی، سرعت ارائه راه‌حل جایگزین، نحوه اطلاع‌رسانی و میزان پیگیری تا رفع مشکل را بررسی کرد. برای کالاها و خدمات حیاتی، این معیار اهمیت بیشتری دارد، زیرا ضعف در پاسخ‌گویی می‌تواند باعث توقف عملیات یا افزایش هزینه‌های اضطراری شود.

تامین‌کننده جدید یا فاقد سابقه چگونه ارزیابی می‌شود؟

در ارزیابی تامین‌کننده جدید، سازمان هنوز داده‌ای از عملکرد واقعی او در اختیار ندارد، بنابراین نمی‌توان شاخص‌هایی مانند نرخ مرجوعی، OTD، OTIF یا سابقه پاسخ‌گویی در همکاری‌های قبلی را مستقیماً بررسی کرد.

در این مرحله، ارزیابی اولیه می‌تواند بر اساس شواهد قابل بررسی انجام شود، مانند:

• مجوزها و مدارک قانونی
• سوابق فعالیت و پروژه‌های مشابه
• تجربه مشتریان قبلی یا مراجع قابل تماس
• ظرفیت تامین
• توان مالی
• مستندات و مشخصات فنی
• نمونه کالا یا خدمت
• گواهی‌ها و استانداردهای مرتبط

برای خریدهای مهم یا پرریسک، بهتر است پیش از شروع همکاری کامل، نمونه، سفارش محدود یا دوره آزمایشی تعریف شود تا کیفیت، تحویل و نحوه پاسخ‌گویی تامین‌کننده در عمل ارزیابی شود.

ارزیابی تامین‌کننده بر عهده کدام واحد است؟

ارزیابی تامین‌کننده معمولاً فقط بر عهده واحد خرید نیست، چون هر واحد بخشی متفاوت از عملکرد او را مشاهده می‌کند. برای ارزیابی دقیق‌تر، بهتر است اطلاعات چند واحد در کنار هم بررسی شوند.

برای مثال:

• واحد خرید: قیمت، شرایط تجاری، زمان تحویل و نحوه همکاری
• انبار: مقدار تحویل‌شده، وضعیت دریافت و مغایرت‌های تعدادی
• کنترل کیفیت: کیفیت، عدم انطباق و نرخ خرابی یا مرجوعی
• واحد مالی: شرایط پرداخت، تعهدات مالی و سوابق تسویه
• واحد فنی یا بهره‌بردار: انطباق فنی کالا یا کیفیت واقعی خدمت

در خریدهای حساس یا استراتژیک، ممکن است تایید مدیریت، واحد حقوقی، HSE یا سایر واحدهای تخصصی نیز لازم باشد.

فهرست تامین‌کنندگان تایید شده چیست؟

فهرست تامین‌کنندگان تایید شده مجموعه‌ای از تامین‌کنندگانی است که حداقل الزامات سازمان را پشت سر گذاشته‌اند و برای تامین کالا یا خدمت مشخص، مجاز به همکاری شناخته شده‌اند. اطلاعات این فهرست می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• نام و مشخصات تامین‌کننده
• نوع کالا یا خدمت
• وضعیت تایید
• امتیاز آخرین ارزیابی
• تاریخ آخرین ارزیابی
• تاریخ بازبینی یا ارزیابی بعدی
• وضعیت مشروط، تعلیق یا نیاز به اقدام اصلاحی

این فهرست به واحد خرید کمک می‌کند در زمان سفارش، از بین تامین‌کنندگانی انتخاب کند که قبلاً ارزیابی شده‌اند و وضعیت همکاری آن‌ها مشخص است.

تامین‌کننده چگونه وارد فهرست تایید شده می‌شود؟

تامین‌کننده زمانی وارد فهرست تایید شده می‌شود که الزامات اولیه سازمان را پشت سر گذاشته باشد و نتیجه ارزیابی او قابل قبول باشد. این فرآیند معمولاً شامل بررسی مدارک و مجوزها و ارزیابی معیارهایی مانند کیفیت، قیمت، ظرفیت، تحویل و شرایط پرداخت و در خریدهای مهم، انجام نمونه یا سفارش آزمایشی است.
اگر تامین‌کننده شرایط حیاتی را رعایت کند و امتیاز لازم را به دست آورد، می‌تواند با وضعیت تایید شده یا در برخی موارد تایید مشروط وارد فهرست شود.

وضعیت تامین‌کنندگان در این فهرست چگونه تغییر می‌کند؟

وضعیت تامین‌کننده در فهرست تایید شده ثابت نیست و می‌تواند بر اساس نتایج ارزیابی‌های دوره‌ای، عملکرد واقعی و میزان پایبندی به تعهدات تغییر کند.

برای مثال:

• تایید شده: تامین‌کننده الزامات اصلی را رعایت کرده و عملکرد قابل قبول دارد.
• تایید مشروط: همکاری ادامه دارد، اما تامین‌کننده باید برخی مشکلات یا الزامات مشخص را در مهلت تعیین‌شده اصلاح کند.
• نیازمند اقدام اصلاحی: در عملکرد تامین‌کننده مشکل قابل توجهی مشاهده شده و ادامه همکاری به اجرای اقدامات اصلاحی وابسته است.
• تعلیق‌شده: به دلیل مشکل جدی یا تکرار شونده، همکاری یا ثبت سفارش جدید به‌طور موقت متوقف می‌شود.
• رد یا حذف از فهرست: تامین‌کننده الزامات حیاتی را رعایت نکرده یا عملکرد او پس از فرصت اصلاح همچنان قابل قبول نیست.

تغییر وضعیت بهتر است بر اساس معیارهای از پیش تعیین‌شده و مستندات واقعی انجام شود، نه صرفاً برداشت شخصی واحد خرید.

چه زمانی تامین‌کننده از فهرست تایید شده خارج می‌شود؟

تامین‌کننده زمانی از فهرست تایید شده خارج می‌شود که دیگر الزامات اصلی سازمان را رعایت نکند یا عملکرد او در طول همکاری به‌طور مداوم پایین‌تر از سطح قابل قبول باشد.

مواردی که می‌توانند باعث حذف یا رد تامین‌کننده شوند عبارت‌اند از:

• تکرار مشکلات کیفی یا افزایش نرخ عدم انطباق
• تاخیرهای مکرر یا عدم پایبندی به زمان تحویل
• ناتوانی در تامین حجم مورد نیاز
• رعایت نکردن الزامات قانونی، فنی یا قراردادی
• حل نشدن مشکلات پس از درخواست اقدام اصلاحی
• بروز ریسک جدی مالی یا عملیاتی
• ارائه اطلاعات یا مدارک نامعتبر
• کاهش مستمر امتیاز ارزیابی به کمتر از حد قابل قبول سازمان

در بسیاری از موارد، بهتر است پیش از حذف کامل، وضعیت تامین‌کننده ابتدا به تایید مشروط، نیازمند اقدام اصلاحی یا تعلیق تغییر کند و در صورت برطرف نشدن مشکل، از فهرست خارج شود.

فرم ارزیابی تامین‌کننده چیست و چه اطلاعاتی دارد؟

فرم ارزیابی تامین‌کننده ابزاری برای ثبت منظم اطلاعات، امتیازها و نتیجه ارزیابی هر تامین‌کننده است. این فرم کمک می‌کند ارزیابی بر اساس معیارهای مشخص انجام شود و نتیجه آن برای مقایسه، تایید یا ارزیابی مجدد قابل استفاده باشد. یک فرم استاندارد می‌تواند شامل اطلاعات زیر باشد:

• مشخصات تامین‌کننده
• نوع کالا یا خدمت
• معیارهای ارزیابی
• وزن هر معیار
• امتیاز هر معیار
• امتیاز نهایی
• وضعیت تایید، تایید مشروط یا رد
• اقدامات اصلاحی موردنیاز
• تاریخ ارزیابی
• تاریخ ارزیابی مجدد
• نام یا واحد ارزیابی‌کننده

فرم ارزیابی تامین‌کننده چگونه تکمیل می‌شود؟

تکمیل فرم ارزیابی بهتر است بر اساس اطلاعات مستند و عملکرد واقعی تامین‌کننده انجام شود، نه صرفاً نظر شخصی واحد خرید.

فرآیند تکمیل فرم می‌تواند به این شکل باشد:

• ابتدا مشخصات تامین‌کننده و نوع کالا یا خدمت ثبت شود.
• معیارهای ارزیابی متناسب با نوع خرید مشخص شوند.
• وزن هر معیار بر اساس اهمیت آن تعیین شود.
• داده‌های مربوط به کیفیت، تحویل، قیمت، ظرفیت، پاسخ‌گویی و سایر معیارها از واحدهای مرتبط جمع‌آوری شوند.
• برای هر معیار بر اساس روش امتیازدهی تعریف‌شده، امتیاز ثبت شود.
• امتیازهای وزنی محاسبه و امتیاز نهایی تامین‌کننده مشخص شود.
• بر اساس نتیجه، وضعیت تامین‌کننده به‌صورت تاییدشده، مشروط، نیازمند اقدام اصلاحی یا رد تعیین شود.
• در صورت وجود مشکل، اقدام اصلاحی و زمان ارزیابی مجدد نیز در فرم ثبت شود.

چه کسی باید فرم ارزیابی تامین‌کننده را تکمیل کند؟

تکمیل فرم ارزیابی تامین‌کننده معمولاً فقط بر عهده واحد خرید نیست. هر واحد باید اطلاعات و امتیاز مربوط به حوزه‌ای را ثبت کند که مستقیماً با آن درگیر است.

برای مثال:

• واحد خرید: قیمت، شرایط تجاری، زمان تحویل و نحوه همکاری
• انبار: مقدار تحویل‌شده، وضعیت دریافت و مغایرت‌های تعدادی
• کنترل کیفیت: کیفیت، عدم انطباق، خرابی و مرجوعی
• واحد مالی: شرایط پرداخت و تعهدات مالی
• واحد فنی یا بهره‌بردار: انطباق فنی کالا یا کیفیت اجرای خدمت

در پایان، نتایج این ارزیابی‌ها می‌تواند توسط واحد خرید، کمیته ارزیابی تامین‌کنندگان یا مسئول مشخص‌شده در سازمان جمع‌بندی و امتیاز نهایی ثبت شود.

هر چند وقت یک‌بار فرم ارزیابی باید به‌روزرسانی شود؟

زمان به‌روزرسانی فرم ارزیابی به اهمیت خرید، سطح ریسک و عملکرد تامین‌کننده بستگی دارد و نمی‌توان یک دوره ثابت برای همه تامین‌کنندگان در نظر گرفت.

برای مثال:

• تامین‌کنندگان کالاها یا خدمات حیاتی بهتر است در دوره‌های کوتاه‌تر ارزیابی شوند.
• تامین‌کنندگان کم‌ریسک می‌توانند در بازه‌های طولانی‌تر مورد بازبینی قرار بگیرند.
• در صورت بروز مشکل جدی مانند افت کیفیت، تاخیرهای مکرر یا نقض الزامات، ارزیابی مجدد نباید تا پایان دوره بعدی به تعویق بیفتد.
• پس از اجرای اقدام اصلاحی نیز بهتر است نتیجه آن در ارزیابی بعدی بررسی و ثبت شود.

در برخی سازمان‌ها ارزیابی به‌صورت ماهانه، فصلی، شش‌ماهه یا سالانه انجام می‌شود، اما بهتر است تناوب ارزیابی بر اساس نوع تامین‌کننده و میزان اثر او بر عملیات تعیین شود.

مدل‌ها و روش‌های ارزیابی تامین‌کنندگان

روش ارزیابی تامین‌کننده باید با نوع خرید، اندازه کسب‌وکار و میزان ریسک تامین متناسب باشد. در خریدهای ساده معمولا مقایسه چند معیار اصلی کافی است، اما برای خریدهای مهم یا استراتژیک باید علاوه بر عملکرد تامین‌کننده، اهمیت خرید و ریسک تامین نیز بررسی شود.

سه روش و چارچوب رایج ارزیابی عبارت‌اند از:

• ماتریس امتیازدهی وزنی: برای مقایسه و رتبه‌بندی تامین‌کننده بر اساس معیارهایی مانند کیفیت، قیمت، زمان و تحویل و شرایط پرداخت.
• ماتریس Kraljic: برای دسته‌بندی خریدها بر اساس اهمیت آن‌ها برای سازمان و ریسک تامین و انتخاب استراتژی مناسب برای هر گروه.
• مدل 10C کارتر: این مدل برای بررسی جامع تامین‌کننده از منظر ظرفیت، صلاحیت، ثبات، کنترل، کیفیت، وضعیت مالی، هزینه، فرهنگ، انطباق و ارتباطات استفاده می‌شود.

مدل 10C کارتر در ارزیابی تامین‌کنندگان چیست؟

مدل 10C کارتر یک چارچوب برای ارزیابی جامع تامین‌کننده است که فقط به قیمت یا کیفیت محدود نمی‌شود و چند بُعد مختلف همکاری را هم‌زمان بررسی می‌کند. این مدل شامل 10 معیار اصلی است:

• Competency: صلاحیت و توانمندی تامین‌کننده
• Capacity: ظرفیت تامین
• Commitment: تعهد به کیفیت و همکاری
• Control: میزان کنترل بر فرآیندها
• Cash: وضعیت و ثبات مالی
• Cost: هزینه همکاری
• Consistency: ثبات عملکرد
• Culture: تناسب فرهنگی و شیوه همکاری
• Clean: رعایت الزامات محیط‌زیستی و اخلاقی
• Communication: کیفیت ارتباط و پاسخ‌گویی

این چارچوب زمانی کاربرد بیشتری دارد که سازمان بخواهد پیش از توسعه یک همکاری مهم، تصویر کامل‌تری از توان و ریسک تامین‌کننده به دست آورد.

ماتریس امتیازدهی وزنی، یک روش ساده و کاربردی

ماتریس امتیازدهی وزنی برای زمانی مناسب است که چند تامین‌کننده را باید بر اساس معیارهایی مانند کیفیت، قیمت و زمان تحویل مقایسه کرد. در این روش برای هر معیار متناسب با اهمیت آن وزن تعیین می‌شود و عملکرد هر تامین‌کننده را مشخص می‌کند.

پیش از امتیازدهی بهتر است معیارهای حیاتی از معیارهای قابل امتیازدهی جدا شوند. برای مثال، نداشتن مجوز ضروری یا ناتوانی در تامین حداقل حجم مورد نیاز می‌تواند باعث حذف تامین‌کننده پیش از مرحله رتبه‌بندی شود.

مثال ماتریس امتیازدهی وزنی

فرمول محاسبه امتیاز نهایی

یا به شکل ریاضی:

که در آن:

• S: امتیاز نهایی
• Wᵢ: وزن معیار
• Rᵢ: امتیاز تامین‌کننده در همان معیار

محاسبه تامین‌کننده A

(9 × 0.4) + (7 × 0.3) + (8 × 0.3) = 8.1

محاسبه تامین‌کننده B

(8 × 0.4) + (9 × 0.3) + (7 × 0.3) = 8.0

محاسبه تامین‌کننده C

(7 × 0.4) + (8 × 0.3) + (9 × 0.3) = 7.9

در این مثال:

تامین‌کننده A: 8.1
تامین‌کننده B: 8.0
تامین‌کننده C: 7.9

بنابراین بر اساس معیارها و وزن‌های فرض‌شده، تامین‌کننده A بالاترین امتیاز را دارد

آیا وزن معیارها همیشه باید یکسان باشد؟

خیر، وزن هر معیار باید بر اساس نوع خرید، میزان ریسک و اولویت‌های کسب‌وکار تعیین شود. اهمیت یک معیار برای همه خریدها یکسان نیست.
برای مثال:

• در خرید مواد اولیه حساس: ممکن است کیفیت بیشترین وزن را داشته باشد.
• در خرید کالاهای عمومی: قیمت و شرایط پرداخت می‌تواند اهمیت بیشتری پیدا کند.
• برای مواد اولیه حیاتی تولید: تحویل به‌موقع و قابلیت تامین ممکن است از قیمت مهم‌تر باشد.
• برای یک کسب‌وکار کوچک: حداقل مقدار سفارش و شرایط پرداخت می‌تواند نقش تعیین‌کننده‌ای داشته باشد.
• بنابراین استفاده از یک جدول امتیازدهی ثابت برای همه خریدها مناسب نیست و وزن معیارها باید متناسب با شرایط هر خرید تعیین شود.

بعد از امتیازدهی تامین‌کننده چه تصمیمی بگیریم؟

امتیاز نهایی زمانی مفید است که از قبل مشخص شده باشد هر محدوده امتیاز چه معنایی دارد.

برای مثال، تامین‌کنندگان می‌توانند در گروه‌های زیر قرار بگیرند:

• تاییدشده
• تایید مشروط
• نیازمند اقدام اصلاحی
• غیرقابل تایید

حد امتیاز این گروه‌ها نباید برای همه سازمان‌ها یکسان باشد و بهتر است متناسب با نوع خرید و سیاست داخلی تعیین شود.
همچنین ممکن است تامین‌کننده امتیاز کل مناسبی داشته باشد، اما به دلیل عدم رعایت یک الزام حیاتی تایید نشود.

در صورت عملکرد ضعیف تامین‌کننده چه اقدامی انجام دهیم؟

بسته به شدت و تکرار مشکل می‌توان:

• اقدام اصلاحی درخواست کرد
• کنترل کیفیت را افزایش داد
• حجم سفارش را کاهش داد
• فاصله ارزیابی‌ها را کوتاه‌تر کرد
• تامین‌کننده را موقتاً تعلیق کرد
• تامین‌کننده جایگزین توسعه داد

نتیجه ارزیابی و موارد نیازمند بهبود نیز بهتر است به‌صورت شفاف با تامین‌کننده در میان گذاشته شود.

ماتریس Kraljic، نگاه استراتژیک برای مدیران

ماتریس امتیازدهی مشخص می‌کند تامین‌کنندگان بر اساس معیارهای تعیین‌شده چه عملکردی دارند، اما به‌تنهایی مشخص نمی‌کند یک قلم خرید تا چه اندازه برای کسب‌وکار حیاتی یا پرریسک است.
برای این منظور می‌توان از ماتریس Kraljic استفاده کرد.
این مدل خریدها را بر اساس دو محور بررسی می‌کند:

• اثر خرید بر کسب‌وکار یا سودآوری (Profit Impact): مانند ارزش خرید، اثر آن بر هزینه، سود یا عملیات سازمان
• ریسک تامین: مانند تعداد منابع جایگزین، دشواری تامین، زمان تامین، پیچیدگی بازار و احتمال اختلال

بر اساس این دو محور، اقلام خرید در چهار گروه قرار می‌گیرند و برای هر گروه رویکرد متفاوتی پیشنهاد می‌شود:

تفاوت ماتریس امتیاز دهی و Kraljic

چرا ارزیابی تامین‌کنندگان حیاتی است؟ (نگاه چند بعدی به ارزش‌ها)

عملکرد تامین‌کننده می‌تواند مستقیما بر هزینه، موجودی، کیفیت محصول و تداوم فعالیت کسب‌وکار اثر بگذارد. ارزیابی منظم کمک می‌کند مشکلاتی مانند تاخیر، افت کیفیت یا ناتوانی در تامین پیش از ایجاد اختلال جدی شناسایی شوند. مهم‌ترین نتایج ارزیابی تامین‌کنندگان عبارت‌اند از:

• کاهش ریسک تامین: شناسایی تامین‌کنندگان نامطمئن، وابستگی به یک منبع و احتمال اختلال در تامین.
• کاهش مشکلات تولید و کیفیت: بررسی ثبات کیفیت، ظرفیت تامین و سابقه تحویل، احتمال کمبود مواد اولیه، ضایعات و دوباره‌کاری را کاهش می‌دهد.
• کنترل هزینه واقعی خرید: هزینه‌هایی مانند مرجوعی، خرید اضطراری، حمل اضافی و تاخیر در کنار قیمت اولیه در نظر گرفته می‌شوند.
• بهبود رابطه با تامین‌کنندگان: تمدید قرارداد، مذاکره یا توسعه همکاری بر اساس عملکرد واقعی انجام می‌شود.
• تصمیم‌گیری بر اساس داده: مدیر خرید می‌تواند تامین‌کنندگان را با شاخص‌های مشخص مقایسه کند و درباره ادامه یا تغییر همکاری تصمیم دقیق‌تری بگیرد.

ارزیابی تامین‌کننده چگونه ریسک تامین را کاهش می‌دهد؟

برای بررسی ریسک می‌توان عواملی مانند موارد زیر را سنجید:

• Lead Time
• تعداد تامین‌کنندگان جایگزین
• میزان وابستگی به یک منبع
• سابقه تاخیر
• احتمال اختلال
• اهمیت کالا برای عملیات

برای مثال، اگر یک ماده اولیه حیاتی فقط از یک تامین‌کننده با زمان تامین طولانی خریداری شود، اختلال در عملکرد آن تامین‌کننده می‌تواند ریسک جدی برای تولید ایجاد کند.

اشتباهات رایج در ارزیابی تامین‌کنندگان

حتی اگر معیارهای ارزیابی مشخص باشند، بعضی خطاها می‌توانند نتیجه نهایی را غیر قابل اتکا کنند مهم‌ترین اشتباهات عبارت‌اند از:

• انتخاب صرفا بر اساس قیمت: پایین ترین قیمت همیشه به معنی کمترین هزینه نیست و ممکن است با تاخیر، مرجوعی یا کیفیت پایین همراه باشد.
• استفاده از وزن ثابت برای همه خریدها: اهمیت کیفیت، قیمت، تحویل و ریسک برای همه کالاها و خدمات یکسان نیست.
• امتیازدهی بدون داده واقعی: ارزیابی بر اساس برداشت شخصی یا اطلاعات ناقص می‌تواند رتبه‌بندی تامین‌کننده را مخدوش کند.
• نادیده گرفتن معیارهای حیاتی: ضعف جدی در مواردی مانند مجوز، کیفیت یا توان تامین نباید با امتیاز بالاتر در معیارهای دیگر جبران شود.
• ارزیابی بدون اقدام بعدی: اگر نتیجه ارزیابی به اصلاح شرایط، پایش بیشتر، ارزیابی مجدد یا تعیین تامین‌کننده منجر نشود، ارزش عملی آن کاهش پیدا می‌کند.

پارمیس استار چگونه به ارزیابی تامین‌کنندگان کمک می‌کند؟

محاسبه و سنجش تک‌به‌تک معیارهای کیفی، مالی و زمان‌بندی برای حجم زیادی از تامین‌کنندگان، فرآیندی بسیار پیچیده، زمان‌بر و همراه با خطای بالای انسانی است. اتکا به فایل‌های اکسل پراکنده یا ادعاهای شفاهی، مدیریت زنجیره تامین را با ریسک جدی مواجه می‌کند. تنها راهکار مطمئن، استفاده از یک سامانه یکپارچه مدیریتی است که اطلاعات عملیاتی را به صورت اتوماتیک تحلیل کند.

راهکار جامعه سازمان‌های پیشرو، استفاده از نرم افزار پارمیس استار است. این سیستم با یکپارچگی نیتیو در تمامی زیرسیستم‌ها، زنجیره تامین و مالی سازمان شما را دیجیتالی و هوشمند می‌سازد:

• یکپارچگی سرتاسری اشخاص و کالاها: ساختار تعریف تامین‌کنندگان (اشخاص حقیقی و حقوقی) و کالاها در تمام اکوسیستم پارمیس استار یکسان است.
• داشبورد مدیریتی و پایش اتوماتیک: به کمک نرم افزار داشبورد مدیریتی، تمامی شاخص‌های کلیدی مانند درصد تحویل به‌موقع (OTD)، نرخ مرجوعی، و انحرافات قیمتی بدون دخالت دست و به صورت آنی محاسبه و گزارش می‌شوند.
• مدیریت دقیق خرید و انبار: با اتصال نرم افزار برنامه ریزی خرید و تامین به نرم افزار انبارداری و نرم افزار بازرگانی، مغایرت‌های تحویل بار و زمان رسیدن سفارش‌ها دقیقاً ثبت می‌گردد.
• تحلیل شفاف هزینه‌ها و نقدینگی: با به کارگیری نرم افزار دریافت و پرداخت و نرم افزار حسابداری ریالی و ارزی، شرایط پرداخت و هزینه کل مالکیت (TCO) برای هر تامین‌کننده روشن و قابل مقایسه می‌شود. همچنین در خریدهای خارجی، نرم افزار بازرگانی خارجی روند ثبت سفارش تا ترخیص را شفاف می‌کند.
• محاسبه دقیق بهای تمام شده: در صنایع تولیدی، به کمک نرم افزار بهای تمام شده تولید، تاثیر کیفی و قیمتی متریال هر تامین‌کننده روی قیمت نهایی محصول سنجیده می‌شود.

بررسی سابقه خرید و قیمت تامین‌کنندگان

اطلاعات سفارش‌ها و فاکتورهای خرید ثبت‌شده در سیستم بازرگانی می‌تواند برای بررسی سابقه همکاری با تامین‌کننده استفاده شود. این اطلاعات به واحد خرید کمک می‌کند قیمت‌های فعلی را با خریدهای قبلی مقایسه کند و هنگام مذاکره یا تمدید همکاری فقط به آخرین پیشنهاد فروشنده متکی نباشد. در خریدهای خارجی نیز ثبت و پیگیری سفارش‌ها و مدیریت فاکتورهای ارزی و ریالی امکان بررسی دقیق‌تر سوابق تامین را فراهم می‌کند.

بررسی ورود کالا و وضعیت موجودی

اتصال اطلاعات بازرگانی به انبار باعث می‌شود اطلاعات سفارش و دریافت کالا جدا از یکدیگر باقی نمانند. بر اساس امکانات اعلام‌شده برای پارمیس استار، فرآیند سفارش تا تحویل در انبار قابل مدیریت است و اطلاعات دریافت کالا می‌تواند در کنار سوابق خرید بررسی شود. این اطلاعات برای واحد خرید مفید است تا هنگام بررسی عملکرد تامین‌کننده، فقط مبلغ فاکتور را نبیند و وضعیت واقعی ورود کالا، موجودی و روند تامین را نیز در نظر بگیرد.

بررسی شرایط پرداخت و تعهدات مالی

در ارزیابی تامین‌کننده، شرایط پرداخت نیز اهمیت دارد. یکپارچگی اطلاعات خرید با بخش‌های مالی و دریافت و پرداخت کمک می‌کند پرداخت‌های مرتبط با سفارش‌ها و تعهدات مالی در کنار سوابق خرید بررسی شوند. در بازرگانی خارجی پارمیس استار نیز مدیریت پرداخت‌های ارزی و ریالی و ثبت اسناد مرتبط با سفارش کالا در چرخه یکپارچه سیستم انجام می‌شود. این موضوع می‌تواند دید دقیق‌تری از شرایط مالی همکاری با هر تامین‌کننده در اختیار واحد خرید قرار دهد.

مقایسه اطلاعات خرید به جای اتکا به فایل‌های پراکنده

یکی از مزیت‌های اصلی پارمیس استار در این فرآیند، یکپارچگی اطلاعات است. اطلاعات سفارش، دریافت کالا در انبار و اسناد مالی مرتبط می‌توانند در زیرسیستم‌های مرتبط ثبت شوند و کاربر به گزارش‌های مختلف دسترسی داشته باشد. به این ترتیب، برای بررسی سابقه همکاری با تامین‌کننده نیاز نیست اطلاعات خرید، انبار و پرداخت از چند فایل یا سیستم جداگانه جمع‌آوری شوند.

جمع‌بندی

انتخاب تامین‌کننده مناسب فقط با مقایسه قیمت انجام نمی‌شود. کیفیت، توان تامین، زمان تحویل، سابقه همکاری، شرایط پرداخت، پاسخ‌گویی و ریسک تامین باید در کنار یکدیگر بررسی شوند و اهمیت هر معیار نیز متناسب با نوع خرید و نیاز کسب‌وکار تعیین شود.

برای مقایسه دقیق‌تر تامین‌کنندگان می‌توان از معیارهای قابل اندازه‌گیری و روش‌هایی مانند امتیازدهی وزنی استفاده کرد و در خریدهای مهم‌تر، ریسک تامین را نیز در تصمیم‌گیری در نظر گرفت. این کار کمک می‌کند انتخاب تامین‌کننده کمتر به قضاوت شخصی وابسته باشد و بر اساس اطلاعات و عملکرد واقعی انجام شود.

همچنین ارزیابی تامین‌کننده با انتخاب اولیه پایان پیدا نمی‌کند. بررسی دوره‌ای کیفیت، تحویل، قیمت، مرجوعی و میزان پایبندی به تعهدات کمک می‌کند کسب‌وکار درباره ادامه همکاری، اصلاح شرایط یا انتخاب تامین‌کننده جایگزین تصمیم دقیق‌تری بگیرد.

دمو و مشاوره رایگان نرم‌افزار پارمیس استار

برای آشنایی کامل با امکانات و محیط نرم‌افزار پارمیس استار، فرم زیر را تکمیل کنید.

بعد از تکمیل فرم، کارشناسان ما حداکثر تا ۲۴ ساعت با شما تماس می‌گیرند، نیاز واقعی کسب‌وکارتان را بررسی می‌کنند و بهترین نسخه پارمیس استار را به‌صورت آنلاین به شما معرفی می‌کنند.

نام

نام خانوادگی

موبایل

ثبت درخواست

سوالات پرتکرار

1.مهم‌ترین معیارهای ارزیابی تامین‌کننده چیست؟

کیفیت کالا یا خدمات، قیمت، زمان تحویل، شرایط پرداخت، ظرفیت تامین، پاسخ‌گویی، سابقه همکاری و پایبندی به تعهدات از مهم‌ترین معیارهای ارزیابی تامین‌کننده هستند.

2.چگونه بفهمم یک تامین‌کننده قابل اعتماد است؟

با بررسی سابقه فعالیت، رضایت مشتریان قبلی، کیفیت سفارش‌های گذشته، میزان تاخیر، نحوه پاسخ‌گویی در زمان بروز مشکل و پایبندی به تعهدات می‌توان میزان قابل اعتماد بودن تامین‌کننده را ارزیابی کرد.

3.آیا همیشه باید ارزان‌ترین تامین‌کننده را انتخاب کرد؟

خیر، قیمت پایین به تنهایی نشان دهنده انتخاب بهتر نیست. کیفیت، هزینه‌های جانبی، شرایط پرداخت، زمان تحویل و ریسک تامین نیز باید در کنار قیمت بررسی شوند.

4.تامین‌کنندگان هر چند وقت یک‌بار باید ارزیابی شوند؟

فاصله ارزیابی تامین‌کننده به اهمیت خرید و میزان ریسک تامین بستگی دارد. تامین‌کنندگان حیاتی و پرریسک بهتر است در بازه‌های کوتاه‌تر ارزیابی شوند، در حالی که برای خریدهای عمومی و کم‌ریسک می‌توان دوره‌های طولانی‌تری در نظر گرفت. همچنین بروز مشکلاتی مانند افت کیفیت، تاخیرهای مکرر یا تغییر شرایط همکاری می‌تواند ارزیابی خارج از برنامه را ضروری کند.