حسابداری غیر حضوری چیست؟

در عصر دیجیتال و ارتباطات فناوری اطلاعات، حسابداری غیر حضوری به عنوان یکی از ابتکارات برجسته در حوزه حسابداری معرفی شده است. این روش نوین حسابداری، امکان انجام عملیات مالی و مالیاتی را با استفاده از فناوری‌های پیشرفته و اینترنت فراهم می‌کند، بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل‌های مشخص است.

حسابداری مدرن یا برون سپاری حسابداری از طریق استفاده از سیستم‌های حسابداری الکترونیکی، فرآیندهای مالی را به صورت آنلاین و در دسترس در هر زمان و مکانی قرار می‌دهد. با این روش، کاربران می‌توانند به طور آسان و سریع اطلاعات مالی خود را مدیریت کنند، تراکنش‌های مالی را ثبت کنند، صورت‌های مالی را تهیه کنند و گزارشات مالی را تولید کنند.

تکنولوژی‌های ارتباطی مانند اینترنت، امنیت اطلاعات و فرآیندهای اتوماسیونی حسابداری، امکان ارائه خدمات حسابداری دیجیتال را به صورت موثر و امن فراهم می‌کنند. از طریق اتصال به سیستم‌های حسابداری آنلاین، افراد و سازمان‌ها می‌توانند به صورت آنی و به‌روز، اطلاعات مالی خود را مشاهده و به آنها دسترسی داشته باشند.

حسابداری غیر حضوری به عنوان یک راهکار مناسب، به کاربران امکان می‌دهد هزینه‌ها و زمان مربوط به انتقال فیزیکی اسناد و اطلاعات را کاهش دهند. همچنین، دقت و صحت اطلاعات حسابداری را نیز بهبود  بخشند. در ادامه به تفصیل این مبحث می پردازیم. با پارمیس همراه باشید .

حسابداری غیر حضوری چیست؟

حسابداری مدرن (یا حسابداری الکترونیکی) به استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات برای انجام فعالیت‌های مربوط به حسابداری اشاره دارد. در این روش حسابداری، فرآیندهای مالی و مالیاتی از طریق سیستم‌های حسابداری الکترونیکی، بدون نیاز به حضور فیزیکی در مکانی خاص، به صورت آنلاین و از راه دور انجام می‌شوند.

حسابداری دیجیتال شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و فرآیندهایی است که با استفاده از فناوری‌های مختلف مانند اینترنت، نرم‌افزارها و سیستم‌های حسابداری الکترونیکی، انجام می‌شود. این فناوری‌ها به کاربران اجازه می‌دهند تا تراکنش‌های مالی را ثبت کنند، اسناد مالی را تهیه کنند، صورت‌های مالی را تولید کنند و گزارشات مالی را تهیه و تحلیل کنند.

با استفاده از این نوع حسابداری، کاربران می‌توانند به صورت آنلاین و در هر زمان و مکانی، به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشند. این روش امکان مشاهده و مدیریت دقیق تراکنش‌های مالی، بررسی و تحلیل دقیق صورت‌های مالی و ارائه گزارشات مالی جامع را فراهم می‌کند.

خبرنامه پارمیس را از دست ندهید!

هر هفته محتوای اختصاصی و جدیدترین اخبار، مقالات آموزشی حسابداری، مالی و مدیریتی را برای شما میفرستیم.

عضویت

مزایای حسابداری دیجیتال 

این عمل یک روش مدرن و پیشرفته است که به واسطه استفاده از فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات، مزایای بسیاری را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. برخی از مزایای آن عبارتند از:

• کاهش هزینه‌ها: به کاربران امکان می‌دهد تا هزینه‌های مربوط به حضور فیزیکی در محل‌های مالی را کاهش دهند. از جمله هزینه‌های مربوط به انتقال فیزیکی اسناد و اطلاعات، هزینه‌های مربوط به فضای ذخیره‌سازی، ماشین‌آلات و تجهیزات و هزینه‌های پرسنلی و غیره است.
• دسترسی آسان و سریع: با این امر اطلاعات مالی به صورت آنلاین و در دسترس در هر زمان و مکانی قرار می‌گیرند. کاربران می‌توانند به سیستم‌های حسابداری آنلاین وارد شوند و به سادگی به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند، بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل کار یا محل مالی میباشد.
• دقت و صحت بالا: با  استفاده از حسابداری مدرن، امکان خطاهای انسانی در ورود داده‌ها کاهش می‌یابد، زیرا بسیاری از فرآیندها به صورت خودکار و اتوماسیون شده انجام می‌شوند. این روش باعث بهبود دقت و صحت اطلاعات حسابداری می‌شود و احتمال بروز خطاها را کاهش می‌دهد.
• امنیت و حفظ حریم خصوصی: سیستم‌های حسابداری دورکاری معمولاً دارای مکانیزم‌های امنیتی قوی هستند.
• امکان انجام تراکنش‌های سریع: حسابداری دیجیتال به کاربران امکان می‌دهد تراکنش‌های مالی را به صورت آنی و سریع انجام دهند. با استفاده از سیستم‌های حسابداری الکترونیکی، تراکنش‌های مالی می‌توانند به صورت خودکار و در لحظه ثبت شوند، که باعث افزایش سرعت و کارایی در فرآیند حسابداری می‌شود.
• افزایش دسترسی به اطلاعات مالی: با برون سپاری حسابداری ، کاربران می‌توانند به صورت آسان و سریع به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشند. این روش امکان مشاهده و مدیریت دقیق تراکنش‌های مالی، بررسی و تحلیل دقیق صورت‌های مالی و ارائه گزارشات مالی جامع را فراهم می‌کند. این دسترسی به اطلاعات مالی باعث می‌شود تصمیم‌گیری‌های بهتر و موثرتری در زمینه مدیریت مالی انجام شود.
• بهره‌وری بالا: حسابداری مدرن با اتوماسیون فرآیندهای مالی، زمان و تلاش بسیاری را صرفه جویی می‌کند. انجام فعالیت‌های حسابداری به صورت خودکار و الکترونیکی، امکان پردازش سریع تر و دقیق‌تر اطلاعات را فراهم می‌کند و همچنین به کاربران اجازه می‌دهد تا وقت بیشتری را برای تحلیل و بررسی داده‌ها و اطلاعات مهمتر صرف کنند.
• افزایش امنیت: سیستم‌های حسابداری دورکاری معمولاً دارای مکانیزم‌های امنیتی قوی هستند.

چالش های حسابداری دیجیتال 

هرچند که این شکل از حسابداری بسیاری از مزایا و فوایدی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد، اما همچنین با برخی چالش‌ها نیز همراه است. برخی از این چالش‌ها عبارتند از:

• امنیت و حفاظت از اطلاعات: با توجه به نیازمندی حسابداری مدرن به استفاده از فناوری‌های اطلاعات، امنیت و حفاظت از اطلاعات حسابداری چالشی مهم است. خطرات امنیتی مانند نفوذ هکرها، سرقت اطلاعات و تهدیدات سایبری می‌توانند راه‌هایی برای نقض حریم خصوصی و سوء استفاده از اطلاعات مالی فراهم کنند.
• مشکلات فنی و خرابی سیستم: به دلیل وابستگی به فناوری، مشکلات فنی و خرابی سیستم‌های حسابداری غیر حضوری می‌توانند برای کاربران مشکل‌ساز شوند. از این جهت، لازم است سیستم‌های حسابداری به‌روز و پشتیبانی شده باشند تا به حداقل رساندن خطرات احتمالی مربوط به خرابی سیستم کمک کنند.
• نیازمندی به آموزش و مهارت‌های فنی: استفاده از حسابداری دورکاری نیازمند آموزش و مهارت‌های فنی است. کاربران نیاز دارند تا با سیستم‌های حسابداری الکترونیکی و نرم‌افزارهای مربوطه آشنا باشند تا بتوانند به طور صحیح از این فناوری استفاده کنند.
• محدودیت‌های ارتباطی: در حسابداری دیجیتال، ارتباطات بین کاربران واقع در مکان‌های مختلف با یکدیگر از طریق شبکه‌های ارتباطی برقرار می‌شود. اما در برخی موارد، ممکن است با محدودیت‌های ارتباطی مانند قطعی اینترنت یا مشکلات شبکه مواجه شوید که می‌تواند تأخیرها و اختلالاتی در فرآیند حسابداری به وجود آورد.
• نگرانی‌های حریم خصوصی: با استفاده از سیستم‌های حسابداری غیر حضوری، اطلاعات حسابداری بسیار حساس و مهم کاربران در فضای آنلاین ذخیره و پردازش می‌شوند. این می‌تواند نگرانی‌هایی درباره حفظ حریم خصوصی اطلاعات ایجاد کند، زیرا احتمال دسترسی غیرمجاز یا سوء استفاده از اطلاعات مالی وجود دارد.
• نیاز به هماهنگی و همکاری بیشتر: برون سپاری حسابداری معمولاً نیازمند هماهنگی و همکاری بیشتر بین اعضای تیم حسابداری، مدیران و کاربران است. این شامل ارسال و دریافت اطلاعات به صورت الکترونیکی، تعامل با سیستم‌های حسابداری متنوع و اشتراک داده‌ها و اطلاعات بین افراد مختلف است که نیاز به هماهنگی و همکاری میان آن‌ها را افزایش می‌دهد.

در نهایت، با توجه به مزایا و چالش‌های حسابداری دیجیتال، توسعه و بهره‌برداری از این روش باید با دقت و آگاهی کامل انجام شود.

راهکارهای نرم افزار پارمیس برای همه کسب و کارها

فروشگاهی

شرکتی

تولیدی

بازرگانی

خدماتی

اصناف

دلیل دریافت خدمات برون سپاری سازمان ها

شرکت‌ها ممکن است به دلایل متعددی تصمیم به دریافت خدمات حسابداری دورکاری بگیرند. در زیر برخی از اصلی‌ترین دلایل موردنظر آورده شده است:

• کاهش هزینه‌ها: حسابداری مدرن می‌تواند منجر به کاهش هزینه‌های مرتبط با استخدام حسابداران و تجهیزات مربوطه گردد. با انتخاب خدمات حسابداری دیجیتال، شرکت‌ها نیازی به تجهیزات سنگین و نرم‌افزارهای گران‌قیمت ندارند و می‌توانند هزینه‌های مربوط به آن‌ها را کاهش دهند.
• دسترسی آسان و سریع به اطلاعات: برون سپاری حسابداری به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا به صورت آنی و در هر زمانی به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشند. این امکان باعث می‌شود تصمیم‌گیری‌های بهتر و موثرتری در زمینه مدیریت مالی صورت گیرد.
• امکانات گسترده‌تر: خدمات حسابداری دورکاری می‌توانند امکانات و ویژگی‌های گسترده‌تری را در اختیار شرکت قرار دهند. این شامل استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته، اتوماسیون فرآیندهای مالی و تولید گزارشات مالی دقیق و جامع می‌شود.
• افزایش دقت و دسترسی به تحلیل‌های پیشرفته: با استفاده از حسابداری دورکاری، دقت در انجام تراکنش‌های مالی و صورت‌های مالی بسیار بالا می‌رود. همچنین، با امکانات تحلیلی پیشرفته، شرکت‌ها می‌توانند از تحلیل‌های مالی جامع‌تر استفاده کنند.
• افزایش انعطاف‌پذیری: برون سپاری حسابداری به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا به صورت انعطاف‌پذیرتری با نیازهای مالی خود سازگار شوند. با دریافت خدمات حسابداری غیر حضوری، شرکت‌ها می‌توانند به سرعت تغییرات در محیط کسب‌وکار و نیازهای مالی خود واکنش نشان دهند و انعطاف بیشتری در مدیریت مالی داشته باشند.
• بهبود کیفیت و تسریع فرآیندها: حسابداری مدرن با اتوماسیون فرآیندهای مالی، می‌تواند بهبود کیفیت و دقت در انجام تراکنش‌ها و فرآیندهای مالی را به ارمغان بیاورد. عملکرد خودکار، کاهش خطاها و استفاده از الگوریتم‌ها و قوانین مالی دقیقتر، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مالی را بهبود و تسریع دهند.
• ارتباطات بهتر با سایر بخش‌ها: با استفاده از حسابداری دیجیتال، امکان برقراری ارتباطات بهتر و هماهنگی میان بخش‌های مختلف شرکت وجود دارد. اطلاعات مالی به روش الکترونیکی بین بخش‌های مختلف منتقل می‌شوند و هماهنگی و همکاری بین تیم‌های مختلف بهبود می‌یابد.
• حذف محدودیت جغرافیایی: با حسابداری دورکاری، شرکت‌ها قادر به انجام فعالیت‌های مالی و حسابداری خود در سراسر جهان هستند. این امکان به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا به صورت بین‌المللی عمل کرده و با شرکت‌ها و مشتریان در سرتاسر جهان ارتباط برقرار کنند.

تفاوت بین حسابداری حضوری و حسابداری غیر حضوری

حسابداری حضوری و حسابداری مدرن دو رویکرد مختلف در مدیریت مالی و حسابداری هستند. در زیر تفاوت‌های اصلی بین این دو رویکرد را بررسی می‌کنیم:

• حضور فیزیکی: در حسابداری دورکاری، حسابداران و تیم مالی به طور مستقیم در دفتر یا محل کار حضور دارند و فعالیت‌های مرتبط با حسابداری را انجام می‌دهند. این شامل تمامی فرآیندهای مالی از جمله ثبت تراکنش‌ها، پردازش فاکتورها، انجام محاسبات مالی، تهیه گزارشات و صورت‌های مالی و مدیریت مالی است. در حسابداری غیر حضوری، برخلاف آن، از طریق فناوری ارتباطات مثل اینترنت، تلفن و نرم‌افزارهای مالی، این فعالیت‌ها انجام می‌شود و حضور فیزیکی در محل کار لزومی ندارد.
• استفاده از تکنولوژی: در حسابداری حضوری، ممکن است از روش‌های سنتی و دستی در انجام فعالیت‌های مالی استفاده شود. به عنوان مثال، ثبت تراکنش‌ها به صورت دستی در کتاب‌های حسابداری و صورت‌های مالی وجود دارد. در برون سپاری حسابداری، با استفاده از نرم‌افزارها، سیستم‌های مالی اتوماتیک و روش‌های الکترونیکی، بسیاری از فعالیت‌ها به صورت اتوماتیک و دیجیتال انجام می‌شود. این شامل انتقال داده‌ها، ثبت تراکنش‌ها، تهیه گزارشات و صورت‌های مالی و مدیریت مالی می‌شود.
• دسترسی به اطلاعات: در حسابداری حضوری، دسترسی به اطلاعات مالی و صورت‌های مالی معمولاً محدود به فرد یا تیم حسابداری در محل کار است. اما در برون سپاری حسابداری، با استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های مالی، دسترسی به اطلاعات مالی به صورت آنلاین و از هر مکانی که دسترسی به اینترنت داشته باشید، ممکن است. این امکان به شما اجازه می‌دهد که به راحتی به اطلاعات مالی خود دسترسی پیدا کنید، گزارش‌ها و صورت‌های مالی را مشاهده کنید و تحلیل‌های مالی را انجام دهید.
• هزینه‌ها: حسابداری حضوری معمولاً نیاز به فضای اداری، تجهیزات، نیروی انسانی و مواد مصرفی دارد. این موارد هزینه‌های قابل توجهی را به همراه دارند. اما در حسابداری دیجیتال، با کاهش استفاده از فضاهای فیزیکی و بهره‌گیری از تکنولوژی، هزینه‌ها به طور قابل توجهی کاهش می‌یابند. همچنین، به دلیل اتوماسیون بیشتر فرآیندهای مالی، احتمال بروز خطاها کاهش یافته و هزینه‌های مرتبط با آن نیز کاهش می‌یابد.
• انعطاف‌پذیری: حسابداری حضوری معمولاً به حضور فیزیکی و زمان محدودی نیاز دارد. این ممکن است محدودیت‌هایی را برای تنظیم وقت کاری و انعطاف پذیری در فعالیت‌های مالی ایجاد کند. اما در حسابداری غیر حضوری، با استفاده از تکنولوژی، می‌توانید در هر زمان و هر مکانی به فعالیت‌های مالی خود بپردازید.

زیر سیستم‌های یکپارچه استار

فرآیند هایی که در حسابداری مدرن اتوماسیون می‌شوند

حسابداری مدرن به وسیله تکنولوژی‌ها و نرم‌افزارهای مالی قادر است بسیاری از فرآیندهای مالی را اتوماسیون کند. در زیر به برخی از فرآیندهایی که در حسابداری دیجیتال معمولاً اتوماسیون می‌شوند، اشاره می‌کنیم:

• ثبت تراکنش‌ها: با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، تراکنش‌های مالی مانند فاکتورها، رسیدهای دریافتی و پرداختی، فاکتورهای خرید و فروش و غیره به صورت الکترونیکی ثبت می‌شوند. این اتوماسیون به دقت و سرعت بیشتر در ثبت تراکنش‌ها و کاهش خطاهای انسانی منجر می‌شود.
• پردازش فاکتورها: فرآیند پردازش فاکتورها و تطبیق آنها با سیستم حسابداری نیز قابل اتوماسیون است. با استفاده از فناوری OCR (تشخیص اپتیکال کاراکتر)، فاکتورها به طور خودکار خوانده شده و اطلاعات آنها به سیستم حسابداری منتقل می‌شود.
• تهیه گزارشات و صورت‌های مالی: نرم‌افزارهای حسابداری مدرن قادرند به طور اتوماتیک گزارشات و صورت‌های مالی را تهیه کنند. با تجمیع و تحلیل داده‌های مالی در سیستم، گزارشات مالی مورد نیاز مانند ترازنامه، صورت‌سود و زیان، گزارش سودآوری، جریان وجوه نقد و غیره به صورت خودکار تولید می‌شوند.

جمع بندی

پارمیس در این مقاله، به موضوع حسابداری غیر حضوری پرداختیم. برون سپاری حسابداری رویکردی است که با استفاده از تکنولوژی‌ها و نرم‌افزارهای مالی، فرآیندهای مالی را اتوماسیون می‌کند و نیاز به حضور فیزیکی در دفتر یا محل کار را کاهش می‌دهد.

به طور خلاصه، حسابداری الکترونیکی با اتکا بر فناوری‌های مالی و نرم‌افزارهای حسابداری، روشی مدرن و کارآمد برای مدیریت مالی است. این رویکرد می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا عملکرد مالی خود را بهبود داده و به تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و موثر در حوزه مالی دست یابند. با این حال، توجه به چالش‌ها و نیاز به آموزش و سرمایه‌گذاری در زمینه فناوری و امنیت برای بهره‌برداری بهینه از حسابداری غیر حضوری الزامی است.

سوالات متداول