تفاوت روش ادواری و دائمی در سیستم های حسابداری

مدیریت موجودی کالا در سیستم های حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار است. کالا نقشی محوری را در کسب‌ و‌کارهای تولیدی، صنعتی و در بسیاری از واحدهای خدماتی ایفا می‌کند. در این شرکتها فرایند تولید و در نهایت محصول نهایی همگی حول محور کالا و ارزش ریالی آن هویت پیدا می‌کنند. در شرکت‌های خدماتی نیز، کالاهای مصرفی و مواد اولیه، نقشی موثر در تعیین بهای نهایی خدمات و  سود و زیان کسب‌ و‌کارها دارند. آیا با سیستم ادواری و دائمی آشنا هستید؟ آیا می دانید تفاوت روش ادواری و دائمی چیست؟

با توجه به اهمیت کالا در حسابداری کسب‌ و‌کارها، دو روش مشخص مدیریت موجودی قابل تعریف است که در این مقاله به آنها خواهیم پرداخت. این دو روش، یعنی این روش ها با توجه به ویژگی‌های کسب‌ و‌کارها، مورد استفاده قرار می‌گیرند. در این مقاله از پارمیس ابتدا به تعریف این دو روش و در ادامه به بیان تفاوت روش ادواری و دائمی در سیستم های حسابداری می‌پردازیم.

سیستم‌های موجودی کالا در حسابداری

همانطور که اشاره کردیم، در کل سیستم‌های موجودی کالا در حسابداری به دو دسته تقسیم می‌شوند.

• سیستم ادواری موجودی کالا
• سیستم دائمی موجودی کالا

کسب‌ و‌کارهای مختلف، متناسب با مشخصات و ویژگی‌های کسب‌ و‌کار خود و نوع کالای مصرفی در آن کسب‌ و‌کار، یکی از روش‌های زیر را انتخاب می‌کنند. به همین دلیل برای انتخاب بهتر، درک تفاوت روش ادواری و دائمی برای حسابداران این کسب و کارها از اهمیت بالایی برخوردار است.

سیستم ادواری موجودی کالا

سیستم ادواری موجودی کالا در واحدهای تجاری با کالاهای نسبتاً ارزان و تعداد و تنوع بالای کالا مورد استفاده است. در این سیستم‌ها برای مثال خواروبار فروشی و یا فروشگاه‌های زنجیره‌ای مواد غذایی، بدون استفاده از تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مدیریت کالا و انبار، مدیریت کالا با دشواری‌ها و خطاهای انسانی بسیاری مواجه می‌شود. زیرا تنوع و گردش بالای موجودی انبار به حدی بالاست که ثبت این اطلاعات به صورت دستی بسیار مشکل خواهد بود.

حتما مطالعه کنید: نرم افزار حقوق و دستمزد

سیستم دائمی موجودی کالا

در سیستم دائمی موجودی کالا، واحد تجاری سابقه‌ مستمر از موجودی کالا را در اختیار دارد. در این سیستمها، تعداد و تنوع کالا بسیار کم است و گردش کالا در انبار در طول یک دوره مالی بسیار کمتر از سیستم ادواری است و کالاها در ابعاد بزرگتر و با قیمت بسیار بالا مورد استفاده هستند. برای مثال شرکتی را در حوزه ارائه خدمات تعمیر توربین‌های بخار نیروگاه‌ها در نظر بگیرید.

یکی از موجودی‌های اصلی انبار این کسب‌ و‌ کار موتورهای سوختی عظیم نیروگاهی است که ممکن است تنها دو عدد از آنها در انبار این شرکت موجود باشد و در طول سال مالی مورد استفاده قرار نگیرد. به عنوان یکی از موارد تفاوت روش ادواری و دائمی، انبارداری، انبارگردانی و تعیین موجودی کالا در این سیستم در مقایسه با سیستم ادواری بسیار سریع‌تر و ساده‌تر خواهد بود.

تفاوت‌های اصلی سیستم‌ های ادواری و دائمی

در روش‌های ادواری و دائمی، تفاوت‌های اساسی در سیستم مدیریت کالا و انبار وجود دارد. همانطور که در توضیحات بالا اشاره کردیم، ماهیت کسب و کارها و نوع گردش کالا در واحدهای تجاری نقشی کلیدی در ایجاد این تفاوت‌ها دارند. به طور کلی می‌توان به این موارد به عنوان تفاوت این روش در سیستم‌های حسابداری اشاره کرد:

از کدام سیستم حسابداری استفاده کنیم؟

با آگاهی از تفاوت روش‌های ادواری و دائمی در حسابداری، واحد تجاری می‌توانند یکی از این دو سیستم را برای مدیریت موجودی انبار و ارزش ریالی آن استفاده کنند. با توجه به نوسانات ارز و تورم بالا در سال‌های اخیر، آگاهی لحظه ‌ای از موجودی انبار و ارزش ریالی آن برای صاحبان کسب و کارها بسیار مهم است. به همین دلیل استفاده از روش دائمی به علت ثبت سند گردش کالا در این سیستم انتخاب معقول‌تری برای کسب وکارها خواهد بود. البته روند تغییر در حسابداری کسب و کارها و تقاضای مشتریان برای نرم افزار حسابداری با قابلیت پشتیبانی از سیستم دائمی نیز تایید کننده همین رویکرد است.

خبرنامه پارمیس را از دست ندهید!

هر هفته محتوای اختصاصی و جدیدترین اخبار، مقالات آموزشی حسابداری، مالی و مدیریتی را برای شما میفرستیم.

عضویت

چرخه عملیات خرید و فروش در سیستم های ادواری و دائمی

در یک واحد بازرگانی، چرخه عملیات از روند ثابتی پیروی می‌کند. بر این اساس، واحد بازرگانی ابتدا کالا را خریداری می‌کند (یا به صورت امانی تهیه می‌کند). در مرحله بعد موجودی واحد تجاری، به مشتریان فروخته می‌شود. وجه نقد حاصل از فروش نیز برای خرید مجدد کالا به حجم یکسان و یا بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرد و این چرخه تکرار می‌شود.

در این چرخه کالا تهیه می‌شود. در مرحله بعد فروش به صورت نسیه یا اقساط اتفاق می‌افتد و وجوه دریافتی در حساب‌های دریافتنی ثبت می‌شوند. این وجوه در ادامه به وجوه نقد منتقل می‌شوند و برای تامین مجدد کالا و حفظ چرخه مورد استفاده قرار می‌گیرند. در تمامی واحدهای تجاری فارق از تفاوت روش ادواری و دائمی در سیستم‌های حسابداری، هدف کوتاه‌تر کردن چرخه خرید و فروش و فعال نگه داشتن دارایی‌هاست. با افزایش سرعت در این چرخه، سودآوری نیز افزایش پیدا می‌کند.

خرید و فروش کالای تجاری در سیستم دائمی

در راستای بررسی تفاوت روش ادواری و دائمی و درک بهتر فرایند خرید کالا در سیستم دائمی، به یک مثال اشاره می‌کنیم. در یک واحد تجاری فروش لوازم خانگی، برخلاف یک فروشگاه خواروبار و یا سوپرمارکت، اجناس از ارزش ریالی بالا برخوردارند. علاوه بر این امکان فروش کالا در بازه‌های زمانی طولانی نیز وجود دارد. پس منطقی است که این واحد تجاری از سیستم دائمی در حسابداری خود استفاده کند.

باید بدانید: نرم افزار تولیدی

فرایند خرید در سیستم حسابداری دائمی

صاحب فروشگاه لوازم خانگی برای تامین کالا نسبت به خرید اقدام می‌کند. در این مرحله صاحب فروشگاه برای شرکت تولید کننده لوازم خانگی و یا توزیع کننده محصولات، سفارش خرید ثبت می‌کند و برای آن شرکت ارسال می‌کند. شرکت تولید کننده اجناس و فاکتور فروش را به فروشنده لوازم خانگی تحویل می‌دهد.

این فاکتور فروش به عنوان صورتحساب تلقی می‌شود. در این مرحله و پیش از پرداخت مبلغ کالا به تولید کننده، فروشگاه در حساب موجودی کالا به عنوان بدهکار و تولید کننده به عنوان بستانکار ثبت می‌شوند. همراه با این سند، رسید انبار برای برگه ورود کالا به انبار نیز صادر می‌شود. در زمان پرداخت مبلغ فاکتور نیز تامین کننده به عنوان بدهکار و بانک میزبان حساب صاحب فروشگاه به عنوان بستانکار تلقی می‌شوند.

• حساب موجودی کالا: بدهکار
• تامین کننده کالا / تولید کننده : بستانکار

• تامین کننده / تولید کننده: بدهکار
• حساب صندوق/بانک/اسناد پرداختنی/حساب پرداختنی: بستانکار

فرایند فروش کالا در سیستم حسابداری دائمی

در ادامه مبحث تفاوت روش ادواری و دائمی به بررسی فرایند فروش می‌پردازیم. حال که فروشنده لوازم خانگی کالا و موجودی انبار خود را تامین کرده است، باید منتظر مراجعه مشتریان باشد. فرض می‌کنیم مشتری یکی از اقلام را انتخاب کرده است. در این مرحله، فاکتور فروش به عنوان اولین سند ثبت می‌شود. مشتری در این سند بدهکار و حساب فروش بستانکار تلقی می‌شود.

در مرحله بعد حواله انبار برای خروج کالا از انبار صادر می‌شود. سپس سندی با دو ستون، حساب بهای تمام شده کالا به عنوان بدهکار و موجودی کالا با نرم افزار انبارداری به عنوان بستانکار ثبت می‌شود. در زمان دریافت وجه نیز سندی با دو ستون، بانک یا صندوق به عنوان بدهکار و مشتری به عنوان بستانکار ثبت می‌شود.

• مشتری: بدهکار
• حساب فروش: بستانکار

راهکارهای نرم افزار پارمیس برای همه کسب و کارها

فروشگاهی

شرکتی

تولیدی

بازرگانی

خدماتی

اصناف

• بهای تمام شده: بدهکار
• موجودی محصول: بستانکار

• صندوق/بانک/اسناد دریافتنی/حساب دریافتنی: بدهکار
• مشتری: بستانکار

خرید و فروش کالای تجاری در سیستم ادواری

سوپرمارکت‌ها بهترین نمونه کسب و کارهایی هستند که کار با سیستمی غیر از سیستم ادواری در آنها غیرممکن است. در این کسب و کارها، نه تنها تنوع و تعداد کالاها بالاست، بلکه کالاها به صورت روزانه در گردش هستند.

فرایند تامین کالا در حسابداری ادواری

در این روش حسابداری، تامین کالا از طریق توزیع کننده‌ها و یا توسط صاحب کسب و کار انجام می شود. فرض کنید که یک فروشگاه اجناس خود را از طریق توزیع کننده تامین می‌کند. با مراجعه توزیع کننده، سفارش از صاحب فروشگاه گرفته می‌شود و فاکتور خرید کالا برای صاحب فروشگاه صادر می‌شود.

در زمان تحویل اجناس به فروشگاه، اولین سند ثبت می‌شود. این سند شامل دو ستون اصلی، تامین کننده اجناس به عنوان بستانکار و حساب خرید به عنوان بدهکار است. سیستم ادواری برای انبار سندی ثبت نمی‌کند. در زمان تسویه با تامین کننده نیز سندی با دو ستون اصلی شامل تامین کننده به عنوان بدهکار و صندوق و یا بانک به عنوان بستانکار ثبت می شود. در ادامه به تفاوت روش ادواری و دائمی در فرایند خرید و فروش می‌پردازیم.

• حساب خرید: بدهکار
• تامین کننده اجناس: بستانکار

• تامین کننده / تولید کننده: بدهکار
• حساب صندوق/بانک/اسناد پرداختنی/حساب پرداختنی: بستانکار

فرایند فروش کالا در حسابداری ادواری

هنگام مراجعه مشتری به سوپرمارکت، اجناس خریداری شده توسط مشتری، در قالب یک فاکتور فروش ثبت می‌شوند. در این فاکتور، مشتری به عنوان بدهکار و حساب فروش به عنوان بستانکار در نظر گرفته می‌شود. همراه با پرداخت وجه توسط مشتری، سند دوم با دو ستون اصلی شامل بانک یا صندوق به عنوان بدهکار و مشتری به عنوان بستانکار ثبت می‌شود.

• مشتری: بدهکار
• حساب فروش: بستانکار

• صندوق/بانک/اسناد دریافتنی/حساب دریافتنی: بدهکار
• مشتری: بستانکار

تفاوت و شباهت عملیات فروش در روش ادواری و دائمی

با توجه به توضیحات بالا درباره تفاوت روش ادواری و دائمی، می‌توان به چند تفاوت در رابطه با فرایند بازرگانی در این سیستم اشاره نمود:

• برای اعمال تخفیفات خرید کالا در سیستم ادواری، از حساب کسورات خرید استفاده می شود، این در حالی است که در حسابداری دائمی تخفیفات خرید کالا مستقیماً بر روی حساب موجودی کالا اعمال می شود.
• در حسابداری ادواری، برخلاف حسابداری دائمی، برای ورود کالا به انبار سند مجزا صادر نمی‌شود.
• در صورت فروش اقساطی در هر دو سیستم، سند پرداخت مجزا به ازای هر پرداخت قسط صادر می‌شود.

بیشتر بدانید: نرم افزار حسابداری فروشگاهی

روش های تعیین بهای تمام شده کالا

علی‌رغم تفاوت روش ادواری و دائمی، در هر دو سیستم تعیین بهای نهایی از اهمیت بالایی برخوردار است. تعیین بهای تمام شده کالای فروش رفته در کسب و کارها از طریق 4 روش استاندارد انجام می‌پذیرد.

• روش اولین صادره از اولین وارده (FIFO)
•  اولین صادره از آخرین وارده (LIFO)
• روش میانگین
• روش شناسایی ویژه (برای اقلام منحصر به فرد استفاده می‌شود)

در این مقاله به اختصار این روش‌ها را معرفی می‌کنیم، اما در صورت تمایل می‌توانید در مقاله بهای تمام شده کالای فروش رفته به جزییات بیشتری در این حوزه دست پیدا کنید.

معایب و مزیت های روش FIFO

در روش فایفو اولین کالاهایی که خریداری یا تولید می‌شوند، در ابتدا به فروش می‌رسند. از مزیت‌های این روش می‌توان به این موارد اشاره کرد:

• اصل مقابله هزینه ها با درامد رعایت می شود.
• مالیات بر درامد کمتر پرداخت می شود و در نتیجه نقدینگی بیشتر می شود

در مقابل معایب استفاده از این روش از این قرارند:

سود هر سهم تصويری نادرست از قدرت سودآوری شركت يا واحد تجاری را ارائه می‌دهد.

• گزارش غیر واقعی موجودی کالای اخر دوره در تازنامه
• تحریف سود در صورت زیان

معایب و مزیت های روش LIFO

در روش لایفو آخرین کالاهای اضافه شده به موجودی کالا ابتدا به فروش می‌رسند. از مزایای این روش می توان به این موارد اشاره کرد:

• بهای جاری برای موجودی کالا همواره در اخر دوره گزارش می شود.
• سودی بیشتر از واقع گزارش می شود

در مقابل می‌توان به این موارد به عنوان معایب استفاده از فایفو اشاره کرد:

• عدم رعایت اصل تطابق
• متورم ساختن سود در دوره تورمی
• نادیده گرفتن بهای جایگزینی در محاسبه سود

روش نرخ میانگین

در روش میانگین، کل کالاهای خریداری یا تولید شده در یک دوره تقسیم بر تعداد کل اقلام خریداری یا تولید شده می‌شود. سپس این عدد را به بهای نهایی کالای فروش رفته اختصاص می‌دهیم. توجه کنید که در هر دو روش، علی رغم تفاوت روش ادواری و دائمی، می‌توانید از این روش‌ها برای تعیین بهای نهایی کالا استفاده کنید.

زیر سیستم‌های یکپارچه استار

روش شناسایی ویژه

شناسايی ويژه‌ روشی است‌ كه‌ در آن‌، مخارج‌ مختص‌ هر يک از اقلام‌ موجودی به‌ آن‌ قلم‌ کالا اختصاص‌ دارد. اين‌ روش‌ برای اقلامی مناسب‌ است‌ كه‌ صرف‌نظر از فرايند خريد يا توليد قابل‌ تشخيص‌ هستند.

حتما مطالعه کنید: پایانه فروشگاهی چیست؟

سیستم دائمی و ادواری برای چه شرکت هایی مناسب است؟ 

روش دائمی، گزینه ای عالی جهت بنگاههای تجاری دارای ارزش موجودی اجناسی گرانبها همچون جواهرات و اتومبیل به شمار میرود. اما در مقابل، شرکتهایی با ارزش موجودی کم مثل رستورانها و سوپرمارکتها میتوانند از روش ادواری استفاده کنند.

 کار اصلی شرکتهای بازرگانی و تجاری، خرید و فروش بوده و قسمت عمده دارایی آنها موجودی کالاهایشان است. از این رو، استفاده از هر دو شیوه ادواری و دائمی جهت حفظ و نگهداری این موجودی یا دارایی شرکتها به بنگاههای اقتصادی پیشنهاد میشود. 

در مجموع می توان گفت که، در روش ادواری به علت عدم استفاده از حساب موجودی کالا در ثبت سند حسابداری به هیچ وجه نمی توان از موجودی کالاها گزارشهای لحظه ای گرفت. در نتیجه، مدیر مجموعه نمیتواند به سیستم اطلاعات مرتبط با موجودی کالاها در هر زمانی دسترسی داشته باشد. 

کلیه واحدهای تجاری با ارائه کالاهایی نسبتاٌ ارزان امکان استفاده از این نوع سیستم را دارند. هزینه نگهداری سابقه موجودی اجناس در این سازمانهای اقتصادی از منافع آن به مراتب بیشتر است.

 از این جهت، حسابداران مشغول به کار در شرکتها و یا کلیه شرکتهای حسابداری، الزاماٌ باید حداقل یک بار در سال برای شمارش فیزیکی موجودی کالاها اقدام کنند.

 چرا که اینگونه می توانند از آنها برای تهیه صورتهای مالی بهره بگیرند. در نتیجه، اگر بخواهیم موجودی کالاهای انبار معرف ارزش آنها باشد، استفاده از روش دائمی بسیار توصیه میشود. 

مزایا و معایب روش شناسایی ویژه 

از میان مزایای این شیوه میتوان به رعایت اصل تطبیق هزینه و درآمد اشاره کرد. اما در مقابل، وقت گیر و هزینه بر بودن روش شناسایی ویژه نیز از معایب این شیوه است. 

سرفصل حسابها در روش ثبت ادواری و دائمی 

در روش ثبت ادواری، سرفصل حسابهای لازم شامل سه مورد مهم برگشت از خرید و تخفیفات، خرید و موجودی کالا میشود.

 اما در شیوه ثبت دائمی، این سرفصلهای مورد نیاز مواردی مانند خرید، موجودی کالا، برگشت از خرید و تخفیفات، فروش و برگشت از خرید و تخفیفات را شامل میشوند.  

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی تفاوت روش ادواری و دائمی و فرایندهای خرید  و فرش در این دو سیستم پرداختیم. از مهمترین تفاوت های این دو روش در حسابداری می‌توان دسترسی لحظه‌ای کاربران به ارزش ریالی موجودی کالا اشاره کرد. این در حالی است که در سیستم ادوار، برای هر بار درخواست موجودی، نیاز به انبارگردانی مجدد وجود دارد. در کل با توجه به نوسانات بازار و ارز، استفاده از سیستم دائمی بنا به ویژگی های این سیستم مورد اقبال بیشتری بوده است.

سوالات متداول درباره تفاوت روش ادواری و دائمی

1. تفاوت اصلی روش ادواری و دائمی چیست؟
   اصلی ترین و مهم ترین تفاوت روش ادواری و دائمی دسترسی لحظه ای کاربران به ارزش ریالی موجودی کالاها است.
2. از روش ادواری استفاده کنیم یا از روش دائمی؟
   به دلیل نوسانات بسیار زیاد ارز در سالاهای اخیر شما باید لحظه ای از موجودی انبار و ارزش ریالی کالاها آگاهی داشته باشید پس روش ادورای انتخاب مناسب تری است.