مقالات

4 پیشنهاد برای مدیریت کارکنان در شرایط دورکاری

در جهان رو به تغییر امروز، هر سازمان یا کسب وکاری برای تداوم و بقا در بازار رقابتی خود ملزم به انعطاف پذیری و هماهنگی با این تغییرات هستند و نتیجه این هماهنگی پیدایش الگوهای جدید سازماندهی و کار در شرایطی جدید به واسطه بهره گیری از تکنولوژی های جدید در زمینه فناوری اطلاعات و ارتباطات است.

سازمان مجازی الگوی جدید سازمانی و دورکاری شکل تازه ای از کار در سازمان ها و شرکت ها است که این امکان را برای هر شرکت فراهم آورده است، بهترین متخصصین را بدون محدودیت زمانی و مکانی برای انجام فعالیت های شرکت جذب نماید.

بنابراین اگر شرایط کنونی جامعه یعنی همان فراگیری ویروس کووید19 و وجود محدودیت های اجتماعی برای مقابله با آن را در نظر نگیریم، همگام بودن با تغییرات تکنولوژی و حذف محدودیت های زمانی و مکانی مختلف بسیاری از شرکت ها را وادار به بهره گیری از شرایط دورکاری برای استخدام نیروهای باتجربه و دارای دانش کافی کرده است.

یکی از مهم ترین مسائل که در اجرایی کردن دورکاری مدیران شرکت های کوچک و بزرگ با آن سر و کار دارند، نحوه مدیریت و هماهنگ کردن نیروهای کاری است تا برنامه های تعیین شده برای هر فرد به درستی انجام شود. در ادامه قصد داریم بیشتر با نحوه مدیریت نیروی کار در شرایط دورکاری صحبت کنیم.

 دورکاری چیست؟

تعریفی ساده از "کار از راه دور"

قبل از تعریف دورکاری بهتر است بگوییم با وجود چندین سال سابقه معرفی دورکاری و بحث درباره شرایط و چگونگی دورکاری، تعریف جهانی ثابتی برای آن ارائه نشده است. حتی واژه های مختلفی مانند Teleworking، Telecommuting، Remote-workers و Working-at-home برای بیان دورکاری وجود دارد.

دورکاری را می توان به صورت روش و سبک انجام کار که در شرکت های مختلف به واسطه فناوری اطلاعات و ارتباطات مانند اینترنت، تلفن ثابت و تلفن همراه، روش های ارتباطی جدید همچون شبکه های اجتماعی و پیام رسان های مختلف انجام می شود، تعریف نمود.

بنابراین لازم است یادآور شویم برخلاف روش های سنتی استخدام و کار کردن در شرکت ها، در دورکاری مهم کاری است که انجام می شود و نه حضور فیزیکی در شرکت. به بیان دیگر، دورکاری انعطاف زمانی و مکانی را برای انجام وظایف و فعالیت های افراد فراهم می آورد.

 

امکانات لازم برای پیاده سازی دورکاری

برای اجرایی کردن همکاری بین کارکنان و شرکت به صورت دورکاری به منابع و بستر مناسبی نیاز است که می توان به طور کلی سه منبع زیر را برای آن در نظر گرفت:

  • منابع انسانی : دورکاری برای کارکنانی که نوع سمت کاری تعریف شده برای آنها ماهیت دانشی داشته و مهارت بالایی در استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات دارند، امکان پذیر است
  • منابع سازمانی : منابع لازم برای فراهم کردن بستر دورکاری برای کارکنان شرکت که اکثر فعالیت های خود را به صورت برونسپاری تعریف کرده و مدیریت برمبنای نتیجه را الگوی کار خود قرار داده است
  • فناوری اطلاعات و ارتباطات : تمامی تجهیزات و تکنولوژی لازم برای اجرایی کردن دورکاری و برون سپاری فعالیت های شرکت با هدف برقراری ارتباط کارکنان با یکدیگر و نیز ارتباط با شرکت
پیشنهاد مطالعه بیشتر : شما هم به برنامه مالی سالانه نیاز دارید

چند پیشنهاد ساده برای مدیریت بهتر کارکنان دورکار

با توجه به مزیت هایی که برای همکاری کارکنان با شرکت به صورت دورکاری در نظر گرفته می شود، مدیریت گروه های کاری برای افزایش کارایی و بهبود کیفیت فعالیت ها اهمیت بسیاری دارد. برخی شرکت ها به دلیل ماهیت و نوع فعالیت خود مدت طولانی است که با مفهوم دورکاری آشنا بوده و از همین طریق کارکنان خود را مدیریت می کنند. اما در مقابل تعداد زیادی از شرکت ها هستند که علی رغم وجود ظرفیت و امکان دورکاری تا به امروز سراغ این سبک از همکاری نرفته و از شیوه درست مدیریت کارکنان از راه دور اطلاعی ندارند و به دلیل محدودیت های تحمیل شده در اثر ویروس کرونا مجبور به اجرایی کردن دورکاری هستند. در این بخش چند توصیه ساده برای مدیران با هدف مدیریت بهینه کارکنان دورکار ارائه می دهیم.

برنامه ریزی در شرایط دورکاری

  • برای انجام کارها، هفتگی برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی هفتگی این دید را برای کارکنان به وجود می آورد که چه بخش هایی از کار انجام شده و چه بخش هایی باید در بازه زمانی مشخصی انجام شوند. بنابراین کارکنان می توانند برای تحویل به موقع کار و به صورت مستقل برای خود برنامه ریزی کرده و نظم لازم را بین زندگی شخصی و کاری خود ایجاد نمایند. همچنین برای آگاهی از میزان پیشرفت افراد تیم مطابق برنامه، بسترهای مختلفی برای گزارش دادن مانند گروه های کاری در شبکه های پیام رسان، trello،  MeisterTask، Podio ، Freedcamp در نظر بگیرید.

مدیریت تیم در شرایط دورکاری

  • برگزاری جلسات کوتاه و آموزنده

سعی کنید برای هماهنگی بیشتر اعضای گروه کاری به طور منظم جلسات آنلاین را داشته باشید. این جلسات با اهداف متفاوتی مانند گزارش کلی از روند انجام کارها، همفکری جهت یافتن راه حل مناسب برای برطرف کردن مشکلات به وجود آمده در روند کاری، حتی می توانید زمانی کوتاه را برای آموزش نکته ای جدید به کارکنان در نظر بگیرید. هدف از برگزاری این جلسات آنلاین حفظ روحیه تعامل و مشارکتی کارکنان و تعلق به شرکت است.

  • به سرگروه های تیم های کاری اعتماد کنید

مسلماً برای بهتر انجام شدن کارها می بایست برای هر گروه و تیم کاری یک مدیر یا سرگروه تعیین کنید. البته تفاوتی نمی کند که کارکنان شما به صورت حضوری در محل شرکت همکاری می کنند یا به صورت دورکاری، بنابراین تعیین مدیر گروه برای مدیریت بهتر کارکنان و هماهنگی وظایف بین آنها امری ضروری است. این نکته را به یاد داشته باشید که شیوه مدیریت افراد با یکدیگر فرق می کند. پس توصیه می کنیم که در شرایط دورکاری به سرگروه ها و مدیران تیم های خود اعتماد کنید و مسئولیت انتخاب شیوه تقسیم وظایف بین اعضای تیم را به آنها واگذار کنید. آنچه نیاز دارید تعیین فعالیت ها و زمانبندی درست برای انجام آنها است و  مدیریت دیگر امور را به مدیران گروه ها واگذار نمایید.

  • هزینه های خود را مشخص کنید

اغلب افراد از اجرایی شدن دورکاری برای کارکنان خود انتظار کاهش در هزینه ها را دارند. اما ما به شما توصیه می کنیم برخی از هزینه های کارکنان خود که شرایط دورکاری به آنها تحمیل می کند را پرداخت نمایید. به عنوان مثال می توانید ماهیانه مبلغی را به عنوان هزینه اینترنت به آنها بپردازید، گاهی به بهانه های مختلفی هدیه های هرچند کوچک برای آنها ارسال نمایید و یا حتی می توانید تجهیزات سخت افزاری لازم را برای برخی فراهم نمایید. این موارد باعث وفاداری کارکنان نسبت به شرکت شده و برای انجام وظایف به نحوی مطلوب تر تلاش بیشتری خواهند نمود.

 مزیت های دورکاری برای شرکت ها و کارکنان

دورکاری چه مزیت هایی برای شرکت ها و کارکنان به همراه دارد؟

همان طور که گفتیم دورکاری ازجمله نتایج بهره بری شرکت ها از تکنولوژی جدید است که با هدف صرفه جویی در زمان و هزینه ها و جذب نیروهای متخصص تعریف شده است. امروزه دورکاری به دلیل مزیت های متعددی که برای فرد به عنوان کارمند و شرکت یا همان کارفرما دارد، بسیار مورد توجه قرار گرفته است. زیرا افراد به واسطه خود مدیریتی و شناور بودن زمان و مکان انجام کارها و وظایف تعیین شده، به دنبال رشد و توسعه فردی خود هستند تا بتوانند در کمترین زمان به تمام وظایف و مسئولیت های خود رسیدگی کنند.

در طرف مقابل نیز، شرکت از طریق تفویض اختیار به افراد و گروه های کاری و حذف قید و بندهای زمانی و مکانی برای حضور کارکنان و اجرایی کردن فعالیت های برنامه ریزی شده، کارایی و اثربخشی منابع انسانی خود را بهبود می دهد.

در ادامه این بخش تعدادی از مهم ترین مزیت های فردی، سازمانی و اجتماعی دورکاری را بیان می کنیم.

صرفه جویی در هزینه ها : حضور کارکنان در محل شرکت برای انجام وظایف و مسئولیت ها هزینه های مختلفی همچون تجهیزات و امکانات، امکانات فضایی و خدمات رفاهی و دیگر هزینه های اداری را به شرکت تحمیل می کند که به شرط دورکار کردن کارکنان بخش عمده ای از این هزینه ها حذف می شوند. همچنین کارکنان نیز برای حضور در شرکت زمان، انرژی و هزینه هایی را صرف می کنند که در صورت دورکار بودن می توان همین انرژی را برای بهینه تر کردن فعالیت ها اختصاص داد.

افزایش و بهبود بهره وری : تحقیقات انجام شده در زمینه دورکاری افزایش بهره وری تا 40درصد را نشان می دهند که به دلیل حذف ترددها و امکان انتخاب زمان و حتی محل مناسب برای انجام کارها توسط خود کارکنان امری طبیعی است.

تقویت انگیزه کارکنان در شرایط دورکاری : با توجه به اینکه در شرایط دورکاری کارکنان استقلال بیشتری را تجربه می کنند، تمایل دارند از طریق بالا بردن کیفیت و سرعت انجام وظایف به اعتماد مدیران خود پاسخی مثبت دهند. همچنین جالب است بدانید در شرایط دورکاری حدود 60درصد از غیبت کارکنان کاهش می یابد و این برای یک کارفرما به معنای حضور بیشتر کارکنان برای انجام وظایف تعیین شده است.

انعطاف پذیری : در صورتی که سازماندهی درستی برای تیم های کاری دورکار انجام شود، زندگی کاری کارکنان بدون لطمه زدن به زندگی شخصی آنها خواهد بود. در واقع نظام دورکاری انجام وظایف و مسئولیت ها با انعطاف پذیری بالا است که اثرات منفی محیط بر کیفیت کار و فعالیت ها را از بین می برد.

افزایش فرصت های کاری : یکی از مزیت های دیگری که دورکاری برای کارکنان به همراه دارد، این است که با حذف زمان تردد به محل کار و بالا بردن بازدهی و راندمان آنها در انجام کارها، زمان بیشتری برای صرف دیگر کارهای درآمدزا به عنوان شغل دوم فراهم می آورد. به بیان دیگر کارکنان می توانند در صورت نیاز مالی و داشتن وقت و توانایی بیشتر با شرکت یا فرد دیگری همکاری داشته و منبع درآمد دیگری برای خود فراهم آورند.

 محدودیت های دورکاری

محدودیت های کسب وکارها به هنگام دورکاری

در کنار تمام مزیت هایی که دورکاری برای شرکت ها و افراد دارد، می توان محدودیت هایی را نیز برای آن بیان نمود که برخی از آنها به دلیل عدم آگاهی کارفرما از مدیریت کارکنان و یا حوزه فعالیت و نوع کاری شرکت مطرح می شوند.

  • عدم آشنایی مدیران با مزایا و کاربردهای دورکاری و تکنولوژی های جدید که می تواند در اجرایی کردن موفق دورکاری بسیار موثر باشند
  • تحمیل هزینه های بالای نصب سخت افزارها و تمام تجهیزات لازم برای دورکاری الکترونیکی
  • پایین بودن کیفیت خدمات ارائه شده توسط خطوط ارتباطی و مخابراتی و بروز مشکلات در آنها
  • دانش اندک تمام یا گروهی از کارکنان در زمینه فناوری اطلاعات
  • هزینه بالای ارتباطات نیز ازجمله محدودیت هایی است که می توان برای عملی کردن دورکاری بیان کرد

 

حسابداری از راه دور با ماژول پارمیس

حسابداری ازجمله عنوان های شغلی مهم است که همیشه در دسترس بودن حسابدار برای مدیریت اهمیت دارد. حسابداری را می توان قلب یک شرکت دانست که اغلب مدیران برای دورکار شدن حسابدارها جبهه می گیرند. اما در شرایطی خاص مانند فراگیر شدن ویروس کرونا نیاز است که برای انجام وظایف حسابداری امکان دورکاری را نیز برای آنها فراهم کرد.

پیشنهاد مطالعه : بهترین نرم افزار حسابداری برای شرکت های تولیدی

شرکت فناوری اطلاعات پارمیس که نرم افزارهای حسابداری شرکتی، تولیدی و فروشگاهی را برای اصناف مختلف طراحی و عرضه کرده است، ماژول از راه دور پارمیس را برای نرم افزار حسابداری پرو خود فراهم آورده است تا به کمک آن کاربران بتوانند امور حسابداری و مالی خود را نیز در از راه دور انجام دهند.

گفتنی است یکی از تکنولوژی های نسبتاً جدید که وارد دنیای حسابداری شده است، حسابداری مبتنی بر ابر یا نرم افزار حسابداری آنلاین است که به واسطه آن تمام محدودیت های زمانی و مکانی برای انجام امور مالی را برداشته است. برای آشنایی بیشتر با حسابداری آنلاین و مزایای آن می توانید به مقاله " حسابداری کسب و کار خود را بر فضای ابری بنا کنید " مراجعه نمایید.

شما می توانید برای کسب اطلاعات کامل از نرم افزار حسابداری یکپارچه پارمیس و نرم افزار حسابداری شرکتی ، بازرگانی یا تولیدی پارمیس و مشاهده دمو با کارشناسان فروش پارمیس تماس حاصل نمایید.

 

 

نوشته های مشابه

ارسال نظر

کادرهایی که با علامت (*) مشخص شده اند وارد کردن اطلاعات در آنها الزامی می باشد. کد HTML مجاز نیست.

عضویت در خبرنامه پارمیس

با عضویت در خبرنامه، داغ ترین مطالب هفتگی وبلاگ پارمیس را دریافت کنید!