مراحل مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM + چالش ها

مدیریت فرایند کسب و کار، رویکردی ساختار یافته است که در جهت تقویت و اصلاح فرایندهای سازمانی برای انجام کار یا خدمت به مشتریان است. BPM می تواند برای ایجاد ارزش تجاری موثر باشد و به تحقق اهداف سازمان بینجامد.

مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

تجزیه و تحلیل داده ها و مدل سازی عملکرد ها در کنار اجرایی کردن تغییرات آن ها در نهایت بهبود شرایط و امکانات از روش های BPM است که نتایج کسب و کار را به سمت اهداف مورد نظر هدایت می کند. در حقیقت اهدافی مانند افزایش سودآوری و تقویت نیروی کار می تواند به وسیله BPM تحقق یابد.

رشته مدیریت فرایند کسب و کار به دلیل تغییرات دائم در تاکتیک ها و استراتژی های سازمانی، اهداف و قوانین تجاری بسیار پویا است. به تدریج و در طول زمان BPM توانسته انواع روش های بهبود و بهینه سازی سازمانی را در خود جای دهد. با رشد بی وقفه شرکت ها و پیچیده تر شده فرایند های تجاری آن ها، اکنون بدون بهره گیری از ابزار های کمکی مدیریت و اداره این سازمان ها ممکن نیست. انواع محصولات نرم افزاری BPM در جهت پشتیبانی از تغییرات و فرایند های تجاری طراحی و عرضه شده اند.

فناوری های BPM می توانند با ارائه راه های جدید در راستای طراحی و بهبود گردش ها و فرایند های کاری کمک بزرگی در مدیریت فرایند های کسب و کار محسوب شوند. این فناوری ها با پیشرفت هایی در هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی به همراه تکنولوژی های هوشمند تا حد زیادی تکامل یافته اند.

در ابتدا ممکن است این دانش کمی گیج کننده به نظر برسد زیرا کارایی آن وابسته به پیچیدگی های فنی و بلوغ فرایند های سازمانی می باشد که این موضوع در سازمان های مختلف متفاوت است. دامنه BPM می تواند بسیار متغیر باشد و موفقیت استراتژی های آن به ظرفیت سازمان و ارزش بهبود فرایند های کسب و کار بستگی دارد.

خبرنامه پارمیس را از دست ندهید!

هر هفته محتوای اختصاصی و جدیدترین اخبار، مقالات آموزشی حسابداری، مالی و مدیریتی را برای شما میفرستیم.

عضویت

اهمیت مدیریت فرایند های کسب و کار

اهمیت فرایند های تجاری که در موفقیت و پیشرفت شرکت موثر اند سبب اهمیت BPM می شود. موارد مانند ساخت محصولات جدید، مدیریت خدمات و جذب نیروی کار جدید و … می تواند به شرکت ها در پیشبرد اهداف تجاری کمک کند.

فرایند های کسب و کار منعکس کننده بهره وری و کارایی آن سازمان هستند و می توانند پیچیدگی و قابل اطمینان بودن آن را نیز نشان دهند. از همین رو فرایند های مدیریت نشده، آسیب های جدی برای شرکت در پی خواهند داشت و در نهایت مانع بهره وری آن می شوند. فرایند های بی اثر نیز در صورتی که به فرایند های خودکار تبدیل شوند می توانند به تقویت و بهبود آن کمک کنند و اهداف تجاری را تحت تاثیر قرار دهند.

روش های BPM سیستماتیک می توانند از تضعیف اهداف سازمانی اجتناب کنند و می توانند با کاهش هزینه محصولات و خدمات به هماهنگی بیشتر فرایند ها و اهداف تجاری کمک کنند. اکنون رویکرد مدیریت فرایند های کسب و کار می تواند در جهت سازگاری با نیاز های متغیر و اتوماسیون سازی موثر باشند.

در حال حاضر تغییرات کسب و کار ها سرعت شگفت انگیزی دارد و سازمان ها نیز برای موفقیت خود با به این سرعت به طور موثر پاسخ دهند. شرایط با سرعت بالایی در حال تغییر هستند و باید در رقابت با شرکت های موفق در حال جهش روبرو شد.

BPM به شما این امکان را می دهد که فرایند ها تجاری خود را با شرایط هماهنگ کنید و نوآوری را در طولانی مدت در فعالیت های خود حفظ کنید.

مراحل چرخه BPM

به طور معمول در زمان توصیف یک پروژه یا رویداد به 5 مرحله اشاره می شود: طرح، مدل، اجرا، نظارت، بهینه سازی. در اینجا به اختصار این مراحل را شرح می دهیم تا درک بهتری از این چرخه ایجاد شود.

در اولین مرحله باید روند های موجود را تحلیل کرده و هر کجا قابلیت بهبود وجود دارد مشخص کنید و مطابق اتوماسیون و استاندارد سازی فرایند ها را در حالت ایده آل طراحی و توسعه دهید. در قدم دوم باید کارایی فرایندهای اصلاح شده را در شرایط و موقعیت های مختلف بررسی کنید.

در مرحله سوم باید اصلاحات و بهبود های استاندارد سازی را پیاده کنید و در قدم بعد چگونگی کارایی این تغییرات را مشاهده کرده و بر پیشرفت ها نظارت کنید. در نهایت نیاز است که این بهبود ها و اصلاحات را به طور مداوم انجام دهید.

گاهی برای مدیریت فرایند های کسب و کار مرحله ششمی نیز در نظر میگیرند که آن را مهندسی مجدد می نامند. این مرحله برای زمانی استفاده می شود که تغییرات و تعدیل ها نتواند منجر به نتایج مطلوب تجاری شود و به طراحی و ایجاد مجدد نیاز است.

در حالی که این چرخه می تواند بسیار ساده به نظر برسد ولی هر مرحله از این چرخه ممکن است ماه ها زمان ببرد و برنامه ریری های دقیقی را بطلبد. اکثر فرایندهای تجاری چند بخش مجزا را در برمی گیرند به طور مثال استخدام نیروی کار جدید می تواند علاوه بر منابع انسانی، بخش فناوری های اطلاعات و امور مالی و غیره نیز درگیر کند.

راهکارهای نرم افزار پارمیس برای همه کسب و کارها

فروشگاهی

شرکتی

تولیدی

بازرگانی

خدماتی

اصناف

مزایای مدیریت فرایند کسب و کار

رویکرد های ساختار یافته BPM می توانند کارایی و کیفیت کار را بهبود دهند. دلایل زیادی برای استفاده از رویکرد های BPM در شرکت ها وجود دارد از جمله این دلایل می توان به کاهش خطا و ضایعات، صرفه جویی در زمان، پشتیبانی از تحول دیجیتال و در نتیجه ارائه خدمات و محصولات بهتر اشاره کرد.

به عبارت دیگر مدیریت فرایند های کسب و کار (BPM) می تواند از طریق اتوماسیون فرایند های خسته کننده ای همچون مدیریت اطلاعات، جریان داده ها و فرایندهای تهیه گزارشات، گردش های کاری را ساده سازی نماید. تمرکز اصلی مدیریت فرایند ها بر استاندارد سازی است و خطا های انسانی را کاهش می دهد از همین رو می تواند یک ابزار مدیریتی بسیار موثر باشد.

BPM با تجزیه و تحلیل داده می تواند دید بهتری از عملکرد ها به مدیران دهد و کمک کند تا گلوگاه ها و اختلالات را تشخیص دهند. این بهبود های سازمانی و اتوماسیو می تواند به نیروی انسانی این امکان را دهد تا بر روی کار هایی که نیاز به تخصص و دخالت کارمندان است تمرکز داشته باشند.

با توجه به آنچه از مزایای BPM بیان شد می توان گفت اگر مراحل این فرایند ها به خوبی انجام شود می تواند مزایای خود را در تمام جنبه های عملیات نمایان کند.

چالش های BPM

در هر ابتکار و تغییر تجاری که وضعیت موجود را دگرگون نماید بدون شک چالش های فراوانی ایجاد می شود. این موضوع در به کارگیری BPM  که با پیچیدگی ها و بهبود سیستم  با روش های مختلف همراه است، نیز صدق می کند.

برای افزایش مزایای BPM باید سازمان ها تمام چالش هایی که ممکن است با آن ها مواجه شوند را شناسایی کرده و برای مواجه با آن ها آماده باشند. لازم است تا ضمن آگاهی از چالش های این مسیر و موانع موجود، برنامه ای برای رسیدگی به این موارد وجود داشته باشد.

رایج ترین موانع و چالش های شکست BPM 

•       اهداف تجاری نامشخص
•       عدم آگاهی در خصوص ابزار مناسب
•       عدم پشتیبانی اجرایی
•       فرایند های آسیب پذیر پنهان
•       تجزیه و تحلیل ضعیف فرایند ها
•       زیرساخت های ناکافی برای شروع

زیر سیستم‌های یکپارچه استار

انواع مدیریت فرایند های کسب و کار

با توجه به گستردگی BPM و استفاده از ابزار های مختلف کارشناسان این رشته را به صورت زیر دسته بندی می کنند:

• سیستم محور: این نوع BPM بر فرایند های کاری و تجاری بدون دخالت های انسانی و با ادغام با برنامه های تجاری تمرکز دارد. مواردی مانند فرایند های خودکار ارتباط با مشتریان و سیستم های برنامه ریزی مثال هایی از این نوع BPM می باشند.
• انسان محور: این دسته از BPM می تواند بر فرایند هایی که به وسیله اشخاص مدیریت می شود، بپردازد. این فرایندها مواردی که در تعامل های انسانی موثر هستند را در بر می گیرد. طراحی خوب رابط کاربری و اعلان ها می توانند نمونه هایی از این دسته باشند.
• سند محور: رویکرد های این دسته بر اسنادی همچون روند قالب بندی، تایید و امضای قرارداد ها تمرکز دارد و به طور معمول ابزار های BPM برای یک کار خاص سند محور مانند امضای اسناد اختصاصی شده اند.

آینده BPM

رویکرد های ساختار یافته برای بهبود فرایندهای تجاری یک رشته در حال تکامل محسوب می شود. در سال های اخیر نیاز کسب و کار های مختلف به بازار دیجیتال و تغییرات به سوی کار از راه دور سبب شده کسب و کار های مختلف به فکر ارزیابی فرایند های سازمان خود بیفتند. BPM و فناوری های پشتیبان آن می توانند نیاز های جدید را پوشش دهند و به طور مستمر به بهبود سازمان ها از پایه بپردازند. این بهبود و تقویت می تواند به یک تمایز رقابتی برای سازمان ها تبدیل شود.

کلام آخر

در این مقاله تلاش کردیم تا با ارائه مزایا و چالش های BPM به شما در بهره گیری این فرایند ها کمک کنیم. شرکت های بزرگ و کوچک می توانند با استفاده از مدیریت کسب و کار و فرایند ها و ابزار های آن روش های موثری را تحقق اهداف تجاری سازمان خود بیابند.

سوالات متداول