نقطه سفارش یا نقطه سفارش انبار چیست؟

بعضی از کسب‌وکارها زمانی اهمیت نقطه سفارش را درک می‌کنند که موجودی یک کالای پرفروش ناگهان تمام می‌شود. فروش متوقف می‌گردد و مشتری ناراضی به رقیب مراجعه می‌کند. در سمت مقابل برخی کسب‌وکارها سرمایه خود را در انبوهی از کالاهای کم‌گردش حبس می‌کنند. هزینه نگهداری بالا می‌رود و نقدینگی کاهش می‌یابد.
هر دو حالت به یک سوال ساده برمی‌گردد: چه زمانی باید سفارش جدید ثبت کنیم؟
نقطه سفارش یا Reorder Point دقیقا برای پاسخ به همین سؤال طراحی شده است. این شاخص زمان مناسب ثبت سفارش را مشخص می‌کند و از توقف فروش یا تولید جلوگیری می‌نماید.
در این مقاله یاد می‌گیرید نقطه سفارش چیست؟ فرمول محاسبه آن را با مثال عددی فرا می‌گیرید. با نقش موجودی اطمینان و زمان تأمین کالا آشنا می‌شوید. تفاوت نقطه سفارش با موجودی اطمینان و حداقل موجودی را درک می‌کنید و با کاربرد نرم افزار حسابداری یکپارچه در مدیریت نقطه فروش آشنا می‌شوید. هدف این محتوا کمک به مدیران انبار، حسابداران و مدیران خرید است تا تصمیم‌های دقیق‌تری در مدیریت موجودی کالا بگیرند.

نقطه سفارش چیست؟

نقطه سفارش یا ROP سطحی از موجودی کالا است. وقتی موجودی به این سطح برسد، شما باید فرایند تامین مجدد کالا را آغاز کنید. این تأمین مجدد می‌تواند به شکل خرید از تأمین‌کننده انجام شود؛ یا به شکل سفارش تولید باشد، یا حتی انتقال کالا از یک انبار به انبار دیگر.
بسیاری از کسب‌وکارها تصور می‌کنند نقطه سفارش یک عدد ثابت برای همه کالاها است. در حالی که هر کالا نقطه سفارش مخصوص به خود را دارد. میزان مصرف، سرعت گردش، زمان تأمین و شرایط تأمین‌کننده روی این عدد تأثیر می‌گذارند. به همین دلیل ممکن است دو کالا در یک انبار، با وجود موجودی یکسان، نقطه سفارش متفاوتی داشته باشند.

برای درک بهتر فرض کنید دو کالا روزانه مصرف یکسانی دارند. تأمین یکی از آنها سه روز طول می‌کشد. تامین کالای دیگر ده روز زمان نیاز دارد. ReOrder Point این دو کالا یکسان نخواهد بود. کسب‌وکار باید برای کالایی که زمان تأمین طولانی‌تری دارد، زودتر اقدام کند.

در عمل ROP یکی از شاخص‌های کلیدی در مدیریت موجودی کالا محسوب می‌شود. این شاخص به مدیران کمک می‌کند تصمیم‌های خرید را بر اساس داده‌های واقعی اتخاذ کنند. نتیجه این رویکرد هماهنگی بیشتر میان انبار، واحد خرید، فروش و تولید است.

هرچه تعداد اقلام انبار بیشتر شود، کنترل زمان سفارش برای هر کالا دشوارتر می‌رود. به همین دلیل بسیاری از سازمان‌ها برای کالاهای مهم، پرفروش یا حیاتی خود نقطه سفارش مشخصی تعریف می‌کنند. این کار فرایند تامین کالا را منظم و دقیق می‌کند.

چرا نقطه سفارش در مدیریت موجودی مهم است؟

اهمیت نقطه سفارش فقط به جلوگیری از تمام شدن موجودی کالا محدود نمی‌شود. این شاخص به کسب‌وکار کمک می‌کند میان دو ریسک مهم تعادل برقرار کند. از یک طرف ثبت دیرهنگام سفارش می‌تواند فروش، تولید یا تحویل سفارش‌های مشتریان را با مشکل مواجه کند. از طرف دیگر ثبت زودهنگام سفارش باعث می‌شود سرمایه بیشتری در انبار باقی بماند و هزینه نگهداری کالا افزایش پیدا کند.

بسیاری از تصمیم‌های مرتبط با خرید و تأمین کالا به زمان وابسته هستند. مدیر خرید باید بداند چه زمانی برای تأمین کالا اقدام کند. مدیر انبار باید وضعیت موجودی اقلام مختلف را زیر نظر داشته باشد. مدیر تولید نیز باید از دسترسی به مواد اولیه در زمان مناسب اطمینان پیدا کند. نقطه سفارش یک معیار مشخص در اختیار همه این واحدها قرار می‌دهد و تصمیم‌گیری را بر پایه داده انجام می‌دهد.

وقتی ReOrder Point برای کالاها تعریف نشود، تصمیم‌های خرید معمولا بر اساس تجربه فردی یا بررسی‌های مقطعی انجام می‌شوند. این روش در کسب‌وکارهای کوچک شاید قابل مدیریت باشد، اما با افزایش تعداد کالاها، احتمال خطا بیشتر می‌شود. در چنین شرایطی ممکن است برخی اقلام دیرتر از موعد سفارش داده شوند یا برخی کالاها بیش از نیاز تأمین شوند.
نقطه سفارش همچنین به اولویت‌بندی فعالیت‌های تأمین کمک می‌کند. همه کالاهای موجود در انبار به یک اندازه اهمیت ندارند و در یک زمان به سفارش مجدد نیاز پیدا نمی‌کنند. این شاخص مشخص می‌کند کدام کالاها به آستانه تأمین رسیده‌اند و کدام کالاها هنوز در وضعیت مناسبی قرار دارند.

به همین دلیل، بسیاری از شرکت‌ها از نقطه سفارش به‌عنوان یکی از ابزارهای اصلی کنترل موجودی کالا استفاده می‌کنند. این شاخص فقط یک عدد در گزارش‌های انبار نیست، بلکه ابزاری برای هماهنگی بهتر میان خرید، انبار، فروش و تولید محسوب می‌شود.

فرمول نقطه سفارش چیست؟

برای محاسبه نقطه سفارش از یک فرمول ساده اما کاربردی استفاده می‌کنند. این فرمول مشخص می‌کند موجودی کالا در چه سطحی قرار بگیرد تا زمان ثبت سفارش جدید فرا برسد.

هر بخش از این فرمول نقش مشخصی در محاسبه نقطه سفارش دارد. اگر هر یک از این متغیرها را اشتباه محاسبه کنید، نتیجه نهایی نیز دقت کافی نخواهد داشت. در این فرمول، میانگین مصرف روزانه نشان می‌دهد یک کالا به طور متوسط در هر روز چه میزان مصرف یا فروخته می‌شود. هرچه مصرف روزانه یک کالا بیشتر باشد، موجودی آن سریع‌تر کاهش پیدا می‌کند. در نتیجه نقطه سفارش نیز در سطح بالاتری قرار می‌گیرد.

زمان تأمین کالا یا Lead Time مدت زمانی است که از ثبت سفارش تا دریافت و آماده‌به‌استفاده شدن کالا در انبار طول می‌کشد. هرچه این زمان بیشتر باشد کسب‌وکار باید زودتر برای تأمین مجدد کالا اقدام کند.
سومین جزء فرمول موجودی اطمینان می‌باشد. موجودی اطمینان یک ذخیره احتیاطی برای شرایط غیرقابل پیش‌بینی محسوب می‌شود. افزایش ناگهانی تقاضا یا تاخیر تأمین‌کننده از جمله عواملی هستند که اهمیت این ذخیره را افزایش می‌دهند.
به طور کلی بخش اول فرمول میزان مصرف کالا را در طول زمان تأمین محاسبه می‌کند. بخش دوم یک حاشیه امنیت به آن اضافه می‌نماید. نتیجه این محاسبه سطحی از موجودی است که با رسیدن به آن باید سفارش خرید یا تولید مجدد ثبت کنید.

اجزای اصلی محاسبه نقطه سفارش کدام‌اند؟

فرمول نقطه سفارش ساده به نظر می‌رسد. اما دقت نتیجه به کیفیت داده‌هایی بستگی دارد که در محاسبه استفاده می‌کنید. اگر اطلاعات مصرف، موجودی یا تأمین کالا دقیق نباشند حتی بهترین فرمول نیز نتیجه قابل اعتمادی ارائه نمی‌دهد.
برای محاسبه ROP به مجموعه‌ای از داده‌های عملیاتی نیاز دارید. هر کدام از این داده‌ها بخشی از واقعیت انبار و زنجیره تأمین را نشان می‌دهند. در ادامه مهم‌ترین این داده‌ها را مرور می‌کنیم:

• میانگین مصرف روزانه: نشان می‌دهد یک کالا در هر روز به طور متوسط چه میزان مصرف یا فروخته می‌شود.
• زمان تأمین کالا: مدت زمانی است که از ثبت سفارش تا دریافت کالا در انبار طول می‌کشد.
• موجودی اطمینان: حاشیه امنی است که ریسک نوسان تقاضا یا تأخیر در تأمین را پوشش می‌دهد.
• موجودی فعلی: مقدار کالایی است که در حال حاضر در انبار در دسترس قرار دارد.
• سفارش‌های باز: سفارش‌هایی هستند که ثبت شده‌اند اما هنوز به انبار نرسیده‌اند. نادیده گرفتن این سفارش‌ها تصمیم‌گیری را دچار خطا می‌کند.
• سوابق فروش یا مصرف: این اطلاعات مبنای محاسبه الگوی مصرف کالا را تشکیل می‌دهند.
• سابقه عملکرد تأمین‌کننده: اگر تأمین‌کننده در تحویل کالا تاخیرهای مکرر داشته باشد، این موضوع را در محاسبات لحاظ کنید.
• الگوی فصلی تقاضا: برخی کالاها در دوره‌های خاصی از سال با افزایش یا کاهش تقاضا روبه‌رو می‌شوند.

بخش زیادی از این اطلاعات را می‌توانید از گزارش‌های انبار و کاردکس انبار استخراج کنید. هرچه ثبت ورود و خروج کالا دقیق‌تر صورت گیرد، داده‌های قابل اعتمادتری در اختیار مدیران قرار می‌گیرد.
نقطه سفارش یک عدد ثابت و همیشگی نیست. هر زمان که الگوی مصرف، شرایط تأمین یا رفتار بازار تغییر کند داده‌های ورودی نیز تغییر می‌کنند. به همین دلیل کسب‌وکارها باید اطلاعات انبار خود را به‌صورت مستمر بررسی و به‌روز کنند.

میانگین مصرف روزانه چگونه محاسبه می‌شود؟

میانگین مصرف روزانه یکی از مهم‌ترین ورودی‌های محاسبه نقطه سفارش است. اگر این عدد را اشتباه محاسبه کنید، حتی فرمول صحیح هم نتیجه دقیقی نمی‌دهد. بسیاری از خطاهای مدیریت موجودی از همین مرحله شروع می‌شوند.
روش محاسبه ساده است. مقدار کل مصرف یا فروش یک کالا را در یک بازه زمانی مشخص بر تعداد روزهای همان دوره تقسیم می‌کنید.

فرض کنید در ۳۰ روز گذشته ۹۰۰ عدد از یک کالا فروخته شده است. محاسبه به این شکل انجام می‌شود: ۹۰۰ تقسیم بر ۳۰ برابر ۳۰ عدد می‌شود. پس میانگین مصرف روزانه این کالا ۳۰ عدد می‌باشد.
برای محاسبه این شاخص می‌توانید از اطلاعات فروش یا حواله‌های مصرف استفاده کنید. در بسیاری از کسب‌وکارها اطلاعات موردنیاز از گزارش موجودی کالا یا کاردکس انبار استخراج می‌شود. اما همه کالاها رفتار یکسانی ندارند. برخی اقلام تقاضای فصلی دارند. مثلا فروش یک کالا در تابستان ممکن است دو برابر زمستان باشد. برای چنین کالاهایی تکیه به میانگین ساده ۳۰ روزه شما را دچار اشتباه می‌کند. بهتر است از داده‌های ۹۰ روزه یا میانگین فصلی استفاده کنید.
نکته دیگر درباره روزهای تعطیل است. اگر کسب‌وکار شما پنجشنبه و جمعه تعطیل می‌باشد، فقط روزهای کاری را مبنا قرار دهید. در غیر این صورت میانگین مصرف روزانه کمتر از مقدار واقعی می‌شود.

زمان تأمین کالا یا Lead Time چیست؟

زمان تأمین کالا یا Lead Time یکی از مهم‌ترین متغیرهای محاسبه order point است. این شاخص نشان می‌دهد از زمان ثبت سفارش تا زمانی که کالا برای مصرف، فروش یا تولید در انبار آماده شود، چند روز طول می‌کشد.
بسیاری از افراد زمان تأمین را فقط به مدت ارسال کالا از سوی تأمین‌کننده محدود می‌کنند. در حالی که Lead Time کل فرایند تأمین را در بر می‌گیرد و فقط به حمل‌ونقل کالا مربوط نمی‌شود.
زمان تأمین کالا معمولا شامل مراحل زیر می‌شود:

• تأیید درخواست خرید
• ثبت سفارش نزد تأمین‌کننده
• آماده‌سازی کالا برای ارسال
• حمل و تحویل کالا
• دریافت و بررسی کالا در انبار
• ثبت رسید و آماده‌سازی برای مصرف یا فروش

به همین دلیل دو تأمین‌کننده که یک کالا را عرضه می‌کنند، لزوما زمان تأمین یکسانی ندارند. حتی یک تأمین‌کننده نیز ممکن است در دوره‌های مختلف عملکرد متفاوتی داشته باشد.
رابطه Lead Time و نقطه سفارش کاملا مستقیم است. هرچه زمان تأمین طولانی‌تر باشد، موجودی بیشتری را در فاصله ثبت سفارش تا دریافت کالا مصرف می‌کنید. در نتیجه باید سفارش جدید را زودتر ثبت کنید. به همین دلیل افزایش زمان تأمین معمولا باعث افزایش order point می‌شود.
علاوه بر طول زمان تأمین ثبات آن نیز اهمیت دارد. تأمین‌کننده‌ای که همیشه در یک بازه زمانی مشخص کالا را تحویل می‌دهد، برنامه‌ریزی موجودی را ساده‌تر می‌کند. در مقابل تاخیرهای مکرر یا نوسان در زمان تحویل ریسک کمبود موجودی را افزایش می‌دهد.

موجودی اطمینان چه نقشی در نقطه سفارش دارد؟

اگر شرایط کسب‌وکار همیشه قابل پیش‌بینی بود، شاید نیازی به موجودی اطمینان وجود نداشت. در آن حالت تقاضا ثابت می‌ماند و تأمین‌کننده‌ها همیشه دقیقا در زمان مقرر کالا را تحویل می‌دادند. در چنین شرایطی فرمول ساده نقطه سفارش بر اساس مصرف روزانه و زمان تأمین، کافی به نظر می‌رسید.
اما واقعیت بازار متفاوت است. تقاضا در طول زمان تغییر می‌کند و گاهی به‌صورت ناگهانی افزایش یا کاهش پیدا می‌کند. از طرف دیگر تأمین‌کنندگان همیشه دقیق عمل نمی‌کنند و تاخیر در ارسال کالا اتفاق می‌افتد. حتی خطاهای ثبت موجودی نیز می‌توانند تصویر نادرستی از وضعیت انبار ایجاد کنند.
در چنین شرایطی موجودی اطمینان نقش یک لایه حفاظتی را در نقطه سفارش ایفا می‌کند. این مقدار مانند یک ضربه‌گیر عمل می‌کند و اجازه نمی‌دهد کسب‌وکار در برابر نوسانات غیرمنتظره آسیب‌پذیر شود.
موجودی اطمینان کمک می‌کند در وضعیت کلیدی مواردی که در ادامه ذکر می‌شود دچار کمبود کالا نشوید:

• افزایش ناگهانی تقاضا در بازار
• تأخیر در تأمین یا حمل‌ونقل کالا
• خطاهای انسانی در ثبت یا کنترل موجودی
• نوسان‌های غیرقابل پیش‌بینی در مصرف کالا

مقدار موجودی اطمینان مستقیما با میزان ریسک‌پذیری کسب‌وکار ارتباط دارد. هرچه این مقدار بیشتر باشد احتمال کمبود موجودی کاهش پیدا می‌کند، اما سرمایه بیشتری در انبار نگهداری می‌شود. در مقابل کاهش موجودی اطمینان باعث آزاد شدن سرمایه می‌شود، اما ریسک توقف فروش یا تولید را افزایش می‌دهد. به همین دلیل انتخاب سطح مناسب موجودی اطمینان باید بر اساس اهمیت کالا، رفتار تقاضا و شرایط تأمین‌کننده انجام شود. در نهایت این شاخص تعادل بین امنیت موجودی و مدیریت سرمایه را برقرار می‌کند.

مثال عددی محاسبه نقطه سفارش

برای درک دقیق‌تر نقطه سفارش بهتر است آن را روی یک سناریوی واقعی بررسی کنیم. فرض کنید مسئول مدیریت موجودی یک فروشگاه قطعات یدکی هستید و باید برای یکی از کالاهای پرفروش تصمیم‌گیری کنید.
برای این کالا داده‌های زیر را در اختیار دارید:

• میانگین مصرف روزانه: ۲۰ عدد
• زمان تأمین کالا: ۷ روز
• موجودی اطمینان: ۵۰ عدد

حالا این اعداد را در فرمول نقطه سفارش قرار می‌دهیم:

نقطه سفارش = (۲۰ × ۷) + ۵۰ = ۱۹۰ عدد
این عدد به‌عنوان یک آستانه تصمیم‌گیری عمل می‌کند. یعنی هر زمان موجودی قابل استفاده کالا به ۱۹۰ عدد برسد، باید سفارش جدید ثبت شود.
برای اینکه این مفهوم کاملا عملی شود، وضعیت‌های مختلف را بررسی می‌کنیم:

• اگر موجودی فعلی ۲۲۰ عدد باشد، هنوز بالاتر از ROP قرار دارید و نیازی به اقدام فوری ندارید.
• اگر موجودی به ۱۹۰ عدد برسد، زمان ثبت سفارش جدید فرا رسیده است.
• اگر موجودی به ۱۸۵ عدد برسد، نقطه سفارش رد شده و باید سریعا سفارش ثبت شود.

در این مثال فاصله بین ۲۲۰ تا ۱۹۰ نشان می‌دهد که هنوز فرصت تصمیم‌گیری دارید. اما عبور از ۱۹۰ عدد به معنی ورود به محدوده ریسک است و هر تأخیر بیشتر می‌تواند به کمبود موجودی منجر شود.
در انبارهای کوچک شاید بتوان این محاسبه را دستی انجام داد. اما در انبارهای بزرگ، استفاده از نرم‌افزار انبارداری باعث می‌شود موجودی هر کالا به‌صورت لحظه‌ای با نقطه سفارش مقایسه شود و هشدارهای لازم بدون خطای انسانی صادر شود.

جدول محاسبه دستی نقطه سفارش

در بسیاری از کسب‌وکارها محاسبه order point برای چند کالا به‌صورت هم‌زمان انجام می‌شود. وقتی تعداد اقلام افزایش پیدا می‌کند، استفاده از یک جدول ساده می‌تواند تصمیم‌گیری را سریع‌تر و دقیق‌تر کند. این روش کمک می‌کند وضعیت هر کالا را در یک نگاه بررسی کنید و زمان مناسب سفارش مجدد را تشخیص دهید.
در جدول زیر ستون‌های اصلی برای محاسبه نقطه سفارش آورده شده است:

نمونه جدول محاسبه نقطه سفارش

در این جدول ستون «سفارش باز» اهمیت زیادی دارد. این ستون نشان می‌دهد چه مقدار کالا در مسیر تأمین قرار دارد و هنوز وارد انبار نشده است. در نتیجه تصمیم‌گیری فقط بر اساس موجودی فعلی انجام نمی‌شود و تصویر دقیق‌تری از وضعیت واقعی انبار ارائه می‌دهد.

برای مثال در کالا C اگر فقط موجودی فعلی را بررسی کنید، ممکن است تصور کنید باید سفارش جدید ثبت کنید. اما وجود ۱۰۰ عدد سفارش باز نشان می‌دهد بخشی از نیاز آینده در حال تأمین است و باید در تصمیم‌گیری لحاظ شود.
این روش دستی برای انبارهای کوچک یا تعداد محدود کالا مناسب است. اما زمانی که تعداد اقلام زیاد می‌شود، بررسی مداوم این جدول دشوار می‌شود. در چنین شرایطی، استفاده از ابزارهایی مانند نرم‌افزار انبار در کنار مفاهیم مدیریت موجودی کالا باعث می‌شود این محاسبات به‌صورت خودکار و بدون خطا انجام شود.

تفاوت نقطه سفارش با موجودی اطمینان، حداقل موجودی و مقدار سفارش

در بسیاری از کسب‌وکارها مفاهیم نقطه سفارش، موجودی اطمینان، حداقل موجودی و مقدار سفارش به‌جای هم استفاده می‌شوند، در حالی که هرکدام نقش متفاوتی در مدیریت موجودی کالا دارند.
order point سطحی از موجودی است که با رسیدن به آن، باید سفارش جدید ثبت شود. این شاخص زمان مناسب خرید را مشخص می‌کند و مستقیما به مصرف و زمان تأمین وابسته است.
موجودی اطمینان یک ذخیره احتیاطی برای شرایط غیرقابل پیش‌بینی مثل افزایش تقاضا یا تاخیر تأمین‌کننده است. این موجودی نقش ضربه‌گیر دارد و از کمبود ناگهانی کالا جلوگیری می‌کند.
حداقل موجودی پایین‌ترین سطح مجاز موجودی در انبار است که عبور از آن معمولا به‌عنوان هشدار مدیریتی در نظر گرفته می‌شود. این مفهوم بیشتر برای کنترل سطح کلی انبار کاربرد دارد.
مقدار سفارش نشان می‌دهد در هر بار سفارش چه تعداد کالا باید خریداری شود. این مقدار به سیاست خرید، هزینه سفارش و ظرفیت انبار بستگی دارد و از ROP مستقل است.

برای مقایسه بهتر، جدول زیر تفاوت‌ها را نشان می‌دهد:

چند سناریوی خطا در محاسبه نقطه سفارش

محاسبه نقطه سفارش اگر بر اساس داده‌های نادرست انجام شود، کل سیستم مدیریت موجودی را از تعادل خارج می‌کند. این خطاها معمولا از فرض‌های اشتباه، داده‌های قدیمی یا نادیده گرفتن شرایط واقعی انبار ایجاد می‌شوند.
در ادامه مهم‌ترین سناریوهای خطای محاسبه نقطه سفارش را بررسی می‌کنیم:

• استفاده از میانگین مصرف قدیمی
  • این خطا باعث می‌شود الگوی واقعی مصرف دیده نشود و نتیجه آن کمبود موجودی یا سفارش دیرهنگام است.
• نادیده گرفتن فصل فروش یا کمپین‌ها
  • در دوره‌های اوج فروش مصرف افزایش پیدا می‌کند و در صورت عدم اصلاح داده‌ها، فروش از دست‌رفته رخ می‌دهد.
• محاسبه نکردن تاخیر تأمین‌کننده
  • وقتی زمان تأمین کمتر از واقعیت در نظر گرفته شود، موجودی قبل از رسیدن سفارش جدید تمام می‌شود و توقف فروش یا تولید ایجاد می‌شود.
• صفر در نظر گرفتن موجودی اطمینان
  • حذف این بخش باعث می‌شود هیچ حاشیه امنیتی در برابر نوسان تقاضا وجود نداشته باشد و کمبود کالا افزایش پیدا کند.
• اشتباه گرفتن موجودی فیزیکی با موجودی قابل استفاده
  • اگر موجودی رزرو یا معیوب لحاظ نشود، عدد واقعی انبار اشتباه می‌شود و نتیجه آن سفارش اضافه یا تصمیم نادرست است.
• نادیده گرفتن سفارش‌های باز
  • این خطا باعث دوباره‌کاری در خرید و در نهایت افزایش خواب سرمایه می‌شود.
• ثبت نشدن به‌موقع حواله و رسید انبار
  • این مشکل داده‌های انبار را غیرواقعی نشان می‌دهد و تصمیم‌گیری برای سفارش را مختل می‌کند.
• استفاده از یک فرمول ثابت برای همه کالاها
  • این کار باعث می‌شود کالاهای پرفروش دچار کمبود شوند و کالاهای کم‌مصرف باعث انباشت و افزایش هزینه نگهداری شوند.

نقطه سفارش برای چه کالاهایی باید محاسبه شود؟

در حالت ایده‌آل بهتر است برای همه اقلام موجودی نقطه سفارش کالا تعریف کنید. اما در عمل این کار برای همه کالاها اولویت یکسانی ندارد. کسب‌وکارها معمولا منابع خود را روی کالاهایی متمرکز می‌کنند که بیشترین اثر را بر فروش، تولید یا خدمات دارند.

به همین دلیل محاسبه ROP بیشتر برای گروه‌های زیر اهمیت دارد:

• کالاهای پرفروش
  • این کالاها بیشترین سهم را در درآمد دارند. کمبود آنها مستقیما باعث از دست رفتن فروش می‌شود.
• مواد اولیه حیاتی در تولید
  • اگر این اقلام به موقع تامین نشوند، خط تولید متوقف می‌گردد. هزینه توقف تولید معمولا چندین برابر هزینه نگهداری موجودی است.
• قطعات یدکی مهم و استراتژیک
  • نبود این کالاها خدمات پس از فروش یا تعمیرات را مختل می‌کند. رضایت مشتری هم کاهش می‌یابد.
• کالاهای با زمان تأمین طولانی (Lead Time بالا)
  • هرچه زمان تأمین بیشتر باشد، فاصله بین سفارش و دریافت کالا طولانی‌تر می‌شود. در این شرایط اهمیت نقطه سفارش افزایش پیدا می‌کند.
• کالاهای دارای نوسان تقاضا
  • این دسته از کالاها رفتار غیرقابل پیش‌بینی دارند. نقطه سفارش دقیق نقش یک لنگر را برای آنها ایفا می‌کند.

در بسیاری از کسب‌وکارها این اولویت‌بندی به‌صورت غیرمستقیم، بر اساس اصول مدیریت موجودی کالا (مانند ABC) انجام می‌شود. هدف اصلی از تعیین نقطه سفارش ایجاد یک سیستم کنترل هوشمند برای جلوگیری از کمبود یا انباشت موجودی است.

نقش نرم‌افزار انبار در مدیریت نقطه سفارش

در مقیاس‌های کوچک مدیریت نقطه سفارش با چند قلم کالا و یک فایل ساده هم قابل انجام است. اما با افزایش تعداد کالاها، چندتأمین‌کننده بودن، و تغییرات لحظه‌ای موجودی، کنترل دستی به‌مرور دقت خود را از دست می‌دهد و تصمیم‌گیری‌های خرید با خطا همراه می‌شود.
در این شرایط نقطه سفارش در نرم‌افزار انبار از یک مفهوم محاسباتی به یک ابزار عملیاتی تبدیل می‌شود. نرم‌افزار با ثبت لحظه‌ای داده‌های ورود و خروج، تصویر دقیقی از موجودی واقعی ارائه می‌دهد و وضعیت هر کالا را نسبت به نقطه سفارش به‌صورت خودکار بررسی می‌کند.

مهم‌ترین نقش‌های نرم‌افزار در این فرآیند شامل موارد زیر است:

• ثبت لحظه‌ای گردش کالا و نمایش موجودی قابل اتکا
• هشدار خودکار هنگام رسیدن موجودی به نقطه سفارش
• هماهنگی بین رسید انبار و حواله برای کاهش مغایرت داده
• کنترل سفارش‌های باز و جلوگیری از خرید تکراری
• گزارش‌گیری از کالاهای نزدیک یا زیر نقطه سفارش برای تصمیم‌گیری سریع

در عمل استفاده از چنین سیستمی سرعت واکنش به تغییرات تقاضا را بالا می‌برد و جریان تأمین را قابل پیش‌بینی‌تر می‌کند. این موضوع در کسب‌وکارهایی با گردش کالای بالا اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

جمع‌بندی

برای محاسبه درست نقطه سفارش سه نکته کلیدی را فراموش نکنید. اول: داده‌های مصرف را بر اساس الگوی واقعی کالا انتخاب کنید. برای کالاهای فصلی، میانگین ۳۰ روزه پاسخگو نیست. دوم: زمان تأمین را واقعی محاسبه کنید. فقط زمان حمل و نقل را در نظر نگیرید. فرایندهایی مثل تأیید خرید، کنترل کیفیت و ثبت رسید انبار را هم اضافه کنید. سوم: موجودی اطمینان را صفر در نظر نگیرید. نوسان تقاضا و تأخیر تأمین‌کننده همیشه وجود دارد.
اگر کسب‌وکار شما فقط چند ده قلم کالا دارد، جدول دستی نقطه سفارش می‌تواند شروع خوبی باشد. برای انبارهای بزرگ‌تر با صدها یا هزاران کالا، کنترل نقطه سفارش بدون نرم‌افزار انبار دشوار می‌شود. نرم‌افزار با ثبت لحظه‌ای موجودی، هشدار خودکار و مدیریت سفارش‌های باز، خطای انسانی را حذف می‌کند و تصمیم‌گیری را سرعت می‌بخشد. در نهایت order point یک عدد ثابت و همیشگی نیست. هر زمان که الگوی مصرف، شرایط تأمین یا رفتار بازار تغییر کند، باید نقطه سفارش را بازبینی کنید. داده‌های دقیق انبار، کلید اصلی محاسبه صحیح نقطه سفارش می‌باشند.

سؤالات متداول

1. نقطه سفارش چیست؟
   ROP سطحی از موجودی کالا است. وقتی موجودی به این سطح می‌رسد، باید سفارش خرید یا تولید مجدد ثبت کنید. این شاخص زمان مناسب سفارش دادن را مشخص می‌کند.
2. فرمول نقطه سفارش چیست؟
   فرمول اصلی نقطه سفارش برابر است با: میانگین مصرف روزانه ضربدر زمان تأمین کالا به اضافه موجودی اطمینان. یعنی (میانگین مصرف روزانه × زمان تأمین) + موجودی اطمینان.
3. آیا نقطه سفارش همان موجودی اطمینان است؟
   خیر. موجودی اطمینان یک ذخیره احتیاطی برای شرایط غیرمنتظره مانند افزایش ناگهانی فروش یا تاخیر تأمین‌کننده است. نقطه سفارش اما زمان مناسب ثبت سفارش جدید را مشخص می‌کند و خود شامل موجودی اطمینان هم می‌شود.
4. آیا برای همه کالاها باید نقطه سفارش تعیین کرد؟
   در حالت ایده‌آل، بله. اما در عمل اولویت با کالاهای پرفروش، مواد اولیه حیاتی، قطعات یدکی مهم، کالاهای با زمان تأمین طولانی و کالاهای دارای نوسان تقاضا است. برای کالاهای کم‌اهمیت می‌توان محاسبه را ساده‌تر انجام داد.
5. محاسبه نقطه سفارش با اکسل کافی است؟
   برای تعداد کم کالا (مثلا تا ۵۰ قلم)، اکسل می‌تواند کافی باشد. اما در انبارهای بزرگ با صدها یا هزاران کالا، به دلیل تغییر دائمی موجودی، وجود سفارش‌های باز و تفاوت زمان تأمین تأمین‌کنندگان، نرم‌افزار انبار گزینه دقیق‌تر و مطمئن‌تری است.