مقالات

تراز آزمایشی در حسابداری چیست؟

از مهم‌ترین وظایف بخش حسابداری، تهیه و ارائه گزارش‌های مالی مهمی چون ترازنامه و اظهارنامه مالیاتی است. هدف از تدوین این گزارش‌های مالی کمک به مدیران و صاحبان مشاغل در تصمیم‌گیری است، زیرا این گزارش‌ها تصویری دقیق و روشن از وضعیت کسب‌و‌کار و فعالیت‌های اقتصادیِ انجام شده در طول دوره مالیِ مد نظر را ارائه می‌دهد که این اطلاعات اساس تصمیم‌گیری به‌شمار می‌روند. بنابراین دقت بالا در ثبت اطلاعات مالی کسب‌و‌کار و تسلط به اصول و استانداردهای حسابداری از مهارت‌های مهم حسابدار است.

نکته‌ای که باید به عنوان یک حسابدار در نظر داشته‌باشید، این است که برخلاف تصور عموم افراد تراز آزمایشی با ترازنامه متفاوت است و در نتیجه این دو گزارش کاربرد متفاوتی دارند. ترازنامه از مهم‌ترین گزارش‌ها در حسابداری است که به عنوان صورت مالی معرفی می‌شود ولی تراز آزمایشی در گروه صورتهای مالی قرار نمی‌گیرد و صرفاً برای اطمینان از صحت ثبت داده‌ها در دفاتر روزنامه و نرم افزار حسابداری، تهیه می‌شود. در ادامه به طور کامل با تراز آزمایشی آشنا می‌شویم.

تعریفی ساده از تراز آزمایشی

تراز آزمایشی به ساده‌ترین بیان همان گزارشی است که از فهرست نام و مانده حساب‌های دفتر کل در بازه‌های زمانی مورد نیاز تهیه می‌شود. در واقع این گزارش با هدف کنترلِ صحتِ ثبتِ اطلاعات مالی تهیه می‌شود.

در‌‌نتیجه تراز آزمایشی برای اطمینان از توازن در مانده حساب‌های ثبت‌شده در دفاتر حسابداری در نظر گرفته‌می‌شود. در واقع اگر توازن بین حساب‌ها برقرار نباشد، صورت‌های مالی تهیه‌شده بر اساس این حساب‌ها فاقد اعتبار هستند. زیرا از مهم‌ترین اصول حسابداری، وجود توازن بین ستون‌های بدهکار و بستانکار بر اساس معادله اساسی حسابداری است که عدم این توازن به نوعی اشتباه در ثبت اطلاعات مالی را نشان می‌دهد. بنابراین اغلب در پایان هر ماه، تراز آزمایشی برای اطمینان از درست بودن حساب‌های بدهکار و بستانکار ثبت‌شده بر اساس معادله حسابداری، تهیه می‌شود.

البته این مورد بیشتر برای زمانی است که حسابدار برای انجام امور حسابداری مرتبط به کسب‌و‌کار از نرم افزار حسابداری استفاده نمی‌کند و تمام اطلاعات خود را در دفاتر مالی و حسابداری ثبت می‌کند. از آنجا که نرم افزارهای حسابداری به گونه‌ای طراحی شده‌اند که در صورت وجود مغایرت در حسابهای بدهکار و بستانکار، آنها را ثبت نمی‌کنند؛ این کاربرد تراز آزمایشی امروزه کارایی چندانی ندارد.

کاربرد دیگر تراز آزمایشی، نمایش میزان حسابهای اول دوره، گردش حساب دوره و میزان حساب پایان دوره به حسابدار است. بنابراین مدیر مالی و یا حسابدار با بررسی این گزارش به راحتی از وضعیت مالی شرکت و ثبت اطلاعات فرایندها بر اساس اصول حسابداری آگاهی می‌یابد.

همچنین به هنگام بستن حسابها در پایان دوره، حسابدار با تهیه و بررسی تراز آزمایشی از بسته‌شدن تمام حسابها اطمینان حاصل می‌کند.

صورت مالی چیست و تراز آزمایشی با صورت مالی چه تفاوتی دارد؟

همان طور که در ابتدای این مقاله نیز تاکید کردیم، تراز آزمایشی با صورتهای مالی و به‌ویژه ترازنامه متفاوت است. به همین دلیل بد نیست تعریفی کوتاه از صورت‌های مالی در حسابداری را با هم مرور کنیم و تفاوت‌های بین آنها با تراز آزمایشی را لیست کنیم تا به درک دقیق‌تری از کارایی تراز آزمایشی برسیم.

می‌توان چنین گفت که صورت های مالی مهم‌ترین محصول بخش حسابداری است. در واقع آنها گزارش‌هایی واضح و روشن از فعالیت‌های اقتصادی شرکت هستند که به طور کامل وضعیت شرکت و نتیجه فعالیت‌های انجام شده را برای بازه زمانی مشخص یعنی همان دوره مالی را به تصویر می‌کشد. البته تهیه صورتهای مالی باید بر اساس اصول و استانداردهای حسابداری از پیش تعیین شده باشد تا تحلیل و درک آن برای همه افراد کاری ساده باشد. زیرا اغلب این گزارش‌ها به صاحبان سهام و سرمایه‌داران برای تصمیم‌گیری در رابطه با ادامه و یا شروع همکاری با شرکت ارائه می‌شود. البته اظهارنامه مالیاتی نیز به عنوان یکی از صورتهای مالی مهم به سازمان امور مالیاتی تسلیم می‌شود تا براساس آن و موقعیت مالی شرکت، میزان مالیات سالانه مشخص شود. طبیعی است عدم شفافیت و یا وجود مشکل در این صورت مالی، جریمه‌های مالیاتی را برای شرکت به‌همراه خواهد‌ داشت.

با توجه به تعریف صورت‌های مالی، تراز آزمایشی چه تفاوتی با این گزارش‌های مالی دارد؟

همان‌طور که گفتیم صورتهای مالی، گزارش‌های مالی از کسب‌و‌کار هستند که مدیران بر اساس آنها برای انجام فعالیت‌های اقتصادی خود تصمیم می‌گیرند ولی تراز آزمایشی صرفا برای اطمینان از صحت اطلاعات ثبت شده در دفاتر حسابداری در نظر گرفته شده‌است. به همین دلیل تراز آزمایشی در پایان هر ماه تهیه شده ولی ترازنامه و دیگر صورتهای مالی در پایان هر دوره مالی تهیه و ارائه می‌شود. گفتنی است تراز آزمایشی حسابهای دائم و موقت را نشان می‌دهد.

ترازنامه به نوعی همان معادله اساسی حسابداری است که وضعیت دارایی، بدهی و سرمایه یک کسب‌و‌کار را برای زمانی مشخص به تصویر می‌کشد و در‌نتیجه وضعیت مالی آن را به صاحبان سرمایه و مدیران و دیگر مخاطبان خود نشان می‌دهد. اما تراز آزمایشی علاوه‌بر حسابهای ترازنامه‌ای، حسابهای سود و زیانی شرکت را نیز نشان می‌دهد.

انواع تراز آزمایشی

پس از آشنایی با تراز ازمایشی و کاربرد آن در حسابداری باید بگوییم که در یک دسته‌بندی کلی، تراز آزمایشی را به انواع دو ستونی، چهار، شش و هشت ستونی تقسیم می‌کنند. در این بخش می‌خواهیم تفاوت‌های این ترازهای آزمایشی را بررسی کنیم:

تراز آزمایشی دو ستونی

در این نوع از تراز آزمایشی تنها دو ستون برای نمایش مانده حسابهای بدهکار و بستانکار در بازه زمانیِ مد نظر وجود‌‌ دارد و لازم است بدانید رایج‌ترین تراز آزمایشی بین حسابداران است. در واقع برای تهیه این تراز آزمایشی می‌بایست، نام حساب و مانده آن را از دفتر کل استخراج و در ستون مربوط به خود یادداشت نمود. به عنوان قانون مهم حسابداری باید مجموع مانده حساب بدهکار برابر با مجموع مانده حساب بستانکار باشد؛ در غیر‌این‌صورت، در ثبت و یا انتقال داده‌های مالی اشتباهی رخ داده‌است.

نکته: به یاد داشته‌باشید در ستون‌های مانده حساب بدهکار و بستانکار، هیچ مانده حسابی نمی‌تواند هم‌زمان هم در ستون بدهکار و هم در ستون بستانکار قرار بگیرد.

به‌عنوان یک مثال واقعی نمونه تراز آزمایشی 2 ستونی موسسه آموزشی زبان دانا که در کتاب اصول حسابداری 1 آمده‌است، را اینجا نشان می‌دهیم.

تراز ازمایشی 2 ستونی

تراز آزمایشی چهار ستونی

در این تراز آزمایشی که اهمیت بالایی نیز در حسابداری دارد، چهار ستون برای نمایش مانده حسابها و گردش حساب‌ها در نظر گرفته می‌شود. در واقع دو ستون اول برای نمایش گردش حسابهای بدهکار و بستانکار و دو ستون دوم برای نمایش مانده حسابهای بدهکار و بستانکار است. در تراز آزمایشی 4 ستونی بعد از ثبت و انتقال تمام داده‌ها از دفتر کل، باید مجموع گردش حساب بدهکار با مجموع گردش حساب بستانکار برابر باشد.

تفاوت ستون‌های گردش حساب با مانده حساب در این است که یک حساب مشخص می‌تواند به‌طور همزمان هم در ستون بدهکار و هم در ستون بستانکار گردش حسابها قرار بگیرد.

این تراز آزمایشی با توجه به اینکه گردش حسابها را نیز نمایش می‌دهد، راهنمای بهتری برای مدیران در تصمیم‌گیری به شمار می‌رود.

تراز ازمایشی 4 ستونی

تراز آزمایشی شش ستونی

در این تراز آزمایشی در کنار ستون‌های گفته شده در تراز چهار ستونی، دو ستون دیگر تحت عنوان گردش حساب پیش از دوره ترسیم می‌شود. بنابراین در تراز 6 ستونی، دو ستون اول برای نمایش گردش حساب بدهکار و بستانکار از ابتدای دوره تا تاریخ در نظر گرفته‌شده برای تهیه تراز آزمایشی است. در واقع اگر شما تراز آزمایشی را برای یکم تا 31 مرداد ماه تهیه کرده‌اید، در دو ستون اول تراز آزمایشی شش ستونی گردش حساب از اول فروردین ماه تا 31 تیر ماه را نشان می‌دهد.

تراز آزمایشی هشت ستونی

در این تراز آزمایشی در کنار تمام ستون‌هایی که تا به اینجا بیان کردیم، دو ستون دیگر تحت عنوان مانده ابتدای دوره در انتهای جدول ترسیم می‌شود. همان‌طور که می‌دانید در پایان هر دوره مالی می‌بایست حسابها بسته و مانده آنها را به حسابهای دوره مالی بعدی منتقل نمود. بنابراین در تراز آزمایشی 8 ستونی، مانده حسابهای دوره قبل نیز ثبت می‌شود. که این گزارش بیشتر به مدیرانی کمک می‌کند که برای تصمیم‌گیری به داده‌های بیشتری از سابقه گردش حسابها نیاز دارند.

 تراز ازمایشی 8 ستونی

در تقسیم بندی دیگری می‌توان تراز آزمایشی را به دو نوع تراز اصلاح شده و تراز اصلاح نشده تقسیم نمود که در ادامه این نوع تراز آزمایشی را بیشتر توضیح می‌دهیم.

تراز آزمایشی اصلاح شده

در حسابداری با هدف رعایت اصل تطابق می‌بایست قبل از تدوین گزارش‌های مالی مانند صورت سود و زیان، حسابدار از تطابق درآمد و هزینه‌های دوره مالی مد نظر اطمینان حاصل کند. زیرا ممکن است برخی از هزینه‌ها یا درآمدها در حسابهای آن دوره ثبت نشده‌باشند که با بررسی دفاتر مالی می‌توان اشتباهات احتمالی در ثبت اسناد را شناسایی و برطرف نمود. به ثبت‌هایی که به منظور اصلاح دفاتر حسابداری در پایان دوره مالی انجام می‌شود، ثبت‌های اصلاحی گفته می‌شود. با در نظر گرفتن این تعریف، تراز آزمایشی که قبل از ثبت اقلام اصلاحی در پایان سال مالی تهیه می‌شود را تراز آزمایشی اصلاح نشده می‌نامند.

یادآوری : ثبت‌های اصلاحی به فرایند به‌روز کردن حسابها در پایان دوره مالی بر مبنای تعهدی و رعایت اصل تطابق هزینه‌ها با درآمدها گفته‌می‌شود. این فرایند بر اساس اسناد و مدارک لازم، ابتدا با تنظیم سند حسابداری و ثبت در دفتر روزنامه و بعد انتقال به دفتر کل اجرا می‌شود.

البته همان‌طور که می‌دانید تمام حسابها به تعدیل و اصلاح نیاز ندارند؛ اغلب حسابهایی مانند استهلاک دارایی‌ها، موجودی کالا و ملزومات، پیش پرداخت و پیش دریافت‌ها، درآمد و هزینه‌های ثبت‌نشده به اصلاح نیاز دارند.

اغلب گزارش‌های مالی به دلیل اهمیتی که دارند، در پایان دوره مالی و پس از انجام ثبت‌های اصلاحی تهیه می‌شوند. تراز آزمایشی نیز از این روال مستثنی نبوده و برای اطمینان از صحت اطلاعاتی که در اختیار حسابدار قرار می‌دهد بهتر است بعد از انجام اصلاحات و تعدیلات دفاتر حسابداری تهیه ‌شود، به این گزارش تراز آزمایشی اصلاح شده می‌گویند.

 

تحلیل تراز آزمایشی

پس از تهیه تراز آزمایشی می‌بایست مانده حساب‌های بدهکار و بستانکار، بررسی شده و تعادل آنها با یکدیگر با توجه به معادله اساسی حسابداری تایید شود. در صورت وجود هر گونه مغایرتی هر چند بسیار جزئی باید علت این اختلاف شناسایی و برای رفع آن اقدام شود. در زیر برخی از دلایلی که باعث بروز این اختلاف می‌شود را بیان می‌کنیم:

  • برای تهیه تراز آزمایشی می‌بایست اطلاعات مالی مورد نیاز را از دفتر کل استخراج نمود. اولین چیزی که باید در تحلیل تراز آزمایشی بررسی شود، درست بودن انتقال اطلاعات در این مرحله است.
  • می‌دانیم اطلاعات موجود در دفتر کل که از آنها برای تهیه تراز آزمایشی استفاده می‌شود، از اطلاعات منتقل شده از دفتر روزنامه به آن در دسترس قرار می‌گیرد. بنابراین اگر مغایرتی در تراز آزمایشی مشاهده شود، این احتمال وجود دارد که به هنگام انتقال اطلاعات مالی به دفتر کل اشتباهی رخ داده‌است. بنابراین دومین موردی که می‌توان بررسی نمود، انتقال درست اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل است.
  • در حسابداری برای ثبت داده‌های مالی حاصل از هر فعالیت اقتصادی لازم است حسابدار توانایی تشخیص بدهکار یا بستانکار بودن حسابها را داشته‌باشد. اگر اشتباهی در تشخیص حسابها از نظر نوع و یا ثبت اطلاعات آنها در نوع حساب رخ دهد، عدم تساوی مانده حسابها در تراز آزمایشی را نتیجه می‌دهد.
  • تکنیک دیگری که می‌تواند به حسابداران کمک کند این است که در صورت وجود اختلاف بین مجموع ستون‌های بدهکار و بستانکار در تراز آزمایشی، اگر این اختلاف قابل تقسیم بر عدد دو باشد، می‌توان احتمال داد که یک حساب بدهکار به اشتباه در ستون بستانکار ثبت شده‌است و یا برعکس حساب بستانکار در ستون بدهکار ثبت شده‌است.
  • تکنیک دیگر این است که اگر میزان اختلاف بین ستون بدهکار و ستون بستانکار در تراز آزمایشی قابل تقسیم بر عدد 9 باشد، علا این اختلاف می‌تواند کم یا زیاد نوشتن یک صفر در انتهای اعداد و یا ثبت مقلوب اعداد باشد. یعنی هنگام ثبت عدد 45 حسابدار عدد 54 را ثبت کرده‌است. باز هم تاکید می‌کنیم این تکنیک‌ها تنها پیشنهادی ساده برای پیدا کردن سریعتر علت اختلاف است و ممکن است علت اصلی نباشد. بنابراین این تکنیک‌ها را تنها به‌عنوان یک پیشنهاد در نظر بگیرید.

نکته: بد نیست در این قسمت یادآوری کنیم که برای ثبت اطلاعات حساب‌های بدهکار و بستانکار در تراز آزمایشی به ترتیب دارایی، بدهی و سرمایه اطلاعات مالی ثبت شوند. ناگفته نماند که دارایی‌ها همان‌طور که در تهیه صورتهای مالی رعایت می‌کنید، به‌ترتیب سهولت نقد شدن ثبت می‌شوند.

ارسال نظر

کادرهایی که با علامت (*) مشخص شده اند وارد کردن اطلاعات در آنها الزامی می باشد. کد HTML مجاز نیست.

عضویت در خبرنامه پارمیس

با عضویت در خبرنامه، داغ ترین مطالب هفتگی وبلاگ پارمیس را دریافت کنید!