انبارگردانی چیست؟
- آبان 2, 1399
نرم افزار حسابداری » انبارگردانی چیست؟
فهرست مطالب
در یک شرکت بهویژه شرکتهای تولیدی که محصولات خود را تولید میکنند، همواره انبار از مهمترین بخشهای آن به حساب میآید. زیرا انبار محلی است که در آن کالا، مواد اولیه و محصولات مختلفی نگهداری میشود و بسته به نوع فعالیت شرکت میتواند درصد بالایی از سرمایه و دارایی شرکت را بهخود اختصاص میدهد. با توجه به اهمیت انبار از نظر تاثیری که بر دارایی و درنتیجه سودآوری شرکت دارد، بحث کنترل موجودی و انبارگردانی چیست؟ اهمیت و ارزشی دوچندان پیدا میکند.
انبارگردانی چیست؟ به عبارتی، انبارگردانی را به منظور شمارش کالا و محصولات و اطمینان از صحت موجودی آن با موجودی سیستمی در نرم افزارهای انبارداری در بازههای زمانی مختلف انجام میدهند. در کنار انبارگردانی برای کنترل موجودیها، ثبت دقیق دادهها در نرم افزار انبار میتواند عاملی موثر بر کنترل جریانهای مالی موجود در انبار باشد. ما در این مقاله از پارمیس به صورت کامل در مورد انبارگردانی چیست صحبت خواهیم کرد.
انبارگردانی چیست؟
قصد داریم به سوال انبارگردانی چیست؟ پاسخ کامل و جامعی دهیم. انبارگردانی یکی از رایج ترین روشهای کنترل موجودی انبار پس از یک بازه زمانی معین است که در آن به صورت دقیق تمام کالاهای موجود در انبار شمارش شده و با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری مطابقت داده میشود. در صورت تفاوت بین مقدار واقعی موجود و مقدار موجودی کاردکس این اختلاف اصلاح میشود. انبارگردانی عملیاتی بسیار زمانبر است و باید با دقت بالایی انجام شود تا احتمال خطا در شمارش موجودی به حداقل ممکن برسد. از آنجا که دقت در انبارگردانی بر نتیجه نهایی بسیار تاثیرگذار است، روشها و اصول خاصی برای انجام انبارگردانی و پیشگیری از بروز خطا تعریف شده است که در ادامه با آنها آشنا خواهیم شد.
اغلب شرکتها با هدف مدیریت صحیح موجودی و ثبت دقیق ورود و خروج کالا از انبار از سیستمهای نرم افزار حسابداری و مدیریت انبار استفاده میکنند که هدف از تعریف انبارگردانی نظارت بیشتر بر کار ثبت ورود و خروج کالاها از انبار است. گاهی برخی اشتباهات همچون خطای انسانی در ثبت ورود و خروج کالاها در سیستم انبارداری، عدم ثبت رویدادهای مالی مربوط به انبار مانند خرید یا فروش کالا، احتمال سرقت و یا سوء استفاده از موجودی انبار باعث اختلاف میان موجودی واقعی انبار و دادههای ثبت شده در سیستمهای حسابداری میشود که در انبارگردانی سالیانه هدف برطرف کردن این اختلافات است.
حتما بخوانید: حسابداری چیست؟
تیم انبارگردانی
عملیات انبارگردانی چیست؟ عملیات انبارگردانی به دلیل حساسیت و زمانبر بودن به یک گروه کاری نیاز دارد. تیم انبارگردانی شامل سرپرست انبارگردانی، گروه کنترل، انباردار و گروه های شمارشگر که اغلب دو نفره هستند، میشود. سرپرست انبارگردانی مسئولیت اجرای عملیات انبارگردانی را برعهده دارد. سرپرست دستورالعمل های لازم برای اجرای عملیات را تعیین و پس از تغییرات احتمالی عملیات شمارش کالای انبار شروع می شود.
حضور انباردار به دلیل آشنا بودن با فضای انبار و نحوه چیدمان کالاها در قفسهها و فضای انبار ضروری است. گروه شمارشگر که یک نفر مسئول شمارش و دیگری مسئول ثبت اطلاعات است، موظف است اقلام موجود را به دقت شمرده و اطلاعات حاصل را در تگهای شمارش ثبت کنند.
در انبارگردانی چه نکاتی را باید درنظر گرفت؟
برای افزایش دقت در شمارش موجودی انبار یا همان انبارگردانی اصولی که در توضیح انبارگردانی چیست؟ بیان شد، درنظر گرفته شده است که علاوه بر دقت، سرعت انجام عملیات را نیز بهبود میدهد. در زیر اصولی که برای انجام انبارگردانی لازم است در نظر گرفت را لیست کردهایم:
- قبل از هرچیز میبایست گروه انبارگردانی و سرپرست تیم را مشخص کنید. سرپرست باید فردی امین و مورد اعتماد باشد و دیگر اعضای تیم آموزشهای لازم برای انجام انبارگردانی را دیده باشند.
- با توجه به اینکه در شمارش موجودی کالا امکان ورودی و خروج هیچ کالایی از انبار وجود ندارد، میبایست زمان دقیق شروع انبارگردانی و مدت آن را به طور دقیق به واحدهای دیگر اطلاع دهید تا کالای مورد نیاز خود را قبل از شروع انبارگردانی تهیه نمایند.
باید بدانید: نرم افزار حقوق و دستمزد
- به منظور رعایت اصول انبارداری میبایست تگ های کالا و چیدن آنها روی کالاهای موجود در انبار را تهیه نمایید.
- انبارگردانی میبایست به صورت دیداری و شمارش تک تک کالاها و اقلام موجود انجام شود.
- با هدف کنترل موجودی میبایست برگههای شمارش شده به بخش مورد نظر منتقل شوند و درصورت مغایرت موجودی ثبت شده با موجودی شمارش شده، عملیات شمارش دوم و درصورت نیاز شمارش نهایی انجام شود.
- درنهایت نیز درصورت مغایرت باید برای این اختلاف در موجودی تعیین تکلیف شود.
- پیش از شروع انبارگردانی میبایست لیستی از کالاهای امانی که در انبار وجود دارد، کالاهایی که در طبقه داراییهای ثابت قرار میگیرند ولی به هر دلیلی در انبار وجود دارند، لوازم اسقاطی و اقلام راکد و کم مصرف را به طور دقیق فراهم آورد.
- به منظور جلوگیری از خطا در شمارش بهتر است اقلام شمارش شده علامت گذاری شوند.
مطالعه کنید: نرم افزار پخش مویرگی
چند نوع انبارگردانی تعریف شده است؟
در تعریف انبارگردانی چیست؟ قید شده است که این عملیات برای کنترل موجودی انبار برای یک بازه زمانی مشخص درنظر گرفته میشود. با توجه به این بازه زمانی میتوان انبارگردانی را به انواع مختلفی تقسیم نمود:
- انبارگردانی پایان سال: انبارگردانیهای دورهای که در پایان سال بهویژه سال مالی با هدف انتقال موجودی انبار به سال آینده انجام میشود. در پایان انبارگردانی پایان سال، رقم درست ارزش واقعی موجودی انبار برای ترازنامه و حسابهای سالیانه مالی حاصل میشود. البته این را هم باید در نظر داشت که به دلیل زمان بر بودن انجام عملیات می تواند پرهزینه باشد.
- انبارگردانی میان دوره: این نوع انبارگردانی بین سال با بازه زمانی مشخص که براساس نوع کسب وکار تعیین میشود، انجام میشود. مثلا اغلب در نیمه سال مالی این عملیات انجام میشود.
- انبارگردانی رندوم: در بازههای زمانی کوتاهتر و با هدف اطمینان از صحت موجودی انبار و انتخاب برخی کالاها به صورت رندوم انجام میشود.
- انبارگردانی مستمر: در این روش از انبارگردانی هر هفته قسمت مشخصی از اقلام شمرده می شود که به مرور و در طول یک سال بدون نیاز به بستن انبار، تمام موجودی انبار بررسی میشود. این روش به دلیل مستمر بودن نیازی به تعطیل کردن انبار ندارد، اما از طرف دیگر به دلیل محدودیت زمانی این روش امکان رسیدگی به اختلافات بزرگ وجود ندارد.
- انبارگردانی ناگهانی: این روش بیشتر به منظور پیشگیری از سرقتهای احتمالی درنظر گرفته میشود. درواقع بررسیهای ناگهانی و بدون وقت قبلی برای بررسی صحت موجودی کالا در انبار احتمال سوءاستفاده و سرقت از انبار را کاهش میدهد.
حتما مطالعه کنید: پایانه فروشگاهی چیست؟
دفعات شمارش کالا در انبارگردانی
انبارگردانی به منظور پیدا کردن مغایرتها در موجودی کالای انبار با موجودی کالای ثبت شده در سیستمهای مدیریت انبار و حسابداری است. به همین دلیل دقت بالا و اطمینان از وجود اختلاف اهمیت بسیاری دارد. انبارگردانی چیست؟ در انبارگردانی برای به حداقل رسانیدن خطا ممکن است شمارش موجودی در چند نوبت تکرار شود.
تک شمارشی: این حالت برای زمانی در نظر گرفته شده است که در اولین شمارش میان موجودی اقلام با موجودی ثبت شده اختلافی مشاهده نمیشود. درنتیجه گزارش صحت موجودی در پایان عملیات شمارش صادر میشود.
دو شمارشی: درصورتی که در اولین شمارش بین موجودی واقعی و موجودی کاردکس مغایرت مشاهده شود، عملیات شمارش مجدداً انجام شده و درصورتی که اعداد حاصل برابر با اعداد شمارش اول باشد، مقدار شمارش شده معتبر و به عنوان موجودی اصلی گزارش می شود. درغیراین صورت مرحله بعد اجرا میشود.
بیشتر بدانید: نرم افزار تولید و نرم افزار تولیدی
سه شمارشی: درصورت مشاهده مغایرت در مرحله قبل، شمارش برای بار سوم انجام میشود. در این مرحله اعداد حاصل از شمارش معتبر خواهد بود و به عنوان موجودی واقعی گزارش میشود.
بعد از هر بار شمارش می بایست برگههای شمارش در نرم افزار انبارداری ثبت شود. اگر در شمارش بار اول مغایرت وجود داشت، پس از ثبت این مغایرت در نرم افزار انبار، لیست مغایرت ها به انبارگردان ها تحویل داده می شود تا شمارش دوم انجام گیرد. درنهایت لیست مغایرت های نهایی از شمارش موجودی انبار توسط انباردار امضا و توسط اعضای انبارگردانی صورت جلسه و امضا شده و به مدیریت شرکت تحویل داده میشود.
از کالاهای فاسد شده یا آسیب دیده، به طور کلی کالایی که در کیفیت آنها تغییر ایجاد شده است، لیستی تهیه شده و به منظور تصمیمگیری برای این کالاها به لیست انبارگردانی ضمیمه میشود. درنهایت واحد انبار برای مغایرتهای مازاد موجودی انبار، رسید مغایرت انبارگردانی و برای مغایرتهای کسر موجودی حواله مغایرت صادر میکند.
انبارگردانی شامل چه مراحلی می شود؟
اقداماتی که برای انجام عملیات انبارگردانی چیست؟ لازم است را می توان به سه مرحله قبل از شروع شمارش، شمارش و بعد از شمارش کالاهای انبار تقسیم نمود که در زیر این اقدامات لیست شدهاند.
نکاتی که باید قبل از شروع شمارش اقلام انبار رعایت نمود
- بهتر است قبل از شروع انبارگردانی، کالاها و اقلام موجود در انبار با ترتیب مشخصی مرتب شوند تا به دلیل پراکندگی کالاها از شمارش تکراری یا از قلم افتادن آنها به هنگام شمارش پیشگیری شود. بدین ترتیب سرعت عمل و دقت تیم های شمارنده نیز بهبود مییابد.
- تمام لیست های ورودی و خروجی و برگشتی به انبار تا تاریخ شروع انبارگردانی در نرم افزار انبار ثبت شده و اطلاعات به روز باشند.
- باید برای تمام کالاهای وارده و صادره از انبار، فرم رسیده یا خروجی صادر شده و شماره آخرین فرمهای استفاده شده در زمان شروع عملیات انبارگردانی در اختیار مسئول هماهنگ کننده قرار بگیرد.
حتما بدانید: نرم افزار فروشگاهی
- برای افزایش سرعت شمارش، لیست شمارش موجودیها در دو نسخه تهیه شده و در اختیار گروههای شمارشگر قرار بگیرد.
- مدتی قبل از شروع انبارگردانی تاریخ دقیق آن بهصورت کتبی به دیگر واحدها اعلام شود. با توجه به اینکه در زمان انبارگردانی، انبار تعطیل است واحدها باید آنچه را که برای مدت انبارگردانی نیاز دارند، پیش بینی و از انبار خارج کنند.
- برخی کالاهای موجود در انبار به عنوان کالاهای امانی، دارایی های ثابت شرکت، اقلام کم مصرف یا صدمه دیده و اقلام ناباب در انبار وجود دارند که باید به طریق الصاق برچسب به کارت مشخصات آنها از دیگر موجویهای انبار جدا شوند.
- موجودیهایی که شناسایی آنها دشوار است، به کمک مسئول انبار و از طریق نوشتن شرح و مشخصات دقیق بر روی آنها مشخص شوند.
نکاتی که باید به هنگام شمارش موجودی ها در نظر گرفت
- شمارش کالا در ساعت مشخص شده شروع میشود و گروههای شمارشگر کار خود را از محلهایی که از قبل تعیین شده است، شروع میکنند. شمارش باید به صورت پیوسته و از قفسه اول شروع شده و به ترتیب قفسههای بعدی پیش میرود. البته اقلام مشابه که در بخشهای مختلف انبار قرار گرفتهاند باید همزمان شمارش شوند، به همین دلیل باید آدرس دقیق تمام اقلام مشابه با ذکر تعداد آنها به تفکیک آدرس ثبت شود.
- درحین شمارش باید سرپرست شمارش بر دقت کار و رعایت دستورالعملها توسط شمارشگران نظارت داشته باشد.
- ترجیح بر این است که اقلام دو مرتبه و توسط گروههای شمارشگر مختلف شمارش شوند.
- تیم کنترل با شمارش بخشهای شمارش شده، درصورت مشاهده اختلاف و آن را به سرپرستان گزارش داده و درخواست تجدید شمارش مینمایند.
- باید در مقاله انبارگردانی چیست؟ بگوییم مسئولیت نظارت بر عدم شمارش تکراری اقلام یا از قلم افتادن برخی از آنها به هنگام شمارش یا جابه جا کردن اقلام حین عملیات شمارش برعهده ناظر و تیم کنترل است.
- اگر برخی موجودیها براساس وزن ثبت میشوند، باید تجهیزات لازم برای توزیع این اقلام در دسترس تیم شمارشگر قرار بگیرد.
بیشتر مطالعه کنید: نرم افزار خزانه
مراحل لازم پس از اتمام شمارش اقلام
برای اینکه با مفهوم انبارگردانی چیست؟ آشنا شوید لازم تا به مراحل لازم پس از اتمام شمارش اقلام تسلط داشته باشید. این مراحل عبارتند از:
- کنترل برگشت تمام برگه های شمارش به سرپرستان و امضای اوراق شمارش
- تنظیم لیست شمارش، لیست کسری و یا اضافات انبارگردانی و تحویل آن به بخش مالی
- تنظیم صورت جلسه پایان عملیات انبارگردانی با قید تاریخ و زمان دقیق شروع و پایان انبارگردانی، نام تمام تیمهای شمارش و سرپرستان و تایید لیستهای شمارش توسط مسئولین
- تمام برگههای شمارش باید در پایان انبارگردانی با هدف اطمینان از استفاده درست از این برگهها به هماهنگ کننده تحویل داده شود.
- درصورت وجود اختلاف در شمارش موجودی دو گروه شمارشگر یا مشاهده اختلاف بین نتایج شمارش و مدارک دائمی موجودیها باید شمارش مجدد بخش مد نظر با حضور هر دو گروه شمارشگران و حسابرسان انجام شود.
- میبایست نتایج حاصل از شمارش اقلام با مدارک دائمی و حساب کنترل دفاتر مقایسه شود.
- باید یک نسخه از دو نسخه استفاده شده در اختیار حسابرسان قرار بگیرد.
بیشتر بدانید: نرم افزار بازرگانی
انبارگردانی چه مزیت هایی برای شرکت ها دارد؟
- یکی از دلایل انبارگردانی اطمینان از صحت ارقام ثبت شده در صورت حسابهای مالی است.
- به کمک انبارگردانی و بررسی عملکرد انباردار و حسابداری میتوان میزان بروز خطای پرسنلی را کاهش داد.
- منظم کردن فضای انبار و شناسایی ضایعات و موجودیهای غیرقابل مصرف
- به کمک انبارگردانی میتوان گزارشی دقیق از موجودی کالاهای در انبار، میزان تولید و میزان مصرف مواد اولیه تهیه کرد.
- اطلاع دقیق از کالاهای موجود در انبار و برنامهریزی برای مصرف کالاهای موجود و جلوگیری از فساد یا خراب شدن آنها
- شناسایی نوع کالا از نظر میزان مصرف و چیدمان آنها در انبار براساس زمان مصرف
نرم افزار انبار پارمیس استار
انبارگردانی باید حداقل یک بار در سال، به ویژه در پایان سال مالی انجام شود تا حساب دقیق موجودیهای انبار مشخص شده و موجودیها به سال مالی بعد منتقل شود. انبار مهم ترین بخش هر شرکت و سازمانی است که بسته به نوع فعالیت شرکت میتواند بخش عظیمی از داراییهای شرکت را در خود نگه دارد. به همین دلیل میبایست نظارت دقیقی بر ورود و خروج کالا از انبار وجود داشته باشد. نرم افزارهای انبارداری با هدف ثبت دقیق و سریع کالاهای وارد و خارج شده از انبار در کنار آسان کردن کار ثبت اطلاعات انبار، نظارت دقیق بر جریان کالاهای موجود در انبار را نیز تسهیل میکنند.
فناوری اطلاعات پارمیس با ارائه نرم افزار یکپارچه حسابداری و مالی پارمیس استار با هدف یکپارچه کردن اطلاعات تمام بخشها و واحدهای کاری سازمان به نیاز امروز سازمانها پاسخ داده است. ازجمله مهمترین بخشهایی که در این نرم افزار در نظر گرفته شده است، بخش انبارداری است که کار ثبت و کنترل دادههای انبار را برای شما فراهم آورده است.
تفاوت انبارگردانی و شمارش سیکلی
شمارش سیکلی را میتوان یکی از شیوههای انبارگردانی به شمار آورد که، فقط بخشی از موجودیتان را در زمانها و روزهای مشخص شده مورد بررسی قرار میدهد. به بیان دیگر، در این نوع از شمارش، موجودی کالاهای انبار چندین بار در طول سال و به شکل بخش بخش صورت می گیرد و تنها منحصر به یکبار در عرض 12 ماه نیست.
روش شمارش سیکل، مزایای مختلفی در قیاس با انبارگردانی سنتی داشته که مهمترین آن جلوگیری از اختلالات بزرگتر در آینده کاری است. بعلاوه، مجموعه های اقتصادی بزرگی که قادر به تعطیلی فعالیت خود جهت انجام انبارگردانی نیستند به شدت از این شیوه شمارش استقبال میکنند.
اما با این تفاسیر، نمیتوان از پیچیدگی فرآیند شمارش سیکلی غافل شد. از این رو، جهت هر چه کارآمدتر بودن آن باید دقت زیادی به خرج داد. شماری از کسب وکارهای کوچک ترکیبی از هر دو روش شمارش سیکل و انبارگردانی سنتی را مورد استفاده قرار میدهند. هر چند، این کار زمانی انجام میشود که، مدیران از عدم بروز عواقب و مشکلاتی جدی برای کسب و کار خود در صورت فاصله گیری از روش سنتی اطمینان کامل حاصل کنند.
حتما بدانید: نرم افزار باشگاه مشتریان و نرم افزار سازمان همراه و نرم افزار حسابداری آنلاین
انبارگردانی هر چند وقت یکبار باید انجام شود؟
دوستان عزیز، به طور دقیق نمی توان گفت که، بهتر است انبارگردانی چند بار در سال انجام شود و هیچ استاندارد مشخصی در این رابطه تعریف نشده است. ولی، در صورت تکرار این کار در طول یکسال مالی، پیامدهای مثبتی را نصیب کسب و کار خود می کنید. در مجموع میتوان دو رویکرد متفاوت را در رابطه با تعداد دفعات و زمان انجام انبارگردانی در نظر گرفت:
- بهترین رویکرد این است که، در طول سال موجودی انبار خود را به صورت منظم مورد بررسی قرار دهید. مثلاٌ، میتوانید این کار را ماهیانه و یا حتی هفتگی انجام دهید.
- در روش دوم، انبارگردانی تنها یک بار در طول سال و به شکلی بزرگ و گسترده صورت میگیرد. در صورت انتخاب این روش، باید کلیه اقدامات و عملیات مجموعه اقتصادی خود را تعطیل کرده و تنها به شمارش و بررسی موجودی انبار بپردازید.
تگ انبارگردانی چیست؟
تگ یا برچسب موجودی و انبارگردانی، به برچسبی اطلاق میشود که، به طور معمول بر روی بسته یا محصولی می چسبانند و فرقی اساسی با برچسبهای حمل و نقل دارد. از تگ انبارگردانی با هدف ردیابی حرکت کالا، نظارت و مدیریت موجودی آن در طول زنجیره تأمین استفاده میشود.
هر یک از این برچسبها، شکلهای مختلفی داشته و اطلاعاتی از جمله شرکت سازنده محصول، بارکد و شماره موجودی بر روی آن دیده میشود. باید اشاره کنیم که، انتخاب نوع برچسب برای کالاهای تولیدی در یک مجموعه اقتصادی، بستگی مستقیمی به نوع فعالیت یا صنعتی دارد که در آن مشغول به کار است.
مطلب پیشنهادی: مدیریت مالی شخصی و نرم افزار حسابداری رایگان و صندوق فروشگاهی
تفاوت انبارداری و انبارگردانی
از نظر برخی افراد انبارگردانی دقیقاٌ مشابه انبارداری است. اما این باور کاملاٌ غلط بوده و این دو اصطلاح با همدیگر فرق دارند. انبارگردانی، به نوعی ثبت اطلاعات و تهیه گزارش گفته میشود. مواردی همچون، شمارش کلیه محصولات، مشخص کردن میزان کالاهای موجود و همینطور تحلیل و بررسی ارزش موجودی را میتوان جزو وظایف انبار گردانی در نظر گرفت.
در مواقع نیاز و یا در پایان هر دوره مالی میتوان برای تهیه گزارش انبارگردانی اقدام کرد. اما انبارداری به نگهداری و دریافت کالاها و محصولات در بهترین موقعیت گفته میشود. هر انباردار، باید در کوتاهترین زمان ممکن و با پایین ترین مقدار هزینه امنیت لازم را برای کالاها به وجود آورد.
سواات متداول انبارگردانی چیست؟
- چند نوع سیستم انبار گردانی تعریف شده وجود دارد؟
انبار گردانی انواع مختلفی دارد؛ انبارگردانی پایان سال، انبارگردانی میان دوره، انبارگردانی رندوم، انبارگردانی مستمر، انبار گردانی ناگهانی.
- مزایای انبار گردانی چه چیزهایی هستند؟
از مزایای انبارگردانی به موارد زیر میتوان اشاره کرد: اطمینان از صحت ارقام ثبت شده در صورت حسابهای مالی، کاهش میزان بروز خطای پرسنلی، منظم کردن فضای انبار و شناسایی ضایعات و موجودیهای غیرقابل مصرف، اطلاع دقیق از کالاهای موجود در انبار و برنامهریزی برای مصرف کالاهای موجود و جلوگیری از فساد یا خراب شدن آنها، شناسایی نوع کالا از نظر میزان مصرف و چیدمان آنها در انبار براساس زمان مصرف.
- برای جلوگیری از بروز خطا در انبار، اجناس در چند نوبت شمارش میشوند؟
برای جلوگیری از بروز خطا در انبار، اجناس در سه مرحله شمارشی، شمارش میشوند.