آنبوردینگ یا همسوسازی کارمندان چیست؟

در هر شرکت و مجموعه‌ایی نیروی انسانی و ارزیابی ان از اهمیت بسزایی برخوردار است. آنبوردینگ یا همسو سازی فرد در روز اول کاری خود یک فرایند است که پارمیس در این مطلب به شرح این موضوع میپردازد. با پارمیس همراه باشید.

Onboarding چیست؟

آنبوردینگ به فرایندی گفته می‌شود که در آن، یک فرد جدید که به یک شرکت یا سازمان جدید پیوسته است، به شیوه‌ای کاملاً سازمان‌یافته و هدف‌مند، با سازمان، فرهنگ کاری و نیز مسئولیت‌های خود آشنا شود. به طور کلی، هدف این فرایند، ایجاد ارتباطاتی مثبت بین فرد جدید و سازمان است و به این صورت که فرد جدید بتواند در کمترین زمان ممکن به عنوان یک عضو فعال واقعی در سازمان عمل کند.

این فرایند معمولاً شامل مراحل مختلفی مانند معرفی به مدیران، پر کردن فرم‌های مورد نیاز، آموزش‌های مختلف (مانند آموزش‌های فنی و آموزش‌های فرهنگی) و معرفی به دیگر اعضای سازمان است. همچنین، در برخی شرکت‌ها، از فرایند انجام شده در حین Onboarding برای ارزیابی فرد جدید و مطابقت آن با شغلی که در نظر گرفته شده، استفاده می‌شود.

همسو سازی باعث افزایش احساس تعهد و انگیزه فرد جدید نسبت به سازمان می‌شود و به وضوح کاهش زمان لازم برای فرد جدید برای انجام وظایف خود می‌شود. همچنین، این فرایند به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرد جدید را با سازمان خود ادغام کنند و باعث افزایش بهره‌وری و رشد سازمان می‌شود.

مطالعه بیشتر: نرم افزار انبارداری و نرم افزار تولیدی و نرم افزار شرکتی

مراحل آنبوردینگ

مراحل Onboarding یا همسو سازی بسته به نیازهای و ویژگی‌های هر سازمان و شغلی متفاوت است، با این حال، برخی از مراحل مشترک در فرایند همسو سازی عبارتند از:

1. آشنایی با سازمان: در این مرحله، فرد جدید با سازمان، فرهنگ و ارزش‌ها و مأموریت سازمان آشنا می‌شود.

2. معرفی به تیم: فرد جدید به سایر اعضای تیم معرفی می‌شود و با آن‌ها آشنا می‌شود.

3. آموزش های مورد نیاز: فرد جدید آموزش‌های مورد نیاز را جهت انجام شغل خود دریافت می‌کند.

4. آموزش سیستم ها و فرایند ها: فرد جدید با سیستم‌ها و فرآیندهای سازمان آشنا می‌شود.

5. برنامه ریزی شغلی: در این مرحله، برنامه‌ریزی شغلی فرد جدید انجام می‌شود که شامل برنامه‌ریزی تکلیف‌ها و مسئولیت‌هایی است که او باید در شغل خود انجام دهد.

6. ارزیابی عملکرد: ارزیابی عملکرد: در بسیاری از سازمان‌ها، فرد جدید در طول فرایند  Onboarding، ارزیابی عملکرد می‌شود تا مطابقت آن با شغلی که در نظر گرفته شده، بررسی شود.

7. پایان فرایند Onboarding: در این مرحله، فرد جدید به عنوان یک عضو کامل تیم، فعالیت خود را شروع میکند.

مهمترین هدف از آنبوردینگ، کمک به فرد جدید برای سریع و به خوبی پذیرفته شدن در سازمان است. بنابراین، مراحل Onboarding باید به گونه‌ای طراحی شود که فرد جدید بتواند به سرعت و با کیفیت به کار و شغل جدید خود مشغول شود.

بیشتر بخوانید: نرم افزار حسابداری و نرم افزار حقوق و دستمزد و نرم افزار CRM

خبرنامه پارمیس را از دست ندهید!

هر هفته محتوای اختصاصی و جدیدترین اخبار، مقالات آموزشی حسابداری، مالی و مدیریتی را برای شما میفرستیم.

عضویت

قابلیت های همسو سازی آنبوردینگ

• آموزش های آنلاین: آموزش‌های آنلاین، با استفاده از ویدیو، پادکست و مقالات، به فرد جدید کمک می‌کند تا با سازمان، فرهنگ کاری و فرآیندهای کاری آشنا شود.
• ارائه کارت‌های شناسایی و دسترسی‌های لازم: ارائه کارت شناسایی و دسترسی‌های لازم، به فرد جدید کمک می‌کند تا به راحتی و با سرعت به اداره سازمان دسترسی داشته باشد.
• معرفی به تیم: معرفی به سایر اعضای تیم، به فرد جدید کمک می‌کند تا با همکاران خود آشنا شود و رابطه‌های خوبی با آن‌ها برقرار کند.
• برنامه ریزی شغلی: برنامه‌ریزی شغلی، به فرد جدید کمک می‌کند تا با تکلیف‌ها، مسئولیت‌ها و اولویت‌های شغلی خود آشنا شود.
• ارائه فرم ها و مدارک لازم: ارائه فرم‌ها و مدارک لازم به فرد جدید کمک می‌کند تا به راحتی و با دقت بیشتر، تمامی فرم‌های مورد نیاز را پر کند.
• ارزیابی عملکرد: ارزیابی عملکرد، به فرد جدید کمک می‌کند تا درک بهتری از عملکرد خود در شغل خود داشته باشد و بهترین راهکارهای بهبود کاری خود را پیدا کند.
• پشتیبانی و مراقبت: فرایند Onboarding باید با هدف پشتیبانی و مراقبت از فرد جدید طراحی شود، به طوری که او بتواند در صورت نیاز با همکاران خود و مدیرانش تماس بگیرد.
  

حتما مطالعه کنید: نرم افزار تولید و بهای تمام شده و نرم افزار دریافت و پرداخت و نرم افزار حسابداری بازرگانی

چالش های آنبوردینگ

انجام یک فرایند همسو سازی موفقیت آمیز همواره به چالش هایی مواجه است. برخی از چالش های رایج در فرایند Onboarding عبارتند از:

• کمبود منابع: برای اجرای یک فرایند همسو سازی موفق، منابع متعددی مانند زمان، ابزار و منابع مالی لازم است. برای شرکت‌های کوچک و استارتاپ‌ها، ممکن است منابع کافی برای انجام یک فرایند Onboarding کامل و موثر در دسترس نباشد.
• عدم تنظیم صحیح فرایند: عدم تنظیم صحیح فرآیند آنبوردینگ می‌تواند به تاخیر در یادگیری فرد جدید و همچنین به افزایش شیوع خطاهای کاری منجر شود. بهترین راه حل برای این چالش، ایجاد یک فرآیند Onboarding دقیق و مشخص است که به همه شرایط و نیازهای سازمان پاسخ دهد.
• فراموشی انجام بخش های مهم: برای انجام یک فرایند همسو سازی موفق، لازم است تمامی بخش‌های مهم را در نظر گرفت و به شیوه‌ای که مطمئن هستید هیچ‌کدام از آن‌ها را فراموش نکرده‌اید، اجرا کنید.
• عدم هماهنگی با تیم: اگر تیم مدیریت و بخش منابع انسانی هماهنگ نباشند، ممکن است فرد جدید در محیط کاری دچار ابهامات شود. برای حل این مشکل، می‌توانید با تیم مدیریت و بخش منابع انسانی تماس بگیرید و زمان برگزاری Onboarding را تنظیم کنید.
• عدم توجه به نیاز های فرد جدید: برای ایجاد یک فرایند همسو سازی موفق، لازم است به نیازهای فرد جدید در محیط کاری توجه شود. این نیازها شامل نیازهای آموزشی، نیازهای فنی و نرم‌افزاری، نیازهای اجتماعی و فرهنگی، و نیازهای حقوقی و مالی هستند. اگر این نیازها در فرایند Onboarding در نظر گرفته نشوند، فرد جدید ممکن است در محیط کاری دچار ابهامات و نارضایتی شود و این ممکن است باعث شود که فرد جدید به دنبال فرصت‌های شغلی دیگر باشد.
• عدم پشتیبانی و مراقبت مداوم: بعضی از سازمان‌ها پس از اتمام فرآیند آنبوردینگ، پشتیبانی و مراقبت مداومی از فرد جدید ندارند. این مسئله می‌تواند باعث شود که فرد جدید احساس کند که او را به تنهایی رها کرده‌اند. بهترین راه‌حل برای حل این چالش، ایجاد یک فرآیند پشتیبانی و مراقبت مداوم برای فرد جدید است.
• ارزیابی ناموفق: در برخی موارد، فرد جدید پس از گذراندن فرآیند Onboarding ، از نظر سازمان ناموفق تلقی می‌شود. این می‌تواند باعث شود که فرد جدید به دنبال فرصت شغلی دیگر باشد و از سازمان خارج شود. بهترین راه‌حل برای حل این چالش، ارائه بازخورد دقیق و مستند به فرد جدید است و اطمینان از آن که او برای موفقیت در سازمان آماده شده است.

حتما بخوانید: نرم افزار حسابداری رایگان و نرم افزار حسابداری آنلاین و حسابداری شخصی

نکته مهم آنبوردینگ چیست؟

یکی از نکات مهم درباره آنبوردینگ این است که این فرایند تنها به محدوده زمانی اولیه پس از استخدام فرد جدید محدود نمی‌شود. در واقع، موفقیت یک فرآیند آنبوردینگ بر اساس این است که آیا فرد جدید به عنوان یک عضو فعال و پرشور در سازمان حضور پیدا کرده است یا خیر. بنابراین، برای اطمینان از این که فرد جدید به طور کامل با سازمان آشنا شده است و در حال یادگیری و بهبود کار خود است، باید برنامه‌هایی برای پشتیبانی و ارتباط مداوم با فرد جدید ارائه شود.

همچنین، مهم است که فرد جدید در محیط کاری دوستانه و حامی واقع شود. این امر می‌تواند باعث شود که او با اعتماد به نفس بیشتری به عملکرد خود بپردازد و احساس کند که در سازمان خود محبوب و مورد احترام قرار دارد. بنابراین، برنامه‌های آنبوردینگ باید به گونه‌ای طراحی شوند که بتوانند به نیازهای فرد جدید در محیط کاری پاسخ دهند و او را در حین فرایند یادگیری و بهبود کار خود، پشتیبانی کنند. این کار می‌تواند باعث موفقیت فرد جدید و بهبود کارایی و کارآمدی سازمان شود.

حتما مطالعه کنید: نرم افزار erp و نرم افزار حسابدرای ریالی و ارزی و نرم افزار حسابداری فروشگاهی

جمع بندی

پارمیس در این مطلب به شرح مسلئه افراد سازمانی که در اوایل ورود به محیط اجتماعی و شغلی خود نیاز به مطابقت با فضا را دارند پرداخت. انبوردینگ یا همسوسازی فرد جدید با سازمان، فرایندی است که از طریق آموزش و معرفی فرد جدید به سازمان، بهبود فرآیندهای کاری، تعاملات اجتماعی و همکاری، و افزایش تعهد و انگیزه کارکنان را فراهم می‌کند. برای موفقیت در انبوردینگ، برنامه‌ریزی دقیق و مستمر، ارتباطات قوی و تطبیق با فرهنگ سازمانی ضروری هستند.

سوالات متداول