تفویض اختیار چیست؟

مدیران کسب‌و‌کارها با هر زمینه فعالیتی که دارند، با دغدغه‌های بسیاری در حوزه مدیریت خود مواجه خواهند شد. این یک امر بدیهی است و داشتن تیم کارآمد با مهارت‌های حرفه‌ای مختلف، از حجم بالای دغدغه‌های هر مدیری کاسته و میزان تمرکز بر روی وظایف خود را افزایش می‌دهد. اما در این میان باید بدانید که سپردن وظایف شما، که دیگران هم بتوانند آنها را انجام دهند، کدامند و امکان‌پذیر بودن یا نبودن آن را بسنجید. احتمالا واژه تفویض اختیار را شنیده‌اید که درک کامل این واژه می‌تواند، شما را برای رسیدن به هدفتان کمک کند و دانستن آن خالی از لطف نیست. در این مقاله از گروه فناوری اطلاعات پارمیس، می‌خواهیم هر آنچه نیاز است از این واژه بدانید را توضیح دهیم که با عناوین زیر به ادامه خواهیم پرداخت.

• • قانون تفویض اختیار چه ویژگی هایی دارد؟
  • استفاده از تفویض اختیار چه مزایایی خواهد داشت؟
  • بیان اصول تفویض اختیار
  • مشکلات احتمالی در تفویض اختیار و اشتباهاتی که شامل می‌شود کدامند؟

مفهوم تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار در فرهنگستان انگلیسی معادل اصطلاح Delegation Of Outhority بوده که در علوم سیاسی و روابط بین‌الملل، به معنای واگذار نمودن مسئولیت تصمیم‌گیری به هر شخص دیگری با سِمَت پایین‌تر می‌باشد. برای تعریف دقیق‌تر، اینگونه بیان کنیم که؛ “به تقسیم اختیارات، قدرت‌ها و مسئولیت‌های یک مدیر به کارکنان مجموعه یا به عبارتی، همان زیردستان، واگذاری کردن گفته می‌شود“. این در حالی است که همه ما می‌دانیم، یک مدیر با مشغله‌های فراوانی که دارد، از انجام به موقع و مناسب تمام وظایفش که به شخص خودش منسوب می‌شود، باز خواهد ماند. بنابراین یکی از راه‌های رسیدن به اهداف هر سازمان، موسسه و شرکتی کوچک یا بزرگ، به کارگیری این کلمه قانونی می‌باشد.

مطالعه بیشتر: نرم افزار حسابداری و نرم افزار حقوق و دستمزد

مهم‌ترین ویژگی در Delegation Of Outhority، ارتباط بین وظیفه و مسئولیت است. در این قانون باید این مهم را در نظر داشته باشید که این دو ویژگی، به صورت قدم به قدم حرکت خواهند کرد. بدین صورت که ابتدا اختیارات هر فرد به وی اعلام می‌گردد و ضمن آن، باید در جریان تمام مسئولیت‌هایی که بر عهده دارد نیز به طور کامل قرار گیرد. بنابراین متوجه شدیم که انجام مسئولیتی بدون اختیار و اختیاری بدون مسئولیت، برای هیچ شخصی تحقق‌پذیر نیست.

قانون تفویض اختیار چه ویژگی هایی دارد؟

همان‌طور که در بالا هم اشاره کردیم، یک اصطلاح مهم و کاربردی برای مدیریت و کنترل بهتر امور هر مجموعه وجود دارد که آن هم قانون واگذاری کردن است. Delegation Of Outhority در هر شرکت، سازمان و در حالت کلی، در هر مجموعه کسب‌و‌کاری دارای ارکان و ویژگی‌هایی خواهد بود. هر مدیر باید این ویژگی‌ها را به‌طور کامل درک کند تا بتواند از آن استفاده درست و به جایی داشته باشد و در راستای پیشبرد اهداف مجموعه تصمیم‌گیری نماید. در غیر این صورت، می‌تواند برعکس عمل کرده و از رسیدن به اهدافشان باز می‌مانند. در ادامه می‌خواهیم، سه ویژگی که به عنوان ارکان اصلی آن نیز بوده را بیان کنیم و هر یک را مورد بررسی قرار دهیم که عبارتند از:

1. اختیار: یکی از ویژگی‌های مهم در واگذاری کردن، رکن قدرت یا اختیار می‌باشد که مدیران هر کسب‌وکاری، باید تمامی اختیارات لازمی که به هر فرد داده می‌شود را با توجه به اهداف سازمان انجام دهد. رابطه‌ای که بین اختیار و مسئولیت وجود دارد، کاملا مستقیم بوده و اجرایی شدن هر یک از آنها بدون دیگری امکان‌پذیر نیست. البته مسئولیت نهایی در هر بخشی از یک سازمان، با شخص اول یعنی کسی که بیشتر قدرت و اختیار دارد، می‌باشد.
2. مسئولیت: رکن بعدی در استفاده از واگذاری کردن، مسئولیت است که باید به طور دقیق، مسئولیت‌های هر فرد با هر سِمَتی که دارد، مشخص گردد. در واقع مسئولیت به بخش مهمی از این موضوع اشاره دارد و انجام کارهای محول شده به کارمندان یا زیردستان، بر اساس میزان اختیار با مسئولیت‌های مشخص شده قابل اجرا هستند. بنابراین، میزان قدرت و اختیار با میزان مسئولیت‌های محول شده به وی باید هم‌خوانی داشته باشند تا در اجرای آن با مشکل خاصی مواجه نشده و به هدف مورد نظر برسند. اگر شما یک مدیر هستید و تصمیم دارید، قدرت اختیار و مسئولیت‌هایی را به شخصی واگذار کنید، برابری این دو را در نظر داشته باشید. بدین ترتیب رضایت کامل از عملکرد پرسنل خود را تجربه خواهید کرد. چرا که هر پرسنل، با به کارگیری دانش و توان خود، تحت پوشش اختیاراتی که دارد، وظایف و ومسئولیت‌های خود را با بازدهی بالا به انجام می‌رساند.
3. پاسخگویی: شاید عجیب باشد که این مورد نیز جزو ویژگی‌های Delegation Of Outhority یا همان هیئت مقام باشد، اما از اهمیت بالایی برخوردار است. قاعدتا تفویض اختیاری که در آن به اصل پاسخگویی نرسیده باشید، اشتباه بوده و جای بررسی دارد. زمانی که یک اختیار یا قدرت به پرسنلی داده می‌شود و مسئولیت‌های او تحت پوشش میزان اختیاری که دارد، تعریف گردد، در زمان مشخص هم پاسخگویی به‌طور کامل به مدیران بالا دستی داده می‌شود.

بیشتر بخوانید: پایانه فروشگاهی و نرم افزار انبارداری و نرم افزار CRM

مزایای استفاده از قانون تفویض اختیار

تفویض اختیار به عنوان یک استراتژی کارآمد در میان مدیران کسب‌و‌کارها می‌باشد که می‌تواند مزایای زیادی داشته باشد. تعریف کاملی از Delegation Of Outhority را در تیترهای بالاتر بیان کرده و توضیح دادیم که با داشتن دانش کافی از مزایای استفاده از آن می‌توانید به اهمیت به کارگیری این استراتژی پی ببرید. از مزایای استفاده از هیئت مقام، موارد زیر خواهد بود:

• افزایش انگیزه کارکنان مجموعه کسب‌و‌کار شما
• افزایش رضایت شغلی میان پرسنل
• افزایش اعتماد بین کارفرما و نیروی کار
• توسعه مهارت‌های قبلی کارکنان و یادگیری مهارت‌های جدید

باید مطالعه کنید: نرم افزار تولیدی و نرم افزار فروشگاهی و نرم افزار دریافت و پرداخت

بیان اصول تفویض اختیار

شناختن اصول واگذاری بسیار حائز اهمیت بوده تا از بروز هرگونه مشکلی در هنگام اجرای کار جلوگیری شود. امروزه، اجرایی کردن Delegation Of Outhority برای مدیران سازمان‌ها حتی الزامی خواهد بود که پیشنهاد می‌شود از عدم انجام آن، اجتناب کنید. اصول واگذاری موارد زیر می باشند:

1. بیان فعالیت‌هایی که به شخص واگذار می‌گردد، به طور کاملا شفاف
2. دادن اختیارات مورد نیاز فرد، جهت انجام فعالیت‌های محول شده به وی
3. بیان شاخص‌های سنجش عملکرد و پاسخگویی فرد

باید بدانید: نرم افزار تولید و نرم افزار پخش مویرگی و نرم افزار حسابداری شخصی

جمع بندی

تفویض اختیار به عنوان یک استراتژی در راستای پیشبرد اهداف هر کسب‌و‌کاری انجام می‌شود که مستلزم داشتن علم کافی است. در مقاله‌ای که ارائه شد، به بیان کامل مفهوم Delegation Of Outhority پرداخته و اصول مرتبط با آن را بررسی کردیم. پارمیس پیشنهاد می‌کند از عدم اجرای آن در واحد کسب‌و‌کارتان اجتناب نکنید تا برای رسیدن به اهدافتان موفق شوید.

سوالات متداول