مقالات

فاکتور رسمی چیست؟ فاکتور رسمی فروش چه ویژگی هایی دارد؟

می دانیم وظیفه اصلی حسابدار ثبت تمام تراکنش های مالی مربوط به شرکت است. به همین دلیل است که حسابداران همواره فاکتور به دست در حال ثبت اطلاعات فاکتورهای خرید و فروش در نرم افزار حسابداری هستند. در واقع فاکتورهای خرید و نرم افزار حسابداری دو ابزار کار اصلی حسابدار هستند.

حتما تا به حال فاکتور رسمی و فاکتور غیررسمی به گوشتان خورده است. در این مقاله سعی داریم با تعریف فاکتور رسمی و تفاوت آن با فاکتور غیررسمی آشنا شویم.

فاکتور رسمی چیست؟

امروزه هر واحد اقتصادی صرف نظر از بزرگ یا کوچک بودن آن و اینکه محصولات ارائه می دهد یا خدمات باید برای تمام معاملات انجام داده فاکتور صادر نماید. در واقع این فاکتور سندی است که برای تایید انجام معامله بین فروشنده و خریدار امضا می شود. از آنجا که سازمان امور مالیاتی از طریق فاکتورهای صادر شده توسط واحدهای اقتصادی می تواند بر فعالیت های آنها نظارت داشته باشد، باید فاکتور صادر شده بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده و مورد تایید دارایی باشد. به فاکتورهای مورد تایید دارایی که دارای ویژگی های مشخص هستند، فاکتور رسمی گفته می شود.

ویژگی های فاکتور رسمی مورد تایید دارایی

همان طور که گفتیم فاکتور رسمی باید بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی باشد و بر همین اساس می توان فاکتور رسمی را از فاکتور غیررسمی متمایز نمود. در ادامه ویژگی های لازم برای فاکتور رسمی را لیست کرده ایم. البته بد نیست در اینجا یادآوری کنیم امروزه به کمک نرم افزارهای حسابداری ارائه شده به بازار می توان به راحتی انواع فاکتور مانند فاکتور رسمی، فاکتور بازرگانی، فاکتور انبار، فاکتور فروشگاهی، فاکتور نمایشی و یا فاکتور شخصی بر اساس چارچوب تعریف شده در نرم افزار و اطلاعات مالی ثبت شده در آن صادر نمود.

  • شماره سریال : مهم ترین ویژگی فاکتورهای رسمی، شماره سریال مربوط به هر فاکتور است. شماره سریال فاکتور باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی و یا کمی برجسته باشد تا بتوان به راحتی آن را شناسایی نمود.
  • اطلاعات دقیق خریدار و فروشنده : در فاکتورهای رسمی لازم است مشخصات دقیق فروشنده و خریدار (اشخاص حقیقی یا حقوقی) ازجمله کد اقتصادی، کد یا شناسه ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی و شماره تماس ذکر شود.
  • تخفیفات، مالیات و عوارض : ازجمله ویژگی های مهم در فاکتور رسمی روشن و شفاف بودن اطلاعات است. در نتیجه می بایست تعداد و قیمت کالا یا خدمات عرضه شده کاملا دقیق و شفاف در فاکتور ذکر شوند. تخفیفات در نظر گرفته شده برای هر فاکتور اعمال و پس از آن مالیات و عوارض محاسبه شود.
  • مهر و امضاء : فاکتور نیز مانند هر نامه یا برگه رسمی می بایست دارای مهم و امضاء بوده و فاقد هر گونه خط خوردگی باشد.

 فاکتور رسمی فروش

در کنار ویژگی های گفته شده بد نیست به چند مورد مهم در رابطه با صدور فاکتور رسمی اشاره نماییم:

لازم است همواره اصل فاکتور رسمی به سازمان مالیات ارائه شود و تصویر یا کپی آن مورد قبول سازمان مالیات نخواهد بود.

برای چاپ فاکتور رسمی می توان از کاغذ تحریر 80 گرمی برای پرینت و یا کاغذ تحریر 60 گرمی برای نوشتن به صورت دستی استفاده کرد.

اغلب سایز برگه های فاکتور رسمی A4 است که بسته به اندازه و اقلام موجود در فاکتور استفاده از برگه A5 مانعی ندارد.

فاکتورهای تهیه شده با اکسل که توسط پرینتر معمولی چاپ می شود، مورد تایید وزارت دارایی نخواهد بود. زیرا همان طور که در بالا به آن اشاره کردیم، ویژگی مهم فاکتور رسمی شماره شناسایی فاکتور با رنگ قرمز است که فاکتورهای تهیه شده با اکسل فاقد این ویژگی مهم هستند.

اما فاکتورهایی که توسط نرم افزارهای حسابداری معتبر ارائه می شوند به دلیل سریالی بودن شماره فاکتور برای وزارت دارایی معتبر خواهند بود.

در صورتی که یک شرکت با واحدهای اقتصادی کوچک همکاری می کند و هزینه معاملات آنها جزئی است می توان به جای صدور فاکتور رسمی از فرم داخلی یا گزارش های تنخواه برای ثبت هزینه ها بهره برد.

ارزش افزوده در فاکتورهای رسمی باید محاسبه شود، در غیر این صورت فاکتور غیررسمی خواهد بود و مورد تایید وزارت دارایی قرار نمی گیرد.

چه افردی ملزم به صدور فاکتور رسمی هستند؟

همان طور که گفتیم در فاکتور رسمی باید ارزش افزوده برای مبلغ کالا یا خدمات معامله شده محاسبه شود. بنابراین تمام بنگاه های اقتصادی که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده می شوند، ملزم به صدور فاکتور رسمی برای تمام معاملات انجام شده هستند. در زیر گروه های مشمول ذکر شده اند:

  • تمام اشخاص حقوقی
  • بنگاه های اقتصادی دارای گواهی ارزش افزوده
  • اصناف و بازاریابان دارای شماره اقتصادی
  • فروشندگان فعال به صورت شخص حقیقی یا بنگاه های اقتصادی بزرگ

 

روش های شناسایی فاکتور رسمی از فاکتور صوری

لازم است پیش از شروع بحث با فاکتورهای صوری آشنا شویم. گاهی برخی شرکت ها به دلیل پایین بودن خریدها در طول دوره مالی و با هدف افزودن هزینه های طول دوره، فاکتورهایی را بدون انجام معاملات صادر می کنند. به همین دلیل این فاکتورها ماهیت قانونی دارند ولی کاربرد و روش استفاده آنها متفاوت از فاکتورهای رسمی است. در واقع فاکتورهای صوری با هدف حسابسازی و کم کردن هزینه ها از درآمد واحد اقتصادی صادر می شوند. صدور فاکتورهای صوری امری کاملا غیرقانونی است و سازمان امور مالیاتی به روش های مختلفی می تواند این فاکتورها را شناسایی نماید. در ادامه برخی از این روش ها لیست شده اند:

  • بررسی اعتبار گواهی ارزش افزوده
  • بررسی اسناد حمل بار مانند بیجک ها و بارنامه ها
  • بررسی فروشندگان کالا و خدمات از طریق کد فروش
  • کنترل مستندات پرداخت های انجام شده همچون چک بانکی و فیش های واریزی
  • ارزیابی همخوانی کالا و خدمات ذکر شده در فاکتور با زمینه فعالیت شرکت صادر کننده فاکتور
  • بررسی فعال بودن کد اقتصادی و شناسه ملی فروشنده

 

در کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه، صدور فاکتور رسمی برای تمام خرید و فروش های انجام شده توسط واحدهای اقتصادی با هدف شفافیت در معاملات انجام شده و محاسبه مالیات هر واحد در نظر گرفته شده است.

بسیار اتفاق افتاده است که حسابداران با عدم توجه به نکات بسیار ساده و پیش افتاده مانند عدم رعایت اصول صدور فاکتور رسمی برای شرکت جرایم مالیاتی را باعث شوند. البته امروزه با ورود نرم افزارهای حسابداری استانداردف صدور فاکتورهای رسمی کار چندان سختی نیست. اغلب نرم افزارهای حسابداری امکان صدور فاکتورهای مختلف مانند فاکتور بازرگانی، فاکتور فروشگاهی و یا فاکتور انبار را برای کاربران خود در نظر گرفته اند. شرکت فناوری اطلاعات پارمیس نیز در تمام محصولات خود امکان صدور فاکتور در چارچوب ویزگی های فاکتور مورد تایید وزارت دارایی را در نظر گرفته است. به گونه ای که حسابدار می تواند موارد ذکر شده در فاکتور را بر اساس نیاز خود تعیین و فاکتور با شماری سریال معتبر را چاپ نماید.

 

ارسال نظر

کادرهایی که با علامت (*) مشخص شده اند وارد کردن اطلاعات در آنها الزامی می باشد. کد HTML مجاز نیست.

عضویت در خبرنامه پارمیس

با عضویت در خبرنامه، داغ ترین مطالب هفتگی وبلاگ پارمیس را دریافت کنید!