سیستمهای نگهداری موجودی مواد و کالا

یکی از اهداف حسابداری موجودی مواد کالا شناخت صحیحی از هزینه برای تطابق مستقیم با فروش است. موجودی های مواد و کالا اغلب بخش عمده ای از دارایی های یک واحد تجاری را تشکیل می دهند ، هر گونه تغییرات در ارزشیابی آنها اثر مستقیم بر ترازنامه و سود و زیان دارد. بسته به نوع واحد تجاری موجودیها وجود دارند. چنانچه در یک طبقه بندی سه نوع واحد تجاری وجود داشته باشد. یعنی واحد های خدماتی ، تجاری و تولیدی . حسب مورد ممکن است یا موجودیها وجود نداشته باشند یا در صورت وجود به انواع متفاوتی باشند. در این مقالیه با موضوع سیستمهای نگهداری موجودی مواد و کالا با ما همراه باشید.

در واحدهای تجاری عمدتا کالا وجود دارد. در اینگونه واحدها کالا به قصد فروش تحصیل می شود و معمولا بدون تغییرات یا با انجام تغییرات جزئی به مشتریان عرضه می شود. به بیان دیگر می توان گفت در واحدهای خدماتی موجودی مواد و کالا وجود ندارد و در واحدهای تجاری صرفا موجودی کالا وجود دارد و بالاخره اینکه در واحدهای تولیدی انواع موجودی ها شامل مواد ، کالای در جریان ساخت و کالای ساخته شده وجود دارند.

سیستمهای نگهداری موجودی کالا بسته به نوع کار و فعالیت واحد تجاری متفاوت می باشد. در سیستمهای حسابداری دو نوع سیستم برای نگهداری موجودی مواد و کالا وجود دارد ، سیستم دائمی و دیگری سیستم ادواری است . تحت سیستم دائمی تغییرات در موجودی مواد و کالا به صورت مستمر و منظم در حساب موجودی مواد و کالا ثبت می شود ، در حالیکه در سیستم ادواری کمیت موجودیهای مواد و کالای در دسترس صرفا به صورت دوره ای تعیین می شود. تمامی موارد تحصیل موجودیها در طول دوره مالی به بدهکاری حساب خرید منظور می شود و هنگام فروش هیچگونه بهای تمام شده کالای فروش رفته شناسایی نمی شود. در این نوشتار به معرفی سیستم های ادواری ، دائمی ، ویژگی های هر یک از آنها و بیان مزایا و معایب هر یک از این سیستمها می پردازیم .

سیتمهای دائمی و ادواری موجودی کالا :   

بر اساس اصول پذیرفته شده حسابداری دو نوع روش حسابداری برای موجودی مواد و کالا وجود دارد که عبارتند از سیستم ادواری موجودی کالا و سیستم دائمی . امروزه بیشتر خرده فروشان (فروشندگان جزء) از سیستم دائمی نگهداری موجودی مواد و کالا استفاده می نمایند . اما در زمانهای گذشته برای استفاده بهتر از منابع از سیستمهای ادواری موجودی کالا استفاده می نمودند. تفاوتهای مابین این دو سیستم تاثیر عمده ای روی چگونگی  مدیریت بازرگانی واحد تجاری دارد.

معرفی سیستم ادواری موجودی کالا :

سابقه استفاده از سیستم ادواری موجودی کالا به قبل از محاسبه نقطه فروش توسط سیستم ها و نرم افزارهای مالی باز می گردد.شرکتهایی مانند فروش دارو یا سخت افزار که تعداد فروش در روز زیاد می باشد برای به روز رسانی حساب موجودی کالا راحتتر می باشد که از سیستم ادواری استفاده کنند به جای اینکه در طول روز هر نوع تغییر در حساب موجودی مواد خود را تغییر دهند. سیستم ادواری موجودی کالا این امکان را فرا هم می نماید که تمام فروشهای سیستم را تحت عنوان یک حساب خاص ثبت و نگهداری شود. در سیستم ادواری زمانی که کالا فروخته می شود تحت حساب درآمد یا فروش ثبت می شود و ثبتی تحت عنوان حساب بهای کالای فروخته شده انجام نمی شود.

معرفی سیستم دائمی موجودی کالا :

معرفی سیستم های نقطه فروش و ورود کامپیوتر و نرم افزارهای مالی و حسابداری به حسابداری و پیشرفت این سیستمها باعث رونق استفاده از سیستم دائمی موجودی کالا شد.در سیستم دائمی بابت هر فروش در حساب موجودی کالا ثبت و نگهداری می شود.این سیستم همچنین فورا بابت هر فروش موجودی انبار را کاهش داده و زمانی که یک مشتری یک کالا را برگشت می دهد سریعا موجودی کالای انبار و حساب مربوطه را افزایش می دهد.

موضوع مهم دیگری که در ارتباط با سیستم های نگهداری موجودی مواد و کالا مطرح می شود موجودی و مانده انبار می باشد. با یک سیستم ادواری موجودی کالا یک واحد تجاری از موجودی اول دوره و موجودی پایان دوره خود آگاهی دارند.در عین حال طی یک سیستم دائمی موجودی کالا مانده حساب موجودی کالای انبار و مانده فیزیکی انبار مرتبا طی عملیاتهای خرید و فروش افزایش یا کاهش می یابد و یک واحد تجاری که از سیستم دائمی استفاده می نماید در هر زمانی از دوره مالی از اینکه چه مقدار موجودی در انبار وجود دارد اطلاع و آگاهی دارند.

طی یک سیستم یکپارچه مالی شما با استفاده از یک زیر سیستم انبار داری می توانید کنترل کامل روی انبار خود داشته باشید ، تمام ورود و خروجها را در یک نرم افزار حسابداری و مالی ثبت نموده و از تمام عملیاتهایی که برای یک کالا در یک انبار خاص اتفاق افتاده گزارش بگیرید دقیقا مانند چیزی که شما در نرم افزار حسابداری پارمیس و گزارشات انبار آن می توانید استفاده نمایید. دقت نمایید که روش حسابداری موجودی مواد در نرم افزار حسابداری پارمیس روش ادواری می باشد چنانکه هنگام فروش یا خرید درنرم افزار حسابداری پارمیس حساب خرید و فروش  ثبت حسابداری انجام می شود و بابت موجودی کالا تنها یک ثبت در ابتدای دوره و یک ثبت در انتهای دوره بابت بستن حسابها انجام می شود ولی در گزارشات انبار تمام عملیاتهای ثبت شده قابل گزارشگیری می باشد مانند گزارشات کاردکس کالا ، گردش کالاها و گزارشات تفکیکی موجودی کالا .