سر و سامان دادن به فایل‌های فروش و اجاره ملک با نرم افزار حسابداری

خرید و فروش، رهن و اجاره املاک و مستغلات ازجمله فعالیت‌های پرسود در کل دنیا است که به ‌خاطر جابه‌جا شدن مبالغ نسبتا سنگینی در هر معامله، در نظر گرفتن رعایت اصول حسابداری و ثبت دقیق تمام جزئیات هر معامله ضروری است. همان‌طور که می‌دانید برای خرید و فروش یک واحد آپارتمانی باید خریدار چندین واحد را بازدید و بر اساس معیارهای خود ارزیابی نماید تا بتواند مناسب‌ترین گزینه را برای خود انتخاب و خریداری کند. به همان نسبت برای پیدا کردن خانه اجاره‌ای نیز باید میان فایل‌های مختلف که هر کدام مزیت‌های خاصی برای خانواده‌ها دارند و براساس امکانات و ویژگی‌ها قیمت‌ها بسیار متفاوت می‌شود، پرسه زد تا بلکه بتوان مناسب با توان مالی در پرداخت رهن و اجاره یک فایل را انتخاب کرد.

به‌خاطر همین گشتن‌ها و بالا و پایین کردن فایل‌های مختلف اغلب پروسه خرید و یا اجاره ملک کمی طولانی می‌شود و ممکن است یک فایل را چند کارشناس و مشاور ملک به مشتریان نشان دهند و با تمام شدن معامله، بیشتر از یک کارشناس مدعی درصد فروش یا اجاره این معامله باشند. چنین مشکلی را من چند هفته پیش که به دنبال خانه‌ای برای اجاره بودم از نزدیک تجربه کردم. بد نیست در ادامه در مورد ویژگی‌های بهترین نرم افزار حسابداری مشاور املاک و ضرورت حسابداری در این کسب‌و‌کار صحبت کنیم.

بین شلوغی‌های کاری شدیدا درگیر پیدا کردن یک واحد آپارتمانی برای اجاره در یک منطقه خاص بودم و محدود بودن زمان هم فشار را چندین برابر کرده‌بود. سعی کردم به تمام مشاور املاک‌های منطقه سر بزنم و فایل‌هایی که متناسب با شرایط من بود را بازدید کنم. در این بین متوجه شدم که یک فایل مشخص را با دو کارشناس و مشاور مختلف بازدید کرده‌ام که از قضا همین فایل گزینه بسیار مناسبی برای شرایط من بود.

نیازهای حسابداری مشاور املاک

روزی که برای بستن قرارداد اجاره و پرداخت هزینه قرارداد وارد مشاور املاک شدم، صدای دعوا و مجادله دو کارشناس سر به فلک کشیده‌بود. با ورود من بحث و دعوا به ظاهر خاتمه یافت اما همچنان می‌شد فضای پرتنش آنجا را احساس کرد.

متاسفانه هنوز صاحبخانه نرسیده‌بود و باید تا آمدن صاحبخانه برای چانه‌زنی‌های نهایی و بستن قرارداد صبر می‌کردم. برای اینکه زمان زودتر بگذرد، سعی کردم سربحث را با مدیر مشاور املاک باز کنم و پس از مدتی گرم صحبت درباره سختی‌های کار مشاور املاک شدیم.

ای آقا، چیزی که زیاده از این بحث و جدل‌هاست توی کسب‌و‌کار ما. معمولا یکی مثل شما که به دنبال ملک برای خرید یا اجاره است، چندین بار و در ساعت‌های مختلف به ما سر میزند. از آنجا که با یک کارشناس و مشاور هماهنگ نمی‌کنند ممکن است همزمان دو یا تعداد بیشتری کارشناس مسئول پیدا کردن فایل مناسب برای یک مشتری شوند. و چون درصدی از هر معامله به کارشناس مسئول در آن معامله تعلق می‌گیرد، زمان بستن قرارداد از اینجور بحث‌ها پیش خواهد آمد. مثل شما که همین واحد آپارتمان رو با دو مشاور مختلف بازدید کردید.

این موارد بسیار پیش‌پا افتاده‌است. مشکل اصلی ما حسابداری هزینه و درآمدها و محاسبه حقوق مشاوران در آخر ماه است تا ببینیم سود یک ماه معاملات ما چطور بوده و هر کارشناس چند معامله داشته است!

برای بعضی معاملات، طرفین برای تسویه حساب از چک‌های مدت دار استفاده می‌کنند که مدیریت سررسید چک‌ها کمی برای اوضاع شلوغ ما مشکل است.

نرم افزار حسابداری، نیاز ضروری مدیریت مالی مشاور املاک

صحبتمان با مدیر مشاور املاک حسابی گل انداخته بود و صاحبخانه هم هنوز نیامده‌بود. من هم که به عنوان حسابدار علاقه زیادی به مسائل مالی و مدیریت کردن چالش‌های مالی کسب‌و‌کارها دارم سعی کردم کمی بیشتر با دغدغه‌های این صنف آشنا شوم. به همین دلیل پرسیدم: شما برای کارهای مالی و محاسبه سود و زیان از نرم افزار حسابداری هم استفاده می‌کنید؟

مدیر فروش با تعجب گفت: فکر نمی‌کنم ما چندان نیاز به استفاده از این نوع نرم افزار داشته‌باشیم. برای ما بیشتر ثبت کردن فایل‌ها و نمایش آنها به مشتریان مهم است.

درصدها در هر معامله اغلب مشخص است و با بستن قرارداد می‌توان حق‌الزحمه کارشناسان را محاسبه و پرداخت کرد.

برای هر قرارداد هم باید اطلاعات دقیق مثل مشخصات طرفین، تاریخ ثبت قرارداد، کارشناسان معامله و مبلغ فروش یا اجاره را ثبت کنیم تا اگر به هر دلیلی به این اطلاعات نیاز پیدا کردیم، در اختیار داشته‌باشیم.

سود و زیان هر ماه را هم با یک حساب سرانگشتی می‌توان از درآمدها و هزینه‌های آن ماه حساب کرد.

گفتم: چرا تمام این موارد و اطلاعات را در یک پایگاه اطلاعات جمع‌آوری نکنید تا هر زمان که اراده کردید به راحتی به این اطلاعات دسترسی داشته‌باشید. حتی می‌توانید گزارش‌های مختلفی از این اطلاعات برای اطلاع یافتن از شرایط کسب‌و‌کار و میزان فعالیت‌های همکاران در اختیار داشته باشید و بر اساس داده‌های واقعی برای افزایش سود کسب‌وکارتان تصمیم‌گیری کنید.

نرم افزار حسابداری املاک چه امکاناتی دارد؟

از آنجا که حسابداری برای هر کسب‌و‌کاری لازم و ضروری است، بهتر است نرم افزار حسابداری مناسب نیازهای خود را داشته‌باشد تا بتواند مطابق با اصول و استانداردهای حسابداری، اسناد حسابداری خود را ثبت و تمام تراکنش‌های مالی را پیگیری نماید.

در صنف املاک نیز به دلیل خرید و فروش و یا اجاره ملک باید تمام فاکتورهای خرید و فروش و اجاره ثبت شود. بنابراین در نرم افزار حسابداری مشاور املاک بخش صدور فاکتور از پرکاربردترین امکانات است. به ویژه اینکه باید در فاکتور نام کارشناسی که به عنوان مشاور در پروژه خرید یا اجاره ملک نقش داشته و بین مالک و موجر نقش واسطه را داشته است، ذکر شود.

بنابراین در نرم افزار حسابداری باید امکان تعریف بازاریاب وجود داشته‌باشد تا از این طریق بتوان درصد مشاور را محاسبه و ثبت کرد. علاوه‌براین، ثبتِ نامِ مشاور در هر فاکتور این امکان را به شما می‌دهد که در پایان هر ماه از عملکرد مشاوران خود به طور جداگانه گزارشی در اختیار داشته باشید.

در کنار گزارش عملکرد کارکنان، با ثبت تمام معاملات انجام شده در ماه، می‌توانید فایل‌های اجاره و خرید و فروش خود را نیز به طور جداگانه مشاهده کنید و وضعیت خود را از نظر تعداد فایل‌ها و درآمد حاصل از آن نیز بررسی کنید.

به ویژه در خرید و فروش ملک، به دلیل بالا بودن رقم معامله ممکن است طرفین قرارداد به جای پرداخت نقدی، پرداخت با چک را برای پرداخت کمیسیون معامله انتخاب کنند. نرم افزار حسابداری این امکان را به شما می‌دهد که تمام چک‌های دریافتی و پرداختی خود را در نرم افزار ثبت کنید. اغلب نرم افزارها تاریخ سررسید چک‌های ثبت‌شده را به شما اعلام می‌کنند و حتی اگر ماژول پیامک نیز داشته‌باشید می‌توانید از طریق پیامک، تاریخ سررسید چک را به صاحب چک یاداوری کنید.

نرم افزار حسابداری پارمیس، راهکاری مناسب برای حسابداری صنف املاک

اگر تمایل داشتید برای مدیریت بهتر کسب‌و‌کار خود از نرم افزار حسابداری استفاده کنید، من به شما نرم افزار حسابداری پارمیس را پیشنها می‌کنم. چون علاوه بر اینکه تمام امکاناتی که صنف املاک از حسابداری نیاز دارند را در اختیار شما قرار می‌دهد، محیط کاربری بسیار ساده‌ای دارد که کار کردن با نرم افزار را بسیار راحت می‌کند. بنابراین برای کار با این نرم افزار حسابداری نیازی به دانش و تخصص حسابداری در سطح بالا ندارید.

همچنین با خرید نرم افزار می‌توانید از ویدئوهای آموزشی آن نیز استفاده کنید تا با تمام امکانات و چگونه ثبت کردن اطلاعات در بخش‌های مختلف آشنا شوید. البته بد نیست این را هم بگویم که حسابداری پارمیس، تیم پشتیبانی بسیار قوی دارد که به تمام سوالات شما در ارتباط با نرم افزار به خوبی پاسخ می‌دهند.

برای آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار حسابداری برای صنف املاک می‌توانید با مشاوران فروش این مجموعه تماس بگیرید و یا به صفحه راهکار حسابداری پارمیس برای مشاورین املاک مراجعه نمایید.