مدیریت انبار و فروش ابزار و یراق آلات با نرم افزار حسابداری

 معمولا یراق و ابزارآلات قطعات بسیار کوچکی هستند که نقشی موثر در کارایی تجهیزات و وسایل دارند. به گونه‌ای که اگر این قطعات کوچک سر جای خود استفاده نشوند، وسایل هیچ شباهتی به شکل طراحی شده خود نخواهند داشت. همین کوچک بودن قطعات و یراق ‌آلات از دشواری‌های فروش آنها به ویژه در بخش حسابداری و ثبت امور مالی مربوطه است. یراق‌آلات در ویژگی‌های ظاهری متنوعی مانند طرح و رنگ و نوع ساخت تولید می‌شوند که همین امر دلیل اختلاف قیمت قطعات می‌شود. بنابراین برای محاسبه سود حاصل از فروش یراق آلات و مدیریت موجودی، استفاده از یک ابزار دقیق و ساده برای این صنف ضروری است. این ابزار دقیق، بهترین نرم افزار حسابداری برای صنف یراق آلات است که در ادامه از تجربیات خودم در استفاده از نرم افزار حسابداری برای مدیریت امور مالی فروشگاه ابزارآلات صحبت خواهم کرد.

حسابداری ابزارآلات بدون نرم افزار حسابداری

به شخصه پیش از تهیه نرم افزار حسابداری، برای ثبت فاکتورهای خرید و فروش و چک‌های دریافتی یا پرداختی از دفاتر روزنامه استفاده می‌کردم و با خود قرار داشتم تمام اطلاعات مرتبط به خرید و فروش اجناس را در دفتر به صورت دستی ثبت کنم تا به کمک اطلاعات جمع‌آوری شده به این روش تصمیمات بهتری برای توسعه کسب‌و‌کار اتخاذ کنم. در واقع من شیوه سنتی را برای انجام امور حسابداری فروشگاه انتخاب کرده بودم که خود مشکلات زیادی را به همراه داشت. به ویژه اینکه تنوع محصولات در ابزار و یراق آلات بسیار بالا و خود محصولات کوچک هستند، گاهی در هنگام ثبت فاکتورهای خرید و فروش سردرگم می‌شدم و به دلیل ثبت دستی و غیراصولی فاکتورها، مدیریت موجودی کاری سخت‌ بود.

از آنجا که تمام اطلاعات مربوط به موجودی کالاها و محصولات فروخته شده و از همه مهمتر اطلاعات مشتریان در دفتر روزنامه ثبت می‌شدند، من گزارش‌های دقیقی از میزان فروش و کالاهای مانده در انبار، کالاهای پر فروش و مشتریان وفادار خود نداشتم.

در شروع کار اهمیت چنین اطلاعاتی را نادیده می‌گرفتم، اما به مرور و با توسعه کسب‌و‌کار تاثیر چنین گزارش‌هایی را برای تصمیم‌گیری‌های بهتر درک کردم. به همین دلیل به فکر پیدا کردن راهکاری برای ایجاد یک پایگاه اطلاعاتی مناسب و نگهداری اطلاعات فروش و مالی فروشگاه افتادم تا بر اساس شناسایی دقیق نیاز بازار و مشتریان، سود نهایی حاصل از فروش را افزایش دهم.

تاثیر نرم افزار حسابداری بر مدیریت امور مالی فروشگاه ابزارآلات

نرم افزار حسابداری به دلیل نیاز کسب‌و‌کارها در ثبت درست و اصولی تراکنش‌های مالی طراحی شده‌اند که با هدف درک گزارش‌های مالی برای همه باید منطبق با اصول و استانداردهای حسابداری باشند.

از طرف دیگر به دلیل ثبت مشخصات هر محصول در نرم افزار، ثبت فاکتور خرید و فروش سریع‌تر شده و با توجه به یکپارچه شدن اطلاعات خرید و فروش و انبار، مدیریت موجودی انبار راحت‌تر خواهد‌بود.

در اغلب نرم افزارهای حسابداری امکان تعریف اشخاص وجود دارد که شما می‌توانید با تعریف مشتریان و تامین‌کنندگان و ثبت تمام تراکنش‌های مالی مربوط به آنها، تصویر روشنی از مانده‌حساب و صورت‌حساب آنها داشته‌باشید.

امکان مهم دیگری که برای خرید و فروش‌های عمده که به صورت چکی انجام می‌شود و بسیار کارگشا است، بخش خزانه نرم افزار است. در این بخش شما چک‌های دریافتی یا پرداختی و تمام اطلاعات آنها را ثبت می‌کنید و راحت‌تر می‌توانید اسناد مالی و مانده حساب‌های مشتریان خود را کنترل کنید.

امکانات نرم افزار حسابداری پارمیس برای صنف ابزار آلات

به هنگام پیدا کردن ابزاری که سرعت و دقت من را در ثبت داده‌های مالی افزایش می‌دهد، به ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری برای هر کسب‌و‌کاری پی بردم. اینکه در کنار ثبت دقیق محصولات و خدمات و تراکنش‌های مالی حاصل از خرید و فروش آنها، هر کسب‌و‌کاری در هر سال باید اظهارنامه مالیاتی خود را در تاریخ مشخص شده به سازمان امور مالیاتی تسلیم کند تا بر اساس این گزارش، میزان مالیات آن سال مالی محاسبه شود. بنابراین شما با ثبت تمام اطلاعات مالی مربوط به کسب‌و‌کار خود آن هم بر اساس اصول و استانداردهای حسابداری به راحتی به گزارش‌های مالی مهمی چون صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد دسترسی خواهید داشت.

از آنجا که من نرم افزار حسابداری پارمیس را برای مدیریت مالی فروشگاه ابزار و یراق آلات انتخاب کردم، در این بخش امکاناتی از نرم افزار که کار حسابداری را برای من آسان‌تر کرده‌است را بیان می‌کنم.

شاید مهم‌ترین ویژگی این نرم افزار که در مرحله انتخاب چندان مورد توجه قرار نمی‌گیرد، ساده بودن محیط کار آن باشد. سادگیِ محیط نرم افزار باعث شده‌است که کار کردن با نرم افزار حسابداری پارمیس برای تمام افراد حتی کسانی که اطلاعات چندانی از حسابداری ندارند، کاری راحت باشد. البته چون بخش‌های مختلف نرم افزار مطابق با اصول حسابداری است و شرکت آموزش کاملی از کار کردن با نرم افزار به کاربران خود ارائه می‌دهد، نیازی به استخدام حسابدار پیدا نکردم و توانستم کار ورود و ثبت تمام اطلاعات در نرم افزار را انجام دهم. البته شرکت پارمیس برای کاربران خود یک سال خدمات پشتیبانی رایگان در نظر گرفته‌است که شما می‌توانید هر مشکل و یا سوالی در رابطه با نرم افزار حسابداری را با این بخش در میان بگذارید. بنابراین در کنار محیط ساده نرم افزار پارمیس، پشتیبانی قوی این شرکت دو فاکتور مهم برای انتخاب نرم افزار حسابداری پارمیس است.

برای تعریف ابزار و یراق آلات در نرم افزار به واحدهای مختلفی نیاز است که در نرم افزار پارمیس علاوه‌بر وجود واحدهای اصلی شما می‌توانید واحدهای فرعی را بر حسب نیاز خود تعریف کنید. تعریف واحدهای فرعی برای فروشگاه ابزار و یراق بسیار کاربردی است، زیرا قطعات کوچک یراق آلات اغلب به صورت تعدادی و بسته‌بندی شده خرید و فروش می‌شوند. در نتیجه با توجه به هر کالا و تعداد فروش و بسته‌بندی آن، از واحد مناسب برای ثبت فاکتورها استفاده می‌کنم.

البته برای ثبت کالاها و محصولات در نرم افزار حسابداری پارمیس می‌توانید از بارکد‌خوان استفاده کنید. این شیوه ثبت کالاها خیلی سریع است ولی شاید برای صنف ابزار‌آلات چندان کاربردی نباشد. راه دیگری که در این نرم افزار برای ثبت کالاها در نظر گرفته شده‌است، استفاده از کد محموله یا کد اختصاری در تعریف و ثبت کالاها است. با توجه به نوع کالاها در صنف ابزار و یراق، استفاده از کدهای تعریف شده برای هر کالا، سرعت ثبت فاکتور را افزایش می‌دهد؛ زیرا بدون نگاه کردن به صفحه مانیتور و با دانستن کد هر کالا به راحتی می‌توان اقلام خریداری شده توسط مشتری را در فاکتور ثبت کنید.

به کمک بخش اشخاص این نرم افزار، اطلاعات تمام مشتریان خود را ثبت کرده‌ام، در نتیجه تاریخچه‌ای کامل از تمام اسناد مالی هر مشتری در اختیار دارم. با استفاده از اطلاعات ثبت شده در بخش اشخاص به راحتی می‌توانم گزارش‌هایی مانند مانده حساب اشخاص و گزارش صورت‌حساب شخص را تهیه کنم و بر اساس این گزارش‌ها از وضعیت مالی مرتبط با هر مشتری آگاهی یابم. علاوه‌بر این، از طریق محدود کردن هر مشتری از نظر تعداد و یا مبلغ فاکتورهای تسویه نشده، مدیریت  وضعیت حساب مشتریان راحت‌تر شده‌است. البته این امکان نرم افزار برای فروشگاه‌های بزرگی که به صورت عمده فروشی و با تعداد زیاد کارکنان فروش فعالیت می‌کنند، بسیار موثر است. زیرا با تعریف کارکنان فروش به عنوان بازاریاب و محدود کردن آنها از نظر تعداد یا مبلغ فاکتورهای تسویه نشده، مدیریت میزان فروش و نقد شدن فاکتورهای فروش هر یک از کارکنان ساده‌تر خواهد شد.

در بخش بانک و چک یا همان خزانه نرم افزار پارمیس، اطلاعات چک‌های دریافتی و پرداختی را ثبت می‌کنم. با ثبت چک‌ها در این بخش، نرم افزار تاریخ سررسید هر چک را به من یادآوری می‌کند. می‌توانم از گردش حساب‌های مربوط به فروشگاه گزارش تهیه کنم و حتی برخی از دریافت و پرداختی‌ها را از طریق نرم افزار انجام دهم.

یکی از امکانات جذاب دیگر نرم افزار پارمیس برای من تعریف جشنواره برای اعمال کد تخفیف است. با توجه به کالاهای موجود و میزان تقاضای مشتریان گاهی نیاز است برخی از کالاها را با در نظر گرفتن درصد تخفیف برای فروش ارائه کنم. در انبارگردانی ممکن است کالاهایی با تعداد کمتر و یا شرایط دیگری وجود داشته‌باشند که به کمک جشنواره تخفیف راحت‌تر می‌توان آنها را به فروش رساند. در کنار جشنواره تخفیف، در فروش‌های عمده نیز امکان اعمال درصد تخفیف تا سه مرحله برای مشتریان را دارم. زیرا برای برخی از مشتریان به دلیل بالا بودن مبلغ فاکتور خرید آنها و یا خوش حساب بودن می‌توانم درصد تخفیف بیشتری در نظر بگیرم.

نرم افزار حسابداری پارمیس، صندوق فروشگاهی نیز دارد که برای خرده‌فروشی‌ها مناسب است. زیرا از طریق صندوق فروشگاهی صدور فاکتور خرید مشتری و ثبت اقلام و محاسبه مبلغ نهایی بعد از اعمال درصد تخفیف و نیز پرداخت آنی فاکتور امکان‌پذیر است.

درنهایت مهم‌ترین بخش نرم افزار حسابداری برای اصنافی همانند یراق آلات، بخش انبار است. در این بخش موجودی کالاها و موقعیت مکانی آنها مشخص می‌شود و ورود و خروج انواع کالاها در انبار کنترل می‌شود. از آنجا که تمام اطلاعات خرید و فروش کالاها در بخش انبار ثبت می‌شود، کار انبارگردانی در دوره‌های مالی مد نظر برای من بسیار آسان‌تر شده‌است. همچنین با تعریف نقطه سفارش مجدد برای هر کالا، نرم افزار زمان خرید مجدد برای محصولات مد نظر را به من یادآوری می‌کند.