نکات مهم انبار و اسناد انبارداری
- مرداد 26, 1401
فهرست مطالب
آیا نحوه انبارداری در تمام انبارها یکسان است؟ شاید فکر کنید جواب این سوال “نه” باشد اما جواب درست “بله” است، انبارها شاید با یکدیگر متفاوت باشند اما دارای 5 مرحله کلیدی هستند که در همه آنها یکسان است. در این مقاله درباره نکات مهم انبار و اسناد انبارداری و نرم افزار حسابداری انبار با شما صحبت می کنیم پس پیشنهاد می کنیم تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
5 مرحله کلیدی انبارداری
1.دریافت کالا (Receiving)
مرحله اول که دریافت کالا است به زبان ساده مرحله انتقال محصول به انبار شرکت یا کارخانه و وارد کردن اطلاعات در سیستم می‌باشد. صاحبان کالا یا در برخی موارد شرکتی حمل و نقل که دارای انبار هستند، با توجه به قوانین موجود می‌توانند مجوزهای مورد نیاز برای ورود کالا به انبار را صادر کنند.
بیشتر بخوانید: لیست قیمت نرم افزار حسابداری
در مقاله نکات مهم انبار و اسناد انبارداری باید بگوییم این مجوزها شامل درخواست تحویل کالا به انبار و مدارک و رسیدهای مربوط به آن کالا است؛که این رسیدها ممکن است برای تک محصول، دسته‌ی از محصولات که به لیتر، متر، گرم، کیلوگرم، جعبه، بسته و یا پالت باشد. با ورود کالا به انبار باید کنترل‌های نگهبانی و امنیتی صورت بپذیرد و پس از آن کالا وارد محوطه پذیرش شود.
مطالعه بیشتر: نرم افزار حسابداری
در محوطه پذیرش مسئولین انبار به بررسی کالاها می‌پردازند و آنها را از لحاظ شکل و تعداد با اطلاعات اظهار شده کنترل می‌نمایند. پس از بررسی در صورتی که مغایرت وجود داشته باشد، باید صورت جلسه‌ای تنظیم شود و اطلاعات مورد نیاز ارائه شود. در این قسمت در صورتی که مغایرتی وجود نداشته باشد، محصول به انبار مورد نظر ارسال می‌شوند.
در این بخش از مقاله نکات مهم انبار و اسناد انبارداری باید بگوییم بهترین راه برای دریافت محصولات از طریق رسید (اعلامیه) حمل و نقل از تامین کننده است. اپراتور می‌تواند بارکدهای محموله را اسکن کند و اگر اسکن با رسید دریافت شده از تامین کننده مطابقت داشت، کالا دریافت میشود. نرم افزار حقوق و دستمزد
نرم افزار پارمیس داری قابلیت‌هایی مانند کدینگ، بانک کالای از پیش تعریف شده برای کسب و کارهای مختلف، قابلیت اتصال انواع بارکدخوان، امکان ثبت رسید خرید و حواله فروش از طریق اپلیکیشن موبایل، همچنین قابلیت تعریف بی‌نهایت انبار از ویژگی‌هایی است که فرآیند تعریف کالا و رهگیری کالا در انبار را مکانیزه کرده و امور انبارداری را برای انبارداران تسهیل می‌کند.
2.جاگذاری کالا در انبار (put away)
دومین مرحله از نکات مهم انبار و اسناد انبارداری و مراحل انبارداری، جاگذاری یا جانمایی کالا است. پس از ورود کالا به انبار با توجه به استانداردها و سیستم ذخیره سازی که وجود دارد کارکنان مکان مناسبی برای هر کالا در نظر گرفته و کالا در محل تعیین شده جاگذاری می کنند. محل نگهداری دقیق کالا در انبار باید در سامانه مدیریت انبار و یا اسناد کاغذی ثبت شود. پس از تکمیل فرآیند تحویل، صاحب کالا یا نماینده قانونی وی (که ممکن است شرکت حمل و نقل باشد) رسید یا قبض انبار را دریافت میکنند.
3.چیدن کالا در انبار (picking)
مرحله چیدن فرآیندی از انبارداری است که لازم است در مقاله نکات مهم انبار و اسناد انبارداری درباره آن صحبت کنیم. مرحله چیدن فرآیندی است که محصولاتی که مربوط به سفارش های مشتری است جمع‌آوری میشود. این مرحله یکی از پرهزینه‌ترین مراحل در انبار است و درصد زیادی از کل هزینه عملیاتی شرکت را شامل میشود.
بهینه سازی این فرایند به شما کمک می‌کند تا هزینه‌ها را به میزان قابل توجهی کاهش دهید و کارایی انبار خود را افزایش دهید. ساده سازی و دستیابی به دقت بالا در این مرحله بسیار مهم است زیرا این مرحله تاثیر مستقیمی بر رضایت مشتری دارد.
بیشتر بخوانید: برنامه CRM
4.بسته بندی (packing)
بسته بندی یکی دیگر از فرآیندهای انبار و از نکات مهم انبار و اسناد انبارداری است که در این فرآیند سفارش های یکپارچه و بسته بندی شده و آماده برای مشتری ارسال میشود. از نکات مهم این مرحله اطمینان از به حداقل رساندن خسارات ناشی، در هنگام بسته بندی و خروج از انبار می‌باشد.
راه‌های زیادی وجود دارد که کالاها در مراکز توزیع بسته بندی شوند، در زیر پنج راه کار که به تیم شما در بسته بندی موفق کمک می‌کند بیان شده است:
- کالاهای انتخاب شده باید تاریخ و مکانی که از آن انتخاب شدن قابل ردیابی باشند.
- بررسی کیفیت و کمیت باید در این مرحله گنجانده شود.
- برداشت کالاهای مربوط به یک سفارش از مناطق مختلف انبار و ترکیب آنها؛ باید با دقت انجام شود تا از کامل بودن سفارش اطمینان حاصل شود.
- کالاها باید بر اساس اندازه، کمیت، دما، سمی بود، شکنندگی، بهداشت و الزامات قانونی بسته بندی شوند.
- محموله ها باید قابل ردیابی سیستمی باشند.
5. ارسال کالا (Dispatching)
ارسال کالا به خارج از انبار نیز باید بسیار هوشمندانه و با دقت انجام شود زیرا اگر کالاها زودتر از زمان ارسال آماده شوند، ممکن است مکان زیادی را اشغال کنند و باعث به هم ریختگی محیط شوند؛ اگر دیرتر از زمان ارسال آماده شوند، بارگیری را به تاخیر می‌اندازد. بنابراین با برنامه ریزی دقیق از مراحل ابتدایی ورود کالا به انبار تا ارسال آن به خارج میتوان در زمان مناسب بارگیری کالا را انجام داد. این مورد یکی از نکات مهم انبار و اسناد انبارداری است. نرم افزار شرکتی
اسناد مربوط به انبارداری
در این بخش از مقاله نکات مهم انبار و اسناد انبارداری می خواهیم شما را با اصول انبارداری آشنا کنیم. در زیر به شرح تعدادی از اسناد مهم در انبارداری می‌پردازیم
رسید موقت انبار
فرمی است که به صورت موقت صادر میشود و ارزش آن تا زمان رسید قطعی انبار می‌باشد. زمانی از آن استفاده می‌‌کنیم که نیاز به انجام بررسی هایی برای صدور رسید قطعی لازم باشد، در مقاله نکات مهم انبار و اسناد انبارداری باید گفت در بیشتر موارد رسید موقت انبار جهت کنترل اقلام از نظر مقداری و کیفی قبل از رسید دائم صادر میشود، این رسید از نظر حسابداری مبنای عملیاتی ندارد، زیرا هرگاه کالایی وارد انبار میشود ابتدا رسید موقت شده بعد از انجام کنترل های لازم رسید قطعی و دائم صادر میشود.
رسید انبار
رسید انبار که به رسید دائم نیز گفته میشود از مهمترین نکات مهم انبار و اسناد انبارداری است. انبار زمانی که کالایی را تحویل گرفت، اقدام به تکمیل و صدور رسید انبار می‌کند. این رسید به منزله تایید نهایی تحویل کالا تلقی میشود.
برگ درخواست کالا از انبار
برای این که هر واحدی اعم از واحدهای تولیدی و غیر تولیدی اجناس مورد نیاز خود را از انبار دریافت کند، باید تکمیل فرم درخواست کالا تقاضای خود را به اطلاع انبار برساند توجه به این مورد از نکات مهم انبار و اسناد انبارداری است. فرم درخواست کالا از انبار تکمیل و به امضای واحد متقاضی رسیده و توسط مدیر مربوطه تایید و برای تحویل گرفتن اجناس مورد نیاز به انبار مربوطه مراجعه می شود.
حتما بخوانید: پایانه فروشگاهی چیست؟ و سامانه مودیان
انبادار بر حسب موجودی و مشخصات اجناس یا کالای مورد تقاضا و صحت برگ درخواست کالا، چنانچه اجناس یا کالای مورد تقاضا موجود باشد، اقدام به تحویل کالای درخواستی متقاضی و صدور سند حواله انبار می نماید، در غیر اینصورت در صورت نداشتن موجودی اقدام به تهیه و تنظیم فرم درخواست خرید کالا، و ارجاع آن به واحد تدارکات و خرید می نماید.
حواله انبار (فروش، تعدیل، مصرف)
از دیگر نکات مهم انبار و اسناد انبارداری رایج حواله فروش است، انبار بعد از دریافت فرم درخواست کالا از انبار و تحویل هر گونه کالا از انبار به واحدهای متقاضی یا خریداران و خروج کالا از انبار، اقدام به صدور سند حواله نموده و این سند به منزله تایید نهایی خروج کالا از انبار می باشد.
برگ سفارش خرید
برگ سفارش خرید فرمی است که در صورت کسری موجودی کالا توسط انبار تهیه میشود و واحد بازرگانی و خرید با استناد به این برگ می‌تواند خریدها را انجام دهد.
انبار و انواع انبارداری
انبارهای شرکتهای مختلف از لحاظ ساختمان و دسته بندی انبار محصول به ۳ گروه تقسیم می‌شوند که در مقاله نکات مهم انبار و اسناد انبارداری این سه گروه را یه شما معرفی می کنیم:
انبار سرپوشیده
نوعی انبار که سقف دارد ولی چهار طرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی است اقلام و یا اجناسی که در مقابل نور مستقیم آفتاب و برف و باران خاصیت خود را از دست می‌دهند ، در این انبارها نگهداری می‌شوند.
انبار پوشیده
بعضی از اجناس به علت حساسیت و مواد خاصی که در ساختمانشان به کار رفته باید در انباری که همه اطراف آن بسته و دارای سقف است، نگهداری شوند.
انبار باز
این انبار به صورت محوطه است و معمولاً اجناسی که در مقابل نور آفتاب و برف و باران خاصیت اولیه خود را از دست نمی‌دهند با رعایت اصول انبارداری در آن نگهداری می‌شوند. این مورد یکی از نکات مهم انبار و اسناد انبارداری است.
انبارگردانی چیست؟
انبارگردانی یکی از مهمترین، وقت گیرترین و پرهزینه‌ترین روش‌های کنترل موجودی انبار در یک بازه زمانی معین است. هدف از انجام این کار نظارت بیشتر بر ثبت ورود و خروج کالاها از انبار و عدم وجود تخلف می‌باشد. براساس استانداردهای حسابداری مربوطه، این عملیات باید حداقل یک بار در سال در انبار شرکت‌هایی که کالامحور هستند انجام شود.
مطالعه بیشتر: نرم افزار پخش مویرگی
نکاتي که بايد قبل از شمارش از طرف مسئولين شرکت مورد توجه قرار گيرد
- انتخاب شخصي مسئول بعنوان هماهنگ کننده انبار گرداني ، اين شخص سرپرستي عمليات شمارش را بعهده خواهد گرفت
- دستورالعمل تهيه شده توسط هماهنگ کننده کاملا مورد بررسي قرار خواهد گرفت و در صورت وجود اشکال و قبل از شروع عمليات شمارش بايد با مسئولين شرکت و موسسه حسابرسي تماس حاصل شود.
- روزها و ساعات شمارش انبار بايد مشخص گردد و به قسمتهاي مختلف بصورت کتبي اطلاع داده شود که انبار در روزهاي تعيين شده تعطيل خواهد بود، لذا لازم است جهت برآورد احتياجات خود قبل از روزهاي تعيين شده به انبار مراجعه نمايند. بی شک این مورد از نکات مهم انبار و اسناد انبارداری است.
- گروههاي شمارش بايد با ذکر اسامي قبلا تعيين و آموزش کافي داده شوند. لازم است به آنان تذکر داده شود تا در حين عمليات اگر به مسئله اي برخورد نمودند بايد با هماهنگ کننده موجودي برداري تماس حاصل نمايند.
- هماهنگ کننده باید قبلا انبار يا انبارها را مورد بازديد قرار دهد و مطمئن گردد که:
- اقلام به شکلي چيده شده باشد تا شمارش به آساني انجام پذير باشد
- موجوديهايي که به آساني شناخته نمي‌شوند با کمک مسئولين انبار و نوشتن شماره صحيح يا شرح کامل، مشخص شوند.
- اقلام شکسته، اسقاط و همچنين اجناس بدون استفاده از ساير اقلام جدا شده باشند.
- براي آنکه موجوديهاي اماني ( اجناس ديگران نزد شرکت ) در شمارش موجوديهاي شرکت به حساب نيايند بايد از ساير موجوديها جدا و مشخص چيده شوند.
- نام و ساير مشخصات اجناس بطور واضح نوشته شده و بر روي قفسه اجناس يا خود اجناس نصب يا گذارده شده باشد
- براي آسانتر شدن امر شمارش بايد برگه هاي شمارش در دو نسخه تنظيم و از پيش آماده و شماره گذاري شده باشد. هماهنگ کننده موجودي برداري مسئول کنترل صدور اين برگه ها بوده و لازم است که حساب تعداد برگه هاي صادر شده به شمارش کنندگان را نگه دارد. براي کنترل دقيق برگه ها لازم است برگه هاي باطل شده همراه با برگه هاي استفاده شده به هماهنگ کننده داده شود.
- پيش از اجراي موجودي برداري آخرين شماره مدارک ثبت گردش موجوديها مانند صدور کالا، رسيد کالا و غيره به هماهنگ کننده موجودي برداري گزارش گردد. این مورد در شمار مهم ترین نکات مهم انبار و اسناد انبارداری قرار می گیرد.
- مشخصات و تعداد اجناس موجود در قسمت دريافت کالا به هماهنگ کننده موجودي برداري اطلاع شود تا ايجاد بدهي براي شرکت قابل کنترل باشد.
- تسليم گزارش اجناس موجودي در قسمت صدور کالا نيز بايد به هماهنگ کننده موجودي برداري اطلاع داده شود تا اطمينان حاصل شود، براي اين دسته از اجناس فاکتور صادر گرديده است يا جزو موجوديها به حساب آمده است.
- براي جلوگيري از شمارش مجدد و يا شمارش نشدن قسمتي از موجوديها لازم است در مدت زمان موجودي برداري جابجايي اجناس بين قسمتهاي مختلف تا آنجا که ممکن است انجام نشود. بی شک این نکته از نکات مهم انبار و اسناد انبارداری است.
حتما بدانید: نرم افزار تولیدی
مواردی که در طی شمارش کالا در انبار باید به آنها توجه کرد
- موجودي برداري به وسيله گروههاي دو نفري انجام شود. يک فرد عمل شمارش را انجام داده و فرد ديگر ضمن تائيد شمارش آن را ثبت نمايد. تا آنجا که امکان دارد يکي از افراد گروه دو نفري بايد بگونه اي انتخاب گردد که با موجوديها آشنا بوده و به آساني بتواند نوع و مشخصات موجوديها را با مشخصات ثبت شده تطبيق داده و در صورتيکه مشخصات بر روي اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخيص دهد و این از نکات مهم انبار و اسناد انبارداری است.
- چنانچه موجوديهايي بر اساس وزن ثبت مي شوند، اطمينان حاصل شود تا وسايل لازم براي توزين موجوديها در دسترس باشد.
- ترجيحا ، موجوديها دو بار و هر بار وسيله يک گروه دو نفري متفاوت شمارش گردد.
- براي جلوگيري از دوباره شمارش شدن يا شمارش نشدن پاره اي از موجوديها، شمارش بايستي به شکل اصولي انجام پذيرد مثلا موجوديها را رديف به رديف شمارش نموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذاري مشخص نمايند.
- امضاء تمام برگه هاي شمارش و هرگونه اصلاح در آنها توسط هر دو گروه شمارش کننده ضروري است .
- موجوديهاي معيوب، فاسد،کم مصرف و غير استاندارد بايد با ذکر مورد در برگه ها ثبت گردد.
- بطور نمونه بايد محتويات تعدادي از موجوديهاي سربسته توسط گروههاي شمارش کننده مورد شمارش قرار گيرد.
مواردی که باید در پایان انبارگردانی به آنها دقت کرد
- کليه برگه هاي شمارش(شامل برگه هاي استفاده شده ، باطل شده و استفاده نشده) براي هماهنگ کننده موجودي برداري براي کسب اطمينان از استفاده درست و بجا از تمام برگه هاي شمارش ارسال شوند. در این بخش از مقاله نکات مهم انبار و اسناد انبارداری لازم است بگوییم به این نکته توجه ویژه ای داشته باشید.
- چنانچه نتيجه شمارش توسط دو گروه اختلافي را نشان دهد يا نتيجه شمارش با مدارک دائمي موجوديها اختلاف داشته باشد، شمارش دوباره آنها با حضور هر دو گروه شمارش کننده و حسابرسان براي مشخص نمودن عدد نهايي و درست لازم مي‌باشد.
- پس از خاتمه شمارش، چنانچه هرگونه اصلاحي در برگه هاي شمارش لازم باشد بايد هرگونه اقدام با آگاهي حسابرسان و تائيد هماهنگ کننده موجودي برداری انجام شود.
- بايد نتيجه بدست آمده با مدارک دائمي ( در صورتيکه وجود داشته باشند ) و حساب کنترل در دفاتر مقايسه شوند.
- بررسي مغايرات و اصلاح مدارک پس از تائيد هماهنگ کننده موجودي برداري امکان پذير خواهد بود.
- برگه هاي شمارش و صورت جلسات بايد بوسيله کليه مسئولين (شمارش کنندگان ، هماهنگ کننده موجودي برداري و حسابرس داخلي) امضاء شود.
- يک نسخه از دو نسخه مورد استفاده بايد بلافاصله براي حسابرسان ارسال شود.
بیشتر بدانید: نرم افزار حسابداری فروشگاهی
معرفی اصطلاحات انبارداری
در اینجا، قصد داریم شمار زیادی از اصطلاحات انبارداری را به شما معرفی کرده و توضیحاتی را در رابطه با آنها بدهیم.
- مورد اول، پالت است که، ابزاری ساخته شده از چوب بوده و مسطح است. به کمک این ابزار، می‌توانید شمار زیادی از کالاها را از مکانی به مکان دیگر ببرید. جا به جایی پالت ها، به وسیله جک پالت یا لیفتراک امکان پذیر است.
- مورد دوم، کدگذاری است که، بر روی قفسه های موجود در انبار در قالب اعداد و حروف قابل درج است. انجام این کار، جهت یافتن و تشخیص انواع کالاها در انبار الزامی به نظر میرسد و تا حد زیادی به صرفه جویی در زمان کمک می‌کند.
- مورد سوم، قفسه بندی است که، به چیدن مرتب و درست انواع کالاها در انبار می گویند. با انجام این کار، هم در زمان صرفهجویی میشود و هم دسترسی به کالاها آسان تر است.
- مورد چهارم، کارت شناسایی کالاست که از آن تحت عنوان کارت قفسه نیز یاد می شود. کارتی که، جهت ثبت کلیه اطلاعات مرتبط با کالا در کنار هر قفسه برای راحتی کار مشتریان نصب می گردد.
- مورد پنجم، ابزارهای اندازه گیری بوده که، جهت اندازه گرفتن انواع محصولات در انبار مورد استفاده قرار می گیرد. از میان این ابزارها می توان از ترازو، باسکول و متر نام برد.
- مورد ششم، کارت حساب انبار است که به کارت حسابداری هم معروف بوده و تنها تفاوتش با کارت موجودی انبار درج قیمت کالا بر روی آن است.
- مورد هفتم، کارت موجودی انبار بوده که مسئولین انبار کلیه اطلاعات مربوط به کالاهای صادره یا وارده را بر روی آن درج میکنند و به شکل مقوایی چاپ میگردد.
- مورد هشتم، تگ انبارگردانی است که به شکل برچسب بر روی کالا می چسبانند تا تعداد و نوع کالا به مشتری نشان داده شود.
- باید اشاره کنیم که، اطلاعات درج شده بر روی تگ برای انبارداران جهت حملونقل انواع کالاها اهمیت زیادی دارند.
- مورد نهم، موجودی کالا بوده که تمام داراییهای نگهداری شده در انبار می‌گویند که، از آنها برای ساخت کالاهای جدید و یا استفاده میشود و یا برای فروش به مشتریان ذخیره شده اند.
انواع موجودی انبار در فرآیند انبارداری
کلیه کالاهای موجود در انبار را میتوان در 5 دسته مختلف قرار داد:
اجناس تمام شده:
این گروه از کالاها، مواردی هستند که، ساخت آنها تکمیل شده و می توانند راهی بازار عرضه شوند. اما قبل از هر چیز، باید به وسیله نرم افزار حسابداری کارآمد و پویا همچون پارمیس اقدامات لازم را برای قیمت گذاری بهینه انواع کالا انجام داد.
مواد اولیه یا خام
این مواد جهت تولید انواع کالاها مورد استفاده قرار میگیرند.
لوازم و مواد مصرفی
این مواد و لوازم مصرفی، مواردی هستند که، در تولید انواع کالاها به صورت غیرمستقیم دخالت داشته و یا در شرکتهای تولیدی جهت انجام خدماتی جانبی از آنها استفاده میشود. موادی همچون مداد و یا کاغذ که در با مصرف از بین میروند.
جمع بندی
اصول انبارداری حرفهای به معنای آشنایی با مواردی از جمله نحوه ثبت سندهای حسابداری جهت خروج انواع کالاهای تولیدی از انبار، چیدمان و نگهداری و همینطور شیوه پذیرش آنهاست. داشتن آشنایی کامل با سه فرآیند مهم و اصلی ورود، حفظ و نگهداری و خروج اجناس از انبار برای هر انبارداری الزامی به نظر میرسد. حتی در صورت لزوم این فرد باید در دوره های آموزشی مربوطه شرکت کند.
سوالات متداول درباره نکات مهم انبار و اسناد انبارداری
- مهم ترین مرحله انبارداری چه مرحله ای است؟
انبارداری دارای 5 مرحله مهم است که عبارتند از: دریافت کالا، جاگذاری کالا در انبار، چیدن کالا در انبار، بسته بندی و ارسال کالا - هدف از انبارگردانی چیست؟
هدف از انبارگردانی کنترل دقیق ورودی ها و خروجی ها به انبار و جلوگیری از تخلف است. - انبارها به چند دسته تقسیم می شوند؟
بطور کلی می توان انبار شرکت ها را به 3 دسته کلی تقسیم بندی کرد.
