سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟ + مراحل، فرآیند و کاربرد | پارمیس

وجود سیستم اطلاعات حسابداری را می‌توان یکی از مباحث مهم در کلیه مجموعه‌های اقتصادی موفق دانست. این سیستم‌ها، از انواع مختلفی همچون سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری، برنامه‌ریزی منابع انسانی و اطلاعاتی مدیریت تشکیل می‌شوند.

از طریق سیستم اطلاعات حسابداری، امکان آماده کردن گزارش‌های مالی سازمان و ارائه بهترین و مناسب‌ترین راهکارها جهت تصمیم‌گیرنده‌های بیرونی برای تحلیل و بررسی تصمیمات و گرفتن بهترین آن‌ها برایتان وجود دارد. در این مطلب، با ذکر معنا و مفهوم AIS و اهداف و کاربرد آن در سازمان در خدمت شما عزیزان همیشه همراه هستیم. 

سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟ 

AIS به مجموعه‌ای از اجزاء به هم پیوسته گفته می‌شود که، هر سازمانی از آن جهت گزارش اطلاعات مالی، بازاریابی، پردازش، مدیریت، ذخیره و جمع‌آوری اطلاعات مالی از آن بهره می‌گیرد. به واسطه گزارشات دریافتی از Accounting Information Systems امکان رسیدگی به اوضاع سازمان و تحلیل و بررسی آن را دارید. 

بعلاوه، این سیستم را می‌توان منبع موثق و مهمی جهت تصمیمات تجاری و مالی در هر شرکتی به شمار آورد. یک AIS، جزئی از سیستم کل سازمان را تشکیل می‌دهد و همچون دیگر سیستم‌های باز از عوامل اجتماعی، سیاسی و اقتصادی تأثیر می‌گیرد. 

کاربردهای سیستم اطلاعات حسابداری در سازمان 

از طریق گزارشات دریافتی از سیستم حسابداری سازمان امکان بررسی و تحلیل وضعیت شرکت برایتان فراهم می‌شود. فراموش نکنید که، جهت بهره‌گیری از AIS باید از شیوه‌های متلفی همچون منابع فناوری مدرن و اصول حسابداری عمومی استفاده کنید. کاربرد اولیه Accounting Information Systems کمک به گرفتن تصمیمات لازم در حوزه مالی برای هر سازمانی است. فرد استفاده کننده از این سیستم، امکان اخذ تصمیماتی را بر طبق اطلاعات فراهم شده دارد. این اشخاص در دو گروه زیر دسته‌بندی می‌شوند: 

• استفاده کننده‌های خارجی 

AIS، کلیه اطلاعات لازم را از افراد تصمیم‌گیرنده دریافت و ارائه می‌کند. از این رو، آن‌ها امکان انتخاب از میان گزینه‌هایی متنوع را جهت بهره‌برداری دارند. کلیه فعالیت‌های اقتصادی و تجاری هر مجموعه‌ای براساس این سیستم کاربردی به عالی‌ترین نحو ممکن صورت می‌پذیرد. AIS، همواره یکی از بهترین رابط‌هایی است که، امکان فعالیت بین کلیه سرمایه‌گذارها و امور تجاری آن‌ها را دارد. در این سیستم، می‌توانید به امکانات و قابلیت‌های متنوعی دسترسی داشته باشید. اما فراموش نکنید که، فرایندها و شیوه‌های پیچیده‌ای برای آن‌ها طراحی شده که الزاماٌ باید با آن‌ها آشنایی کافی را پیدا کنید. 

• استفاده کننده‌های داخلی 

مهم‌ترین افراد استفاده کننده از AIS، مدیران و مجریان هستند. آن‌ها به کمک AIS، امکان آماده‌سازی گزارشات فصلی و مدیریت امور مالی خود را دارند. آشنایی با بخش‌های مختلف این سیستم جهت استفاده آسان این قبیل از افراد از آن الزامی به نظر می‌رسد. 

خبرنامه پارمیس را از دست ندهید!

هر هفته محتوای اختصاصی و جدیدترین اخبار، مقالات آموزشی حسابداری، مالی و مدیریتی را برای شما میفرستیم.

عضویت

• تقسیم ‌بندی اجزای سیستم اطلاعات حسابداری 

هر AIS از شش قسمت اصلی تشکیل شده است. برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با هر یک از این بخش‌ها، نیاز به استفاده از آن‌ها دارید. شماری از اصلی‌ترین و مهم‌ترین این اجزا که باید برای شناسایی آن‌ها اقدامات لازم را انجام دهید شامل موارد زیر می‌شوند: 

• زیرساخت‌های فناوری اطلاعات 

از میان دیگر اجزاء Accounting Information Systems می‌توان از سیستم‌ها و شبکه‌های کامپیوتری یاد کرد که، امکان ارائه اطلاعات درون سیستم را به کاربران می‌‌دهد.  دسترسی افراد به اطلاعاتی متنوع در این مورد بسیار مهم بوده و همواره باید توجه لازم را به آن مبذول داشت. 

• نرم‌افزارها

داده‌های موجود در این بخش، جهت پردازش اهمیت بسیار زیادی دارد. امکان نصب نرم‌افزارهای زیادی بر روی سیستم وجود داشته که، هر یک از آن‌ها وظایف مختلفی را عهده‌دار بوده و الزاماٌ باید با آن‌ها آشنا باشید. هر کدام از این نرم‌افزارها و بخش‌ها را می‌توان به بهترین نحو ممکن جهت پردازش داده‌ها مورد استفاده قرار داد. 

• داده‌ها و اطلاعات

در این بخش‌ها، اطلاعات مالی گنجانده شده که مطابق فرایندهای کسب‌وکارتان می‌توان آن‌ها را مرتب کرد. امکان مشاهده و بررسی داده‌های حسابداری هر کدام از این قسمت‌ها در این اجزا و سیستم وجود دارد. 

•  دستورالعمل‌‌‌ها و روش‌ها

از این قسمت، جهت انجام فرایندهای جمع‌آوری استفاده می‌شود. البته، برای مدیریت کردن ذخیره‌سازی داده‌های مالی نیز از این قسمت می‌توان کمک گرفت. هر کدام از دستورالعمل‌‌ها و روش‌های موجود در حسابداری در این بخش قابل دسترسی هستند. 

• کارکنان سازمان

کارکنان را می‌توان از جمله اصلی‌ترین و مهم‌ترین کسانی دانست که، امکان استفاده از این سیستم را دارند. در حقیقت، از این افراد تحت عنوان کاربران سیستم یاد می‌شود. 

فرآیند اجرای سیستم اطلاعات حسابداری 

هر یک از قسمت‌های قرار گرفته در سیستم سازمان باید فرآیندهای مختلفی را جهت انجام شدن طی کند. جریان اجرا کردن AIS متنوع بوده و الزاماٌ باید آشنایی لازم را با آن داشته باشید. شماری از مهم‌ترین آن‌ها که بسیار مهم هستند شامل موارد زیر می‌شوند: 

• اولین قدم، ورود داده‌هاست. کلیه پرداخت‌ها و دریافت‌های نقدی موجود در یک سازمان الزاماٌ باید آن را در سیستم ثبت کرد. اما، قبل از هر چیز باید از مطابق اسناد معتبر بودن آن‌ها اطمینان حاصل بفرمایید. مواردی از جمله صورت‌حساب فروش، رسید دریافتی و فاکتورهای خرید را می‌توان در گروه مهم‌ترین مدارکی قرار داد که، از ابتدا باید برای وارد کردن آن‌ها اقدامات لازم را انجام دهید. 
• قدم دوم پردازش داده‌ها بوده که، پس از وارد کردن هر یک از مدارک لازم در AIS باید برای این امر اقدام کنید. شیوه‌های مختلفی جهت پردازش این اطلاعات وجود داشته که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم: 

الف: مدارک و اسناد اولیه را پردازش و در ادامه اقدامات لازم را برای انتقال به دفتر روزنامه عمومی انجام می‌دهد. نکته مورد توجه شما این است که، این مدارک و اسناد شامل مواردی از جمله هزینه‌ها، درآمدها و بدهی‌ها می‌گردد.
ب: ثبت‌های انجام شده الزاماٌ باید به حساب‌های دفتر کل منتقل شوند. در صورت زیاد بودن حجم رویدادهای مالی، استفاده از دفتر معین الزامی است. 

• قدم سوم، ستاده‌هاست که از آن‌‌ها تحت عنوان گزارش‌ها و صورت‌های مالی یاد می‌شود. ستاده‌ها را می‌توان نتیجه پردازش داده‌ها و اطلاعات در سیستم حسابداری به شمار آورد. صحت ثبت کردن رویدادهای حسابداری و مالی در دفتر روزنامه و منتقل کردن آن‌ها به دفتر کل در انتهای هر ماه با تهیه کردن تراز آزمایشی قابل تأیید است. 

تراز آزمایشی، مبنای کنترل کردن پردازش انجام شده بوده و به عنوان ستاده سیستم حسابداری جهت تهیه صورت‌های مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد. شماری از اطلاعات تراز آزمایشی، به عنوان بازخوردی جهت اصلاح کردن سیستم حسابداری به شکل داده‌‌هایی جدید به سیستم حسابداری ورود پیدا می‌کنند. 

• مورد چهارم، بازخورد است. اطمینان از ثبت رویدادها از اهمیت زیادی برخوردار است. اینگونه، امکان انتقال آن‌ها به دفتر کل وجود دارد. این قسمت از فرآیند از بخش‌های متنوعی تشکیل شده و باید به آن توجه لازم را به آن داشته باشید. داده‌های جدید در این قسمت برای بررسی وارد سیستم می‌گردند. 

مراحل طراحی سیستم اطلاعات حسابداری 

برای راه‌اندازی یک سیستم آن هم به بهترین شیوه ممکن، باید آشنایی کافی را با مراحل راه‌اندازی آن پیدا کنید. فراموش نکنید که، اجرای به ترتیب تمام این مراحل بسیار مهم بوده و نباید از آن غافل شوید. شماری از مهم‌ترین مراحل طراحی AIS شامل موارد زیر می‌شوند: 

• اولین مرحله، کسب شناخت از سیستم حسابداری در حال توسعه بوده که بسیار مهم است و باید آن را به خوبی مورد بررسی قرار داد. مشورت با افرادی حرفه‌ای در این رابطه فراموش نشود. 
• دومین مرحله، توسعه و تحقیق سیستم بوده که، دقت به آن الزامی است. در این مرحله، داشتن تحلیل تفصیلی یا عمومی ضرورت دارد. 
• سومین مرحله، طراحی عمومی است که، نباید از دقت به آن غافل شد. در این قسمت، امکان انجام طراحی سیستم حسابداری بدون هیچ اختلال و ایرادی و به بهترین شکل ممکن برایتان وجود دارد. 
• چهارمین مرحله، پیاده‌سازی و اجراست که، اجرای آن به بهترین نحو ممکن لازم‌الاجراست. در صورت طی دقیق مراحل پیشین این مرحله هم به بهترین شکل پیش می‌رود. 
• پنجمین مرحله، پشتیبانی بوده که، توجه به آن به عنوان وارسی سیستم حسابداری لازم است. 
• آخرین مرحله نگهداری سیستم است که، نمی‌توانید از آن غفلت کنید. 

جمع‌بندی

در حال حاضر، هر یک از مجموعه‌های اقتصادی، به AIS نیاز مبرمی داشته تا بدین‌وسیله از عهده اعمال مدیریت مالی خود بر بیایند. در این نوشته از گروه نرم‌افزاری پارمیس، سعی در ذکر اطلاعاتی کلیدی و مفید آن هم به زبانی روان و ساده برای شما داشتیم. امید است پس از کسب اطلاعاتی در مورد چرایی وجود Accounting Information Systems و مفهوم آن‌ها هر چه سریع‌تر مسیر پیشرفت را طی کرده و به اهداف مدنظر خود برسید. 

سوالات متداول