محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری
- دی 15, 1399
فهرست مطالب
حقوق و دستمزد یکی از مباحث مهم به هنگام استخدام و مشغول به کار شدن در یک واحد اقتصادی است که در همان ابتدا و پیش از شروع همکاری بر حسب توافق بین کارفرما و کارمند تعیین میشود. اما نحوه محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری چگونه است؟ در ساده‌ترین شکل می‌توان حقوق و دستمزد را به عنوان هزینه‌ای که کارفرما به کارمند خود در جریان تولید کالا یا ارائه خدمت به منظور جبران کار انجام شده توسط وی پرداخت میکند، تعریف نمود.
بنابراین حقوق و دستمزد کارکنان یکی از ارکان موثر در تعیین قیمت نهایی کالا و خدمت است و به همین دلیل محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری اهمیت بسیاری دارد. در ادامه قصد داریم با حسابداری حقوق و دستمزد به کمک نرم افزار حقوق و دستمزد و مزایای آن و قوانین لازم برای محاسبه آن آشنا شویم.
حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
حسابداری حقوق و دستمزد شامل تمام امور حسابداری مرتبط به محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان بر حسب کارکرد آنها است. آنچه که حسابدار تحت عنوان حسابداری حقوق و دستمزد موظف به انجام دادن است، ثبت دقیق ساعتهای کاری و مرخصی تمام کارکنان، اطلاع دقیق از شرایط قرارداد هر فرد و در نظر گرفتن مزایای مرتبط با وی و درنهایت محاسبه حقوق ماهیانه متناسب با قرارداد کاری توافق شده بین کارمند و کارفرما است.
نتیجه حسابداری محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری همان لیست حقوق در انتهای ماه، فیش حقوقی محاسبه شده برای هر فرد و واریز وجه مرتبط تحت عنوان حقوق است. لیست حقوق مبلغی است که برای یک بازه زمانی مشخص و در تاریخی ثابت و معین به ازای مقدار کار مشخص به کارکنان پرداخت میشود. البته برای محاسبه دقیق حقوق، حسابدار به اطلاعات مشخصی از کارکنان نیاز دارد که در ادامه به تفصیل آنها را بیان خواهیم کرد.
دستمزد واقعی و دستمزد اسمی چیست؟
لازم است قبل از توضیح محاسبه حقوق و دستمزد واقعی و دستمزد اسمی، تفاوت بین حقوق و دستمزد را مشخص کنیم. حقوق را برای پرداختی به کارکنان به کار می‌برند که اغلب ماهیانه محاسبه میشود؛ در حالی که دستمزد رایج‌ترین شیوه پرداخت به کارگران معرفی شده و ساعت به عنوان مبنای محاسبه آن تعیین شده است. همان‌گونه که از عنوان این بخش پیدا است، دستمزد را به دو نوع اسمی و واقعی تقسیم می‌کنند.
- دستمزد اسمی : همان پول و دستمزدی است که در بازه زمانی مشخص به عنوان هزینه انجام کار به نیروی کار پرداخت میشود.
- دستمزد واقعی : این نوع دستمزد بیان کننده قدرت واقعی نیروی کار در خرید است که به صورت نسبت دستمزد اسمی به سطح عمومی قیمت‌ها تعریف میشود.
حتما مطالعه کنید: برنامه CRM
محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان توسط حسابداری
محاسبه حقوق کارکنان شرکت مانند دیگر هزینه‌ها و مخارج ازجمله وظایف حسابدار است. البته همان‌طور که در بالا گفتیم، برای محاسبه حقوق و دستمزد به صورت دقیق و درست به اطلاعاتی در رابطه با شرایط کاری توافق‌شده بین کارفرما و کارمند نیاز است که این اطلاعات توسط بخش منابع انسانی در اختیار حسابداری قرار می‌گیرد. شرایط کار و استخدام کارکنان، تسهیلات مالی و رفاهی که شرکت برای کارکنان خود در نظر گرفته‌است، مزایای تعیین‌شده برای کارکنان و مواردی از این دست که میزان حقوق را تعیین میکند، می‌بایست در اختیار واحد حسابداری قرار بگیرند
به همین دلیل همکاری واحد منابع انسانی با واحد حسابداری تحت عنوان هدایت کننده فرایند محاسبه حقوق و دستمزد و نظارت با هدف رعایت الزامات قانونی ضروری است. حکم کارگزینی کلیه دریافت‌های قانونی کارگر که شامل مزد یا حقوق، حق مسکن، حق اولاد، بن کارگری، مزایای غیرنقدی، پاداش افزایش تولید، ایاب و ذهاب، سود سالانه بر اساس قرارداد میشود را مشخص میکند.
البته گفتنی است در کنار اطلاعات دریافت‌شده از واحد منابع انسانی، بخش حسابداری باید اطلاعات دقیق و به‌روزی از قوانین وزارت کار در رابطه با محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان مانند حقوق پایه، هزینه مسکن، عائله‌مندی و مزایای دیگری که باید در فیش حقوقی در نظر گرفته‌شود، داشته‌باشد.
با در نظر گرفتن تمامی قوانین و شرایط، فرمول محاسبه حقوق و دستمزد در نرم افزار حسابداری تعریف شده و دریافتی تمام کارکنان شرکت برحسب نرخ حقوق و دستمزد سال محاسبه میشود. در محاسبه حقوق تمام دریافتی‌های قانونی مانند حق اولاد، حق مسکن، خوار‌و‌بار و بن کارگری در نظر گرفته میشود.
مراحل محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری
برخلاف تصور عموم، محاسبه حقوق و دستمزد کاری بسیار حساس و دقیق است، به گونه‌ای که اشتباهی کوچک می‌تواند اختلاف رقم قابل توجهی را ناشی شود. به همین دلیل مراحل زیر را برای افزایش دقت در محاسبه حقوق کارکنان تعریف کرده‌اند.
- تعیین حقوق پایه : حقوق پایه هر سال توسط شورای عالی کار تعیین میشود ولی این حقوق هیچ محدودیتی برای تعیین حقوق کارکنان به وجود نمی‌آورد. زیرا مبلغ حقوق پیش از شروع همکاری و به صورت توافق بین کارفرما و کارمند تعیین میشود و این حقوق در واقع حداقل حقوق با شرایط وزارت کار را تعیین می‌نماید.
همان‌طور که گفتیم حداقل مزد با در نظر گرفتن شرایط تورمی و معیارهای بسیار دیگری، در ابتدای هر سال توسط شورای عالی کار اعلام میشود. این حداقل مزد کارفرمایان را موظف میکند به ازای کار انجام شده در ساعات قانونی دستمزدی کمتر از حداقل تعیین شده به کارکنان خود پرداخت نکنند.
- محاسبه اضافه کاری : اضافه کار ازجمله فاکتورهای مهم در محاسبه حقوق و دستمزد است. اضافه کار به صورت استفاده از نیروی کار بیشتر از ساعتهای تعیین شده توسط وزارت کار، تعریف شده‌است که برحسب توافق طرفین می‌تواند 40% بیشتر از نرخ مزد عادی در نظر گرفته شود.
- محاسبه مزایای تعلق گرفته به نیروی کار : با توجه به اینکه مزایای هر یک از کارکنان متناسب با کارکرد آن ماه تعیین میشود، می‌بایست هر ماه برای هر یک از کارکنان به طور مجزا مزایا و حق بن محاسبه شود. لازم به یادآوری است که مزایا را به دو دسته کلی مزایای مستمر و مزایای غیرمستمر تقسیم می‌کنند. مزایای مستمر: صرف نظر از حقوق پایه، مزایایی که در قالب افزایش حقوق نقدی و غیرنقدی پرداخت شوند در این دسته قرار می‌گیرند. به عنوان مثال مسکن سازمانی و بن تهیه مواد غذایی ازجمله مزایای غیرنقدی و حق ایاب و ذهاب و حق کشیک از نمونه‌های مزایای نقدی هستند.
مزایای غیرمستمر : این نوع بیشتر برای کارگران در نظر گرفته میشود و تاثیری در افزایش حقوق ماهیانه ندارد. پاداش، عیدی آخر سال، حق ماموریت و دریافت مبالغ مرخصی‌های استفاده نشده از نمونه‌های مزایای غیرمستمر هستند. برای آشنایی با نحوه محاسبه حقوق و دستمزد، محاسبه عیدی و پاداش آخر سال میتوانید به مقاله “فرمول و نحوه محاسبه عیدی و پاداش” مراجعه کنید. لازم به ذکر است بر اساس ماده 66 قانون کار، امکان ذخیره بیشتر از 9 روز از مرخصی سالانه برای کارکنان وجود ندارد و در صورت عدم استفاده از حق مرخصی باید مبلغ مربوط به روزهای استفاده نشده را دریافت نماید.
- محاسبه مالیات حقوق و دستمزد: یکی از مباحث مهم در حسابداری مالیات است و همان‌طور که می‌دانید مالیات حقوق از نوع مالیات‌های مستقیم است که محاسبه حقوق و دستمزد و پرداخت آن بر عهده کارفرما قرار گرفته‌است. بنابراین قبل از پرداخت حقوق ماهیانه می‌بایست بخش حسابداری میزان مالیات تعلق گرفته به هر فرد را محاسبه و از حقوق کسر نماید. نرخ مالیات حقوق هر سال متفاوت بوده و با میزان دریافتی فرد رابطه مستقیم دارد و به تمام افرادی که به دلیل فعالیت کاری خود حقوق دریافت کرده و بیمه تامین اجتماعی برای آنها لحاظ میشود، تعلق می‌گیرد.
مطالعه بیشتر : مالیات چیست؟
- حق بیمه تامین اجتماعی : در کنار مالیات حقوق، حق بیمه نیز در دسته کسورات حقوق و دستمزد قرار می‌گیرد. حق بیمه به منظور اعطای خدمات بیمه به فرد در نظر گرفته شده‌است که حدود 30% از جمع حقوق و مزایای آن را شامل میشود. البته پرداخت تنها 7% از این مقدار به عهده فرد و مابقی بر عهده کارفرما است.
ثبت سند حقوق و دستمزد
تا اینجا با تمام پارامترهایی که باید برای محاسبه حقوق و دستمزد ماهیانه کارکنان در نظر گرفت، آشنا شدیم. محاسبه حقوق کارکنان و ثبت سندِ حسابداری حقوق و دستمزد از مهم‌ترین وظایف بخش حسابداری در پایان هر ماه است که باید با دقت انجام شود. زیرا حقوق و دستمزد ماهیانه کارکنان بخش عمده‌ای از هزینه‌های یک شرکت را به خود اختصاص می‌دهد که اشتباه در محاسبه آن می‌تواند هزینه‌هایی را به شرکت تحمیل کند به ویژه اینکه متناسب با حقوق کارکنان، می‌بایست درصد مالیات و بیمه نیز محاسبه و به سازمان مربوطه پرداخت شود.
در این بخش قصد داریم با قوانین و نحوه ثبت سند حقوق و دستمزد در نرم‌افزار حسابداری آشنا شویم. قبل از هر چیز باید لیست حقوق و دستمزد به تعداد کارکنان شرکت تهیه شود تا بتوانیم از این لیست سند حقوق و دستمزد، سند بیمه، مالیات حقوق و فیش حقوقی کارکنان را استخراج کنیم. از لیست تهیه شده تمام پارامترهایی که در فیش حقوقی در نظر گرفته میشود مانند حقوق پایه، حقوق کارکرد، حق مسکن، حق اولاد، اضافه‌کاری، شیفت کاری و دیگر مزایا به عنوان حقوق ماهیانه محاسبه و در حساب معین هزینه‌ها ثبت می شود. در کنار این موارد باید سهم بیمه کارفرما که معادل 23 درصد اقلام مشمول بیمه موجود در فیش حقوقی کارمند است را نیز ثبت کنیم.
باید بخوانید: نرم افزار پخش مویرگی
بعد از محاسبه حقوق و دستمزد و مزایای کارمند می بایست کسورات یعنی حقِ بیمه سهم کارمند، مالیات حقوق، مساعده و وام محاسبه و در حساب کل مرتبط ثبت شوند. از آنجا که بیمه و مالیاتِ حقوق یک حساب پرداختنی به دولت است، می‌توانیم حسابی با نام حساب‌های پرداختنی دولتی برای آنها تعریف کنیم. در رابطه با بیمه باید 7درصد سهم بیمه کارگر با 23درصد سهم بیمه کارفرما جمع و در این حساب ثبت شود
مالیات حقوق نیز بر اساس جدول مالیات که هر سال توسط سازمان امور مالیات ارائه میشود، محاسبه و در حساب‌های پرداختنی دولتی ثبت میشود. در کنار بیمه و مالیات، وام و یا مساعده ای که کارکنان در طول ماه دریافت کرده‌اند باید محاسبه و از مبلغ حقوق ماهیانه آنها کسر شود. تفاوت هزینه حقوق و دستمزد با کسورات به عنوان خالص پرداختی کارکنان که همان مبلغ واریز شده به حساب کارکنان به عنوان حقوق ماهیانه است، به عنوان حساب پرداختنی ثبت میشود.
آنچه در محاسبه و ثبت سند حقوق و دستمزد اهمیت دارد این است که حاصل جمع حساب‌های پرداختنی دولتی، کسورات و حقوق خالص با هزینه کل حقوق و دستمزد برابر باشد. همچنین حسابدار موظف است سند هزینه محاسبه حقوق و دستمزد را بدون در نظر گرفتن زمان پرداخت حقوق، در پایان هر ماه ثبت کند. در زمان پرداخت حقوق ماهیانه کارکنان، حساب حقوق پرداختنی بدهکار و حساب بانک بستانکار ثبت میشود.
در زیر نحوه ثبت سند حقوق و دستمزد پایان ماه را در نرم‌افزار حسابداری بیان می‌کنیم:
هزینه حقوق و دستمزد – حقوق و مزایا : بدهکار
هزینه حقوق و دستمزد – حق بیمه سهم کارفرما : بدهکار
حساب‌های پرداختنی دولتی : بستانکار
خالص پرداختی به کارکنان : بستانکار
در زمان واریزِ حقوق کارکنان، باید سند را اینگونه ثبت کنیم:
حقوق خالص پرداختی : بدهکار
دارایی جاری – حساب بانک : بستانکار
از آنجا که حق بیمه در روزهای پایانی ماه بعد به سازمان تامین اجتماعی پرداخت میشود، سند مربوط به آن را این گونه ثبت می‌کنیم:
حساب‌های پرداختنی دولتی : بدهکار
دارایی جاری – حساب بانک : بستانکار
فرمول محاسبه اضافه کاری و نوبت کاری
در محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان و خالص پرداختی ماهاینه به آنها، لازم است ساعتهای کارکرد کارکنان و شیفت‌های کاری آنها در نظر گرفته شود. زیرا اضافه کاری و کسر در ساعتهای کاری توافق شده می‌تواند بر میزان حقوق و دستمزد اثرگذار باشد. بنابراین لازم است به عنوان حسابدار فرمول محاسبه ساعتهای اضافه کاری و یا شیفت ها را بدانید. برخی مشاغل با توجه به نوع فعالیت اقتصادی خود، شیفت‌های کاری برای کارکنان خود تعریف می‌کنند که باید کارمندان بر اساس این شیفت‌ها در سر کار حضور داشته باشند.
مطالعه کنید: نرم افزار انبار
فرمول نوبت کاری:
در محاسبه حقوق و دستمزد نوبت‌های کاری کارکنان باید به نوع شیفت کاری و درصدی که برای آن در نظر گرفته شده‌است، توجه کنیم. زیرا درصد مزایای در نظر گرفته شده برای هر سیفت کاری متفاوت است که در زیر مزایای نوبت‌های کاری مختلف را بیان کرده‌ایم.
مزایای نوبت کاری شیفت صبح و عصر (ساعت کاری 6-14 یا 14-22) : 10%
مزایای نوبت کاری شیفت صبح و عصر و شب (ساعت کاری 6-14 یا 14-22 و یا 22-6) : 15%
مزایای نوبت کاری شیفت صبح و شب (ساعت کاری 6-14 یا 22-6) : 22.5%
مزایای نوبت کاری شیفت عصر و شب (ساعت کاری 14-22 یا 22-6) : 22.5%
حقوق نوبت کاری = تعداد ساعتهای نوبت کاری X حقوق ساعتی X (1 + درصد مزایای آن نوبت کاری)
به عنوان مثال اگر یکی از کارکنان با حقوق ساعتی 20000 تومان 15 ساعت در شیفت کاری صبح و عصر کار کرده باشد، حقوق این ساعتهای کاری اینگونه محاسبه میشود:
حقوق نوبت کاری = 15 * 20000 * 1.1
فرمول محاسبه اضافه کار
دستمزد یک ساعت اضافه کار = دستمزد یک ساعت کاری + 40درصد دستمزد یک ساعت
فرمول محاسبه حق اولاد
حق اولاد به افرادی تعلق می‌گیرد که حداقل 720 روز سابقه بیمه داشته‌باشند و تنها برای دو فرزند محاسبه و پرداخت میشود.
حق اولاد برای هر فرزند = سه برابر حداقل حقوق روزانه
جدول حقوق و دستمزد سال 1400
شورای عالی کار با حضور نمایندگان سه گروه (دولت، کارفرمایان و کارگران) در جلسه مورخ ۲۳/۱۲/۱۳۹۹ پس از بحث و بررسی، حداقل مزد سال ۱۴۰۰ را تصویب کرد. بر این اساس حداقل دستمزد کارگران در سال ۱۴۰۰ با ۳۹ درصد افزایش نسبت به سال ۹۹، به غیر از سایر مزایای مستمر ۲۶.۵۵۴.۹۵۰ ریال تعیین شده است.
به این ترتیب حداقل حقوق کارگران از ۱ میلیون و ۹۱۰ هزار تومان به ۲ میلیون و ۶۵۵ هزار تومان افزایش می‌یابد. حق مسکن کارگران به ۴۵۰ هزار تومان و بن و خوار‌و‌بار به ۶۰۰ هزار تومان افزایش یافت. همچنین پایه سنوات ۱۴۰ هزار تومان تعیین شد و حق اولاد متناسب با رقم سال قبل با ۳۹ درصد افزایش اضافه میشود و مجموع دریافتی حقوق یک کارگر حداقلی بگیر با یک فرزند ۴ میلیون و ۱۱۱ هزار و ۴۲ تومان در ماه خواهد‌بود. در جدول زیر حقوق و مزایای کارگران مشمول قانون کار در سال 1400 به طور کامل ذکر شده است.
نرم افزار حقوق و دستمزد پارمیس استار
محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان و تهیه لیست حقوق به صورت ماهیانه ازجمله وظایف بخش حسابداری است که البته نیاز به همکاری بخش های دیگر شرکت برای دریافت اطلاعات لازم وجود دارد.
در گذشته اغلب واحد حسابداری به کمک برنامه اکسل و امکانات گسترده برای تعیین فرمول محاسبه حقوق و دستمزد استفاده می‌کردند. اما امروزه نرم افزارهای مختلف حسابداری تحت عنوان نرم افزار حقوق و دستمزد به بازار ارائه شده‌اند که تمام نیاز حسابداری را برای محاسبه دقیق حقوق و دستمزد برآورده می‌نماید.
فناوری اطلاعات پارمیس نیز در پاسخ به این نیاز شرکت‌ها، نرم افزار حقوق و دستمزد پارمیس استار خود را با قابلیت یکپارچه شدن با دیگر نرم افزارهای مالی شرکت مانند نرم افزار خزانه داری، نرم افزار مالی و حسابداری، نرم افزار تولید و بهای تمام شده، نرم افزار بازرگانی، نرم افزار اطلاع رسانی ارائه کرده‌است. این نرم افزار علاوه‌بر محاسبه حقوق و دستمزد، گزارشات قانونی مرتبط مانند گزارش بیمه و مالیات را نیز تهیه میکند. با هدف افزایش دقت در محاسبه حقوق امکان تعریف آیتم‌های مختلف همچون آیتم‌های پرسنلی، کارکردی و حقوقی و مهم‌تر از همه فرمول‌نویسی فیش‌های حقوقی در نرم افزار حقوق و دستمزد پارمیس در نظر گرفته شده‌است.
حتما مطالعه کنید: پایانه فروشگاهی
سوالات متداول برای محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری
- حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
حسابدار حقوق و دستمزد موظف به ثبت دقیق ساعتهای کاری و مرخصی تمام کارکنان، اطلاع دقیق از شرایط قرارداد هر فرد و در نظر گرفتن مزایای مرتبط با وی و درنهایت محاسبه حقوق ماهیانه متناسب با قرارداد کاری توافق شده بین کارمند و کارفرما و کلیه امور مالی مرتبط با حقوق کارمندان است.
- نحوه محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان در حسابداری چگونه است؟
برای محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان، باید سرفصلهای متعددی از جمله، حقوق پایه، سنوات، بیمه، کسورات و غیره مورد بررسی قرار بگیرند. بعد از بررسی این سرفصلها، حقوق خالص فرد محاسبه شده و فیش حقوقی فرد صادر میشود. شما میتوانید برای اطلاعات دقیق از نحوه محاسبه حقوق و دستمزد به بخش های مختلف مقاله رجوع کنید.
- آیا شرکت فناوری پارمیس، از نرم افزار حقوق و دستمزد پشتیبانی میکند؟
نرم افزار حقوق و دستمزد پارمیس استار با ارتباط یکپارچه با دیگر نرم افزارهای مالی شرکت مانند نرم افزار خزانه داری، نرم افزار مالی و حسابداری، نرم افزار تولید و بهای تمام شده، نرم افزار تسهیلات، نرم افزار اطلاع رسانی ارائه می شود و به لطف امکان تعریف انواع قراداد و آیتهای حقوقی در کنار فرمول نویسی برای هر آیتم، قادر به رفع نیاز همه کسب وکارها در زمینه حقوق و دستمزد است.
