سند اختتامیه در حسابداری چیست؟ انواع و مراحل ثبت آن

سند اختتامیه یکی از مدارک مهم و پایانی در فرآیند مالی شرکت‌هاست که نقش مهمی در روشن‌سازی وضعیت سود و زیان ایفا می‌کند. این سند، که در پایان هر دوره مالی تهیه می‌شود، آخرین مرحله از ثبت‌های حسابداریست. در واقع، هر دوره مالی با ثبت سند افتتاحیه آغاز شده و با ثبت معاملات و گردآوری اطلاعات مالی ادامه پیدا می‌کند. پس از آن، ترازنامه تهیه شده و سود و زیان محاسبه می‌شود. در پایان، حساب‌های موقت بسته و اطلاعات به حساب‌های دائمی منتقل می‌شود. با ثبت سند اختتامیه، این چرخه حسابداری کامل می‌شود. در ادامه، به‌طور کامل با این سند و نحوه ثبت آن آشنا می‌شویم.

سند اختتامیه چیست؟

سند اختتامیه یکی از اسناد حسابداریست که در پایان سال مالی ثبت می‌شود و پایان‌دهنده‌ی عملیات حسابداری در آن می باشد. پیش از تهیه این سند، باید همه‌ حساب‌های موقت از جمله خرید، فروش، درآمد، هزینه‌ها و بهای تمام‌شده به‌طور کامل بسته شوند. با ثبت این سند، عملاً دیگر نمی‌توان سند حسابداری جدیدی برای آن سال مالی ثبت کرد. پس از اعمال اصلاحات لازم بر روی اسناد موقت و انتقال آن‌ها به دفتر کل، مانده‌ حساب‌ها صفر می‌شود و یک تراز آزمایشی شامل حساب‌های دائمی تهیه می‌گردد. نکته مهم که بستن کامل حساب‌های موقت باید حتماً پیش از ثبت سند اختتامیه انجام شود.

لزوم ثبت سند اختتامیه و بستن حساب‌ها در پایان دوره مالی

ثبت سند اختتامیه یکی از مراحل حیاتی در حسابداریست که در پایان هر دوره مالی انجام می‌شود. این فرآیند نقش مهمی در بستن حساب‌های موقت و آماده‌سازی سیستم مالی برای ورود به دوره جدید دارد. در طول سال مالی، ممکن است بسته شدن برخی حساب‌ها بنا به دلایل مختلفی صورت گیرد؛ برای نمونه، اگر یکی از مشتریان شرکت مبلغ ۷,۰۰۰,۰۰۰ ریال بدهکار باشد و شرکت این مبلغ را به عنوان تخفیف لحاظ کند، در این صورت، حساب دریافتنی به همان اندازه کاهش یافته و حساب تخفیف فروش افزایش پیدا می‌کند، و در نتیجه، حساب مربوط به آن مشتری بسته می‌شود.

در پایان دوره، ثبت سند اختتامیه تمامی حساب‌های موقت مانند درآمد، هزینه، خرید و فروش را می‌بندد و آن‌ها را به حساب‌های دائمی منتقل می‌کند. این کار باعث می‌شود صورت‌های مالی و ترازنامه‌ای دقیق برای آغاز دوره مالی جدید آماده شود. بدون ثبت این سند، عملاً امکان شروع سال مالی جدید در نرم‌افزار یا سیستم حسابداری وجود ندارد، به همین دلیل ثبت آن برای هر شرکت یا سازمانی ضروریست.

زمان ثبت سند اختتامیه

گاهی پیش می‌آید که لازم باشد حساب‌های مشتریان را در طول دوره مالی و یا در پایان آن بسته شوند. در ادامه به بررسی هر یک از این دو حالت می‌پردازیم:

1.بستن حساب مشتریان در طول دوره مالی:
در برخی موارد، شرکت تصمیم می‌گیرد حساب یک مشتری را پیش از پایان دوره مالی ببندد. این موضوع ممکنه به دلایلی مثل تخفیف، عدم وصول مطالبات، یا تسویه کامل بدهی انجام شود. به عنوان مثال، اگر مشتری بدهی مشخصی داشته باشد و شرکت تصمیم بگیرد به دلایل تجاری یا بازاریابی، آن مبلغ را نادیده بگیرد یا ببخشد، حساب دریافتنی مربوط به مشتری کاهش یافته و در مقابل، حسابی مانند «تخفیف فروش» یا «مطالبات مشکوک‌الوصول» افزایش می‌یابد. با این کار، حساب مشتری در دفاتر بسته می‌شود.

2.بستن حساب مشتریان در پایان دوره مالی:
در پایان دوره مالی، لازم است حساب تمام مشتریانی که هنوز مانده‌ای دارند بررسی شود. اگر قرار باشد حساب مشتری بسته شود چه از طریق تسویه کامل، چه از طریق بخشش بدهی یا ثبت به‌عنوان زیان باید پیش از ثبت سند اختتامیه این عملیات انجام شود. هدف از این کار، شفاف‌سازی وضعیت مالی شرکت و آماده‌سازی اطلاعات برای تهیه گزارش‌های نهایی مالیست.

انواع سند اختتامیه حسابداری

در پایان هر دوره مالی، شرکت‌ها و سازمان‌ها موظف‌اند حساب‌های خود را ببندند و گزارش‌های مالی نهایی را تهیه کنند. این کار برای تعیین دقیق میزان سود و زیان، ارزیابی وضعیت مالی شرکت و انتقال مانده حساب‌ها به دوره مالی بعدی انجام می‌شود.

در این میان، اسناد اختتامیه نقش مهمی دارند و به طور کلی در سه دسته قرار می‌گیرند:

1. اسناد موقت:
   این اسناد مربوط به حساب‌هایی هستند که تنها در یک دوره مالی اعتبار دارند، مانند درآمدها و هزینه‌ها. این حساب‌ها در پایان دوره بسته می‌شوند تا در دوره جدید از صفر آغاز شوند.
2. اسناد دائم:
   اسناد دائمی به حساب‌هایی مربوط می‌شوند که در پایان دوره بسته نمی‌شوند، مانند دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه. مانده این حساب‌ها به دوره مالی بعد منتقل می‌شود.

برخی از نمونه های سند دائم عبارتند از:

۱. دارایی‌ها

دارایی‌ها منابعی هستند که شرکت مالک آن‌هاست و از آن‌ها برای کسب درآمد یا ادامه فعالیت استفاده می‌کند:

• موجودی نقد: پول نقدی که در اختیار شرکت هاست. دارایی نقد
• موجودی بانک: مبالغی که در حساب‌های بانکی شرکت ها نگهداری می‌شود.
• حساب‌های دریافتنی: مطالباتی که شرکت ها از مشتریان خود دارد و هنوز دریافت نشده .
• اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات: دارایی‌های ثابت و فیزیکی که برای عملیات بلندمدت شرکت استفاده می‌شوند.

۲. بدهی‌ها

بدهی‌ها تعهدات مالی شرکت به اشخاص یا سازمان‌های دیگر هستند: بدهی چیست؟

• وام‌های دریافتنی: مبالغی که شرکت از بانک‌ها یا مؤسسات مالی قرض گرفته و باید بازپرداخت کند.
• حساب‌های پرداختنی: بدهی‌های کوتاه‌مدتی که شرکت به تأمین‌کنندگان یا اشخاص دارد.
• بدهی‌های بلندمدت: تعهداتی که سررسید آن‌ها بیش از یک سال است، مانند وام‌های بلندمدت یا اوراق قرضه.

۳. حقوق صاحبان سهام

این بخش نشان‌دهنده سهم مالکان شرکت از دارایی‌ها پس از کسر بدهی‌هاست:

• سرمایه اولیه: مبلغی که مالکان در ابتدای فعالیت شرکت سرمایه‌گذاری کرده‌اند.
• سود و زیان انباشته: سود یا زیانی که طی سال‌های گذشته در شرکت باقی مانده و توزیع نشده.
• اندوخته‌های قانونی: بخشی از سود که طبق قانون یا اساسنامه شرکت، باید کنار گذاشته شود و قابل تقسیم نیست.

4. اسناد مخلوط

این نوع اسناد شامل ترکیبی از حساب‌های موقت و دائمی هستند که ممکن بخشی از آن‌ها نیاز به بسته شدن و بخشی دیگر نیاز به انتقال داشته باشند.

خبرنامه پارمیس را از دست ندهید!

هر هفته محتوای اختصاصی و جدیدترین اخبار، مقالات آموزشی حسابداری، مالی و مدیریتی را برای شما میفرستیم.

عضویت

مثال هایی از اسناد مخلوط

1. پیش‌پرداخت‌ها

پیش‌پرداخت‌ها مبلغ‌هایی هستند که شرکت بابت کالا یا خدماتی که در آینده دریافت می‌کند، زودتر پرداخت می‌کند. این مبالغ در ابتدا به عنوان دارایی ثبت می‌شوند، اما به مرور زمان و با مصرف آن خدمات یا کالا، به هزینه تبدیل می‌شوند.

مثال:
اگر شرکتی برای اجاره محل کار خود، یک‌سال اجاره را از پیش پرداخت کند، مثلاً ۱۲۰ میلیون ریال برای یک سال، در زمان پرداخت، کل مبلغ به عنوان پیش‌پرداخت اجاره (دارایی جاری) ثبت می‌شود. سپس در پایان هر ماه، ۱۰ میلیون ریال از آن به‌عنوان هزینه اجاره شناسایی می‌شود.

   2. پیش‌دریافت‌ها

پیش‌دریافت‌ها مبالغی هستند که شرکت بابت کالا یا خدماتی که هنوز ارائه نکرده، دریافت می‌کند. در ابتدا به عنوان بدهی جاری ثبت می‌شوند، چون شرکت متعهد به ارائه کالا یا خدمات در آینده است. به مرور و با ارائه خدمات یا تحویل کالا، این مبلغ به درآمد تبدیل می‌شود.

مثال:
اگر شرکتی بابت اشتراک یک‌ساله خدمات خود از مشتری ۲۴ میلیون ریال دریافت کند، کل این مبلغ در ابتدا به عنوان پیش‌دریافت درآمد (بدهی) ثبت می‌شود. سپس هر ماه ۲ میلیون ریال از آن به عنوان درآمد شناسایی‌شده وارد حساب درآمد می‌شود.

مراحل ثبت سند اختتامیه حسابداری

در پایان سال مالی، برای بستن حساب‌ها و ثبت سند اختتامیه، باید مجموعه‌ای از مراحل مشخص و اصولی را طی کرد تا اطلاعات مالی به‌درستی جمع‌بندی شده و پایه‌ای دقیق برای آغاز دوره مالی جدید فراهم شود.

در ادامه این مراحل به زبان ساده و شفاف توضیح داده شده:

۱. بستن حساب‌های موقت

حساب‌های موقت به حساب‌هایی گفته می‌شود که فقط به یک دوره مالی خاص مربوط هستند و در پایان دوره باید بسته شوند. این حساب‌ها شامل درآمدها، هزینه‌ها و خلاصه سود و زیان می‌شوند. مراحل بستن آن‌ها به این شکل است:

• بستن حساب‌های درآمد و فروش:
  تمام حساب‌های مربوط به درآمد و فروش بدهکار می‌شوند و در مقابل، حساب “خلاصه سود و زیان” به همان میزان بستانکار می‌شود.
• بستن حساب‌های هزینه:
  در این مرحله، همه حساب‌های هزینه بستانکار می‌شوند و حساب “خلاصه سود و زیان” بدهکار می‌شود. این کار باعث می‌شود سود یا زیان خالص سال مشخص شود.
• بستن حساب خلاصه سود و زیان:
  مانده این حساب به حساب “سود و زیان انباشته” منتقل می‌شود. اگر مانده بستانکار باشد، سود و اگر بدهکار باشد، زیان دوره مالی را نشان می‌دهد.

۲. بستن حساب‌های دائمی

حساب‌های دائمی، برخلاف حساب‌های موقت، به سال‌های آینده هم انتقال پیدا می‌کنند و شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام هستند. این حساب‌ها معمولاً به‌صورت کامل بسته نمی‌شوند، بلکه مانده آن‌ها به دوره جدید منتقل می‌شود. حساب‌های دائمی با عنوان “حساب‌های ترازنامه‌ای” نیز شناخته می‌شوند.

برخی مراحل کلیدی در این بخش:

• محاسبه مالیات عملکرد:
  بر اساس قانون مالیات‌های مستقیم، ۲۵٪ سود خالص شرکت به عنوان مالیات عملکرد در نظر گرفته می‌شود. البته پیش از آن، باید درآمدهای معاف و هزینه‌های مربوط به آن‌ها از سود کسر شود تا پایه مالیاتی صحیح به دست آید.
• محاسبه اندوخته قانونی:
  طبق ماده ۱۴ قانون تجارت، شرکت‌ها موظف‌اند سالانه ۵٪ از سود خالص را به عنوان اندوخته قانونی کنار بگذارند. این روند تا زمانی ادامه دارد که اندوخته به ۱۰٪ سرمایه شرکت برسد.
• انتقال مانده حساب‌ها به دوره مالی بعد:
  برای انتقال مانده حساب‌های دائمی به سال جدید، ابتدا همه حساب‌های دارای مانده بستانکار را بدهکار و تراز اختتامیه را بستانکار می‌کنیم. سپس، حساب‌های دارای مانده بدهکار را بستانکار و تراز اختتامیه را بدهکار می‌کنیم. با این روش، اطلاعات به‌طور کامل و منظم وارد دوره مالی جدید می‌شود.

 نتیجه گیری

در این مقاله به‌طور جامع به مفهوم سند اختتامیه و روش ثبت آن در نرم‌افزارهای حسابداری پرداختیم. ثبت دقیق و صحیح این سند در پایان هر دوره مالی اهمیت زیادی دارد و نادیده گرفتن نکات کلیدی آن می‌تواند مشکلات و چالش‌های فراوانی به دنبال داشته باشد. سند اختتامیه، آخرین سند ثبت‌شده در سیستم حسابداریست که پس از بسته شدن کامل حساب‌های موقت (از جمله حساب‌های درآمد، هزینه و سود و زیان) و همچنین بسته شدن حساب‌های دائمی، امکان ثبت آن فراهم می‌شود. رعایت درست این مراحل، تضمین‌کننده انتقال صحیح اطلاعات مالی به دوره مالی بعدی خواهد بود.