آیا اطلاعات حسابداری در هوش تجاری کاربرد دارد؟

امروزه همه ما بارها اسم هوش تجاری یا هوش کسب و کار و یا حتی BI را شنیده ایم و می توان ادعا کرد اغلب افراد تعریفی درست و دقیق از آن در ذهن خود ندارند. هوش کسب وکار همان فناوری و روش هایی است که از داده ها برای ایجاد تغییرات لازم در کسب و کار و در واقع تعیین استراتژی آن استفاده می کند. زمانیکه معنای واقعی یک مفهوم را نمی دانیم، مسلماً نمی توانیم به درستی از آن مفهوم برای کسب اهداف خود بهره ببریم. به همین دلیل در این مقاله قصد داریم بیشتر با هوش تجاری یا هوش کسب وکار آشنا شویم و در ادامه نقش آن را در مدیریت حسابداری و نرم افزار حسابداری رایگان کسب و کار بررسی نماییم.

هوش تجاری یا BI چیست؟

در هزاره سوم، اطلاعات و دانش به عنوان ثروت اصلی سازمان ها معرفی شده است که در نتیجه آن بنگاه های تجاری برای کسب مزیت رقابتی سعی بر استفاده بیشتر و بهینه از این ثروت کرده اند.

تعاریف مختلفی برای هوش کسب وکار ارائه شده است که می توان گفت اولین تعریف برای هوش تجاری در سال 1986 و به شرح زیر ارائه شده است:

“هوش کسب وکار یک فلسفه مدیریتی و ابزاری برای کمک به سازمان ها است که در جهت مدیریت و تصفیه اطلاعات با هدف تصمیم گیری های کاراتر در محیط کسب وکار کمک می کند.”

در تعریف دیگری که در زیر بیان می کنیم، دقیق تر می توان با مفهوم و کارایی هوش تجاری در دنیای کسب و کار آشنا شد:

“هوش تجاری تحلیل ها و گزارش هایی در مورد روندهای موجود در کسب و کار و مسائل درونی ارائه می دهد که این تحلیل ها را می توان به صورت شخصی سازی شده و متناسب با نیاز کسب وکار و یا به صورت خودکار و اتوماتیک دریافت نمود. درنهایت از این گزارش ها و دانش حاصل از آن برای تصمیم گیری در سطوح مختلف استفاده می شود.”

با توجه به اینکه هوش کسب وکار یک فرآیند تکنولوژی محور برای تحلیل داده های کسب وکار است به ابزارها و روش های متعددی نیاز دارد تا بتواند تمام اطلاعات داخلی کسب و کار و منابع خارجی را جمع آوری و روند انجام فعالیت ها و تحقق اهداف کسب وکار را تحلیل نماید. البته هدف اصلی از این جمع آوری داده ها و تحلیل آنها، رسیدن به گزارش های جامع است که تصمیم گیری های بهینه تر را برای مدیران امکان پذیر می کند. بنابراین برای بهره بردن از هوش تجاری به پیش زمینه های مهمی نیاز است که در ادامه فاکتورهای پیاده سازی هوش تجاری را بررسی می کنیم.

فاکتورهای لازم برای پیاده سازی موفق هوش تجاری

هوش تجاری یا هوش کسب و کار از جمله مفاهیم جدیدی است که بسیاری از افراد و به ویژه صاحبان کسب و کارها آن را بسیار شنیده اند ولی به درستی با مفهوم و کاربرد آن آشنا نیستند. شاید بسیاری از شرکت ها با شنیدن مزیت های هوش تجاری سعی بر پیاده سازی آن داشته اند تا به کمک آن بتوانند در فضای رقابتی امروز از  رقبای خود پیشی گرفته و سود بیشتری از فعالیت های خود داشته باشند. اما همان طور که می دانید همواره برای موفقیت در استفاده از راهکارها و فناوری های جدید به زمینه سازی در استفاده از آن نیاز است.

در این بخش عوامل لازم برای موفقیت در پیاده سازی BI معرفی می شوند.

براساس تحقیقات انجام شده در زمینه فاکتورهای موثر در پیاده سازی BI سه دسته عامل اصلی سازمانی، فرآیندی و فناوری معرفی شده اند که هر دسته خود شامل موارد مختلفی می شود.

حتما مطالعه کنید: پایانه فروشگاهی

عامل سازمانی مهم ترین عامل برای موفقیت در اجرایی کردن هوش کسب وکار است که شامل موارد مهمی همچون پشتیبانی مدیران شرکت از پروژه ها، پذیرفتن ضرورت اجرایی کردن این پروژه توسط مدیریت و تخصیص درست منابع مالی می شود.

در صورتی که پروژه اجرایی کردن هوش کسب و کار در شرکت با استراتژی های آن همراستا باشد، مدیران از این پروژه حمایت و پشتیبانی کرده و بسیاری از موانع و محدودیت ها در اجرایی کردن آن برطرف می شود. با وجود حمایت مدیریت، منابع مالی و انسانی به درستی به آن اختصاص داده می شود و همکاری کارکنان را نیز به همراه خواهد داشت.

عامل انسانی یکی از عوامل تأثیرگذار در موفقیت اجرای پروژه هوش تجاری است. آنچه در این بخش قرار می گیرد، آگاهی کارکنان و همسو شدن سطوح مختلف سازمانی (عملیاتی و مدیریتی) با اجرای این پروژه است. با در نظر گرفتن این نکته که پیاده سازی پروژه جدید به اعمال تغییرات در بخش های مختلف نیاز دارد، از طریق آموزش کارکنان و افزایش سطح آگاهی آنها می توان همکاری کارکنان را به همراه داشت و عامل مهم فرآیندی را در اجرای پروژه کسب و کار به همراه داشت.

عامل آخری که برای پیاده سازی پروژه هوش کسب وکار در نظر گرفته شده است، عامل فنی است. زیرا چنین پروژه ای به زیرساخت فنی و ایجاد پایگاه داده نیاز دارد که امری فنی و پیچیده بوده و درنتیجه به هزینه زیادی نیاز دارد. برای مؤثر بودن این پروژه باید داده ها دقیق، کامل و سازگار با نیاز کاربران باشد که این مهم تنها از طریق شناسایی دقیق نیازمندی کاربران در کسب وکار مشخص و در نظر گرفتن آن در سیستم BI امکان پذیر است.

پیشنها می کنیم اگر به تحلیل و ارزیابی شرکت علاقمند هستید مقاله ” نسبت های مالی به تحلیل وضعیت شرکت ها چه کمکی می کند؟ ” را نیز مطالعه کنید تا کمی بیشتر با بررسی عملکرد کسب و کار به کمک اطلاعات حسابداری که در نرم افزار حسابداری ثبت کرده اید، آشنا شوید.

هوش کسب و کار با حسابداری چگونه مرتبط می شود؟

یکی از ضرورت های اصلی برای موفقیت یک کسب و کار، بررسی اطلاعات مربوط به فرآیندهای آن کسب و کار و انطباق دادن اطلاعات فرآیندهای مختلف با یکدیگر در راستای رسیدن به اهداف تعیین شده کسب و کار است. با توجه به تعریف، جمع آوری و تحلیل اطلاعات وظیفه هوش کسب و کار است.

به عنوان مثال فرض کنید یک کارخانه تولیدی نیاز دارد که به طور مستمر اطلاعات مربوط به تولید مانند تعداد تولید محصول در یک بازه زمانی مشخص و مدت زمان مورد نیاز برای تولید، میزان مواد اولیه لازم برای تولید و بسیاری اطلاعات دیگر را جمع آوری و برای بهبود تولید خود آنها را تحلیل نماید. در کنار اطلاعات مرتبط به هزینه های تولید، داده های مربوط به هزینه های عملیاتی و هزینه های انرژی را در اختیار دارد که به تصمیم گیری درست برای برنامه ریزی تولید کمک می کند.

از طرف دیگر اغلب محصولات تولید شده در کارخانه و یا مواد اولیه خریداری شده باید در انبار ذخیره شوند و درنتیجه انبار اطلاعات مخصوص به خود مانند هزینه نگهداری محصولات را به همراه دارد. این اطلاعات در کنار داده های تولید باید برای تصمیم گیری در نظر گرفته شوند.

مطالعه بیشتر: نرم افزار حقوق و دستمزد

بنابراین به کمک این اطلاعات بهتر و دقیق تر می توان برای تولید در دوره های آینده برنامه ریزی نمود و متناسب با نیاز بازار و توان شرکت به تولید پرداخت.

برای درک بهتر ارتباط حسابداری و هوش تجاری لازم است در کنار در نظر گرفتن اهمیت جمع آوری اطلاعات مختلف از فعالیت های مختلف در کسب وکار، بار دیگر مفهوم هوش تجاری را با همدیگر مرور نماییم:

هوش تجاری به عنوان یک مفهوم مجموعه ای یکپارچه از فناوری ها، ابزار و محصولات مختلف است که برای جمع آوری داده ها، یکپارچه کردن آنها و در نهایت تحلیل داده های در دسترس استفاده می شود. بنا به این تعریف وظیفه اصلی هوش تجاری کاوش، جمع آوری و یکپارچه کردن و تحلیل اطلاعات حاصل از منابع اطلاعاتی مختلف است. درنتیجه هوش کسب وکار اثر معناداری بر عملکرد کسب و کار دارد و به سازمان کمک می کند اثربخشی و بهره وری شرکت بهبود یافته و در شرایط استثنایی تصمیمات بهتری گرفته شود.

داده های مالی و حسابداری از مهم ترین داده های هر کسب و کار هستند. زیرا از طریق این داده های مالی می توان هزینه ها و درآمدهای مربوط به فعالیت های کسب و کار را مشخص و در نهایت سود حاصل از فعالیت های تجاری را تعیین نمود. بدین ترتیب بخش مهمی از داده های جمع آوری شده در دیتابیس هوش تجاری همین داده های مالی و نرم افزار حسابداری است که نقش بسیار مهمی در انتخاب راهکار برای پیشبرد اهداف تجاری و اقتصادی شرکت دارد.

بد نیست برای آشنایی بیشتر با تأثیر حسابداری بر تصمیم گیری مقاله ” 5 کاربرد داده های مالی در تصمیم گیری ” را مطالعه نمایید.

نرم افزار یکپارچه (ERP) چیست و چه ارتباطی با هوش تجاری دارد؟

نرم افزارهای یکپارچه که با نام مختصر ERP  (Enterprise resource planning) شناخته می شوند با هدف تلفیق و یکپارچه کردن اطلاعات بخش های مهم یک شرکت یا سازمان مانند بخش فروش، حسابداری، خدمات و انبارداری و حتی تولید طراحی شده اند. به عبارت دیگر نرم افزار یکپارچه از تعدادی زیرسیستم ساخته شده است که اطلاعات ثبت شده در این زیرسیستم ها (نرم افزار مالی و حسابداری ، نرم افزار پخش مویرگی ، نرم افزار تولید و بهای تمام شده ، نرم افزار انبار ، نرم افزار صندوق فروشگاهی) در پایگاه داده واحدی ذخیره می شود و بخش های دیگر نیز می توانند به اطلاعات آن دسترسی داشته باشند. از جمله اهداف مهم در طراحی نرم افزارهای یکپارچه، جمع آوری اطلاعات تمام بخش ها و ارائه گزارش های مختلف برای تصمیم گیری در زمینه بهبود فرآیندهای کسب و کار است.

بنا به تعریف نرم افزارهای یکپارچه می توان گفت این نوع از نرم افزارها به عنوان پایگاه داده برای هوش تجاری به حساب می آیند و BI  می تواند داده های مورد نیاز برای تحلیل و ارائه گزارش های مختلف در بهبود فعالیت های کسب وکار را از طریق نرم افزارهای یکپارچه به دست آورد. البته گاهی نرم افزارهای یکپارچه امکان ارائه گزارش های تحلیل مختلفی را به کاربران خود ارائه می دهند که می توان ادعا کرد نرم افزارها ابزاری مناسب برای هوش تجاری هستند.

نرم افزار یکپارچه پارمیس استار در زمینه هوش کسب وکار چه مزیتی برای کاربران خود دارد؟

1. در دنیای اطلاعات امروز، داده ها بسیار ارزشمند هستند؛ به گونه ای که می توان آنها را به نفت عصر جدید تشبیه نمود. به همین دلیل بسیاری از مشاغل سعی دارند از طریق تحلیل داده های خود، کارایی و اثربخشی خود را افزایش دهند.

نرم افزار یکپارچه پارمیس استار به عنوان یک پایگاه داده به شمار می رود که اطلاعات مربوط به فعالیت های بخش های مختلف یک کسب وکار را ثبت و به طور یکپارچه ذخیره می کند. بنابراین از این اطلاعات می توان برای تحلیل و پیش بینی شرایط آینده و تدوین استراتژی مناسب بهره برد.

2. در گذشته جمع آوری داده ها کاری بسیار زمان بر و پرهزینه بود؛ گفتنی است بسیار محتمل بود که داده ها در زمان مورد نیاز جمع آوری نشده و ارزش خود را از دست بدهند. اما به واسطه ثبت داده ها در نرم افزار یکپارچه پارمیس استار و ارائه گزارش های مختلف و کاربردی می توان تمامی اطلاعات را در کمترین زمان و متناسب با نیاز واقعی مدیریت در اختیار داشت.
3. در هوش کسب و کار مهم است که داده ها را با توجه به نوع کسب و کار و فرآیندهای آن و به عبارت دیگر با توجه به نیاز هر کسب و کار مرتب و گزارش های حاصل را تحلیل نمود. از این طریق می توان راهکارهایی بهینه برای رشد و توسعه کسب و کار را انتخاب نمود. ازجمله مزیت های نرم افزار یکپارچه پارمیس استار این است که می توان از طریق اعمال فیلترهای مختلف گزارش های مختلفی از داده های ثبت شده تهیه نمود و در نتیجه با آگاهی بیشتر استراتژی های کسب و کار را تدوین کرد.
4. شاید به عنوان یک تفاوت مهم بین نرم افزارهای یکپارچه و مفهوم هوش کسب و کار بتوان به نوع استفاده از اطلاعات اشاره نمود. نرم افزارهای یکپارچه اغلب در سطح عملیاتی استفاده شده و باعث شفافیت فعالیت های روزمره کسب و کار می شود. در حالیکه هوش تجاری برای تصمیم گیری در رابطه با فعالیت های لازم در آینده و رسیدن به جایگاه مد نظر از اطلاعات استفاده می کند.