نرم افزار حسابداری ابری ، راهکاری ایده‌آل برای کسب‌و‌کارهای کوچک

کسب‌و‌کار کوچک باشد یا بزرگ از نظر حسابداری فرقی ندارد. لازمه موفقیت و توسعه تمام کسب‌و‌کارها، حساب و کتابِ درست و دقیق است. همان طور که می‌دانید بهترین ابزار برای حسابداری دقیق فعالیت‌های یک کسب‌و‌کار، نرم افزار حسابداری است.

رایج‌ترین نوع نرم افزارهای حسابداری که بیشتر شرکت‌های متوسط و بزرگ برای حسابداری امور خود استفاده می‌کنند، نرم افزارهای حسابداری ویندوزی است. این نرم افزارها به دلیل ارائه امکانات گسترده و متفاوت به کاربران خود اغلب هزینه‌ای نسبتا بالا دارند و شاید به همین دلیل است که صاحبان مشاغل کوچک به دنبال خرید نرم افزار حسابداری نمی‌روند.

کسب‌و‌کارهای کوچک قبل از هر چیز باید نیازهای خود از حسابداری را بشناسند و بر اساس آن نیازها برای خرید بهترین نرم افزار حسابداری اقدام کنند. تکنولوژی جدیدی که در دنیای حسابداری بسیار مورد توجه قرار گرفته‌است، نرم افزارهای ابری هستند که به دلیل ویژگی‌هایی که دارد هزینه بسیار مناسبی دارد. در ادامه ویژگی‌های نرم افزار حسابداری ابری و ضرورت استفاده از این نرم افزارها برای کسب‌و‌کارهای کوچک را بررسی می‌کنیم.

 

چه کسب‌و‌کارهایی کوچک هستند؟

شرکت‌ها و سازمان‌ها بدون در نظر گرفتن نوع فعالیت و مدل کسب‌و‌کار به شرکت‌های کوچک، متوسط و بزرگ تقسیم می‌شوند. معیارهای مختلفی برای سنجش ابعاد کسب‌و‌کارها وجود دارد که تعداد کارکنان و یا تعداد مشتریان کسب‌و‌کار، سن کسب‌و‌کار و سال‌های فعالیت آن در بازار، میزان سرمایه‌گذاری برای شروع به کار و میزان درآمد سالانه مهم‌ترین آنها هستند.

این معیارها به نوعی دغدغه‌های کسب‌و‌کارهای کوچک را بیان می‌کنند. اینکه اغلب فعالیت خود را با سرمایه‌ای کم شروع می‌کنند و به همین دلیل برای پیاده‌سازی بسیاری از برنامه‌های خود با کمبود بودجه مواجه هستند. گاهی یک کسب‌و‌کار کوچک با حداقل کارکنان، کار خود را شروع می‌کند و ممکن است به دلایل مختلفی امکان استخدام تمام نیروهای متخصص مورد نیاز را مانند حسابدار نداشته‌باشد.

در کنار این دغدغه‌ها، مدیریت مالی کسب‌و‌کار بر اساس اصول و استانداردهای حسابداری از عوامل موثر در موفقیت کسب‌و‌کارها شناخته‌شده‌است. در این بین نرم افزار حسابداری مناسب‌ترین ابزار برای مدیریت مالی کسب‌و‌کارها است که متاسفانه بیشتر کسب‌و‌کارهای کوچک به دلیل محدودیت در منابع مالی خود قادر به خرید نرم افزار حسابداری مناسب نیستند. پیشنهاد می‌کنیم به عنوان صاحب یک کسب‌و‌کار کوچک که تازه فعالیت‌های خود را آغاز کرده‌اید، برای اشنایی با اهمیت حسابداری در کار خود مقاله «کسب وکارهای کوچک هم به حسابداری نیاز دارند» را مطالعه بفرمایید.

از آنجا که تکنولوژی همواره در خدمت رفع نیازهای مختلف بشر بوده‌است، برای برطرف کردن محدودیت‌ها و آسان‌تر شدن روند انجام بسیاری از کارها راه‌حلی مناسب ارائه می‌کند. در این زمینه نیز رایانش ابری پاسخی مناسب به نیاز حسابداری و مدیریت مالی کسب‌و‌کارهای کوچک است.

رایانش ابری چیست؟

همه ما حداقل یک حساب کاربری ایمیل برای خود داریم که از آن برای انتقال داده‌ها استفاده می‌کنیم. البته برخی از حساب ایمیل خود برای نگهداری فایل‌های مهم خود استفاده می‌کنند. زیرا علاوه‌بر حفظ امنیت اطلاعات ذخیره شده همواره به آن دسترسی خواهند داشت. به هنگام استفاده از امکانات ایمیل و ذخیره اطلاعات در حساب کاربری خود از رایانش ابری استفاده می‌کنیم.

رایانش ابری سرویسی دیجیتالی است که اطلاعات شما را در بستر وب ذخیره می‌کند که دسترسی بدون محدودیت و نیاز به سیستمی خاص و تنها از طریق اینترنت به آن اطلاعات امکان‌پذیر است.

حال تصور کنید به‌جای خرید نرم افزار حسابداری ویندوزی که باید روی سیستم مشخصی نصب شود و تنها از طریق همان سیستم به محیط نرم افزار دسترسی داشته باشید، از طریق اینترنت و با داشتن رمز کاربری خود وارد محیط نرم افزار حسابداری شوید و از تمام امکانات یک نرم افزار حسابداری برای ثبت داده‌ها و تراکنش‌های مالی خود بهره ببرید.

نرم افزار حسابداری مبتنی بر وب که نیازی به نصب روی سیستم مشخصی ندارد را نرم افزار حسابداری آنلاین می‌گویند.

پیشنهاد مطالعه : حسابداری کسب و کار خود را بر فضای ابری بنا کنید

نرم افزار آنلاین و یا رایانش ابری چه مزیت‌هایی برای کسب‌و‌کارهای کوچک دارد؟

همان‌طور که در تعریف رایانش ابری گفتیم، در این فناوری شما تمام اطلاعات خود را بر روی اینترنت ذخیره می‌کنید و از آنجا که برای داشتن نرم افزار حسابداری آنلاین، نیازی به خرید و تخصیص بودجه‌ای سنگین به آن ندارید، هزینه‌های شما را تا سطح قابل توجهی کاهش می‌دهد. در این بخش می‌خواهیم مزیت‌هایی که نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر برای کسب‌و‌کارهای کوچک دارد را بررسی کنیم.

• هزینه مناسب برای دسترسی به امکانات نرم افزار حسابداری

در نرم افزارهای مبتنی بر وب، هزینه‌ای جهت خرید نرم افزار پرداخت نمی‌شود. بلکه کاربران برای استفاده از تمام امکانات نرم افزار می‌بایست حق اشتراک پرداخت کنند. مزیت مهم این نرم افزار به ویژه برای کسب‌و‌کارهای کوچک این است که بسته به امکاناتی که برای حسابداری خود نیاز دارند، حق اشتراک ماهانه متفاوت خواهد بود.

• به‌روز بودن نرم افزار

شما به عنوان کاربر نرم افزار حسابداری آنلاین نیازی به خرید نرم افزار و پرداخت هزینه سنگین اولیه ندارید. مزیت مهم این نرم افزارها پرداخت حق اشتراک ماهانه برای استفاده از امکانات آن است. از آنجا که شما برای استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین، تنها حق اشتراک می‌پردازید و همانند نرم افزارهای ویندوزی قفل نرم افزار به شما تعلق نمی‌گیرد، به طور خودکار به آپدیت‌ها و امکانات جدید نرم افزار دسترسی خواهید داشت.

• حفظ امنیت و پشتیبان‌گیری خودکار از اطلاعات

اطلاعات مالی و حسابداری از مهم‌ترین بخش اطلاعات کسب‌و‌کار کوچک تا بزرگ است. امنیت بالای نرم افزار در نگهداری از این اطلاعات، فاکتور مهم در انتخاب و خرید نرم افزار است. حال نرم افزارهای آنلاین به گونه‌ای طراحی شده‌اند که به طور خودکار اطلاعات شما را ذخیره می‌کنند و با نگهداری آنها در فضای ابری احتمال آسیب دیدن و از دست رفتن تمام یا بخشی از اطلاعات را به دلیل آسیب دیدن کامپیوتر شخصی و یا تعویض ویندوز به نزدیک صفر می‌رساند. بنابراین مزیت مهم دیگر نرم افزار حسابداری ابری برای کسب‌و‌کارها، امنیت بالای اطلاعات مالی در آن است.

• دسترسی سریع و آسان

ویژگی این فناوری مبتنی بر ابر، دسترسی سریع و راحت به آن است. اینکه شما بتوانید از هر کجا و با هر وسیله‌ای به محیط نرم افزار حسابداری و اطلاعات خود دسترسی داشته‌باشید، به ویژه برای صاحبان مشاغل بسیار کاربردی است.

در نرم افزار حسابداری آنلاین شما با استفاده از گوشی هوشمند خود می‌توانید به اطلاعات مالی و گزارش‌هایی که نرم افزار ارائه می‌دهد، دسترسی داشته‌باشید.

• سهولت در اشتراک‌گذاری اطلاعات

همان‌طور که گفتیم از ویژگی‌های کاربردی این نوع نرم افزار، دسترسی آسان کاربران به محیط نرم افزار است. تصور کنید بسته به نیاز کسب‌و‌کارتان اطلاعات مربوط به خرید و فروش کالا می‌بایست توسط افراد مختلف و در مکان‌های متفاوت ثبت شود. به عنوان مثال این اطلاعات توسط بازاریاب‌های شما که در محدوده‌های مختلف فعالیت می‌کنند، ثبت می‌شوند. به دلیل عدم محدودیت نرم افزار آنلاین، اطلاعات به طور مداوم توسط اعضای تیم به روز رسانی شده و تمام اعضا به آن دسترسی خواهند داشت.

پارمیس 360، نرم افزار حسابداری آنلاین مناسب کسب‌و‌کارهای کوچک

شرکت‌های مختلفی با هدف پاسخگویی به نیازهای اصناف مختلف به طراحی و عرضه نرم افزار حسابداری اقدام کرده‌اند. فناوری اطلاعات پارمیس نیز یکی از شرکت‌های تولیدکننده نرم افزار حسابداری است که نزدیک به 20 سال سابقه فعالیت در این زمینه دارد.

فناوری اطلاعات پارمیس به‌واسطه آشنایی کامل با نیازهای حسابداری اصناف و مشاغل مختلف سعی کرده‌است در تمام محصولات خود (از صندوق فروشگاهی تا نرم افزار مالی یکپارچه) نیازهای کسب‌و‌کارها را در نظر گرفته و راهکاری مناسب برای آنها ارائه کند. نرم افزار حسابداری پارمیس 360 نیز راهکاری مناسب برای پاسخگویی به نیاز کسب‌و‌کارهای کوچک با توجه به محدودیت‌های آنها طراحی شده‌است.

• صدور فاکتور

 پارمیس 360 به نوعی صندوق فروشگاهی به شمار می‌رود و به ویژه برای فروشگاه‌ها مناسب است. به همین دلیل امکان صدور فاکتور خرید و فروش، فاکتور برگشت از خرید و برگشت از فروش برای کاربران در نظر گرفته شده است.

این ویژگی برای کسب‌و‌کارهایی که تحویل کالا و خدمت توسط بازاریاب شرکت صورت می‌گیرد، بسیار مفید است. زیرا امکان صدور فاکتور در محل و یا ویرایش فاکتور توسط بازاریاب و از طریق گوشی هوشمند که وارد محیط نرم افزار شده‌است، وجود دارد.

• مشاهده صورتحساب مشتریان

 صاحبان مشاغل برای تصمیم‌گیری درست جهت رشد و توسعه کسب‌و‌کار خود به گزارش‌های مختلفی از کسب‌و‌کار خود نیاز دارند. ازجمله گزارش‌هایی که پارمیس 360 به کاربران خود ارائه می‌دهد، امکان مشاهده صورتحساب مشتریان برای اطلاع از وضعیت حساب آنها و نحوه ادامه همکاری با آنها است. البته به کمک این اطلاعات می‌توان با نیاز مشتریان به عنوان بخشی از بازار بیشتر آشنا شده و در تعیین استراتژی مناسب بهره برد.

• شیوه‌های مختلف پرداخت

در پارمیس 360 امکان پرداخت به روش‌های مختلف وجود دارد. شما به دلخواه می‌توانید پرداخت نقدی و پرداخت از طریق کارت را انتخاب کنید. البته با هدف تامین نیاز تمام مشتریان امکان پرداخت ترکیبی (بخشی از مبلغ فاکتور به صورت نقدی و بخشی دیگر از طریق کارت) نیز در نظر گرفته شده‌است.

• انتخاب نحوه چاپ فاکتور

بیشتر کسب‌و‌کارها برای ثبت دقیق اطلاعات مالی خود در دفاتر روزنامه و محاسبه سود و زیان خود، در کنار صدور فاکتور برای مشتریان خود فاکتور فروش نیز برای خود صادر می‌کنند. به همین دلیل در پارمیس 360 امکان صدور فاکتور در دو حالت فاکتور برای مشتری و فاکتور برای صاحبان مشاغل وجود دارد.

این ویژگی برای اصنافی مانند آشپزخانه‌ها و رستوران‌ها کاربردی است. زیرا اغلب فاکتور دوم صادر شده را که شامل نوع کالا و تعداد آن است به آشپزخانه ارسال می‌کنند تا سفارشات مشتری را آماده و تحویل دهند.

• مدیریت عملکرد کارکنان

مدیریت کارکنان و یا بازاریاب‌ها، امکان دیگری است که پارمیس 360 برای کاربران خود در نظر گرفته‌است. در این محصول از فناوری اطلاعات پارمیس می‌توانید کارکنان خود را به عنوان کاربر نرم افزار معرفی کنید؛ درنتیجه هر فرد ساعت کاری خود را به عنوان ساعت شروع و پایان شیفت کاری مشخص می‌کند. بنابراین گزارش‌های لحظه‌ای از میزان فروش هر یک از کارکنان، اقلام فروش رفته در شیفت وی و اطلاعاتی از این دست به شما در مدیریت بهتر کارکنان کمک خواهد کرد.

علاوه‌براین، اگر شما چند شعبه برای ارائه خدمات و محصولات خود داشته‌باشید، به کمک این امکان می‌توانید عملکرد روزانه افراد را بر اساس شعبه بررسی نمایید.

از آنجا که هر کسب‌و‌کاری همواره به دنبال رشد و توسعه خود است و همراستا با آن نیازهای حسابداری آن نیز تغییر خواهد کرد؛ فناوری اطلاعات پارمیس نیز برای تمام نیازهای کسب‌و‌کارهای کوچک تا بزرگ راهکاری مناسب در نظر گرفته‌است.

با توجه به اینکه پارمیس 360 نسخه ابری نرم افزار یکپارچه مالی استار است، با رشد کسب‌و‌کار کوچک شما می‌تواند به خوبی تمام نیازهای حسابداری آن را توسط محصولات خود پاسخ دهد.