بررسی سیر تحول صندوق فروشگاهی ؛ نیاز اساسی خرده فروشی ها
- مهر 28, 1400
نرم افزار حسابداری » بررسی سیر تحول صندوق فروشگاهی ؛ نیاز اساسی خرده فروشی ها
فهرست مطالب
تصور کنید صاحب یک فروشگاه خرده فروشی هستید و هر روز محصولات بزرگ و کوچک متعددی را به مشتریان میفروشید بدون آنکه هیچ اطلاعاتی از تعداد کالاهای موجود در مغازه و یا کالاهای فروش رفته در طول روز داشتهباشید. مشکل اصلی محاسبه سود و زیان حاصل از فروش کالاهای مختلف در این فروشگاه است. چون محاسبه سود و زیان به این سوال مهم پاسخ میدهد که : اداره کردن این فروشگاه و ادامه فروش چنین کالاهایی در آن، از نظر اقتصادی برای من منفعتی دارد؟ یا برای اینکه بخواهم سود بیشتری در طول ماه داشتهباشم، چه کالاهایی را باید به مشتریان این فروشگاه ارائه دهم تا با استقبال بیشتری مواجه شود؟ با موضوع سیر تحول صندوق فروشگاهی در خدمت شما عزیزان هستیم.
در واقع بدون داشتن چنین اطلاعاتی در دنیایی پر از ابهام کار میکنید و قطعا ماندن در بازار رقابتی امروز به نوعی محال خواهد بود. پیش از دهه 1880 میلادی، تمام افرادی که به نوعی صاحب فروشگاه بودند نیز در چنین شرایطی کار میکردند. در همین سالها بود که یک مدیر فروشگاه متوجه شد چون سیستم نظارتی وجود ندارد، برخی کارکنان میتوانند به راحتی قسمتی از پول فروشها را برای خود بردارند، بدون آنکه مدیر فروشگاه متوجه شود. بنابراین به دنبال راه حلی برای جلوگیری از این کار بود که اولین صندوق فروشگاهی جهت پاسخ به این نیاز تولید شد.
صندوق فروشگاهی چیست؟
سیستم صندوق فروشگاهی که اغلب با نام pos میشناسیم، شامل مجموعهای از سختافزارها و نرمافزارها میشود که برای آسانتر شدن مرحله نهایی خرید مشتری یعنی ثبت فاکتور خرید و پرداخت مبلغ آن کنار هم قرار میگیرند. مانیتور نمایش برای کاربر صندوق فروشگاهی و مشتریان، صفحه کلید برای ورود اطلاعات، دستگاه بارکدخوان، دستگاه کارتخوان اندرویدی از تجهیزات سخت افزاری صندوق فروشگاهی است که نرم افزار حسابداری ویژه صندوق فروشگاهی مهره اصلی برای این سیستم به شمار میرود. اما صندوقهای فروشگاهی مسیری طولانی را از ابتدا تا به اینجا طی کردند تا به شکل و شمایلی که امروز میبینیم و خدماتی که ارائه میدهند، برسند. شاید جالب باشد این مسیر تغییر و تحول صندوق فروشگاهی را با هم مرور کنیم.
داستان اولین صندوق فروشگاهی
همزمان با خاتمه جنگهای داخلی امریکا در اواخر دهه 1880 میلادی، کسبوکارها با سرعت بالایی رشد و پیشرفت را تجربه میکردند. به گونهای که برای پاسخ به تقاضای موجود در جامعه، نیاز به استخدام نیروی انسانی زیادی پیدا کردند و همین دلیل کافی بود برای مشغول بهکار شدن افراد ناشناس در مشاغل مختلف. در این بازه زمانی که صاحبان مشاغل با شیوههای مدیریت و نظارت کارکنان آشنا نبودند، برای کارکنان به جیب زدن پول فروش محصولات کار راحتی بود. بهگونهای که آن روزها سرقت داخلی از مغازهها و فروشگاهها به امری طبیعی تبدیل شده بود.
این مشکل برای جیمز ریتی که صاحب رستورانی در اوهایو ایالات متحده امریکا بود نیز وجود داشت. پیدا کردن راهحلی برای کنترل فروشهای روزانه و مطابق بودن پول حاصل از فروش با تعداد کالای فروخته شده از دغدغههای مهم جیمز شده بود. تا اینکه بالاخره توانست راهحل مناسبی را در سفر خود به سمت اروپا و در کشتی بخار پیدا کند. جیمز مجذوب دستگاهی شد که تعداد چرخشهای پروانه را در کشتی بخار میشمرد. این مشاهده ساده، ایده پیدا کردن روشی برای ثبت پرداختها در رستوران خودش را شکل داد.
پس از این سفر، جیمز به همراه برادرش جان، روی اجرایی کردن این ایده کار کردند و نتیجه تلاشهای آنها تولید دستگاهی به نام Ritty’s Incorruptible Cashier شد. میتوان آن را نمونه اولیه صندوق فروشگاهی دانست که در سال 1879 میلادی به ثبت رسید. صندوق فروشگاهی که ریتی تولید کرد، یک صفحه نمایش بزرگ داشت که مبلغ پرداختی توسط مشتری را نمایش میداد و کل پرداختیهای روز توسط یک بخش داخلی محاسبه میشد. اما برخلاف صندوقهای فروشگاهی امروز هیچ رسیدی به مشتری ارائه نمیداد و کشویی برای نگهداری پول پرداختهای نقدی در نظر گرفتهنشده بود. جیمز ریتی تصمیم گرفت برای تولید این صندوق فروشگاهی در تعداد بالا یک کارگاه کوچک تاسیس کند ولی شواهد و مدارک نشان میدهند که جیمز موفق شد تنها یک دستگاه به جان هنری پترسون که صاحب فروشگاه زغال سنگ بود، بفروشد.
مطالعه بیشتر: نرم افزار تولید و بهای تمام شده
اعمال تغییراتی کوچک در صندوق فروشگاهی
بعد از مدتی که ریتی کارگاه تولید صندوق فروشگاهی را تاسیس کرد، متوجه شد توان اداره هر دو کسب و کار را ندارد. به همین دلیل تصمیم گرفت همان کسب و کار قبلی خود را ادامه دهد که تجربه بیشتری هم در آن دارد و در نتیجه شرکت صندوق فروشگاهی را در سال 1881 میلادی به Jacob H. Eckert واگذار کرد. اولین اقدام ایکرت تغییر نام شرکت به National Manufacturing Company بود. بعد از تغییر نام شرکت، ایکرت برای بهبود کارایی صندوق فروشگاهی تغییراتی را به آن اعمال کرد. ازجمله اینکه کشو پول نقد به آن اضافه کرد و زنگ فروش را برای اعلام انجام هر فروش روی آن قرار داد.
اضافه کردن کشو پول نقد کاملا منطقی است ولی دلیل ایکرت برای گذاشتن زنگ روی صندوق پول چی بود؟
برای جواب دادن به این سوال باید برگردیم به اول داستان، یعنی همان دلیلی که باعث شد صاحبان فروشگاه به فکر سیستمی برای کنترل پول حاصل از فروش بیفتند. ایکرت کشو پول نقد را به صندوق اضافه کرد و همین فرصت خوبی را برای جابهجا کردن پول توسط کارمندان فراهم کرد. پس ایکرت باید روال منطقی برای کنترل فروش و باز شدن کشو پول نقد در نظر میگرفت.
بر این اساس فروشنده یا همان صندوقدار موظف بود قیمت تمام خریدهای مشتری را محاسبه کند و برای باز شدن کشو پول، دکمه مشخصی را فشار دهد. با فشردن این دکمه، کشو پولهای نقد باز شده و زنگ به صدا در میآمد. در نتیجه صاحب فروشگاه متوجه میشد که یک فروش انجام شدهاست و از این طریق احتمال سرقت پول از کشو پولهای نقد کاهش مییافت. در واقع این ایده مناسب آن زمان بود که تازه just blow prices مورد توجه قرار گرفته بود و به دلیل قیمتهایی که به صورت 1.98 دلار تعیین میشدند، صندوقدار مجبور بود برای پرداخت ما بقی پول مشتری به پولهای موجود در صندوق دسترسی داشتهباشد.
با وجود این تغییرات که کارایی صندوق فروش را بسیار بهبود دادهبود ولی همچنان مورد استقبال مردم قرار نگرفت. به همین دلیل ایکرت ناگزیر شرکت را در سال 1884 میلادی به جان پترسون واگذار کرد. پترسون هم اولین کاری که بعد از تحویل گرفتن شرکت انجام داد، تغییر نام آن بود. او نام National Cash Register Company را بر شرکت گذاشت و شرکت بعد از آن تاکنون به NCR معروف شد.
برای جلوگیری از کلاهبرداری، کاری که پترسون انجام داد اضافه کردن رولهای کاغذی برای چاپ رسید در هر فروش بود. بنابراین برای هر فروش دو برگه رسید یکی برای ثبت فاکتور و حسابداری فروشگاه و دیگری برای مشتری صادر میشد. بعد از اجرایی کردن این تغییرات، اقدامات جدی برای فروش صندوق شرکت NCR انجام شد و بالاخره این محصول کاربردی مورد توجه عموم قرار گرفت.
تغییر صندوقهای فروش مکانیکی به الکتریکی
تا اینجای داستان صندوقهای فروشگاهی، صحبت از صندوقهای مکانیکی بود. اما کمکم نیاز به ایجاد تغییرات اساسی در این صندوقها احساس میشد. تا اینکه در سال 1906 چارلز کترینگ اولین صندوق فروشگاهی دارای موتور الکتریکی را طراحی کرد. به طوری که در اوایل قرن بیستم بسیاری از صندوقهای فروش موجود در فروشگاهها الکتریکی بودند و از دهه 1970 میلادی به بعد این نوع از صندوقها بازار را به طور کامل در اختیار گرفتند. با این تغییرات اساسی در صندوق فروشگاهی، صاحبان مشاغل به کارایی و اهمیت آن در بهبود فرایندهای کسبوکار پی بردند؛ در نتیجه صندوق فروشگاهی در خرده فروشیها به ابزاری مهم و ضروری تبدیل شد.
همگام با استقبال مردم از صندوقهای فروشگاهی، افزودن امکانات مختلف و نوآوری در این محصول نیز با سرعت بیشتری ادامه پیدا کرد. فناوریهای جدید به عرصه صندوق فروشگاهی نیز ورود کرده و در کنار تغییر صندوق فروشگاهی سنتی به سیستمهای رایانهای، امکانات جانبی مانند دستگاههای کارتخوان و صفحه نمایش لمسی برای سهولت کار کردن با صندوق فروشگاهی و افزایش سرعت ثبت فاکتور توسط صندوقدار اضافه شد.
مزایا نرم افزار انبارداری پارمیس
ورود نرم افزار صندوق فروشگاهی به دنیای کسبوکارها
اولین سیستم نقطه فروش یا همان POS ، در سال 1973 توسط شرکت IBM طراحی شد. از آنجا که کسبوکارهای بزرگ نیاز داشتند تمام فاکتورهای خرید و فروش خود را با هدف مدیریت مالی و حسابداری بهتر ثبت کنند، این صندوق فروشIBM بزرگترین سیستم آن زمان بود که میتوانست بیشتر از 128 صندوق فروش را کنترل کند. با وجود اینکه این سیستم محدودیتهایی داشت اما در زمان خود بهترین صندوق فروش بود زیرا به طور همزمان از چند تکنولوژی روز مانند شبکه محلی استفاده میکرد.
در این مرحله از تغییرات صندوق فروشگاهی، تکنولوژی نیز ورود پیدا میکند و مک دونالد از اولین سیستم POS که صندوق فروشگاهی را در کنار ثبتهای نقدی به کمک ریزپردازندهها بهکار میگیرد، رونمایی میکند. این صندوق فروشگاهی با امکاناتی که برای کاربران خود در نظر گرفتهبود به بهبود خدمات مک دونالد برای مشتریان کمک کرد. زیرا با ثبت فاکتور هر مشتری و حتی پیش از پرداخت مبلغ توسط مشتری، سفارش آن به آشپزخانه ارسال میشد و درنتیجه مشتری میتوانست سفارش خود را در زمان کمتری تحویل بگیرد. دهه 1980 بر روی این سیستمها کار شد تا هم فضای کمتری را در فروشگاه اشغال کنند و هم هزینه سنگینی را به خریدار تحمیل نکنند.
نتیجه این تلاشها ارائه اولین صندوق فروشگاهی کامپیوتری توسط شرکت IBM بود که در سال 1985 به بازار عرضه شد. یک سال بعد اولین نرم افزار برای صفحههای نمایشی لمسی با تلاش ژن موشر وارد بازار شد. این نرم افزار برای رستورانها طراحی شده بود و دکمههای رنگی برای گزینههای مختلف در نظر گرفتهشدهبود. با رشد اینترنت در دهه 1990، کار بر روی طراحی سیستمهای نقطه فروش برای ویندوز شروع شد. نتیجه این تلاشها ورود شرکتهای متعدد ارائه دهنده نرم افزار صندوق فروشگاهی به بازار بود که این نرم افزارها قابلیت اجرایی شدن روی دستگاههای مختلف را دارند.
اولین نرم افزار pos که قابلیت اجرایی شدن روی سیستم عامل ویندوز را داشت توسط مارتین گوودوین و باب هنری طراحی و به بازار صندوق فروشگاهی عرضه شد. همانطور که سیستمهای رایانهای در دهه 90 میلادی، با سرعت بالایی تکمیل میشدند و هر روز امکاناتی جدید به آنها اضافه میشد تا نیازهای جدید کاربران را تامین کند. همزمان با این تحولات در دنیای فناوری، نرم افزارهای صندوق فروشگاهی نیز با هدف همگام بودن دنیای تکنولوژی تغییر میکردند.
اضافه شدن نقطه فروش الکترونیکی (EPOS) به مسیر تحول صندوق فروشگاهی
با تغییراتی که در صندوق فروشگاهی مک دونالد اعمال شدهبود، سرعت ثبت سفارش توسط مشتری و آماده کردن آن توسط رستوران بهبود پیدا کرد. اما نیاز جدید کسبوکارها در این مرحله، سیستمی بود که بتواند تمام کارهای مربوط به حسابداری فروش را انجام دهد. سیستمهایی که به عنوان صندوق فروشگاهی تا این مرحله وجود داشتند، تنها قادر به ثبت فروش و چاپ فاکتور آن بودند.
اما نیاز حسابداری کسبوکارها بیشتر از این بود. آنها به گزارش فروش برای ارزیابی سود و زیان خود، اطلاع از موجودی انبار برای تامین کالای مورد نیاز و موارد بیشتری نیاز داشتند که این موارد به کمک سیستمهای دیگری انجام میشد. همین نیاز حسابداری دلیل ورود EPOS به بازار صندوق فروشگاهی شد. Nisyst اولین نرم افزار EPOS است که در سال 1992 به بازار عرضه شد و تحولات گستردهای را بهوجود آورد.
بهبود کاربری صندوق فروشگاهی
با تغییراتی که در POSهای موجود در بازار اعمال شد و امکاناتی که در اختیار کاربران خود قرار میدادند، مورد توجه کسبوکارهای کوچک تا بزرگ، فروشگاهها و حتی شرکتهای تولیدی قرار گرفتند. همانطور که در تاریخ صندوق فروشگاهی متوجه شدید، این سیستم برای رستورانها به وجود آمد و تغییرات آنها در طول تاریخ نیز برحسب نیاز رستورانها شکل میگرفت. با استفاده بیشتر کسبوکارهای مختلف از صندوق فروشگاهی با هدف بهبود در حسابداری آنها، امکانات مختلفی به این سیستم اضافه شد که در ادامه به برخی از این امکانات اشاره میکنیم.
صفحه نمایش لمسی : این امکان که نتیجه تلاشهای موشر بود، در بهبود عملکرد صندوقدار بسیار موثر بود. زیرا به تدریج محیط کاربری نرم افزار صندوق فروشگاهی سادهتر شده و با اختصاص رنگهای مختلف به هر گزینه، سرعت کار صندوقدار افزایش یافت. صفحه نمایش لمسی نیاز به سختافزارهای دیگری مانند صفحه کلید را برای ورود اطلاعات از بین برد که نتیجه آن کاهش اندازه صندوق فروشگاهی بود. درنتیجه این سیستم برای کسبوکارهایی که محدودیت فضا برای استفاده از تجهیزات سخت افزاری صندوق فروشگاهی داشتند، مناسبتر شد.
چرا باید از نرم افزار CRM استفاده کنیم؟
دستگاه بارکدخوان : در صندوق فروشگاهی معمولی میبایست به صورت دستی اقلام خرید هر مشتری در سیستم وارد و فاکتور خرید ثبت شود. اما با اضافه شدن دستگاه بارکدخوان به تجهیزات صندوق فروشگاهی، با یک بار ثبت کردن محصولات در نرم افزار میتوان از طریق بارکدخوان و اسکن بارکد هر محصول آن را به راحتی در فاکتور خرید مشتری ثبت کرد. این امکان در افزایش سرعت ثبت فاکتور گام بسیار مهمی بهشمار میرود.
اتصال به کارتخوان بانکی : با ورود فناوری به صنعت بانکداری، شیوههای مختلف پرداخت برای مشتریان یک کسبوکار معرفی شد. در گذشته تنها پرداخت نقدی برای صندوق فروشگاهی وجود داشت؛ اما با امکان اتصال صندوق فروشگاهی به کارتخوانهای بانکهای مختلف، پرداخت با کارت و یا پرداخت اینترنتی و ثبت فاکتور در پرداختیها برای مشتریان در نظر گرفتهشدهاست.
چاپگر فیش خرید : امروزه چاپگرهای پیشرفتهای به صندوق فروشگاهی متصل شدهاند تا فاکتور خرید هر مشتری را با جزئیاتی مانند نام کالا، تعداد هر کالا، مبلغ کالا و درصد تخفیف چاپ نمایند.
ورود فناوری ابری به دنیای حسابداری و صندوق فروشگاهی
نرم افزارهای صندوق فروشگاهی ویندوزی به دلیل ماهیتی که دارند به بروزرسانی مداوم برای افزودن امکانات بیشتر به نرم افزار و نگهداری سخت افزاری نیاز دارند. علاوهبراین، نیاز نرم افزار صندوق فروشگاهی به تجهیزات سخت افزاری ویژهای نیاز دارد؛ در صورت عدم همخوانی سخت افزارها با نرم افزار ویندوزی صندوق فروشگاهی نمیتوان از امکانات نرم افزار استفاده کرد.
با ورود اینترنت به دنیای روزمره و توسعه فناوری متناسب با تغییرات جدید حاصل از آن، گوشیهای هوشمند تحولات گستردهای را در زندگی مردم بهوجود آوردند. فناوری ابری از مهمترین دستاوردهای این تحولات است که به دلیل امکانات ویژهای که به کاربران خود ارائه میدهد، بسیار مورد توجه قرار گرفتهاست. صندوق فروشگاهی مبتنی بر ابر نتیجه استقبال از فناوری ابری و از بین بردن محدودیتهای نرم افزارهای ویندوزی است.
این نوع از صندوقهای فروش به سخت افزار خاصی نیاز نداشته و تنها با پرداخت حق اشتراک ماهیانه امکانات لازم برای مدیریت فروشگاه را در اختیار کاربران قرار میدهد. به بیان سادهتر، برای داشتن نرم افزارهای ابری نیازی به خرید نرم افزار نیست؛ نرم افزار تحت مالکیت شرکت ارائهدهنده خواهد بود و کاربران با پرداخت هزینهای پایین از امکانات آن بهره میبرند. ضمانت حفظ و نگهداری از دادههای مالی کاربران نیز به عهده متخصصان شرکت ارائهدهنده نرم افزار خواهد بود و از این نظر امنیت دادهها به میزان بالایی حفظ میشود.
بیشتر بخوانید: نرم افزار شرکتی
پس از معرفی POSهای مبتنی بر ابر در سال 2002، ورود تلفنهای هوشمند و تبلت در سالهای 2007 تا 2010، نسل جدیدی از کارتخوانهای مبتنی بر برنامه نیز به بازار عرضه شدند. بنابراین صاحبان مشاغل میتوانستند از گوشی هوشمند خود به عنوان یک صندوق فروشگاهی استفاده کرده و ثبت فاکتور خرید مشتری را به کمک گوشی انجام دهند. از آنجا که گوشیهای هوشمند امروز مجهز به اسکنر بارکد و فناوری NFC هستند، گزینه مناسبی برای تبدیل به صندوق فروشگاهی هستند که به راحتی میتوان با اتصال به پایانههای پرداخت، تمام امکانات صندوق فروشگاهی را در اختیار کاربران خود قرار دهد.
به مرور نرم افزارهای صندوق فروشگاهی ابری با نسخههای اندروید و IOS سازگار شدند و به دلیل عرضه امکانات مختلف با هزینه پایین بسیار مورد توجه صاحبان مشاغل مختلف قرار گرفتند. محبوبیت این نوع از صندوقهای فروشگاهی به حدی است که امروزه بسیاری از کسبوکارهای کوچک تا بزرگ برای انجام بسیاری از کارهای حسابداری مربوط به فروشگاه خود از این نوع نرم افزارهای ابری استفاده میکنند. جدیدترین نسخه صندوقهای فروشگاهی نیز اپلیکیشنهایی هستند که روی کارتخوانهای اندرویدی نصب شده و عملیات صدور فاکتور و پرداخت را انجام میدهند.
باید بدانید: نرم افزار پخش مویرگی
این اپلیکیشنها که اغلب به پایگاه داده نرم افزار حسابداری متصل هستند، برای یکپارچه کردن اطلاعات فروش فروشگاههای زنجیرهای و یا کسبوکارهایی که امکان صدور فاکتور و پرداخت در محل را دارند گزینهای بسیار کاربردی هستند. زیرا بسیاری از کارهای حسابداری مربوط به فروش را میتوان از طریق آنها انجام داد و محدودیتهایی که در استفاده از سخت افزارهای دیگر برای کاربران مطرح میشود را از بین بردهاست.
نرم افزار حسابداری پارمیس، از نسخه ویندوزی تا ابری
فناوری اطلاعات پارمیس که در عرصه تولید نرم افزارهای حسابداری فعالیت دارد، همواره تلاش کردهاست همگام با تغییرات تکنولوژی پیش رفته و نیازهای کاربران خود را با جدیدترین فناوریها پاسخ دهد. به همین دلیل این شرکت انواع صندوقهای فروشگاهی ویندوزی و ابری را برای کسبوکارهای کوچک تا بزرگ طراحی و به بازار عرضه کردهاست. صندوق فروشگاهی پارمیس پرو، یک نرم افزار صندوق فروشگاهی ویندوزی است که به دو صورت تک کاربره و تحت شبکه توسط کاربران استفاده میشود. این محصول از شرکت پارمیس برای فروشگاههای کوچک و متوسط که در هر زمینهای فعالیت میکنند مناسب بوده و به آنها کمک میکند تا اموری همچون مدیریت کالا و مشتریان، امور بانکی و حسابداری و تهیه گزارشهای مالی مختلف را انجام دهند.
با ورود فناوری ابری به دنیای حسابداری، این شرکت محصول خود به نام پارمیس 360 را به بازار عرضه کرد. این صندوق فروشگاهی مبتنی بر فضای ابری بوده و امکانات حسابداری لازم برای اداره فروشگاهها را از طریق تلفنهای هوشمند و تبلتها و یا حتی لپتاپ در اختیار کاربران خود قرار میدهد. اطلاعات مالی کاربران پارمیس 360 در فضای ابری ذخیره و نگهداری میشوند. گفتنی است در صورت قطع شدن اینترنت کاربر، امکان انجام فرایند حسابداری تا صدور فاکتور مشتری به صورت آفلاین وجود دارد که بعد از برقراری اتصال به اینترنت تمامی اطلاعات درج شده به سرور ارسال خواهند شد.
حتما مطالعه کنید: پایانه فروشگاهی چیست؟
نسخه جدیدی از صندوق فروشگاهی در بازار، اپلیکیشنهای صندوق فروشگاهی هستند که بر روی دستگاههای کارتخوان هوشمند با سیستم عامل اندروید نصب میشوند. پارمیس اسمارت محصول دیگری از این شرکت است که با اغلب کارتخوانهای موجود در کشور همخوانی داشته و میتواند از طریق اتصال با نرم افزار یکپارچه مالی پارمیس استار، نیازهای صدور فاکتور و پرداخت کسبوکارهای بزرگ را نیز تامین نماید.