8 مزیت نرم افزار مدیریت و کنترل موجودی

موجودی انبار به دلیل ارزش مالی زیاد باید به صورت دقیق و بهینه کنترل و مدیریت شود، درغیر این‌صورت مشکلاتی را برای کسب و کار به وجود می‌آورد. نیاز کسب و کارهای مختلف تولیدی و بازرگانی به مدیریت موجودی کالا و انبار برای مدیریت درست هزینه‌ها و دارایی‌های خود باعث طراحی نرم افزارهای مختلفی مثل نرم افزار فروشگاهی شده است. این نیاز از فروشگاه‌های کوچک خرده فروشی و اینترنتی تا شرکت‌های بزرگ تولیدی را شامل می‌شود. موجودی کالا از مهم‌ترین و پیچیده‌ترین ابعاد مدیریتی در سطح شرکت و سطح اقتصاد کلان است. موجودی کالا می‌تواند به خلق ارزش، انعطاف پذیری و کنترل کمک کند.

تعریف مدیریت موجودی کالا چیست؟

فرآیند سفارش، انبار و استفاده از موجودی شرکت تحت عنوان مدیریت موجودی کالا تعریف می شود. در مدیریت موجودی انبار می بایست میزان مواد اولیه مورد نیاز برای تولید محصولات شرکت، محصولات نهایی تولیدشده، مواد واسطه و تجهیزات لازم در فرآیند تولید برای بهینه کردن فرآیند تولید و تامین مواد و کالاهای مورد نیاز در نظر گرفته شوند.

با توجه به نوع فعالیت شرکت و محصول ارائه شده توسط آن موجودی می تواند مواد اولیه برای تولید محصول، محصولات نهایی، ابزارآلات و تجهیزات مختلف یا مواد و محصولاتی که دارای تاریخ مصرف هستند، باشد. به همین دلیل کنترل درست و دقیق موجودی انبار از آسیب دیدن مواد و محصولات و تحمیل هزینه‌های سنگین به شرکت جلوگیری می‌کند.

همان‌طور که در بالا اشاره شد، مدیریت موجودی کالا برای هر کسب و کاری اهمیت دارد. اطلاع دقیق از زمان خرید مجدد کالای مورد نیاز شرکت، مبلغ تقریبی برای پرداخت کالای مورد نیاز، زمان و قیمت حدودی فروش محصولات، نظارت دقیق بر ورودی و خروجی محصولات از انبار و به حداقل رساندن خطاهای انسانی در مدیریت کالاهای انبار، تکرار خرید مواد و محصولات و تعیین میزان سودآوری حاصل از هر خرید و جانمایی درست کالاها و مواد موجود در انبار تصمیمات مهم و پیچیده‌ای هستند که به کمک مدیریت موجودی انبار می توان از پیچیدگی آن کمی کاست.

تمامی اطلاعات به دست آمده در کنترل موجودی را می‌توان توسط نرم افزار مدیریت موجودی ثبت و نگهداری نمود. گزارش هایی که نرم افزار تولید با توجه به اطلاعات ارائه می‌دهد، در تصمیم گیری های مهم برای کاهش هزینه‌ها و بهینه کردن فرآیندهای موجود در کسب و کار نقشی مهم را ایفا می‌کند.

نرم افزار مدیریت موجودی چیست؟

نرم افزار مدیریت موجودی یک نرم افزار طراحی شده برای کنترل سطح موجودی کالا، میزان سفارشات و فروش محصولات و تحویل سفارشات به خریدار است. این نرم افزار بازرگانی هم برای شرکت‌های بازرگانی و فروشگاه‌های مختلف مناسب است و هم می‌توان از مزایای آن برای مدیریت خط تولید کارخانه‌های صنعتی بهره برد.

همان طور که در بالا اشاره شد به کمک نرم افزار کنترل موجودی می توان نقطه سفارش مجدد را براساس اطلاعات فروش یا میزان تولید تعیین نمود، یا از طریق آگاهی از موجودی دقیق از خرید غیرضروری کالاها و راکد کردن سرمایه در انبار جلوگیری کرد. نرم افزار مدیریت موجودی هرآنچه که در انبار در جریان است را به صورت شفاف و مشخص گزارش می‌دهد. جالب است بدانید به کمک مدیریت دقیق موجودی، شرکت‌ها می‌توانند میزان سودآوری خود را 20 الی 50 درصد افزایش دهند.

همین اعداد کافی است برای توضیح اینکه چرا نرم افزارهای مدیریت موجودی تا این حد اهمیت پیدا کرده‌اند. به کمک مدیریت و کنترل صحیح موجودی از تولید محصولات بیشتر از نیاز بازار یا کاهش تولید به دلیل عدم تامین مواد اولیه جلوگیری می‌شود و درنهایت می توان گفت کنترل موجودی، بازگشت سرمایه قابل توجهی برای شرکت به همراه دارد. لازم به یادآوری است نرم افزارهای مدیریت موجودی برای کسب و کارهای کوچک نیز بسیار موثر است. می‌توان به جرات اعلام کرد هزینه برای تهیه یک نرم افزار مدیریت موجودی می‌تواند در بلندمدت تاثیر مثبتی بر این کسب و کارها داشته باشد.

مطالعه بیشتر : حسابدار کیست؟

مزیت نرم افزار مدیریت موجودی

نرم افزار مدیریت موجودی کالا در مدیریت انبار نیز بسیار مفید و موثر است. زیرا در کنار صرفه جویی در زمان و هزینه ها در بهینه سازی انبار نیز عاملی موثر به شمار می‌رود. به کمک مدیریت موجودی انبار درکنار آگاهی و کنترل میزان موجودی و ورودی و خروجی کالاها از انبار، می توان نقطه سفارش و میزان سفارش جدید را نیز تعیین نمود. به عبارت دیگر نوعی مدیریت بر فرآیند کلی تولید و تامین مواد اولیه و کالاهای مورد نیاز در جریان تولید محصولات را برای شما فراهم می‌آورد. در این بخش مزیت های نرم افزار مدیریت موجودی لیست شده‌اند.

• ساده کردن روند مدیریت موجودی

شاید مزیت اصلی چنین نرم افزاری ساده کردن روال و شیوه مدیریت موجودی یک شرکت باشد. با توجه به اینکه شرکت تولیدی است یا بازرگانی، اجرا کردن فعالیت‌های اقتصادی آن به خرید مواد اولیه و کالاهای مختلف و نگهداری آنها در انبار نیاز است. به کمک نرم افزار مدیریت موجودی تمام اطلاعات لازم و مرتبط با ورود و خروج کالاها به انبار ثبت می‌شود. به کمک اطلاعات ثبت شده در نرم افزارهای مدیریت موجودی می‌توان در هزینه و زمان صرفه جویی نمود.

• بهره وری و کارایی در عملیات

موجودی انبار بخشی از درآمد و سرمایه شرکت را راکد نگه می‌دارد. به همین دلیل باید برای خرید و تامین مواد اولیه و دیگر کالاها متناسب با نیاز بازار و تقاضای مشتریان اقدام شود. به کمک گزارش‌های ارائه شده در نرم افزارهای مدیریت موجودی می‌توان اطلاعات دقیقی از میزان فروش یک کالای خاص در بازه زمانی مشخص و نیز میزان نیاز شرکت تولیدی به مواد اولیه برای تولید محصول را به دست آورد.

به کمک این اطلاعات خرید مواد و کالاهای مورد نیاز به صورت بهینه انجام می‌شود. به ویژه اینکه برخی از محصولات دارای تاریخ مصرف محدودی هستند و برای نگهداری در شرایط انبار محدودیت‌هایی وجود دارد. به کمک اطلاعات حاصل از میزان فروش و میزان کالای مورد نیاز احتمال تحمیل هزینه های حاصل از فاسد شدن محصولات بسیار کاهش می‌یابد.

بیشتر مطالعه کنید: نرم افزار CRM

• مدیریت موجودی براساس تعریف ویژگی کالاها و مواد

یکی از مزیت‌های مهم نرم افزار کنترل موجودی تعریف ویژگی برای محصولات و مواد و کنترل موجودی براساس این ویژگی‌ها است. به عنوان مثال برخی از کالاها دارای تاریخ انقضا هستند که به کمک این مزیت نرم افزار می توان ورودی یک محصول خاص به انبار را براساس تاریخ انقضای آن محصول ثبت نمود. درنتیجه خروج نیز براساس اولویت تاریخ مصرف خواهد بود و این به کاهش هزینه‌های ناشی از فاسد شدن مواد کمک می‌کند. علاوه براین می‌توان ویژگی‌هایی مانند رنگ، جنس، کیفیت ظاهری و دیگر موارد را تعریف و کنترل موجودی را براساس هر ویژگی مدنظر مدیریت نمود.

• ایجاد یکپارچگی در شرکت

به کمک امکانات تعریف شده در نرم افزار مدیریت موجودی می‌توان کاربران متعددی را برای وارد کردن اطلاعات بخش‌های مختلف تعریف نمود. همچنین می‌توان برای میزان دسترسی کاربران مختلف به داده‌ها و اطلاعات موجود در کل نرم افزار محدودیت‌هایی را تعریف نمود. اطلاعات مرتبط به فروش محصولات، خرید کالاهای مورد نیاز، موجودی مواد و محصولات در بخش انبار، اطلاعات مرتبط با حمل و نقل کالاها و نیز اطلاعات مرتبط با مشتریان و تامین کنندگان در سیستم ثبت و به صورت یکپارچه نگهداری می شود. این اطلاعات برای تصمیم گیری بهتر در زمینه رشد کسب و کار و ایجاد تغییرات بهینه و نیز کاهش هزینه‌های غیرضروری به مدیران کمک می‌کنند.

علاوه براین، برخی از نرم افزارهای کنترل موجودی به دیگر نرم افزارهای موجود در شرکت در قالب API سرویس می‌دهند. به بیان دقیق‌تر می‌توان نرم افزار حسابداری مدیریت موجودی را به دیگر سیستم‌ها متصل نموده و از اطلاعات مرتبط با موجودی در راستای بهینه کردن فعالیت اصلی شرکت بهره برد. به عنوان مثال می‌توان این نرم افزار را با هدف یکپارچه کردن موجودی‌ها و فروش بهتر به سیستم های موجود در فروشگاه‌های اینترنتی متصل نمود و فروش را براساس موجودی واقعی انجام داد.

• بهینه کردن ساختار خرید و فروش محصولات و کالاها

بخش مهمی از فعالیت‌های یک شرکت تولیدی و بازرگانی مربوط به خرید مواد اولیه و محصولات مورد نیاز برای ارائه محصول نهایی است. به کمک نرم افزارهای مدیریت موجودی می‌توان مدیریت بهتری بر میزان کالای مورد نیاز، زمان مناسب برای سفارش و خرید کالاهای جدید و درنتیجه مدیریت هزینه‌های مربوط به خرید و انبارداری را اجرا نمود.

علاوه براین، به کمک این نرم افزارها می‌توان اطلاعاتی مانند میزان فروش شرکت، اطلاعات مشتریان و تامین کنندگان و دیگر اطلاعات مورد نیاز برای خرید کالاها و مواد اولیه را به صورت یکپارچه ذخیره نمود. در این صورت اطلاعات دقیقی از میزان فروش در دوره‌های مختلف، میزان خرید مشتریان در زمان‌های مختلف، میزان کالاهای خریداری شده برای تامین نیاز شرکت و دیگر اطلاعات مفید برای تصمیم گیری بهتر فراهم می‌شود.

مطالعه بیشتر: پایانه فروشگاهی چیست؟

• سازماندهی انبارداری

با توجه به اینکه در مدیریت موجودی کالا باید تمام کالاهای خریداری و وارد شده به انبار با جزئیات تمام ثبت شده و از طرف دیگر تمام کالاهای خارج شده از انبار، چه مواد اولیه و چه محصول نهایی با تاکید بر مقدار و تاریخ خروج ثبت شود، از طریق گزارش‌هایی که نرم افزارهای مدیریت موجودی ارائه می‌دهند، می‌توان زمان مناسب برای ثبت سفارش جدید کالای مورد نیاز را به دست آورد. علاوه براین، با ثبت دقیق اطلاعات ورود و خروج کالا از انبار احتمال دزدی از موجودی انبار و کنترل خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات به حداقل ممکن می‌رسد. زیرا به کمک نرم افزار کنترل موجودی به صورت مداوم بر جریان کالاها و مواد در انبار نظارت می‌شود.

بیشتر نرم افزارهای مدیریت یکپارچه برای ردیابی کالاهای موجود در انبار و پردازش موجودی کالاهای موجود ساختار مناسبی را در نظر گرفته‌اند. به کمک امکاناتی که در چنین نرم افزارهایی طراحی شده است شما می‌توانید محل نگهداری کالاهای مختلف را تعیین کنید و از طریق جانمایی درست و مشخص چیدمانی منظم برای مواد و کالاها در انبار درنظر گرفت. درنتیجه می‌توان درکنار مدیریت موجودی انبار، از طریق بهینه سازی فضای انبار بیشترین بهره را از فضای در اختیار برد. همچنین داشتن امکان صدور سریال برای کالاها و تعریف سریال متناسب با ویژگی های کالا به مدیریت بهتر انبار کمک می‌کند.

مطالعه بیشتر : انبارگردانی چیست؟

• خودکار کردن برخی از وظایف

با توجه به نیاز مصرف کنندگان امروز، خرید و فروش اینترنتی به ویژه با هدف خرده فروشی مورد توجه قرار گرفته است. بسیاری از کسب و کارها به ارائه خدمات 24ساعته و فروش محصولات خود در هر ساعت از طول شبانه‌روز روی آورده‌اند. این نوع از کسب و کار به ثبت دقیق فروش و موجودی انبار نیاز دارد که به کمک نرم افزارهای مدیریت موجودی می‌توان ثبت دقیق سفارشات و کنترل موجودی را تسهیل نمود.

گاهی در برخی شرایط و به دلیل اعمال تخفیف یا افزایش ناگهانی در تقاضای بازار، فروش به طور مقطعی افزایش می‌یابد. در این شرایط آگاهی از موجودی دقیق کالا برای کسب وکار بسیار مهم است. زیرا ممکن است کالایی فروخته شود که در انبار موجود نیست و این مشکلاتی را به همراه دارد که مهم‌ترین آن نارضایتی مشتریان است. به کمک نرم افزار مدیریت موجودی متصل به سیستم‌های دیگر می‌توان از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری نمود.

• افزایش رضایت مشتریان

مشتریان این روزها به دنبال شرکت‌هایی هستند که خدمات بهتری را در زمان‌هایی کوتاه ارائه می‌کنند. هدف اصلی کسب و کارها ارائه خدمات و فروش محصولات مختلف به مشتریان خود است. این هدف درصورت موجود بودن محصولات و کالاها در انبار محقق خواهد شد. کسب وکارها به کمک نرم افزار مدیریت موجودی و آگاهی از تعداد دقیق موجودی کالاها و روند فروش محصولات در گذشته می‌تواند در زمان مناسب برای تامین کالاها و محصولات مورد نیاز اقدام نماید. با توجه به مزیت‌های گفته شده این سوال مطرح می شود که برای انتخاب نرم افزار مدیریت موجودی مناسب با کسب وکار چه فاکتورهایی را باید در نظر داشت؟

معیارهای انتخاب نرم افزار مدیریت موجودی

با توجه به آنچه که در بالا در رابطه با اهمیت نرم افزارهای مدیریت موجودی گفته شد، انتخاب نرم افزار مناسب کسب و کار برای کاهش هزینه ها و کنترل موجودی اهمیت بسیار زیادی دارد. برای انتخاب نرم افزار مناسب چند معیار ساده را باید در نظر داشت که این معیارها در زیر لیست شده‌اند.

انعطاف پذیری و مطابقت با نیازهای کسب و کار:  اولین نکته مهم برای انتخاب نرم افزار مناسب میزان انطباق آن با نوع فعالیت و کسب وکار است. همچنین با توجه به اینکه هدف هر کسب وکاری رشد و پیشرفت در زمینه فعالیت خود و ایجاد تغییرات همگام با تغییرات بازار است، می‌بایست نرم افزار مدیریت موجودی تمام نیازهای کسب و کار را پاسخ دهد.

امکان ارائه دمو آشنایی با محیط و امکانات دمو: شناخت کامل از تمام امکانات نرم افزار می‌تواند انتخاب درست نرم افزار را تضمین کند. درصورت امکان پیشنهاد می‌شود قبل از خرید هر نرم افزاری ابتدا با محیط کاربری آن و امکانات آن آشنا شوید و به شرط برآورده کردن تمام نیازهای کسب وکار اقدام به خرید نمایید

میزان بودجه: با توجه به بودجه ای که کسب و کار می تواند برای خرید نرم افزار اختصاص دهد، انتخاب و خرید نرم افزار مدیریت موجودی انجام می‌شود.

شخصی سازی: در کنار بودجه اولیه برای خرید، برخی شرکت ها و یا سازمان ها با توجه به فرآیندهای کسب وکار خود نیاز دارند بخشی از نرم افزار خریداری شده را شخصی سازی نمایند. در کنار امکان شخصی سازی برای نرم افزار خریداری شده می بایست بودجه بیشتری را اختصاص داد.

باید بدانید: نرم افزار شرکتی

یکپارچگی: یکی از فاکتورهای مهم برای انتخاب نرم افزار مدیریت موجودی، امکان یکپارچگی با تمام فعالیت‌های تعریف شده در کسب و کار است. برخی کسب و کارها به دلیل ماهیت فعالیتی که دارند می‌بایست به طور مداوم موجودی خود را چک کنند و این کنترل موجودی متصل به دیگر سیستم های فعال شرکت باشد. بنابراین مهم است که نرم افزار مدیریت موجودی قابلیت یکپارچه شدن با دیگر سیستم‌های شرکت را داشته باشد.

به روز رسانی نرم افزار: با توجه به تغییر مداوم تقاضا در بازار، کسب و کارها و فرایندهای آنها نیز تغییر می‌کنند. به همین دلیل در هر نرم افزار طراحی شده برای کسب وکارها، قابلیت به روز رسانی فاکتوری مهم در انتخاب آن است. نرم افزار مدیریت موجودی باید توسط شرکت ارائه دهنده متناسب با نیاز کسب و کارها به روز رسانی شود.

ارائه خدمات پشتیبانی توسط شرکت تولیدکننده: با توجه به اینکه نرم افزار مدیریت موجودی، داده های بسیار ارزشمندی از کسب وکار را ثبت و نگهداری می کند؛ ارائه پشتیبانی توسط شرکت طراح برای حل مشکلات احتمالی پیش آمده بسیار مهم است. اگر شرکت ارائه دهنده نرم افزار از خدمات پشتیبانی مناسبی برخوردار باشد، تضمینی برای امنیت داده های ذخیره شده در نرم افزار مدیریت موجودی است.

مدیریت و کنترل موجودی انبار در نرم افزار یکپارچه پارمیس استار

نرم افزارهای مختلفی با هدف مدیریت انبار و پاسخگویی به نیازهای مختلف کسب وکارها طراحی شده‌اند. چنین نرم افزارهایی می‌توانند در کنار کنترل مواد و کالاهای موجود در انبار از نظر میزان و نوع موجودی، کار حسابداری انبار یعنی گردش مالی انبار و محاسبه ارزش ریالی موجود در انبار را نیز انجام دهند.

گاهی با توجه به نیاز کسب و کارها برای مدیریت بهتر و نظارت دقیق بر فرآیندهای موجود، سیستم‌های یکپارچه طراحی شده‌اند که بخشی از این سیستم‌ها به کنترل موجودی انبار و حسابداری انبار می‌پردازد.

همان طور که در بالا اشاره شد داشتن سیستم یکپارچه در فرایند کسب و کار به مدیریت بهتر منجر خواهد شد. برخی از نرم افزارهای کنترل موجودی قابلیت اتصال به دیگر سیستم‌های موجود در شرکت را دارند و این ویژگی ازجمله مزیت‌های مهم برای یک نرم افزار است.

فناوری اطلاعات پارمیس جهت پاسخ به نیاز شرکت‌ها و موسسات به یکپارچه بودن سیستم‌ها، نرم افزار یکپارچه پارمیس استار را طراحی و به بازار عرضه کرده است. پارمیس استار نرم افزار یکپارچه مالی و مدیریتی است که با هدف پاسخ به تمامی نیازهای کسب و کارها زیرسیستم‌های مختلفی چون نرم افزار حسابداری، نرم افزار انبار، نرم افزار تولید و بهای تمام شده، نرم افزار حقوق و دستمزد، نرم افزار توزیع و پخش مویرگی و نرم افزار فروش فروشگاهی را شامل می‌شود. در پارمیس استار رویکرد اصلی ایجاد بستر مدیریتی و زیرساخت مدیریت دیجیتال بوده است.