کوچک و بزرگ لوازم تحریر را با نرم افزار حسابداری ثبت کن

خیلی از ما عاشق بوی کتاب و دفتر و ورق زدن آنها هستیم. من هم یکی از همین عاشقان مداد و دفتر هستم که از محبوب‌ترین تفریحات برای من چرخیدن بین قفسه‌های متنوع و رنگارنگ فروشگاه‌های نوشت‌افراز است. خریدن نوشت‌افراز و هر چیزی که جایی بین قفسه‌های این فروشگاه‌ها دارد برای من به عنوان خریدهای شادی‌آفرینِ ارزان قیمت تعریف شده‌است. نرم‌افزار حسابداری لوازم التحریر پارمیس سبب آسان‌تر شدن محاسبات هزینه‌های این صنف شده است.

یک روز که غرق دنیای رنگی دفترهای فانتزی و انواع کاغذ و خودکارهای رنگی شده‌ بودم با خودم فکر کردم چقدر مدیریت کردن چنین کسب‌ و‌ کاری سخت است و چالش‌های زیادی برای سود‌آور بودن این فروشگاه‌ها وجود دارد. اینکه حجم بالایی از محصولات در اندازه‌های بسیار کوچک که به راحتی در جیب جا می‌شوند و تنوع رنگ و برند و شکل و قیمت بالایی دارند را چگونه باید انبار و نگهداری کرد و چه طور می‌توان میزان فروش هر روز و سود آخر ماه را حساب و کتاب کرد، کار هر کسی نیست. برایم سوال شد که صاحب چنین فروشگاهی چه طوری به قول معروف سرش تو حساب و کتاب است و می‌تواند کارهای حسابداری مربوط به هزینه و درآمد را انجام دهد.

از قضا به خاطر رفت‌و‌آمدهای زیادی که به این فروشگاه داشتم با صاحب آن آشنا شده‌ بودم و من را به عنوان یک مشتری وفادار می‌شناخت. به همین دلیل به خودم اجازه دادم از خلوتی فروشگاه استفاده کنم و با مدیر آنجا درباره روش مدیریت کردن مسائل مالی کمی صحبت کنم. مدیر فروشگاه هم خیلی دقیق نحوه مدیریت امور مالی فروشگاه‌های لوازم‌ التحریر و نوشت‌افراز را برای من توضیح دادند.

بیشتر بدانید: نرم افزار بازرگانی

حساب و کتابِ راحت‌ترِ فروشگاه لوازم‌تحریر با نرم‌افزار حسابداری

از آنجا که فلسفه اصلی شکل‌گیری هر کسب‌ و‌ کاری، به دست آوردن درآمد و رسیدن به حداکثر سود ممکن است باید با حواس جمع کار نظارت و کنترل، تراکنش‌های مالی و فعالیت های مربوط به آن را انجام داد. در واقع لازم است تمام هزینه‌ها و درآمدها، ثبت و به دقت ارزیابی شوند ؛ در‌نهایت به کمک این اطلاعات با یک حساب سرانگشتی میزان سود حاصل از فروش ماهیانه محاسبه می‌شود.

برای برآورد میزان سود حاصل از فروش باید فاکتورهای خرید و تمام فاکتورهای فروش در دفاتر حسابداری مخصوص یا نرم‌افزار حسابداری لوازم التحریر ثبت شوند. اما یک نکته مهم برای ثبت فروش روزانه در فروشگاه‌های لوازم‌التحریر وجود دارد ؛ اینکه کالاها کوچک‌اند و وارد کردن دستی تمام کالاها در خرده‌فروشی کاری سخت و زمانبر است. به همین دلیل بهتر است از صندوق فروشگاهی برای افزایش دقت و سرعت کار ثبت فاکتور فروش استفاده کنیم. بنابراین برای هر محصول یک بارکد تعریف می‌شود و از طریق اسکن آن بارکد به راحتی اقلام خریداری شده توسط مشتری در فاکتور فروش آنها ثبت می‌شود. نرم‌افزار صندوق فروشگاهی امکان صدور فاکتور، محاسبه مبلغ نهایی آن و نمایش موجودی کالاها را در اختیار ما قرار می‌دهد.

در فروشگاه‌های لوازم‌تحریر، تنوع محصولات و کالاهای موجود بسیار بالا است، در واقع در چنین فروشگاه‌هایی انواع دفتر و دفترچه یادداشت، کاغذ و مقواهای رنگی، طیف گسترده‌ای از مداد و خودکارها و بسیاری از بازی‌های فکری و سرگرم‌کننده وجود دارد و از آنجا که این اقلام اغلب کالاهایی ریز و بسیار کوچک هستند، مدیریت موجودی این محصولات کاری سخت ولی مهم است. البته در چنین فروشگاه‌هایی موجود بودن همه نوع کالا با در نظر گرفتن تنوع رنگ و سایز و مدل هم اهمیت بسیاری دارد، زیرا از این طریق می‌توان تمام نیازهای مشتریان خود را فراهم کرده و آنها را به مشتری وفادار برای فروشگاه خود تبدیل کنید. به همین دلیل دانستن نقطه سفارش مجدد برای محصولات با هدف تأمین کالاهای مورد نیاز به ویژه برای فروشگاه‌های بزرگ و زنجیره‌ای اهمیت دارد. بنابراین یکی از امکاناتی که نرم‌افزار حسابداری می‌تواند در اختیار فروشگاه‌های بزرگ قرار دهد، تنظیم کردن نقطه سفارش مجدد برای اقلام موجود در فروشگاه است.

موضوع مهم دیگر در فروشگاه نوشت‌افزار این است که باید محصول تولید شده توسط برندهای مختلف و در رنگ‌های متنوع را موجود داشته‌باشند. بنابراین امکان مهم دیگر برای نرم‌افزار حسابداری، گروه‌بندی کردن کالا است؛ یعنی شما بتوانید اقلام موجود را بر حسب نوع کالا, نام برند، رنگ و یا هر چیز دیگری که برای شما مهم است دسته‌بندی کنید. از این طریق می‌توانید دید دقیق‌تری نسبت به میزان فروش هر گروه و استقبال مشتریان از آنها داشته‌باشید تا برای افزایش فروش، کالاهای محبوب مشتریان را شناسایی و به هنگام تأمین کالا آنها را مد نظر داشته‌باشید.

مطالعه بیشتر: نرم افزار حقوق و دستمزد

فراموش نشود در هر کسب وکاری، گزارش‌های مالی مختلف می‌تواند گامی موثر برای رشد و افزایش فروش باشد. بسته به اندازه کسب‌و‌کار می‌توانید از گزارش‌های مختلفی که نرم‌افزارهای حسابداری به کاربران خود ارائه می‌دهند در جهت رونق کسب‌و‌کار خود بهره ببرید. شاید ساده‌ترین گزارشی که می‌توان برای نرم‌افزار حسابداری فروشگاه‌های لوازم‌تحریر در نظر گرفت، گزارش میزان سود شما در هر فاکتور خرید باشد که البته این گزارش سود و درآمد را می‌توان برای کل فروش در یک بازه زمانی مشخص بسط داد. گاهی ممکن است به دلایل مختلف تصمیم بگیرید برای افزایش فروش برخی محصولات آنها را با درصدی تخفیف به مشتریان ارائه کنید. بنابراین باید به هنگام ثبت فاکتور امکان درج تخفیف را نیز داشته‌باشید. البته این امکان بیشتر برای فروشگاه های بزرگ با تنوع کالای بسیار بالا است.

حسابداری فروشگاه‌های لوازم اداری و لوازم‌تحریر با نرم‌افزار حسابداری پارمیس

بعد از تمام این توضیحات، مدیر فروشگاه برای اینکه من کاملاً با فرایندهای ثبت و گزارشگیری نرم‌افزار حسابداری آشنا شوم، نرم‌افزار حسابداری فروشگاه لوازم اداری و نوشت‌افزار خود را به من نشان داد و گفت ما در این فروشگاه از نرم‌افزار حسابداری پارمیس استفاده می‌کنیم. زیرا تمام نیازهای ما را از یک نرم‌افزار حسابداری به عنوان مدیر مالی فروشگاه برآورده می‌کند.

یعنی این نرم‌افزار در کنار امکان ثبت تمام کالاها و تعریف ویژگی‌های اصلی آن، به ما صندوق فروشگاهی داده تا بتوانیم راحت کالای خریداری شده مشتریان را وارد فاکتور فروش کرده و سود حاصل را محاسبه کنیم. از آنجا که ما به صورت فروشگاه زنجیره‌ای فعالیت داریم، توانستیم به کمک نرم‌افزار حسابداری پارمیس تمام فروشگاه‌ها را با هم شبکه کنیم. به تازگی هم از امکان فروشگاه‌ساز حسابداری پارمیس استفاده کردیم تا فروشگاه اینترنتی خود را برای افزایش فروش و پاسخگویی بیشتر به مشتریان فراهم آوریم.

امکان فروش اینترنتی با فروشگاه ساز پارمیس

فروشگاه ساز پارمیس این امکان را برای کسب‌ و‌ کارهای آنلاین فراهم آورده‌است که محصولات خود را به صورت اینترنتی به فروش برسانند. نکته مهم در این نرم‌افزار حسابداری لوازم التحریر ، امکان اتصال فروشگاه اینترنتی به نرم‌افزار حسابداری است که تمام اطلاعات مربوط به محصولات فروخته شده از طریق سایت در نرم‌افزار حسابداری متصل به آن ثبت می‌شود و کار حسابداری فروشگاه آنلاین شما با دقت بالاتری انجام می‌شود. از مزیت‌های دیگر نرم‌افزار حسابداری لوازم التحریر، امکان ارسال پیامک‌های اطلاع رسانی است که می‌تواند در ایجاد ارتباطی بهتر با مشتریان بسیار موثر عمل کند.

زمانیکه فروشنده اقلام خریداری من را به کمک صندوق فروشگاهی ثبت و فاکتور نهایی خرید من را تحویل داد و من با کارت مبلغ فاکتور را پرداخت کردم، به اهمیت نرم‌افزار حسابداری برای فروشگاه‌های لوازم اداری فکر می‌کردم و اینکه اگر یک نرم‌افزار تمام امکانات لازم فروشنده را در اختیار آن قرار دهد چقدر می‌تواند در مدیریت هزینه‌ها و درآمد مفید باشد و کار حسابداری آن کسب‌و‌کار را راحت‌تر کند.

باید بدانید: پایانه فروشگاهی

به ویژه اینکه مدیر فروشگاه تاکید داشت به عنوان یک کسب‌و‌کار لازم است تمام فرایندهای مالی مربوط را بر اساس استانداردهای حسابداری ثبت کند و در پایان هر سال مالی، گزارش‌های مالی مربوطه مانند اظهارنامه مالیاتی و گزارش سود و زیان فروشگاه را برای تعیین نرخ مالیات به سازمان امور مالیاتی تحویل دهد. مدیر تأکید داشت اگر نرم‌افزار حسابداری متناسب با نیاز کسب‌و‌کار باشد و بتواند تمام فرایندهای مالی را ثبت کند، آماده کردن این گزارش‌های مالی کار چندان سختی نخواهد‌بود.

همان طور که آنها برای گزارش‌های مالیاتی و حتی بستن حساب‌های هر دوره مالی با نرم‌افزار حسابداری پارمیس هیچ مشکلی تا به حال نداشته‌اند. برای مشاهده ویژگی‌های نرم افزار حسابداری مناسب فروشگاه‌های لوازم تحریر پیشنهاد می‌کنم به صفحه راهکار حسابداری پارمیس برای صنف لوازم تحریر یا لوازم اداری مراجعه کنید یا با مشاوران فروش فناوری اطلاعات پارمیس تماس حاصل نمایید.