برون سپاری حسابداری چیست؟ راهنمای جامع تصمیم‌گیری برای کسب و کارها

آیا اینکه یک کسب و کار یکی از حساس‌ترین بخش‌های خود، یعنی اطلاعات مالی را به افرادی خارج از سازمان بسپارد، تصمیم هوشمندانه است یا ریسکی غیرضروری است که می‌تواند کنترل بر سرنوشت مالی را از بین ببرد؟

در سال‌های اخیر این موضوع برای کسب و کارها اهمیت زیادی پیدا کرده است. پیچیده‌تر شدن مستمر قوانین مالیاتی و الزامات گزارش‌دهی، افزایش هزینه‌های واقعی استخدام و نگهداری نیروی متخصص و نیاز مدیران به تصمیم‌گیری بر اساس داده‌های مالی دقیق و به‌روز باعث شده که این موضوع اهمیت زیادی پیدا کند.

نکته دیگر انتخاب نرم افزار نرم افزار حسابداری در زمان برون سپاری است. شاید برون سپاری حسابداری به یک سازمان یا یک فرد بیرونی انجام شود، اما به این دلیل که نرم افزار حسابداری فقط به انجام امور حسابداری محدود نمی‌شود و سیستم‌های یکپارچه جنبه‌های دیگری را تحت پوشش قرار می‌دهند، انتخاب نرم‌افزار می‌تواند توسط کسب و کار انجام شود و فرد یا تیم ارائه‌دهنده خدمات با نرم‌افزار مورد نظر کسب و کار هماهنگی پیدا کند.

برون سپاری حسابداری چیست؟

برون سپاری حسابداری یعنی واگذار کردن تمام یا بخشی از فرایندهای مالی و حسابداری یک کسب و کار به یک شخص، تیم یا شرکت خارج از ساختار سازمانی که در حوزه حسابداری متخصص هستند. در واقع به جای اینکه وظایف مربوط به امور مالی و حسابداری توسط کارمندان استخدام شده و حاضر در محل انجام شود، یک تیم تخصصی بیرون از سازمان انجام این امور را بر عهده می‌گیرند.

مفهوم	تعریف ساده
برون سپاری حسابداری	واگذاری اجرای فرآیندهای مالی به شخص یا شرکت خارج از سازمان
حسابداری داخلی	انجام تمام فرآیندهای مالی توسط کارمند استخدام‌شده در سازمان
مشاوره مالی موقت	دریافت راهنمایی تخصصی برای یک تصمیم خاص، بدون واگذاری اجرای مستمر

چه فعالیت‌های برون سپاری می‌شوند؟

بین تمام فعالیت‌هایی که برای برون سپاری مناسب هستند، یک ویژگی مشترک وجود دارد که ماهیت تکراری و قانون محور آن‌ها است. این ویژگی باعث می‌شود که این فرایندها وابستگی کمتری به دانش عمیق از استراتژی داخلی کسب و کار داشته باشند. به همین دلیل واگذاری این امور به یک تیم متخصص بیرون از سازمان در مقایسه با تصمیمات مالی استراتژیک، با ریسک کمتری همراه خواهد بود.
برای تشخیص اینکه کدام فرایندهای حسابداری مناسب برون سپاری هستند و کدام فرایندها باید داخلی انجام شوند، دو معیار اصلی وجود دارد:

• میزان تکراری بودن فرآیند
• میزان نیاز آن به دانش عمیق از استراتژی داخلی سازمان

نوع فرآیند	قابل برون سپاری یا نه	دلیل
ثبت اسناد روزانه	بله، با ریسک پایین	فرآیند تکراری و قانون‌محور
محاسبه حقوق و دستمزد	بله، با ریسک پایین	مبتنی بر فرمول و قوانین ثابت
تنظیم اظهارنامه مالیاتی	بله، با ریسک متوسط	نیاز به تخصص به‌روز قوانین مالیاتی
بودجه‌بندی سالانه	خیر، ترجیحاً داخلی	نیاز به شناخت عمیق استراتژی سازمان
تحلیل سودآوری محصولات	خیر، ترجیحاً داخلی	مستقیماً به تصمیمات آینده مرتبط است

فرآیندهای عملیاتی و تکراری مناسب برون سپاری

تکراری، قانون‌محور و مبتنی بر رویه‌های از پیش تعیین‌شده بودن از مهم‌ترین ویژگی‌هایی فرایندهای عملیاتی است که برای برون سپاری مناسب هستند. این فرایندها به طور معمول برای واگذاری به یک تیم بیرونی، گزینه‌ای کم ریسک‌تر محسوب می‌شوند. از مهم‌ترین فرایندهای عملیاتی و تکراری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ثبت روزانه اسناد و تراکنش‌های مالی (Bookkeeping): این فرآیند بر اساس قواعد ثابت حسابداری انجام می‌شود و نیازی به شناخت عمیق از استراتژی سازمان ندارد.
• محاسبه و صدور فیش حقوق و دستمزد: این فرایند بر اساس فرمول‌های مشخص، قوانین بیمه و مالیات بر حقوق محاسبه می‌شود و کمتر تحت تاثیر تصمیمات داخلی سازمان قرار می‌گیرد.
• تنظیم و ارسال اظهارنامه‌های مالیاتی فصلی و سالانه: هرچند این فرایند نیاز به تخصص دارد، اما همچنان بر مبنای قوانین مشخص و استاندارد مالیاتی انجام می‌شود و ریسک آن با انتخاب شریک متخصص، قابل مدیریت است.
• مغایرت‌گیری حساب‌های بانکی: فرآیندی است که فقط نیازمند دقت و مقایسه سیستماتیک اسناد است.

ویژگی مشترک فرایندهای بالا این است که خطاها در آن به طور معمول سریع و از طریق مقایسه با اسناد اولیه شناسایی شده و اصلاح می‌شود. به همین دلیل سطح ریسک واگذاری این فرایند به یک شرکت حسابداری پایین‌تر است.

نقش مدیریت در برون سپاری فرایندهای عملیاتی

مشخص کردن این موضوع که چه کاری برون سپاری می‌شود، یک بخش کوچک ماجرا است. سوالات مهم‌تری وجود دارد که پیش از آغاز همکاری با یک ارائه دهنده خدمات باید به آن‌ها پاسخ داده شود:

1. چه کسی ابزار کار را انتخاب می‌کند؟
2. چه کسی استاندارد تعیین می‌کند؟
3. کجای این فرایند خط قرمز کسب و کار قرار دارد؟

انتخاب نرم‌افزار بر عهده چه کسی خواهد بود؟

یکی از سوء تفاهم‌های رایج که درباره برون سپاری حسابداری وجود دارد این تصور است که همراه با واگذاری اجرای عملیات، انتخاب ابزار و نرم‌افزار نیز باید به شرکت ارائه‌دهنده خدمات واگذار شود. در عمل، رویه صحیح و توصیه شده برعکس این تصور است.
نرم‌افزارهای حسابداری امروزی فقط به انجام امور حسابداری محدود نمی‌شوند و در بسیاری از سیستم‌های یکپارچه، مانند راهکارهای ERP، ماژول‌های دیگر مانند فروش، انبار و خرید نیز به حسابداری متصل هستند. به همین دلیل انتخاب نرم‌افزار در برون سپاری باید توسط کسب و کار انجام شود. در واقع مدل صحیح همکاری به این صورت است که تیم یا شرکت ارائه‌دهنده خدمات حسابداری خود را با نرم‌افزار مورد نظر کسب و کار هماهنگ کند.
این رویکرد چند مزیت مهم دارد:

• کسب و کار مالکیت داده‌های خود را در بستری که خود انتخاب کرده، حفظ می‌کند.
• در صورت تغییر شرکت ارائه‌دهنده خدمات در آینده، داده‌ها در همان نرم‌افزار باقی می‌مانند و نیازی به انتقال پرهزینه وجود ندارد.
• یکپارچگی حسابداری با سایر بخش‌های عملیاتی کسب و کار (مانند فروش و انبار) حفظ می‌شود.

انتخاب پلتفرم بر عهده چه کسی است؟

انتخاب پلتفرم یا بستر گزارش‌دهی (اعم از داشبوردهای ابری، سیستم‌های مدیریت اسناد یا کانال‌های ارتباطی) مشابه با انتخاب نرم‌افزار بر عهده کسب و کار است و نباید انتخاب آن به شرکت ارائه‌دهنده خدمات سپرده شود.
بهترین زمان، حالتی است که در آن کسب و کار و شرکت ارائه‌دهنده خدمات از یک بستر مشترک استفاده می‌کنند. در این شرایط مالکیت و انتخاب پلتفرم بر عهده کسب و کار است اما نحوه استفاده و پیکربندی آن برای انجام عملیات‌های مورد نظر، توسط تیم متخصص خارج از سازمان، مدیریت می‌شود. به این نوع همکاری، مدل ترکیبی مبتنی بر نرم‌افزار مشترک گفته می‌شود.

تعیین استانداردهایی که پیاده می‌کنند بر عهده چه کسی است؟

با توجه به اینکه در برون سپاری حسابداری، اجرای روزانه فرایندها به شرکت ارائه‌دهنده خدمات حسابداری واگذار می‌شود، کسب و کار موظف است که استانداردهای کیفی، رویه‌های داخلی و سیاست‌های کنترلی مانند موارد زیر را تعریف کند:

• سطح جزئیات مورد نیاز در کدگذاری حساب‌ها
• فرمت و تناوب گزارش‌های دوره‌ای
• سیاست‌های تایید و تصویب اسناد قبل از ثبت نهایی

شرکت ارائه‌دهنده خدمات موظف است در چارچوب دانش تخصصی خود، این استانداردها را اجرا کند اما تعیین چارچوب، بر عهده مدیریت داخلی کسب و کار است. در صورتی که این استانداردها از ابتدا به صورت مکتوب در قرارداد یا دستورالعمل همکاری مشخص نشود، هر شرکت ارائه‌دهنده ممکن است بر اساس رویه‌های داخلی خود عمل کند که در بلندمدت منجر به ایجاد ناهماهنگی و افزایش ریسک می‌شود.

در چه صورت برون سپاری انجام نمی‌شود؟ خط قرمزهای مطلوب کدام است؟

برخی شرایط و خط قرمزها وجود دارد که در آن‌ها کسب و کار باید با احتیاط بیشتری تصمیم به برون سپاری را بررسی کند یا به طور کلی توصیه نمی‌شود که کسب و کار برون سپاری حسابداری انجام دهد. مهم‌ترین شرایط یا خط قرمزهای موجود در جدول زیر عنوان شده است:

شرایط	دلیل احتیاط یا توصیه به عدم برون سپاری
کسب و کارهایی با اطلاعات فوق‌محرمانه (مانند قراردادهای حساس امنیتی یا دفاعی)	ریسک افشای اطلاعات، حتی با وجود NDA، قابل پذیرش نیست
کسب و کارهایی در حال مذاکره فعال برای فروش یا جذب سرمایه‌گذار کلان	نیاز به کنترل کامل و لحظه‌ای بر داده‌های مالی برای مذاکره
نبود امکان تعریف سطح دسترسی محدود در سیستم‌های شرکت ارائه دهنده خدمات	عدم امکان کنترل دقیق بر میزان دسترسی به اطلاعات حساس
عدم تمایل شرکت ارائه‌دهنده خدمات به امضای توافق‌نامه محرمانگی رسمی (NDA)	نشانه‌ای از عدم شفافیت که باید به عنوان یک هشدار جدی در نظر گرفته شود

چه چیزهایی اصلا برون سپاری نمی‌شود؟

همانطور که اشاره شد، فعالیت‌ها یا فرایندهایی در کسب و کارها وجود دارد که به دلیل ماهیت استراتژیک خود، برای برون سپاری مناسب نیستند. به همین دلیل این فرایندها یا فعالیت‌ها باید همیشه در نزد مدیریت داخلی کسب و کار باقی بمانند.

از مهم‌ترین فرایندهایی که برون سپاری نمی‌شوند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• بودجه‌بندی سالانه: یکی از بارزترین نمونه‌ها است زیرا تدوین آن نیازمند درک دقیق از برنامه‌های توسعه، اهداف فروش و اولویت‌های سرمایه‌گذاری سازمان است.
• تحلیل سودآوری محصولات یا خدمات مختلف: این تحلیل به طور مستقیم بر تصمیماتی مانند توقف تولید یک محصول یا افزایش سرمایه‌گذاری در یک خط خدماتی خاص اثر می‌گذارد.
• تصمیم‌گیری درباره سرمایه‌گذاری‌های بزرگ (مانند خرید تجهیزات، ورود به بازار جدید یا جذب سرمایه): این فرایند نیازمند ترکیبی از داده مالی و شناخت عمیق از ریسک‌پذیری و چشم‌انداز سازمان است.
• برنامه‌ریزی مالیاتی بلندمدت: این فرایند برخلاف تنظیم اظهارنامه دوره‌ای، به تصمیمات ساختاری کسب و کار (مانند نحوه تخصیص سود یا زمان‌بندی سرمایه‌گذاری) وابسته است و بهتر است با مشارکت نزدیک مدیریت داخلی انجام شود.

همه مواردی که در بالا ذکر شد، دارای یک نقطه مشترک هستند؛ این فرایندها به شناخت عمیق از استراتژی، اهداف بلندمدت و ریسک‌پذیری کسب و کار نیاز دارند. به طور معمول شرکت ارائه‌دهنده خدمات هر چه قدر که تخصص بالایی داشته باشد، از این شناخت عمیق نیست به استراتژی‌های یک سازمان برخوردار نیست.

نظارت نهایی بر عهده کدام مدیر است؟

صرف نظر از اینکه برون سپاری حسابداری به شکل انجام شده و چه بخشی از فرایندهای مالی به شرکت ارائه‌دهنده خدمات واگذار شده است، نظارت نهایی بر صحت و کیفیت عملیات مالی باید توسط فردی که نقش مشخص در داخل کسب و کار دارد، انجام شود. این نقش بسته به اندازه کسب و کار می‌تواند متفاوت باشد:

اندازه کسب و کار	مسئول نظارت نهایی
استارتاپ و کسب و کار کوچک بدون واحد مالی	مدیرعامل یا صاحب کسب و کار به‌صورت مستقیم
کسب و کار متوسط با یک کارمند مالی داخلی	مدیر مالی داخلی یا مدیر عملیات
سازمان بزرگ با ساختار مالی چندلایه	مدیر مالی (CFO) یا مدیر ارشد مالی سازمان

چرا کسب و کارها به برون سپاری حسابداری روی می‌آورند؟

برای کسب و کارهای کوچک و متوسط ایجاد یک واحد مالی داخلی توجیه اقتصادی ندارد و در مقابل بی‌توجهی به دقت و به‌روز بودن اطلاعات مالی نیز می‌تواند تصمیمات استراتژیک را با ریسک جدی مواجه کند. به همین دلیل برون سپاری حسابداری یک راه‌حل میانی است که امکان دسترسی به تخصص بدون نیاز به سرمایه‌گذاری سنگین اولیه را فراهم می‌کند.

انگیزه اصلی اغلب کسب و کارهایی که نسبت به برون سپاری امور حسابداری اقدام می‌کنند، ترکیبی از چهار عامل زیر است:

1. کاهش هزینه‌های ثابت پرسنلی
2. دسترسی به دانش به‌روز قوانین مالیاتی که هر ساله تغییر می‌کنند
3. آزادسازی زمان مدیریت برای تمرکز بر فعالیت اصلی کسب و کار
4. کاهش ریسک وابستگی به یک فرد خاص در سازمان

بر اساس نظرسنجی‌های بین‌المللی منتشر شده توسط Clutch از صاحبان کسب و کارهای کوچک، بخش قابل‌توجهی از این کسب و کارها حداقل یکی از فرآیندهای مالی خود را به شکلی برون سپاری می‌کنند. دلیل عمده این کسب و کارها این است که صرفه اقتصادی این تصمیم را نسبت به استخدام متخصص تمام وقت، بیشتر می‌دانند.
در این نظرسنجی که از 529 صاحب یا مدیر کسب و کارهای کوچک در آمریکا صورت گرفته نتایج زیر بدست آمده است:

• ۳۷٪ از کسب و کارهای کوچک حداقل یک فرایند خود را برون‌سپاری می‌کنند
• ۳۷٪ از کسب و کارها خدمات مالی و حسابداری را برون‌سپاری کرده‌اند. این حوزه در کنار خدمات IT در صدر فرایندهای برون‌سپاری‌شده قرار داشت.
• همچنین ۵۲٪ کسب‌وکارهای کوچک اعلام کرده بودند که قصد دارند برخی از فرایندهای کاری خود را برون‌سپاری کنند.
• مهم‌ترین انگیزه‌های برون‌سپاری، افزایش بهره‌وری (۲۴٪) و دسترسی به تخصص (۱۸٪) عنوان شده بود.

کاهش هزینه‌های ثابت پرسنلی

استخدام کردن یک حسابدار به صورت تمام وقت فقط به معنای پرداخت کردن حقوق ماهانه به یک کارمند نیست. به این دلیل که هزینه‌های جانبی مانند بیمه سهم کارفرما، مزایای پایان سال، هزینه آموزش مستمر برای به‌روز نگه داشتن دانش او و هزینه فضای کاری اختصاصی نیز به همراه خواهد داشت.

این هزینه‌های برای کسب و کارهای کوچک و استارتاپ‌ها که بودجه و حجم تراکنش محدود دارند، توجیه اقتصادی ندارد. به همین دلیل در این شرایط می‌توان با پرداخت یک مبلغ ثابت ماهیانه یا متناسب با حجم کار به یک شریک برون سپار، هزینه‌های ثابت پرسنلی را کاهش داد.

دسترسی به تخصص به‌روز قوانین مالیاتی

در ایران، قوانین مربوط به مالیات و الزامات دفاتر قانونی هر ساله تغییراتی را تجربه می‌کند. این تغییرات ممکن است شامل تغییر در نرخ‌های مالیاتی یا الزامات جدید ثبت اسناد الکترونیکی و… باشد. یک شرکت حسابداری که خدمات تخصصی در این زمینه به مشتریان مختلف در حوزه‌های کاری متفاوت ارائه می‌کند، دانش به‌روزتری نسبت به این تغییرات در قوانین دارد. به همین دلیل در مقایسه با یک حسابداری داخلی که ممکن است فرصت کمتری برای پیگیری مستمر تغییرات داشته باشد، شرکت حسابداری می‌تواند امور مربوطه را با سرعت و دقت بالاتری انجام دهد.

تمرکز مدیریت بر فعالیت اصلی کسب و کار

برای مدیران و صاحبان کسب و کارهایی که در مراحل اولیه رشد قرار دارند، درگیر شدن با جزئیات حسابداری روزمره می‌تواند زمان و انرژی قابل توجهی را از فعالیت‌های اصلی کسب و کار مانند فروش، توسعه محصول یا جذب مشتری جدید، دور کند. در این کسب و کارها، برون سپاری برخی فعالیت‌های مالی و حسابداری روزمره این امکان را فراهم می‌کند که مدیران بتوانند انرژی و زمان خود را صرف تصمیماتی کنند که می‌تواند به صورت مستقیم بر رشد کسب و کار اثر بگذارد.

کاهش ریسک وابستگی به یک فرد خاص

تصور کنید در یک کسب و کار، یک نفر به عنوان حسابدار داخلی مسئولیت همه امور مالی را بر عهده دارد. در صورتی که این فرد به هر دلیل مانند بیماری، مرخصی طولانی یا استعفای ناگهانی ارتباط خود را با کسب و کار قطع کند، کلیه فرایندهای حیاتی مالی مانند پرداخت حقوق و دستمزد، ارسال به موقع اظهارنامه مالیاتی و… با اختلال جدی مواجه می‌شود.

در صورتی که این کسب و کار، امور حسابداری خود را به یک شرکت تخصصی واگذار کرده باشد، با این اختلال در فرایندهای حیاتی مالی خود روبرو نخواهد شد. به این دلیل که شرکت‌های حسابداری به طور معمول از یک تیم پشتیبان برخوردار هستند و قطع ارتباط یک نفر با آن‌ها باعث نمی‌شود که ارائه خدمات دچار وقفه شود.

انگیزه اصلی سازمان‌ها برای برون سپاری حسابداری در یک نگاه

در جدول زیر انگیزه‌های اصلی از برون سپاری حسابداری توسط کسب و کارها توضیح داده شده و ذکر شده کدام کسب و کارها بر اساس کدام انگیزه باید تصمیم به برون سپاری بگیرند:

انگیزه	توضیح	کسب و کار مناسب برای این انگیزه
کاهش هزینه ثابت	حذف هزینه‌های جانبی استخدام تمام‌وقت	استارتاپ‌ها و کسب و کارهای کوچک با حجم تراکنش پایین
دسترسی به تخصص به‌روز	بهره‌گیری از دانش مستمر تیم چند تخصصی	کسب و کارهایی با تراکنش‌های مالیاتی پیچیده
تمرکز بر فعالیت اصلی	آزادسازی زمان مدیریتی برای رشد کسب و کار	مدیرانی که به طور مستقیم درگیر عملیات روزمره هستند
کاهش ریسک تک‌نفره	جلوگیری از اختلال ناشی از غیبت یک فرد	کسب و کارهایی که فقط یک حسابدار داخلی دارند

مزایای برون سپاری حسابداری چیست؟

به غیر از مواردی که به عنوان انگیزه کسب و کارها برای رفتن به سمت برون سپاری حسابداری بیان شد، در صورتی که این تصمیم توسط یک کسب و کار به نحو صحیح و درست اجرا شود، مجموعه‌ای مزایای ملموس و قابل انداره‌گیری برای آن‌ها به همراه دارد.

مزایای برون سپاری فعالیت‌های حسابداری یک کسب و کار فقط به کاهش هزینه‌ها محدود نمی‌شود. بلکه این کار می‌تواند ابعاد کیفی، امنیتی و مدیریتی کسب و کار تحت تاثیر قرار دهد.

از مهم‌ترین مزایای برون سپاری حسابداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کاهش هزینه‌های ثابت و تبدیل آن به هزینه متغیر: در صورت برون سپاری، کسب و کار به جای پرداخت کردن یک حقوق ثابت ماهانه صرف نظر از حجم کار، فقط بابت خدماتی که دریافت کرده هزینه پرداخت می‌کند. این موضوع برای کسب و کارهای نوپا و در حال رشد اهمیت زیادی دارد.
• دسترسی به تیمی از متخصصان به ‌جای یک فرد: یکی از مزایای مدل برون‌ سپاری، دسترسی به دانش جمعی یک تیم (شامل متخصص مالیات،‌حسابرس و کارشناس نرم‌افزار حسابداری و…) است. در حالی یک حسابدار داخلی، دانش محدود به تجربه فردی خود را ارائه می‌دهد.
• افزایش دقت و کاهش خطای انسانی: شرکت‌های ارائه دهنده خدمات تخصصی در زمینه حسابداری به طور معمول از فرایندهای استاندارد و چک‌لیست‌های کنترل کیفیت برای ارائه امور خود استفاده می‌کنند. این موضوع احتمال خطا در ثبت اسناد یا محاسبات مالیاتی را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.
• انعطاف‌پذیری متناسب با رشد کسب و کار (Scalability): یکی از مزایای مهم برون سپاری فعالیت‌های حسابداری این است که این خدمات متناسب با رشد کسب و کار قابل تنظیم است. در حالی که در ای شرایط تغییر تعداد نیروهای داخلی (استخدام یا تعدیل) یک فرایند زمان‌بر و پرهزینه خواهد بود.
• دسترسی به ابزارها و نرم‌افزارهای به‌روز بدون سرمایه‌گذاری مستقیم: شرکت‌هایی که خدمات تخصصی حسابداری ارائه می‌دهند، از نرم‌افزارهای حسابداری حرفه‌ای برای انجام امور استفاده می‌کنند که هزینه تهیه و نگهداری آن را در تعرفه خدمات خود لحاظ کرده‌اند. به همین دلیل کسب و کارها نیازی به سرمایه‌گذاری برای خرید و تهیه نرم‌افزار حسابداری مجزا ندارند.
• کاهش ریسک جریمه‌های مالیاتی: به دلیل اینکه شرکت‌های حسابداری با آخرین تغییرات قوانین مالیاتی آشنایی دارند، احتمال تاخیر یا خطا در انجام امور مالیاتی مانند ارسال اظهارنامه که منجر به جریمه می‌شود، به میزان قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند.

ریسک‌ها و چالش‌های واقعی برون سپاری حسابداری

با همه مزایایی که در مورد برون سپاری حسابداری گفته شد، این فرایند بدون ریسک و چالش نیست. اما نکته مهم این است که این ریسک را می‌توان شناسایی و در اغلب موارد مدیریت کرد، به شرطی که پیش از تصمیم‌گیری به طور شفاف به آن‌ها فکر شده باشد.

ریسک‌های اصلی که در برون سپاری فعالیت‌های حسابداری باید مورد توجه قرار بگیرد، به شرح جدول زیر است:

نوع ریسک	توضیح	راهکار کاهش سطح ریسک
افشای اطلاعات مالی	دسترسی تیم بیرونی به داده‌های حساس مالی	امضای توافق‌نامه محرمانگی (NDA) و محدود سازی سطح دسترسی
وابستگی به تامین‌کننده	دشواری انتقال داده هنگام تغییر شریک	استفاده از نرم‌افزار استاندارد و قابل‌صادرات داده
ناهماهنگی زمانی گزارش‌دهی	تاخیر در دریافت اطلاعات به‌روز مالی	استفاده از بستر گزارش‌گیری لحظه‌ای مشترک
افت کیفیت شریک	خطای مالیاتی ناشی از تخصص ناکافی	بررسی دقیق سابقه و نمونه‌کار پیش از عقد قرارداد
عدم انطباق با قوانین و مقررات مالی	مسئولیت قانونی همچنان بر عهده کسب و کار، حتی در صورت خطای شریک	درج تعهد صریح به‌روزرسانی قانونی در قرارداد و بازبینی دوره‌ای گزارش‌ها
اتلاف زمان و هزینه در فرآیند انتقال	کاهش بهره‌وری و افزایش ریسک خطا در دوره جابه‌جایی شریک	تعریف بازه انتقال مشخص با نقاط کنترلی و هم‌پوشانی کوتاه‌مدت

ریسک افشای اطلاعات مالی حساس

اطلاعات مالی یک کسب و کار مانند میزان دقیق درآمد، حاشیه سود، لیست حقوق و دستمزد کارکنان و جزئیات مربوط به قراردادهای تجاری از مهم‌ترین و حساس‌ترین دارایی‌های نامشهود به حساب می‌آیند. قرار گرفتن این اطلاعات در اختیار یک فرد یا تیم بیرون از سازمان، احتمال افشای عمدی یا سهوی این داده‌ها را افزایش می‌دهد. افشای این اطلاعات می‌تواند در قالب‌های زیر رخ دهد:

• انتقال ناخواسته اطلاعات به رقبا
• نشت داده در اثر ضعف زیرساخت امنیتی شریک برون‌سپار
• حتی سوءاستفاده عمدی یک کارمند ناراضی در آن سازمان

در صورتی که یک توافق‌نامه محرمانگی رسمی (NDA) بین کسب و کار و شرکت حسابداری امضاء نشده باشد یا کسب و کار نسبت به تعریف دقیق مرزهای دسترسی به داده‌ها اقدام نکند، این ریسک جدی‌تر می‌شود.

یکی از قابلیت‌های نرم‌افزار پارمیس استار این است که سیستم مدیریت سطوح دسترسی با تنظیمات گسترده ارائه می‌دهد. با این قابلیت کسب و کار می‌تواند متناسب با مفاد قرارداد و توافق‌نامه محرمانگی (NDA) برای هر یک از اعضای تیم حسابداری داخلی یا خارجی، سطح دسترسی متفاوت تعیین کند. به این ترتیب هر کاربر فقط می‌تواند به بخش‌ها، اطلاعات و عملیاتی دسترسی دارد که برای انجام وظایف ضروری است.

ریسک وابستگی کامل به یک تامین‌کننده خدمات برون سازمانی

یکی از ریسک‌های مهم برون سپاری حسابداری که کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد، وابستگی ساختاری به یک شریک بیرونی است. یعنی اینکه که با گذشت زمان، تمام دانش، سوابق و حتی رویه‌های خاص مالی یک کسب و کار فقط نزد تامین‌کننده بیرونی نگهداری شود. در این شرایط در صورت بروز هرگونه تغییر ناشی از نارضایتی از کیفیت خدمات شرکت، افزایش ناگهانی قیمت خدمات، تعطیلی یا ورشکستگی شرکت و… باعث ایجاد فرایند پرهزینه و زمان‌بر انتقال داده و بازسازی رویه‌های می‌شود.

این شرایط زمانی بحرانی‌تر می‌شود که داده‌های مالی کسب و کار در قالب یا نرم‌افزار اختصاصی شرکت ارائه‌دهنده خدمات حسابداری ذخیره شده باشد و امکان استخراج آن‌ها به صورت ساده و استاندارد وجود نداشته باشد.

استفاده از نرم‌افزارهایی که مالکیت زیرساخت و داده‌ها را نزد کسب و کار حفظ می‌کنند، بهترین راهکار برای مدیریت این ریسک است. قابلیت چند پلتفرمی بودن نرم‌افزار پارمیس استار به کسب و کارها اجازه می‌دهد که سرور و محل ذخیره‌سازی داده‌های مالی را به صورت کامل در داخل سازمان حفظ کنند و حسابدار خارجی از طریق دسترسی ابری (Cloud Access) به سیستم متصل شده و عملیات مورد نیاز را انجام دهد.

در این رویکرد، داده‌های مالی هیچ وقت از زیرساخت و مالکیت کسب و کار خارج نمی‌شود. در این شرایط در صورت پایان همکاری یا تغییر شرکت ارائه‌دهنده خدمات، بدون نیاز به فرایند پیچیده و پرهزینه انتقال از یک سیستم به سیستم دیگر، فقط می‌توان دسترسی به سیستم را قطع کرد.

ریسک ناهماهنگی زمانی در گزارش‌دهی

در مدل‌های سنتی برون سپاری، جریان اطلاعات بین کسب و کار و شرکت ارائه‌دهنده خدمات حسابداری نه به صورت لحظه‌ای بلکه به صورت دوره‌ای (هفتگی یا ماهانه) برقرار است. به این معنی که مدیر کسب و کار در صورت نیاز به دریافت تصویر دقیق از وضعیت نقدینگی، میزان مطالبات یا هزینه‌های جاری باید منتظر بماند تا شرکت حسابداری گزارش‌های مورد نظر را تهیه و ارسال کند. در شرایط عادی شاید این تاخیر مشکل‌ساز نشود اما در لحظات تصمیم‌گیری مانند بررسی امکان یک سرمایه‌گذاری فروی، مذاکره با تامین کننده برای شرایط پرداخت یا ارائه گزارش سریع به یک سرمایه‌گذار، یک مانع جدی در مسیر تصمیم‌گیری به موقع خواهد بود.
علاوه بر موارد فوق، ناهماهنگی زمانی در گزارش‌دهی باعث می‌شود که مدیر کسب و کار از یک مشکل مالی مانند کسری نقدینگی رو به رشد، با تاخیر اطلاع پیدا کند، در صورتی که اگر دسترسی لحظه‌ای وجود داشت مدیر می‌توانست واکنش زودهنگام و پیشگیرانه داشته باشد.

ریسک افت کیفیت در صورت انتخاب نادرست شرکت ارائه‌دهنده خدمات حسابداری

در حال حاضر طیف گسترده‌ای از ارائه‌دهندگان خدمات حسابداری از فریلنسرهای مستقل و با تجربه محدود گرفته تا شرکت‌های حرفه‌ای با تیم چندنفره و تخصص عمیق وجود دارند. هر چند این تنوع امکان انتخاب گسترده‌تر را فراهم می‌کند، اما یک ریسک مهم و قابل توجه به همراه دارد. انتخاب شریکی که در حوزه فعالیت کسب و کار سابقه کافی ندارد یا تسلط به دانش روز در مورد قوانین مالیاتی ندارد، منجر به خطاهای جدی می‌شود که پیامدهای مالی جدی به همراه خواهد داشت.

پیامدهای ریسک افت کیفیت

یکی از مواردی که این ریسک را به یک ریسک جدی و نگران‌کننده تبدیل می‌کند، قابل شناسایی نبودن برخی از خطاهای حسابداری در لحظه است. در این شرایط ممکن است این خطاها برای ماه‌ها یا در مواردی تا زمان حسابرسی سالانه پنهان بمانند.
پیامدهای این ریسک را می‌توان در دو سطح متفاوت مشاهده کرد:

• پیامد مالی مستقیم: خطا در تهیه گزارش‌های مالیاتی و صورت‌های مالی یکی از پیامدهای مهم این ریسک است که می‌تواند منجر به پرداخت مالیات چند برابری شود. این خطا ممکن است ناشی از عدم تسلط تیم یا شرکت حسابداری بر معافیت‌های قانونی، اشتباه در محاسبه ماخذ مالیاتی یا ناآگاهی از آخرین بخشنامه‌های سازمان امور مالیاتی باشد.
• پیامد مدیریتی و تصمیم‌گیری: فراتر از هزینه‌های مالی مستقیم، انتخاب نادرست شرکت ارائه‌دهنده خدمات به صورت مستقیم کیفیت گزارش‌هایی که مبنای تصمیم‌گیری مدیران هستند را تحت تأثیر قرار می‌دهد. به‌روز نبودن، دقیق و کامل نبودن گزارش‌ها باعث می‌شود که مدیر کسب و کار درک درستی از وضعیت مالی واقعی نداشته باشد که نتیجه آن اخذ تصمیم‌های نادرست در حوزه‌های استراتژیک خواهد بود.

تخصص‌گرایی در برون سپاری حسابداری

کسب و کارها به عنوان یکی از روش‌ها، می‌توانند با توجه به اندازه و نیاز خود، برون سپاری را به تفکیک حوزه‌های تخصصی مختلف انجام دهند. به عنوان مثال یک کسب و کار می‌تواند فقط امور مالیاتی را به یک مشاور یا شرکت متخصص در امور مالیاتی واگذار کند یا محاسبه حقوق و دستمزد را به یک فرد یا شرکت متخصص در این حوزه برون سپاری نماید. این رویکرد به جای انتخاب یک تامین‌کننده واحد و عمومی که مسئولیت همه امور مالی کسب و کار را بر عهده بگیرد، امکان انتخاب فرد یا شرکت متخصص در حوزه مورد نظر را فراهم می‌کند.

انطباق با قوانین و مقررات مالی

مسئولیت نهایی کسب و کار در قبال انطباق با قوانین مالی و مالیاتی، یکی از ریسک‌های مهمی است که در برون سپاری حسابداری نادیده گرفته می‌شود. به این معنی که اگر یک کسب و کار امور حسابداری و اجرای عملیات را به یک شرکت بیرونی واگذار کرده باشد، این مسئولیت از آن سلب نخواهد شد. به بیان ساده‌تر در صورتی که هرگونه خطا در تنظیم اظهارنامه مالیاتی رخ دهد یا الزامات جدید قانونی رعایت نشود، مسئولیت قانونی متوجه کسب و کار است.

این موضوع زمانی اهمیت پیدا می‌کند که شرکت ارائه‌دهنده خدمات حسابداری با تعداد زیادی از مشتریان در حوزه‌های مختلف کار می‌کند و به همین دلیل ممکن است به‌روزرسانی دقیق و به موقع قوانین برای هر مشتری خاص را در اولویت قرار ندهد.

اتلاف زمان و هزینه در فرآیند انتقال

هزینه پنهان مرحله انتقال، چه در ابتدای کار (انتقال از حسابداری داخلی به شرکت حسابداری) و چه در پایان همکاری (انتقال از یک شرکت حسابداری به شرکت دیگر یا بازگشت به حسابداری داخلی) یکی از ریسک‌هایی است که کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد.

این فرایند می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• آموزش شریک جدید درباره ساختار خاص حساب‌ها و رویه‌های داخلی کسب و کار
• انتقال و صحت‌سنجی داده‌های تاریخی
• دوره‌ای از هم‌پوشانی و بررسی دوطرفه برای اطمینان از عدم بروز خطا در نقطه انتقال

در این بازه زمانی که بین چند هفته تا چند ماه زمان نیاز دارد، بهره‌وری کاهش پیدا کرده و احتمال بروز خطا یا تاخیر در گزارش‌دهی افزایش پیدا می‌کند. یکی از دلایلی که باعث طولانی و پرهزینه شدن این فرایند می‌شود، نبود یک چارچوب مشخص برای تحویل و تحول در پایان همکاری است.

بسیاری از کسب و کارها فقط روی مرحله شروع همکاری (Onboarding) تمرکز می‌کنند و برای مرحله پایان همکاری (Offboarding) دارای برنامه از پیش تعیین شده نیستند. به همین دلیل در زمان قطع همکاری با تغییر شرکت ارائه‌دهنده خدمات، مشخص نیست که چه اسناد، فایل‌ها و اطلاعاتی باید از شرکت قبلی تحویل گرفته شود. این موضوع می‌تواند منجر به از دست رفتن بخش مهمی از سوابق مالی شده یا باعث تاخیر طولانی در فرایند انتقال شود.

چک‌لیست تحویل و تحول (Offboarding , Handover Checklist) چیست؟

این چک‌لیست که پیش از آغاز همکاری یک کسب و کار با شرکت ارائه‌دهنده خدمات حسابداری، در قرارداد یا زمینه آن درج می‌شود، مشخص می‌کند که در پایان دوره همکاری طرفین به هر دلیلی، شرکت ارائه‌دهنده باید چه مواردی را به کسب و کار تحویل دهد.
حداقل موارد مهمی که باید در این چک‌لیست گنجانده شود به شرح زیر است:

• اسناد و فایل‌های خام حسابداری: شامل تمام اسناد ثبت‌شده، فاکتورها، رسیدها و مدارک پشتیبان به همراه نسخه پشتیبان کامل از دیتابیس یا فایل‌های نرم‌افزار حسابداری
• صورت‌های مالی و گزارش‌های دوره‌ای: شامل کلیه صورت‌های مالی تهیه‌شده (ترازنامه، سود و زیان، جریان وجوه نقد) و گزارش‌های دوره‌ای ارسالی در طول همکاری
• سوابق مالیاتی: شامل نسخه اظهارنامه‌های مالیاتی ارسال‌شده، رسیدهای پرداخت مالیات، مکاتبات با سازمان امور مالیاتی و مستندات مربوط به هرگونه اعتراض یا پرونده در جریان
• سوابق حقوق و دستمزد: شامل فیش‌های حقوقی صادرشده، لیست بیمه ارسالی و مستندات مرتبط با سازمان تامین اجتماعی
• کدینگ حساب‌ها و رویه‌های داخلی مستندسازی ‌شده: شامل ساختار کدینگ حساب‌ها، تعاریف مراکز هزینه و هرگونه رویه اختصاصی که در طول همکاری تعریف یا اصلاح شده است
• اطلاعات دسترسی و حساب‌های کاربری: شامل انتقال یا غیرفعال‌سازی دسترسی‌های تعریف‌شده برای شرکت ارائه‌دهنده در نرم‌افزارها و سامانه‌های مرتبط (مانند سامانه مالیاتی، بانکداری اینترنتی و نرم‌افزار حسابداری)
• گزارش مغایرت‌ها و موارد باز: شامل فهرستی از مغایرت‌های حل ‌نشده، پرونده‌های در جریان یا نکاتی که نیاز به پیگیری توسط شریک بعدی دارند

تعریف این چک‌لیست از ابتدای شروع همکاری دارای دو مزیت مهم است؛ اول اینکه شرکت ارائه‌دهنده از ابتدا می‌داند که مستندسازی منظم یک بخش مهم از تعهدات محسوب می‌شود و نمی‌تواند در پایان همکاری از تحویل اطلاعات کامل خودداری کند. دوم اینکه فرایند انتقال به ارائه‌دهنده جدید یا بازگشت به حسابداری داخلی به راحتی و بر اساس یک چک‌لیست مشخص و قابل پیگیری انجام می‌شود.

مدل‌های مختلف برون سپاری حسابداری، کدام مدل برای کسب و کار شما مناسب است؟

بر خلاف تصور رایجی که وجود دارد، برون سپاری حسابداری یک تصمیم دوگانه همه یا هیچ نیست. این برون سپاری طیفی از مدل‌ها است که کسب و کارها می‌توانند بر اساس نیاز خود، حساسیت داده و بودجه و سایر عوامل بهترین مدل را انتخاب کنند.

سه مدل اصلی برون سپاری فعالیت‌های حسابداری به شرح زیر است:

• برون سپاری کامل
• برون سپاری جزئی
• مدل ترکیبی مبتنی بر نرم‌افزار مشترک

منطق انتخاب بین این سه مدل برای کسب‌و‌کارها بر اساس یک معیار اصلی صورت می‌گیرد. یعنی هر چه حساسیت داده بالا باشد و نیاز به تصمیم‌گیری سریع وجود داشته باشد، مدل انتخابی باید به سمت کنترل داخلی بیشتر (مدل ترکیبی یا جزئی) میل کند و هر چه فرایند تکراری‌تر و کم‌ریسک‌تر باشد، برون سپاری باید به صورت کامل انجام شود.

برون سپاری کامل

همانطور که از نام این مدل مشخص است، در مدل برون سپاری کامل همه فرایندهای حسابداری یک کسب و کار از ثبت روزانه اسناد گرفته تا تهیه صورت‌های مالی در پایان سال به یک تیم یا شرکت حسابداری بیرونی واگذار می‌شود.

این مدل برای کسب و کارهای کوچک و نوپا (استارتاپ) که هنوز دارای واحد مالی مستقل نیستند و راه‌اندازی این واحد برای آن‌ها توجیه‌پذیری اقتصادی ندارد، بهترین گزینه محسوب می‌شود و این شرکت‌ها می‌توانند تا حد زیادی در هزینه‌های خود صرفه‌جویی نمایند.

برون سپاری جزئی

بر خلاف برون سپاری کامل، در این مدل فقط بخش‌های مشخصی از فرایند حسابداری یک کسب و کار مانند محاسبه حقوق و دستمزد، تنظیم اظهارنامه مالیاتی فصلی و… برون سپاری می‌شود. در این مدل امور روزانه حسابداری مانند ثبت اسناد و مدیریت مالی روزمره در داخل سازمان انجام می‌شود.
این مدل برای کسب و کارها و سازمان‌هایی مناسب است که از نظر رشد در سطح متوسط قرار دارند و یک کارمند مالی داخلی استخدام کرده‌اند اما برای امور پیچیده‌تر مانند مالیات به تخصص تکمیلی نیاز دارند.

مدل ترکیبی مبتنی بر نرم‌افزار مشترک

این مدل به لطف گسترش نرم‌افزارهای حسابداری ابری در دسترس کسب و کارها قرار گرفته است. در این مدل اجرای عملیات حسابداری توسط تیم بیرونی انجام می‌شود اما هر دو طرف یعنی کسب و کار و شرکت حسابداری ارائه‌دهنده خدمات، از یک بستر نرم‌افزاری مشترک استفاده می‌کنند.

این ویژگی به کسب و کار امکان می‌دهد که بتوان به صورت لحظه‌ای آخرین وضعیت مالی خود را رصد و بررسی کند و منتظر ارائه گزارش‌های دوره‌ای از شرکت حسابداری نباشد. این مدل به دلیل از بین بردن برخی ریسک‌های برون سپاری سنتی، به خصوص ناهماهنگی زمانی و کاهش دید مدیریتی، از محبوبیت بالایی برخوردار است.

مدل برون سپاری	مناسب برای چه کسب و کاری	سطح کنترل باقی‌مانده نزد کسب و کار
برون سپاری کامل	استارتاپ‌ها و کسب و کارهای کوچک  بدون واحد مالی داخلی	پایین تا متوسط  (بسته به قرارداد)
برون سپاری جزئی	کسب و کارهای متوسط با یک کارمند مالی داخلی	متوسط تا بالا
مدل ترکیبی مبتنی بر نرم‌افزار	کسب و کارهایی که  هم صرفه هزینه‌ای و هم دید لحظه‌ای می‌خواهند	بالا

انواع تخصصی‌تر برون سپاری حسابداری

همانطور که اشاره شد برخی کسب و کارها نیاز دارند که برخی فرایندهای تخصصی در حوزه حسابداری خود را برون سپاری کنند.

مدل‌های تخصصی‌تر که زیر مجموعه برون‌ سپاری جزئی محسوب می‌شوند، به شرح زیر هستند:

• برون سپاری تخصصی (Specialized Outsourcing): در این نوع برون سپاری، کسب و کار برای یک نیاز خاص و تخصصی مانند حسابداری ارزی، حسابداری پروژه محور و… با یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات که دارای دانش عمیق و متمرکز در حوزه مورد نظر است، همکاری می‌کند. این مدل برای کسب و کارهایی مناسب است که فعالیت آن‌ها نیازمند دانش فنی فراتر از حسابداری عمومی است.
• برون سپاری فرایندها (Process Outsourcing): در این مدل، یک فرایند کامل مانند چرخه حقوق و دستمزد از محاسبه تا واریز و گزارش بیمه، به صورت یکپارچه به یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات حسابداری واگذار می‌شود.
• برون سپاری حسابداری مالیاتی (Tax Accounting Outsourcing): در این مدل فعالیت‌های مربوط به حوزه مالیات مانند تنظیم اظهارنامه‌های عملکرد و ارزش افزوده، پاسخ به برگ تشخیص و اعتراض مالیاتی و برنامه‌ریزی برای بهینه‌سازی قانونی بار مالیاتی و… به شرکت بیرونی واگذار می‌شود. با توجه به تغییرات مستمر در قوانین مالیاتی، کسب و کارها در صورت حضور یک حسابدار داخلی نیز این بخش از فعالیت‌های حسابداری را به یک مشاور یا شرکت متخصص واگذار می‌کنند.
• برون سپاری حسابرسی (Audit Outsourcing): حسابرسی فعالیتی است که نیاز به استقلال از عملیات روزمره کسب و کار دارد و به همین دلیل به صورت ذاتی به یک نهاد بیرونی واگذار می‌شود. این مدل برون سپاری بیشتر دارای جنبه نظارتی و تأییدی است و هدف از آن تأیید صحت گزارش‌های مالی تهیه شده توسط تیم داخلی یا تیم بیرونی است.
• برون سپاری حسابداری موقت (Temporary-Interim Accounting Outsourcing): در شرایط خاص و کوتاه مدت از این مدل استفاده می‌شود. کسب و کارها در شرایط عدم حضور حسابدار داخلی، پروژه‌های فصلی با حجم کاری موقت بالا یا دوره انتقال بین دو سیستم حسابداری، از این نوع برون سپاری استفاده می‌کنند. به همین دلیل این مدل از ابتدا دارای یک بازه زمانی مشخص و محدود است.

نوع برون سپاری	تمرکز اصلی	مناسب برای چه شرایطی
برون سپاری تخصصی	دانش فنی عمیق در یک حوزه خاص	صنایع با نیاز حسابداری تخصصی (ساخت‌وساز، ارزی، پروژه‌ای)
برون سپاری فرایندها	واگذاری یک فرآیند کامل	کسب و کارهایی با فرآیندهای پرتکرار مانند حقوق و دستمزد
برون سپاری حسابداری مالیاتی	تخصص در قوانین و الزامات مالیاتی	تمام کسب و کارها، به‌ ویژه در فصول مالیاتی
برون سپاری حسابرسی	نظارت و تایید مستقل بر صحت گزارش‌ها	شرکت‌های ملزم به حسابرسی قانونی یا در حال جذب سرمایه
برون سپاری حسابداری موقت	پوشش نیاز کوتاه‌مدت و مقطعی	دوره‌های غیبت پرسنل، پروژه‌های فصلی، انتقال سیستم

 برون سپاری بر اساس هزینه‌ها

علاوه بر مدل‌های اشاره شده در بالا، مدل‌های دیگری برای برون سپاری حسابداری وجود دارد که در انتخاب آن‌ها نحوه محاسبه و پرداخت هزینه خدمات اهمیت زیادی دارد. زیرا انتخاب مدل می‌تواند نقش مهمی در کاهش هزینه‌های ایفا کند. در صورتی که مدل انتخاب شده با الگوی واقعی فعالیت کسب و کار همخوانی نداشته باشد، ممکن است که برای خدماتی هزینه پرداخت شود که مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.

بر این اساس، چهار مدل اصلی در برون سپاری حسابداری بر اساس هزینه‌ها به شرح زیر است:

• برون سپاری ساعتی: در این مدل، هزینه بر اساس تعداد ساعات کاری واقعی صرف ‌شده توسط شرکت ارائه‌دهنده خدمات محاسبه می‌شود.

مزایا	معایب
شفافیت کامل در ارتباط هزینه با میزان کار انجام‌شده. مناسب برای نیازهای مقطعی و کوتاه‌مدت که نمی‌توان حجم آن‌ها را از قبل پیش‌بینی کرد.	پیش‌بینی‌پذیری پایین هزینه ماهانه. در صورت عدم شفافیت کافی در گزارش ساعات کاری، امکان بروز اختلاف بین کسب و کار و شرکت ارائه‌دهنده وجود دارد.

• برون سپاری پروژه‌ای: در این مدل، یک مبلغ مشخص برای انجام یک پروژه یا کار معین (مانند تهیه صورت‌های مالی حسابرسی‌شده یا اصلاح حساب‌های یک دوره مالی خاص) توافق می‌شود.

مزایا	معایب
هزینه از ابتدا مشخص و قطعی است. مناسب برای کارهای با محدوده و زمان‌بندی مشخص.	در صورت تغییر محدوده کار حین اجرای پروژه، نیاز به تجدید مذاکره برای تعیین قیمت وجود دارد. برای نیازهای مستمر و مداوم گزینه مناسبی نیست.

• برون سپاری ماهیانه ثابت: در این مدل، کسب و کار صرف نظر از نوسان حجم کار در ماه‌های مختلف، یک مبلغ ثابت را به صورت دوره‌ای (معمولاً ماهانه) پرداخت می‌کند.

 

مزایا	معایب
قابل پیش‌بینی بودن کامل هزینه که برنامه‌ریزی بودجه را ساده می‌کند. مناسب برای کسب و کارهایی با جریان تراکنش نسبتاً پایدار و بدون نوسان فصلی شدید.	در ماه‌هایی که حجم کار واقعی کمتر از حد معمول است، کسب و کار همچنان مبلغ کامل را پرداخت می‌کند که می‌تواند به معنای پرداخت اضافی باشد.

• برون سپاری بر اساس حجم تراکنش یا اسناد: در این مدل، هزینه بر اساس تعداد اسناد ثبت‌شده، تراکنش‌های بانکی یا فیش‌های حقوقی صادر شده در هر دوره محاسبه می‌شود.

مزایا	معایب
ارتباط مستقیم و عادلانه بین هزینه پرداختی و حجم واقعی کار. مناسب برای کسب و کارهای فصلی یا کسب و کارهایی با نوسان شدید در حجم فعالیت.	پیش‌بینی دقیق هزینه ماهانه دشوارتر است در دوره‌های اوج فعالیت (مانند فصل مالیاتی)، هزینه می‌تواند به میزان محسوسی افزایش یابد.

مدل قیمت‌گذاری	مناسب برای چه نوع کسب و کاری	نقش در کاهش هزینه
برون سپاری ساعتی	کسب و کارهایی با نیاز مقطعی و غیرمستمر به مشاوره یا اجرای حسابداری	پرداخت فقط بابت زمان واقعی صرف ‌شده، بدون هزینه ثابت اضافی
برون سپاری پروژه‌ای	کسب و کارهایی با یک نیاز مشخص و یک ‌بار مصرف (مانند اصلاح دفاتر یا آماده‌سازی برای حسابرسی)	جلوگیری از پرداخت هزینه مستمر برای نیازی که تکرار نمی‌شود
برون سپاری ماهیانه ثابت	کسب و کارهای با جریان تراکنش پایدار و بدون نوسان فصلی	قابل پیش‌بینی بودن هزینه و امکان برنامه‌ریزی دقیق بودجه سالانه
برون سپاری بر اساس حجم تراکنش یا اسناد	کسب و کارهای فصلی یا با نوسان شدید حجم فعالیت (مانند خرده‌فروشی‌های فصلی)	پرداخت متناسب با حجم واقعی کار و صرفه‌جویی در ماه‌های کم‌کار

چک‌لیست انتخاب تامین‌کننده مناسب برای برون سپاری حسابداری

یکی از مهم‌ترین عواملی که می‌تواند تجربه برون سپاری حسابداری را از یک تصمیم هوشمندان به یک منبع دردسر برای یک کسب و کار تبدیل کند، انتخاب شرکت حسابداری نامناسب به عنوان شریک است. به همین دلیل کسب و کارها پیش از انتخاب شریک و عقد قرارداد باید شش معیار کلیدی و مهم را به طور دقیق ارزیابی کنند.

شش معیار کلیدی که برای انتخاب شریک مناسب برای برون سپاری باید مورد ارزیابی قرار بگیرد، به شرح زیر است:

1. بررسی سابقه و نمونه‌کار در صنعت مشابه: کسب و کارها باید از تأمین‌کننده احتمالی بخواهند که نمونه‌ای از همکاری قبلی خود با کسب و کارهای حوزه مشابه را ارائه نمایند. حسابداری یک خرده‌فروشی با حسابداری یک شرکت تولیدی یا خدماتی متفاوت است. انتخاب شرکتی که در حوزه فعالیت کاری کسب و کار شما تجربه کافی ندارد، احتمال خطا در تشخیص جزئیات تخصصی آن حوزه را افزایش می‌دهد.
2. حسن شهرت و بررسی توصیه‌نامه: یکی از معیارهای مهمی که کمتر به آن توجه می‌شود، بررسی حسن شهرت تأمین‌کننده احتمالی در بازار و دریافت توصیه‌نامه (Reference) از مشتریان فعلی یا قبلی است. کسب و کار باید تلاش کند به طور مستقیم با یکی دو نفر از مشتریان کنونی شرکت حسابداری مورد نظر صحبت کند و درباره کیفیت واقعی خدمات، دقت در انجام کار و نحوه برخورد با مشکلات احتمالی سوال کند. حسن شهرت پایدار در طول زمان، به طور معمول نشانه قابل‌اعتمادتری از کیفیت خدمات نسبت به تبلیغات یا ادعاهای اولیه شرکت است.
3. شفافیت در قرارداد و تعیین دقیق حدود مسئولیت: در قرارداد فی‌مابین باید به صورت دقیق مشخص شود که چه خدماتی ارائه می‌شود، مسئولیت طرفیت در صورت بروز خطا چیست و فسخ همکاری و انتقال داده در صورت پایان قرارداد چگونه صورت می‌گیرد.
4. وجود مکانیسم دسترسی لحظه‌ای به گزارش‌های مالی: کسب و کار باید از شریک احتمالی سوال کند که آیا امکان دسترسی مستقیم و لحظه‌ای به وضعیت مالی از طریق یک نرم‌افزار یا داشبورد مشترک فراهم شده است یا کسب و کار باید منتظر گزارش‌های دوره‌ای شرکت حسابداری باشد.
5. تعیین توافق‌نامه سطح خدمات (SLA): در این توافق‌نامه باید به صورت دقیق حداکثر زمان پاسخگویی به سوالات فوری، مهلت تحویل گزارش‌های دوره‌ای و نحوه رسیدگی به درخواست اضطراری (مانند نیاز فوری به گزارش برای یک جلسه با سرمایه‌گذار) مشخص شده باشد.
6. بررسی نحوه محافظت از داده‌های مالی حساس: کسب و کار باید قبل از انتخاب شریک و عقد قرارداد نهایی در مورد سیاست‌های امنیت اطلاعات از جمله نحوه ذخیره‌سازی داده‌ها، دسترسی کارکنان به اطلاعات شما و وجود یا عدم وجود توافق‌نامه محرمانگی رسمی (NDA) تحقیق و پرس و جو کند.

نمونه سوالات چک‌لیست ارزیابی شرکت حسابداری برای انتخاب تأمین‌کننده مناسب به شرح جدول زیر است:

معیار	سوال کلیدی برای پرسیدن از تامین کننده احتمالی
سابقه و تخصص صنعتی	آیا پیش‌تر با کسب و کارهایی مشابه صنعت من همکاری کرده‌اید؟
حسن شهرت و توصیه‌نامه	آیا می‌توانید اطلاعات تماس یک یا دو مشتری فعلی خود را برای مرجع‌گیری در اختیار من قرار دهید؟
شفافیت قراردادی	مسئولیت هر کدام از ما در صورت بروز خطای مالیاتی چیست؟
دسترسی لحظه‌ای	آیا امکان مشاهده وضعیت مالی به‌روز بدون انتظار برای گزارش دوره‌ای وجود دارد؟
توافق‌نامه سطح خدمات	حداکثر زمان پاسخگویی شما به یک درخواست فوری چقدر است؟
امنیت اطلاعات	چه سیاستی برای محافظت از داده‌های مالی حساس ما دارید؟

مراحل برون سپاری حسابداری، چگونه این فرآیند را گام به گام اجرا کنیم؟

برون سپاری حسابداری، مانند هر تصمیم دیگر که در سازمان اتخاذ می‌شود در صورتی به نتیجه مطلوب می‌رسد که به صورت مرحله به مرحله و بر اساس یک فرایند مشخص انجام شود. به همین دلیل اقدام آنی و بدون برنامه می‌تواند منجر به شکست شود.

گام‌های اصلی فرایند برون سپاری فعالیت‌های حسابداری در یک کسب و کار به شرح زیر است:

1. ارزیابی نیازهای داخلی و تفکیک فرآیندها: در اولین اقدام باید یک فهرست کامل از کلیه فرایندهای مالی جاری در کسب و کار تهیه شده و مشخص شود که کدامیک از این فرایندها ماهیت تکراری و عملیاتی دارند (مناسب برون سپاری) و کدامیک جزو فرایندهای استراتژیک (مناسب حسابداری داخلی) هستند.
2. انتخاب مدل مناسب برون سپاری: در این مرحله باید بر اساس اندازه کسب و کار، حساسیت داده‌ها و بودجه در دسترس، از بین مدل‌های مختلف برون سپاری، بهترین مدل که با نیازهای کسب و کار شما مطابقت دارد، انتخاب شود.
3. شناسایی و مقایسه گزینه‌های شریک برون‌سپار: در این مرحله با استفاده از چک‌لیست انتخاب شریک و پنج معیار اصلی آن باید چند گزینه مناسب را شناسایی کرده و با یکدیگر مقایسه کنید.
4. مذاکره و تنظیم قرارداد شفاف: پس از مقایسه گزینه‌ها و انتخاب گزینه نهایی، محدوده دقیق خدمات‌، مسئولیت طرفین در صورت بروز خطا، نحوه فسخ قرارداد و توافق محرمانگی را به صورت دقیق و صریح در قرارداد مکتوب کنید.
5. انتقال داده‌ها و راه‌اندازی اولیه: در این مرحله اسناد و سوابق مالی موجود را به صورت منظم در اختیار شرکت حسابداری قرار دهید.
6. تعریف سطوح دسترسی و مکانیزم نظارت: پیش از آغاز همکاری رسمی به صورت دقیق مشخص کنید که شریک کسب و کار شما به چه بخش‌هایی از اطلاعات دسترسی دارد و چه گزارش‌هایی باید به صورت دوره‌ای در اختیار مدیریت قرار بگیرد.
7. اجرای دوره آزمایشی و بازنگری مستمر: برای یک دوره کوتاه (به طور معمول یک تا سه ماه) به صورت آزمایشی همکاری کنید تا بتوانید کیفیت کار، دقت گزارش‌ها و سرعت پاسخگویی را ارزیابی کنید. پس از این دوره بر اساس عملکرد واقعی همکاری را تمدید یا در مدل آن بازنگری کنید.

 

مرحله		هدف اصلی	خروجی مورد انتظار
1	ارزیابی نیاز داخلی	تفکیک فرآیندهای عملیاتی و استراتژیک	فهرست فرآیندهای قابل واگذاری
2	انتخاب مدل	تعیین سطح واگذاری متناسب با نیاز	مدل کامل، جزئی یا ترکیبی
3	شناسایی شریک	مقایسه گزینه‌های موجود	فهرست کوتاه گزینه‌های نهایی
4	تنظیم قرارداد	شفاف‌سازی مسئولیت‌ها و تعهدات	قرارداد مکتوب و SLA مشخص
5	انتقال داده	آماده‌سازی زیرساخت اطلاعاتی	داده مالی منتقل‌شده و ساختاریافته
6	تعریف دسترسی	حفظ امنیت و کنترل مدیریتی	سطوح دسترسی مشخص برای هر نقش
7	دوره آزمایشی	سنجش کیفیت واقعی همکاری	تصمیم نهایی برای تمدید یا اصلاح

 

شاخص‌های پایش مستمر عملکرد ارائه‌دهنده خدمات حسابداری

پس از پایان دوره آزمایشی و تثبیت همکاری با ارائه‌دهنده خدمات حسابداری، نباید ارزیابی متوقف شود. این اشتباه رایج درصد زیادی از کسب و کارها است که پس از رضایت اولیه از عملکرد شرکت در دوره آزمایشی، ارزیابی و نظارت عملکرد را به کلی رها می‌کنند. این در حالی است که با گذشت زمان و به دلایل مختلف (مانند افزایش حجم مشتریان یا تغییر نیروی انسانی) امکان تغییر در کیفیت خدمات وجود دارد.
به همین دلیل کسب و کارها باید به صورت دوره‌ای (به عنوان مثال دوره‌های فصلی) عملکرد ارائه‌دهنده خدمت را بر اساس شاخص‌های زیر بسنجند:

• دقت گزارش‌ها: تعداد خطاهای شناسایی‌ شده در هر دوره نسبت به دوره قبل.
• رعایت زمان‌بندی توافق‌شده در SLA: میزان تطابق زمان تحویل واقعی گزارش‌ها با مهلت‌های تعیین‌شده در توافق‌نامه سطح خدمات.
• سرعت پاسخگویی به درخواست‌های فوری: زمان لازم برای پاسخ به سوالات یا نیازهای اضطراری مدیریت.
• میزان به‌روز بودن اطلاعات ارسالی نسبت به تغییرات قوانین مالیاتی: بررسی اینکه آیا شریک برون‌سپار آخرین تغییرات قانونی را به موقع در گزارش‌ها و اظهارنامه‌ها لحاظ کرده است یا خیر؟

وجود این شاخص‌ها به کسب و کار امکان می‌دهد پیش از بروز یک بحران مالی، افت کیفیت خدمات را تشخیص داده و نسبت به تغییر ارائه‌دهنده خدمات یا بازنگری قرارداد تصمیم بگیرد.

هزینه برون سپاری حسابداری در مقایسه با استخدام حسابدار داخلی

یکی از مواردی که در برون سپاری حسابداری باید مورد توجه قرار بگیرد، مقایسه هزینه‌های آن با استخدام یک فرد به عنوان حسابدار داخلی است. برای مقایسه هزینه واقعی بین این دو گزینه فقط نباید حقوق ماهانه یک حسابدار را مورد ملاک قرار داد. هزینه تمام شده استخدام داخلی شامل حقوق پایه، بیمه سهم کارفرما (معادل 23 درصد حقوق پایه)، مزایای پایان سال (عیدی و سنوات)، هزینه آموزش مستمر و در برخی موارد هزینه فضای کاری اختصاصی است. این در حالی است که هزینه برون سپاری به طور معمول به صورت یک مبلغ ثابت ماهیانه است یا مبلغی است که متناسب با حجم کار تعیین می‌شود و در اغلب موارد شامل هزینه‌های جانبی نمی‌شود.

ساختار هزینه رایج در برون سپاری

خدمات برون سپاری حسابداری به طور معمول بر اساس یکی از دو الگوی اصلی قیمت‌گذاری می‌شوند که هر کدام از این دو الگو مزایا و ملاحظات خاص خود را دارند. این دو الگو به شرح زیر هستند:

• مدل نرخ ثابت ماهانه: در این مدل کسب و کارها صرف نظر از نوسان حجم کار در ماه‌های مختلف، یک مبلغ ثابت را به صورت دوره‌ای پرداخت می‌کنند. این مدل برای کسب و کارهایی که دارای جریان تراکنش نسبتا پایدار هستند، مزیت قابل پیش‌بینی بودن هزینه را فراهم می‌کند و به این صورت برنامه‌ریزی بودجه ساده‌تر می‌شود.
• مدل نرخ متغیر: در این مدل کسب و کار بر اساس حجم کار یا پیچیدگی خدمات، مبلغ را محاسبه کرده و پرداخت می‌کند. این مدل برای کسب و کارهای فصلی یا کسب و کارهایی که نوسان شدید در حجم فعالیت خود دارند، انتخابی عادلانه به نظر می‌رسد. به این دلیل که کسب و کار در ماه‌هایی که حجم کار کمتر است، هزینه کمتری برای خدمات پرداخت می‌کند.

برخی شرکت‌های حسابداری که خدمات تخصصی ارائه می‌دهند، از مدل ترکیبی استفاده می‌کنند. به این صورت که یک نرخ پایه ثابت برای خدمات اصلی (مانند ثبت اسناد ماهانه) در نظر می‌گیرند و برای خدمات تکمیلی (مانند تنظیم اظهارنامه سالانه یا مشاوره مالیاتی) هزینه‌های افزوده مشخص می‌کنند. کسب و کارها پیش از انتخاب شرکت مورد نظر و عقد قرارداد باید به صورت دقیق و روشن مشخص کنند که کدامیک از این الگوها با الگوی فعالیت و پیش‌بینی‌پذیری جریان نقدی آن‌ها بیشترین هم‌خوانی را دارد.

نقطه سر به ‌سر تقریبی

نقطه سر به سر مفهومی است که به سطحی از حجم عملیات مالی اشاره دارد که در آن هزینه تمام شده برون‌سپاری و هزینه تمام شده استخدام یک حسابدار داخلی، تقریبا برابر می‌شود. فراتر از این نقطه، یکی از دو گزینه به طور محسوس مقرون به صرفه‌تر است.

در کسب و کارهایی که حجم تراکنش پایین تا متوسط (کمتر از چند صد سند مالی در ماه) دارند، مجموع هزینه‌های پنهان استخدام حسابدار داخلی از هزینه معادل آن در برون سپاری بالاتر است و به همین دلیل برون سپاری گزینه اقتصادی‌تر محسوب می‌شود.

در کسب و کارها همراه با رشد و افزایش قابل توجه حجم عملیات مالی، مدل برون سپاری مبتنی بر نرخ متغیر می‌تواند هزینه‌ای معادل یا بیشتر از استخدام یک یا چند نیرو به عنوان حسابدار داخلی تمام وقت داشته باشد. در این شرایط استخدام نیروی داخلی گزینه اقتصادی‌تر محسوب می‌شود.

یک نمونه از هزینه برون سپاری حسابداری

فرض کنید هزینه تمام‌شده ماهانه استخدام یک حسابدار داخلی تمام‌وقت با احتساب حقوق پایه، بیمه سهم کارفرما (حدود ۲۳ درصد) و مزایای جانبی، در حدود ۳۵ تا ۴۰ میلیون تومان باشد. در مقابل، برای یک کسب و کار کوچک با حجم تراکنش پایین تا متوسط، هزینه برون ‌سپاری همان حجم کار (در قالب یک قرارداد نرخ ثابت یا متغیر) ممکن است چیزی در حدود ۱۵ تا ۲۰ میلیون تومان در ماه باشد. در این حالت، تا زمانی که حجم عملیات مالی کسب و کار به سطحی نرسیده که هزینه برون ‌سپاری (به‌ ویژه در مدل نرخ متغیر) به رقمی نزدیک به ۳۵ تا ۴۰ میلیون تومان برسد، برون ‌سپاری همچنان گزینه مقرون ‌به ‌صرفه‌تری محسوب می‌شود.

در جدول زیر استخدام حسابدار داخلی با برون سپاری خدمات از نظر مؤلفه‌های مختلف هزینه مورد مقایسه قرار گرفته است:

مؤلفه هزینه	حسابدار داخلی	برون سپاری
حقوق پایه	ثابت و مستقل از حجم کار واقعی	معمولاً متناسب با حجم یا خدمات توافق‌شده
بیمه و مزایای جانبی	حدود ۳۰ تا ۴۰ درصد اضافه بر حقوق پایه	معمولاً در قرارداد لحاظ نمی‌شود (هزینه شریک است)
هزینه آموزش و به‌روزرسانی دانش	بر عهده کارفرما	بر عهده شریک برون‌سپار
هزینه در دوره غیبت یا مرخصی	همچنان پرداخت می‌شود، بدون بهره‌وری کامل	معمولاً پوشش داده می‌شود توسط تیم پشتیبان
هزینه فضای کاری	معمولاً وجود دارد	معمولاً وجود ندارد

راهکارهای پارمیس استار برای مدیریت هوشمند برون سپاری حسابداری

بر اساس توضیحات ارائه شده در بخش‌های قبل، بزرگ‌ترین ریسک در برون سپاری حسابداری، ناهماهنگی زمانی گزارش‌دهی و کاهش دید مدیریتی نسبت به وضعیت مالی کسب و کار است. این ریسک ناشی از اصل برون سپاری نیست بلکه به دلیل نبود زیرساخت مناسب برای نظارت مستمر می‌تواند به وجود آید.

نرم‌افزار پارمیس استار برای پر کردن این شکاف توسعه پیدا کرده است. این نرم‌افزار بستری را فراهم می‌کند که در آن اجرای عملیات حسابداری می‌تواند برون سپاری شود بدون اینکه کسب و کار کنترل و دید لحظه‌ای خود بر اطلاعات مالی را از دست بدهد. در ادامه با قابلیت‌های مهم این نرم‌افزار و نقش آن در مدیریت هوشمند برون سپاری فعالیت‌های حسابداری آشنا می‌شویم.

ثبت و مدیریت اسناد مالی در بستر مشترک

بر خلاف مدل سنتی که در آن کسب و کار اطلاعات مالی خود را از طریق فایل‌های اکسل یا اسناد فیزیکی برای شرکت حسابداری ارائه‌دهنده خدمات ارسال می‌کند و منتظر می‌ماند تا گزارش نهایی را دریافت کند، نرم‌افزار حسابداری پارمیس استار این امکان را فراهم می‌کند که هر دو طرف بتوانند در یک بستر نرم‌افزاری ثابت کار کنند. در این سیستم یکپارچه، اسناد به صورت متمرکز ثبت می‌شوند و هر دو طرف به آخرین و به‌روزترین نسخه از داده‌ها دسترسی دارند.

گزارش‌گیری مالی لحظه‌ای

یکی از رایج‌ترین شکایت‌های کسب و کارها از برون سپاری سنتی حسابداری، تاخیر در دریافت گزارش وضعیت مالی از شرکت ارائه‌دهنده خدمت است. یکی از ویژگی‌های پارمیس استار داشبورد گزارش‌گیری آن است که به مدیر کسب و کار اجازه می‌دهد در هر لحظه و بدون نیاز به درخواست از شرکت حسابداری، وضعیت درآمد، هزینه و نقدینگی جاری کسب و کار خود را رصد کند.

مدیریت سطوح دسترسی

یکی از نگرانی‌های مهم امنیتی در برون سپاری فعالیت‌های حسابداری، دسترسی داشتن تیم بیرونی به اطلاعات حساس سازمان است. نرم‌افزار حسابداری پارمیس استار این امکان را فراهم می‌کند که بتوان سطوح دسترسی را به صورت دقیق تعریف و مشخص کرد. یعنی کسب و کار می‌تواند به طور دقیق مشخص کند که شرکت حسابداری به کدام بخش از اطلاعات مالی دسترسی داشته باشد.

یکپارچگی با سایر ماژول‌های مالی و انبار

نرم‌افزار پارمیس استار یک راهکار جامع ERP برای مدیریت کسب و کارها است. به همین دلیل بخش حسابداری آن به طور خودکار با سایر ماژول‌ها از جمله فروش، خرید و انبار به صورت یکپارچه در ارتباط است. به این معنی که نیازی به وارد کردن داده‌های مالی به صورت دستی در هر یک از این ماژول‌ها به صورت جداگانه وجود ندارد. این موضوع باعث می‌شود که ریسک خطای انسانی در ورود اطلاعات مالی به حداقل برسد.

 

قابلیت پارمیس استار	مسئله‌ای که حل می‌کند	تاثیر بر مدل برون سپاری
ثبت اسناد در بستر مشترک	ارسال پراکنده فایل بین کسب و کار و شریک برون‌سپار	داده به‌روز و یکپارچه برای هر دو طرف
گزارش‌گیری لحظه‌ای	تاخیر در دریافت گزارش وضعیت مالی	دید مدیریتی مستمر بدون وابستگی به گزارش دوره‌ای
مدیریت سطوح دسترسی	دسترسی نامحدود شریک بیرونی به تمام داده‌ها	کنترل دقیق میزان دسترسی تیم برون‌سپار
یکپارچگی با فروش و انبار	ورود دستی و تکراری اطلاعات، افزایش خطای انسانی	انتقال خودکار و بدون خطای داده بین بخش‌ها

جمع‌بندی

برون سپاری حسابداری نه راه حل جادویی است که هزینه‌ها را کاهش می‌دهد و نه یک ریسک ذاتی و اجتناب‌ناپذیر است که امنیت مالی کسب و کار با خطر مواجه کند. نتیجه نهایی این تصمیم در کسب و کارها به دو عامل مهمی بستگی دارد. اول انتخاب درست مدل برون سپاری متناسب با اندازه، حساسیت داده و مرحله رشد کسب و کار و دوم وجود یا عدم وجود ابزاری که در طول همکاری، شفافیت و دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات مالی برای کسب و کار را حفظ کند.

علت اصلی همه ریسک‌هایی که درباره برون سپاری فعالیت‌های حسابداری گفته شد، نبود زیرساخت نظارتی مناسب است. کسب و کارها برای اجرای صحیح این فرایند باید نیازها و فرایندهای مالی نیازمند برون سپاری را مشخص کرده و بر اساس عوامل مختلف مدلی را انتخاب کنند که امکان نظارت لحظه‌ای و به‌روز بر وضعیت مالی را برای آن‌ها فراهم کند. کسب و کارها در صورتی که یک رویکرد گام به گام و مبتنی بر فناوری را در برون سپاری انتخاب کنند، می‌توانند از مزایای واقعی این فرایند بدون از دست دادن کنترل خود بر حیاتی‌ترین بخش کسب و کار،‌ بهره‌مند شوند.

 

سؤالات متداول

۱. برون سپاری حسابداری برای چه نوع کسب و کارهایی مناسب‌تر است؟

عمدتاً برای کسب و کارهای کوچک و نوپا که هنوز واحد مالی مستقل ندارند، کسب و کارهای فصلی با نوسان شدید حجم کار مالی، و شرکت‌هایی که به‌دنبال کاهش هزینه‌های ثابت پرسنلی هستند، مناسب‌تر است.

۲. هزینه برون سپاری حسابداری معمولاً چگونه محاسبه می‌شود؟

معمولاً بر اساس یکی از دو مدل: نرخ ثابت ماهانه صرف‌نظر از حجم کار، یا نرخ متغیر بر اساس تعداد اسناد و پیچیدگی تراکنش‌های ماهانه محاسبه می‌شود.

۳. آیا برون سپاری حسابداری امنیت اطلاعات مالی را به خطر می‌اندازد؟

ریسک افشای اطلاعات وجود دارد، اما با امضای توافق‌نامه محرمانگی مشخص و استفاده از ابزارهایی که سطح دسترسی شریک بیرونی را محدود می‌کنند، این ریسک تا حد زیادی قابل مدیریت است.

۴. تفاوت برون سپاری کامل و برون سپاری جزئی چیست؟

در برون سپاری کامل، تمام فرآیندهای مالی به شریک بیرونی واگذار می‌شود؛ در برون سپاری جزئی، تنها بخش‌های مشخصی مانند حقوق و دستمزد یا اظهارنامه مالیاتی واگذار می‌شود و بقیه فرآیندها داخلی باقی می‌مانند.

۵. چطور بفهمیم زمان مناسب برای استخدام حسابدار داخلی به‌جای برون سپاری فرا رسیده است؟

وقتی حجم تراکنش‌های ماهانه به‌طور محسوس افزایش یابد و هزینه برون سپاری مبتنی بر حجم بالاتر از هزینه تمام‌شده یک نیروی داخلی تمام‌وقت شود، معمولاً زمان بازنگری در مدل فرا رسیده است.

۶. آیا می‌توان بخشی از حسابداری را برون سپاری و بخشی را داخلی نگه داشت؟

بله؛ این دقیقاً همان مدل «برون سپاری جزئی» است که برای بسیاری از کسب و کارهای متوسط، تعادل مناسبی بین صرفه‌جویی هزینه و حفظ کنترل داخلی ایجاد می‌کند.

۷. نرم‌افزار حسابداری چه نقشی در کاهش ریسک برون سپاری دارد؟

نرم‌افزار حسابداری مشترک امکان دسترسی لحظه‌ای کسب و کار به داده‌های مالی، تعریف سطوح دسترسی برای شریک بیرونی، و جلوگیری از تاخیر در گزارش‌دهی را فراهم می‌کند؛ که مستقیماً بزرگ‌ترین ریسک‌های مدل سنتی برون سپاری را کاهش می‌دهد.