راس‌گیری چک چیست؟ چرا در حسابداری اهمیت دارد؟

تصور کنید شما در بخش فروش یک شرکت تولیدکننده بزرگ مشغول به کار هستید که خریداران این شرکت، محصولات را به صورت عمده خریداری می‌کنند. با توجه به اینکه خرید و فروش در این شرکت به صورت عمده انجام می‌شود، اغلب پرداختی‌ها نیز به دلیل مبلغ بالای هر فاکتور به صورت غیرنقدی و طی چند فقره چک مدت‌دار صورت می‌گیرد.

حال مدیریت از بخش فروش خواسته‌است با توجه به شرایط بازار و وضعیت اقتصادی جامعه، تسویه‌های دریافتی هر فاکتور نهایتا سه ماه باشد. این بدین معنا است که شما به عنوان کارشناس فروش به هنگام دریافت چک‌های هر فاکتور می‌بایست میانگین تاریخ‌های سررسید چک‌ها را محاسبه کنید تا از میانگین پرداخت سه ماهه طبق درخواست مدیریت اطمینان حاصل کنید. آنچه برای این محاسبه نیاز دارید، تنها نحوه محاسبه راس چک‌ها و یا همان راس گیری چک‌ها است. محاسبه راس چک‌ها را می‌توان به صورت ذهنی، به کمک فایل اکسل و یا نرم افزار حسابداری محاسبه کنید که در این مقاله به طور کامل نحوه راس گیری چک را برای شما توضیح می‌دهیم.

البته پیش از ادامه بحث، بد نیست یادآوری کنیم راس گیری هم برای محاسبه میانگین تاریخ سررسید چک‌های فاکتور و هم برای راس گیری فاکتورها کاربرد دارد. بدین معنا که اگر یک مشتری به منظور تسویه حساب فاکتورهای خریدهایی که در تاریخ‌های مختلف انجام داده‌است، تنها یک چک به شما تحویل دهد، می‌توانید راس فاکتورها را محاسبه کنید.

راس گیری چک چیست؟

براساس آنچه در بالا گفته‌شد، عملیاتی که میانگین تاریخ زمانی چک‌هایی که برای تسویه یک فاکتور خرید با تاریخ‌های متفاوت را محاسبه می‌کند، راس گیری چک می‌نامند.

راس گیری یکی از اصطلاحات پرکاربرد در حسابداری است که به نوعی میانگین زمانی را نشان می‌دهد.

به بیان روشن‌تر، خریدار باید در تاریخ مشخصی مبلغ فاکتور خرید خود را به فروشنده بپردازد. اما به هر دلیلی، چند چک با تاریخ‌های مختلف به فروشنده می‌دهد که تاریخ برخی از این چک‌ها پیش از زمان مقرر برای تسویه مبلغ فاکتور است و برخی دیگر تاریخ‌هایی بیشتر از زمان مقرر دارند. حال فروشنده می‌بایست از طریق راس گیری تاریخ چک‌ها، تعیین کند آیا میانگین زمانی چک‌ها برابر با تاریخ مقرر هست یا خیر. اگر میانگین زمانی چک‌های خریدار بیشتر از تاریخ مقرر باشد، می‌بایست مبلغ و یا تاریخ برخی از این چک‌ها جا‌به‌جا شوند. این محاسبات را راس گیری چک می‌نامند. بنابراین فروشنده در این محاسبات، راس چک‌های دریافت‌شده را محاسبه می‌کند.

البته راس گیری در شرایطی عکس آنچه در بالا گفته‌شد نیز کاربرد دارد. بدین صورت که فرد کالایی را با شرایط اقساطی خریده‌است. حال می‌خواهد مبلغ خرید را در یک مرحله پرداخت کند. بدین منظور می‌بایست به کمک راس گیری تاریخ و مبلغ اقساط، راس اقساط را محاسبه و چکی به مبلغ کل فاکتور خرید برای تاریخ محاسبه‌شده، صادر کند.

راس چک چگونه محاسبه می‌شود؟

محاسبه راس چک و یا همان راس گیری را می‌توان به صورت دستی، به کمک فایل اکسل و یا در نرم افزار حسابداری شرکت محاسبه نمود.

تاریخ پایه در راس گیری: برای راس گیری آنچه اهمیت زیادی دارد، مشخص کردن تاریخ پایه یا مبنا برای انجام محاسبات راس گیری چک است. تاریخ پایه همان تاریخی است که به عنوان روز مبدا مشخص می‌شود و فاصله زمانی هر چک از این تاریخ، برای انجام محاسبات مد نظر است. اغلب تاریخ پایه را همان روز صدور فاکتور در نظر می‌گیرند.

فرمول محاسبه راس چک به این قرار است که:

فاصله روزهای هر چک از تاریخ مبدا را محاسبه و در مبلغ آن چک ضرب می‌کنیم.

به تعداد چک‌های دریافتی باید این محاسبه انجام شود.

حال مجموع اعداد به‌دست آمده از این محاسبات را بر مبلغ کل چک‌ها تقسیم می‌کنیم. عدد حاصل از این تقسیم، همان راس چک است که اغلب عددی ممیزی حاصل می‌شود.

برای روشن شدن روش محاسبه راس چک، این محاسبات را در قالب مثالی انجام می‌دهیم.

به مثال اول متن برمی‌گردیم. فرض کنید شما کارشناس فروش یک شرکت تولیدکننده هستید که به ازای فاکتور فروش خود در تاریخ 1400/5/1 خریدار به شما پنج چک با تاریخ مختلف می‌دهد. با توجه به اینکه مدیریت حداکثر زمان تسویه هر فاکتور را سه ماه اعلام کرده‌است، این فاکتور نهایتا باید طی 90 روز تسویه شود. تاریخ و مبلغ چک‌هایی که مشتری به شما تحویل داده‌است به قرار زیر است:

چک اول: مبلغ 4,000,000 ریال برای تاریخ 1400/5/15

چک دوم: مبلغ 7,000,000 ریال برای تاریخ 1400/6/7

چک سوم: مبلغ 15,000,000 ریال برای تاریخ 1400/7/7

چک چهارم: مبلغ 4,000,000 ریال برای تاریخ 1400/8/20

چک پنجم: مبلغ 10,000,000 ریال برای تاریخ 1400/9/24

 

حال شما به عنوان مسئول فروش، می‌بایست راس چک‌ها را محاسبه و در صورتی که مقدار راس چک‌ها برابر و یا کمتر از 90 روز شود، آنها را قبول کنید.

برای انجام محاسبه راس چک به صورت دستی لازم است برای هر چک فاصله روزهای تاریخ چک از تاریخ مبدا را حساب و در مبلغ چک ضرب کنید.

چک اول:    

15 X 4 = 60,000,000

 چک دوم:

38 X 7,000,000 = 266,000,000

چک سوم:

68 X 15,000,000 = 1,035,000,000

چک چهارم:

112 X 4,000,000 = 448,000,000

چک پنجم:

146 X 10,000,000 = 1,460,000,000

حال برای محاسبه راس چک باید مجموع اعداد بالا را بر مبلغ کل چک‌ها تقسیم کنید.

3,269,000,000 / 40,000,000 = 81.7

از آنجا که راس حاصل کمتر از سه ماه یعنی 90 روز است، شما در دریافت این چک‌ها محدودیتی نخواهید داشت.

 

نحوه راس گیری برای فاکتورهای فروش و خرید

راس گیری از مفاهیم پرکاربرد در حسابداری است که در زندگی شخصی نیز برای محاسبه تاریخ سررسید چک‌ها در خرید و فروش‌های مهم با قیمت بالا بسیار مفید خواهد‌بود. گفتنی است این مفهوم برای محاسبه راس فاکتورها نیز کاربرد دارد.

در واقع اگر به همان مثال فروشنده شرکت تولیدکننده برگردیم. با توجه به اینکه مدیریت برای هر فاکتور فروش سه ماه فرصت برای تسویه در نظر گرفته‌است، یک مشتری می‌تواند در این بازه زمانی چند خرید داشته باشد ولی مبلغ فاکتور آنها را نپردازد. بنابراین وظیفه محاسبه راس فاکتورها بر‌عهده کارشناس فروش است تا برای فاکتورهای خرید بعدی این مشتری، تاریخ سررسید را محاسبه کند. محاسبه راس فاکتور را با مثال زیر توضیح می‌دهیم.

مشتری شما سه فاکتور خرید در یک ماه گذشته دارد که هنوز هیچ کدام از این سه فاکتور را تسویه نکرده‌است. حال می‌خواهد فاکتورهای گذشته را تسویه کند. شما به عنوان کارشناس فروش باید برای تعیین تاریخ تسویه، راس فاکتورها را محاسبه کنید. اطلاعات خریدهای این مشتری به صورت زیر است:

فاکتور اول: مبلغ 4,000,000 ریال در تاریخ 1400/5/27

فاکتور دوم: مبلغ 7,000,000 ریال در تاریخ 1400/6/15

فاکتور سوم: مبلغ 15,000,000 ریال در تاریخ 1400/6/22

 

برای محاسبه راس فاکتور، باید مبلغ فاکتور در تعداد روزها ضرب کنید. در راس فاکتور، روزی که محاسبات راس فاکتور را انجام می‌دهید، به عنوان مبدا در نظر گرفته می‌شود. به بیان دیگر، در محاسبه راس فاکتور باید تعداد روزهایی که از صدور فاکتور گذشته است را در مبلغ فاکتور ضرب کنیم.

بنابراین در این مثال، فرض بر این است که شما محاسبه راس فاکتور را در 26 شهریور انجام می‌دهید.

 

فاکتور اول:

30 X 4,000,000 = 120,000,000

فاکتور دوم:

12 X 7,000,000 = 84,000,000

فاکتور سوم:

5 X 15,000,000 = 75,000,000

محاسبه راس فاکتور

279,000,000 / 26,000,000 = 10.73

بنابراین راس فاکتورهای خرید این مشتری حدود 11 روز است که مدت زمانی که برای تسویه این فاکتورها فرصت دارد به صورت زیر محاسبه می‌شود:

90 – 11 = 79

بنابراین مشتری باید نهایتا تا 79 روز دیگر تسویه را انجام دهد.