8 مزیت نرم افزار مدیریت و کنترل موجودی

منتشر شده در مقالات
دوشنبه, 28 مهر 1399
زمان مطالعه 5 دقیقه

موجودی انبار به دلیل ارزش مالی زیاد باید به صورت دقیق و بهینه کنترل و مدیریت شود، درغیر این صورت مشکلاتی را برای کسب وکار به وجود می آورد. نیاز کسب وکارهای مختلف تولیدی و بازرگانی به مدیریت موجودی کالا و انبار برای مدیریت درست هزینه ها و دارایی های خود باعث طراحی نرم افزارهای مختلفی شده است.

این نیاز از فروشگاه های کوچک خرده فروشی و اینترنتی تا شرکت های بزرگ تولیدی را شامل می شود.

موجودی کالا از مهم ترین و پیچیده ترین ابعاد مدیریتی در سطح شرکت و سطح اقتصاد کلان است. موجودی کالا می تواند به خلق ارزش، انعطاف پذیری و کنترل کمک کند.

 

تعریف مدیریت موجودی کالا چیست؟

فرآیند سفارش، انبار و استفاده از موجودی شرکت تحت عنوان مدیریت موجودی کالا تعریف می شود.

در مدیریت موجودی انبار می بایست میزان مواد اولیه مورد نیاز برای تولید محصولات شرکت، محصولات نهایی تولیدشده، مواد واسطه و تجهیزات لازم در فرآیند تولید برای بهینه کردن فرآیند تولید و تامین مواد و کالاهای مورد نیاز در نظر گرفته شوند.

با توجه به نوع فعالیت شرکت و محصول ارائه شده توسط آن موجودی می تواند مواد اولیه برای تولید محصول، محصولات نهایی، ابزارآلات و تجهیزات مختلف و یا مواد و محصولاتی که دارای تاریخ مصرف هستند، باشد. به همین دلیل کنترل درست و دقیق موجودی انبار از آسیب دیدن مواد و محصولات و تحمیل هزینه های سنگین به شرکت جلوگیری می کند.

همان طور که در بالا اشاره شد، مدیریت موجودی کالا برای هر کسب وکاری اهمیت دارد. اطلاع دقیق از زمان خرید مجدد کالای مورد نیاز شرکت، مبلغ تقریبی برای پرداخت کالای مورد نیاز، زمان و قیمت حدودی فروش محصولات، نظارت دقیق بر ورودی و خروجی محصولات از انبار و به حداقل رساندن خطاهای انسانی در مدیریت کالاهای انبار، تکرار خرید مواد و محصولات و تعیین میزان سودآوری حاصل از هر خرید و جانمایی درست کالاها و مواد موجود در انبار تصمیمات مهم و پیچیده ای هستند که به کمک مدیریت موجودی انبار می توان از پیچیدگی آن کمی کاست.

تمامی اطلاعات به دست آمده در کنترل موجودی را می توان توسط نرم افزار مدیریت موجودی ثبت و نگهداری نمود. گزارش هایی که نرم افزار مدیریت موجودی با توجه به اطلاعات ارائه می دهد، در تصمیم گیری های مهم برای کاهش هزینه ها و بهینه کردن فرآیندهای موجود در کسب وکار نقشی مهم را ایفا می کند.

نرم افزار مدیریت موجودی کالا

نرم افزار مدیریت موجودی چیست؟

نرم افزار مدیریت موجودی یک نرم افزار طراحی شده برای کنترل سطح موجودی کالا، میزان سفارشات و فروش محصولات و تحویل سفارشات به خریدار است. این نرم افزارها هم برای شرکت های بازرگانی و فروشگاه های مختلف مناسب است و هم می توان از مزایای آن برای مدیریت خط تولید کارخانه های صنعتی بهره برد.

همان طور که در بالا اشاره شد به کمک نرم افزار کنترل موجودی می توان نقطه سفارش مجدد را براساس اطلاعات فروش یا میزان تولید تعیین نمود، یا از طریق آگاهی از موجودی دقیق از خرید غیرضروری کالاها و راکد کردن سرمایه در انبار جلوگیری کرد.

نرم افزار مدیریت موجودی هرآنچه که در انبار در جریان است را به صورت شفاف و مشخص گزارش می دهد.

جالب است بدانید به کمک مدیریت دقیق موجودی، شرکت ها می توانند میزان سودآوری خود را 20 الی 50 درصد افزایش دهند.

همین اعداد کافی است برای توضیح اینکه چرا نرم افزارهای مدیریت موجودی تا این حد اهمیت پیدا کرده اند. به کمک مدیریت و کنترل صحیح موجودی از تولید محصولات بیشتر از نیاز بازار و یا کاهش تولید به دلیل عدم تامین مواد اولیه جلوگیری می شود و درنهایت می توان گفت کنترل موجودی، بازگشت سرمایه قابل توجهی برای شرکت به همراه دارد.

لازم به یادآوری است نرم افزارهای مدیریت موجودی برای کسب و کارهای کوچک نیز بسیار موثر است. می توان به جرات اعلام کرد هزینه برای تهیه یک نرم افزار مدیریت موجودی می تواند در بلندمدت تاثیر مثبتی بر این کسب وکارها داشته باشد.

مطالعه بیشتر : حسابدار کیست؟

مزیت نرم افزار مدیریت موجودی  

 نرم افزار مدیریت موجودی کالا در مدیریت انبار نیز بسیار مفید و موثر است. زیرا در کنار صرفه جویی در زمان و هزینه ها در بهینه سازی انبار نیز عاملی موثر به شمار می رود.

به کمک مدیریت موجودی انبار درکنار آگاهی و کنترل میزان موجودی و ورودی و خروجی کالاها از انبار، می توان نقطه سفارش و میزان سفارش جدید را نیز تعیین نمود. به عبارت دیگر نوعی مدیریت بر فرآیند کلی تولید و تامین مواد اولیه و کالاهای مورد نیاز در جریان تولید محصولات را برای شما فراهم می آورد.

در این بخش مزیت های نرم افزار مدیریت موجودی لیست شده اند.

  • ساده کردن روند مدیریت موجودی

شاید مزیت اصلی چنین نرم افزاری ساده کردن روال و شیوه مدیریت موجودی یک شرکت باشد.

با توجه به اینکه شرکت تولیدی است یا بازرگانی، اجرا کردن فعالیت های اقتصادی آن به خرید مواد اولیه و کالاهای مختلف و نگهداری آنها در انبار نیاز است. به کمک نرم افزار مدیریت موجودی تمام اطلاعات لازم و مرتبط با ورود و خروج کالاها به انبار ثبت می شود.

به کمک اطلاعات ثبت شده در نرم افزارهای مدیریت موجودی می توان در هزینه و زمان صرفه جویی نمود.

کنترل موجودی بهینه

  • بهره وری و کارایی در عملیات

موجودی انبار بخشی از درآمد و سرمایه شرکت را راکد نگه می دارد. به همین دلیل باید برای خرید و تامین مواد اولیه و دیگر کالاها متناسب با نیاز بازار و تقاضای مشتریان اقدام شود.

به کمک گزارش های ارائه شده در نرم افزارهای مدیریت موجودی می توان اطلاعات دقیقی از میزان فروش یک کالای خاص در بازه زمانی مشخص و نیز میزان نیاز شرکت تولیدی به مواد اولیه برای تولید محصول را به دست آورد. به کمک این اطلاعات خرید مواد و کالاهای مورد نیاز به صورت بهینه انجام می شود.

به ویژه اینکه برخی از محصولات دارای تاریخ مصرف محدودی هستند و برای نگهداری در شرایط انبار محدودیت هایی وجود دارد. به کمک اطلاعات حاصل از میزان فروش و میزان کالای مورد نیاز احتمال تحمیل هزینه های حاصل از فاسد شدن محصولات بسیار کاهش می یابد.

  • مدیریت موجودی براساس تعریف ویژگی کالاها و مواد

یکی از مزیت های مهم نرم افزار کنترل موجودی تعریف ویژگی برای محصولات و مواد و کنترل موجودی براساس این ویژگی ها است. به عنوان مثال برخی از کالاها دارای تاریخ انقضا هستند که به کمک این مزیت نرم افزار می توان ورودی یک محصول خاص به انبار را براساس تاریخ انقضای آن محصول ثبت نمود. درنتیجه خروج نیز براساس اولویت تاریخ مصرف خواهد بود و این به کاهش هزینه های ناشی از فاسد شدن مواد کمک می کند.

علاوه براین می توان ویژگی هایی مانند رنگ، جنس، کیفیت ظاهری و دیگر موارد را تعریف و کنترل موجودی را براساس هر ویژگی مدنظر مدیریت نمود.

  • ایجاد یکپارچگی در شرکت

به کمک امکانات تعریف شده در نرم افزار مدیریت موجودی می توان کاربران متعددی را برای وارد کردن اطلاعات بخش های مختلف تعریف نمود. همچنین می توان برای میزان دسترسی کاربران مختلف به داده ها و اطلاعات موجود در کل نرم افزار محدودیت هایی را تعریف نمود.

اطلاعات مرتبط به فروش محصولات، خرید کالاهای مورد نیاز، موجودی مواد و محصولات در بخش انبار، اطلاعات مرتبط با حمل و نقل کالاها و نیز اطلاعات مرتبط با مشتریان و تامین کنندگان در سیستم ثبت و به صورت یکپارچه نگهداری می شود. این اطلاعات برای تصمیم گیری بهتر در زمینه رشد کسب وکار و ایجاد تغییرات بهینه و نیز کاهش هزینه های غیرضروری به مدیران کمک می کنند.

علاوه براین، برخی از نرم افزارهای کنترل موجودی به دیگر نرم افزارهای موجود در شرکت در قالب API سرویس می دهند. به بیان دقیق تر می توان نرم افزار مدیریت موجودی را به دیگر سیستم ها متصل نموده و از اطلاعات مرتبط با موجودی در راستای بهینه کردن فعالیت اصلی شرکت بهره برد. به عنوان مثال می توان این نرم افزار را با هدف یکپارچه کردن موجودی ها و فروش بهتر به سیستم های موجود در فروشگاه های اینترنتی متصل نمود و فروش را براساس موجودی واقعی انجام داد.

  • بهینه کردن ساختار خرید و فروش محصولات و کالاها

بخش مهمی از فعالیت های یک شرکت تولیدی و بازرگانی مربوط به خرید مواد اولیه و محصولات مورد نیاز برای ارائه محصول نهایی است. به کمک نرم افزارهای مدیریت موجودی می توان مدیریت بهتری بر میزان کالای مورد نیاز، زمان مناسب برای سفارش و خرید کالاهای جدید و درنتیجه مدیریت هزینه های مربوط به خرید و انبارداری را اجرا نمود.

علاوه براین، به کمک این نرم افزارها می توان اطلاعاتی مانند میزان فروش شرکت، اطلاعات مشتریان و تامین کنندگان و دیگر اطلاعات مورد نیاز برای خرید کالاها و مواد اولیه را به صورت یکپارچه ذخیره نمود. در این صورت اطلاعات دقیقی از میزان فروش در دوره های مختلف، میزان خرید مشتریان در زمان های مختلف، میزان کالاهای خریداری شده برای تامین نیاز شرکت و دیگر اطلاعات مفید برای تصمیم گیری بهتر فراهم می شود.

سازماندهی انبار در مدیریت موجودی

  • سازماندهی انبارداری

با توجه به اینکه در مدیریت موجودی کالا باید تمام کالاهای خریداری و وارد شده به انبار با جزئیات تمام ثبت شده و از طرف دیگر تمام کالاهای خارج شده از انبار، چه مواد اولیه و چه محصول نهایی با تاکید بر مقدار و تاریخ خروج ثبت شود، از طریق گزارش هایی که نرم افزارهای مدیریت موجودی ارائه می دهند، می توان زمان مناسب برای ثبت سفارش جدید کالای مورد نیاز را به دست آورد.

علاوه براین، با ثبت دقیق اطلاعات ورود و خروج کالا از انبار احتمال دزدی از موجودی انبار و کنترل خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات به حداقل ممکن می رسد. زیرا به کمک نرم افزار کنترل موجودی به صورت مداوم بر جریان کالاها و مواد در انبار نظارت می شود.

بیشتر نرم افزارهای مدیریت یکپارچه برای ردیابی کالاهای موجود در انبار و پردازش موجودی کالاهای موجود ساختار مناسبی را در نظر گرفته اند. به کمک امکاناتی که در چنین نرم افزارهایی طراحی شده است شما می توانید محل نگهداری کالاهای مختلف را تعیین کنید و از طریق جانمایی درست و مشخص چیدمانی منظم برای مواد و کالاها در انبار درنظر گرفت. درنتیجه می توان درکنار مدیریت موجودی انبار، از طریق بهینه سازی فضای انبار بیشترین بهره را از فضای در اختیار برد.

همچنین داشتن امکان صدور سریال برای کالاها و تعریف سریال متناسب با ویژگی های کالا به مدیریت بهتر انبار کمک می کند.

مطالعه بیشتر : انبارگردانی چیست؟|راهنمای کامل انبارگردانی
  • خودکار کردن برخی از وظایف

با توجه به نیاز مصرف کنندگان امروز، خرید و فروش اینترنتی به ویژه با هدف خرده فروشی مورد توجه قرار گرفته است. بسیاری از کسب وکارها به ارائه خدمات 24ساعته و فروش محصولات خود در هر ساعت از طول شبانه روز روی آورده اند.

این نوع از کسب وکار به ثبت دقیق فروش و موجودی انبار نیاز دارد که به کمک نرم افزارهای مدیریت موجودی می توان ثبت دقیق سفارشات و کنترل موجودی را تسهیل نمود.

گاهی در برخی شرایط و به دلیل اعمال تخفیف یا افزایش ناگهانی در تقاضای بازار، فروش به طور مقطعی افزایش می یابد. در این شرایط آگاهی از موجودی دقیق کالا برای کسب وکار بسیار مهم است. زیرا ممکن است کالایی فروخته شود که در انبار موجود نیست و این مشکلاتی را به همراه دارد که مهم ترین آن نارضایتی مشتریان است. به کمک نرم افزار مدیریت موجودی متصل به سیستم های دیگر می توان از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری نمود.

  • افزایش رضایت مشتریان

 مشتریان این روزها به دنبال شرکت هایی هستند که خدمات بهتری را در زمان هایی کوتاه ارائه می کنند.

هدف اصلی کسب وکارها ارائه خدمات و یا فروش محصولات مختلف به مشتریان خود است. این هدف درصورت موجود بودن محصولات و کالاها در انبار محقق خواهد شد.

کسب وکارها به کمک نرم افزار مدیریت موجودی و آگاهی از تعداد دقیق موجودی کالاها و روند فروش محصولات در گذشته می تواند در زمان مناسب برای تامین کالاها و محصولات مورد نیاز اقدام نماید.

 

با توجه به مزیت های گفته شده این سوال مطرح می شود که برای انتخاب نرم افزار مدیریت موجودی مناسب با کسب وکار چه فاکتورهایی را باید در نظر داشت؟

 انتخاب نرم افزار مدیریت موجودی

معیارهای انتخاب نرم افزار مدیریت موجودی

با توجه به آنچه که در بالا در رابطه با اهمیت نرم افزارهای مدیریت موجودی گفته شد، انتخاب نرم افزار مناسب کسب وکار برای کاهش هزینه ها و کنترل موجودی اهمیت بسیار زیادی دارد. برای انتخاب نرم افزار مناسب چند معیار ساده را باید در نظر داشت که این معیارها در زیر لیست شده اند.

انعطاف پذیری و مطابقت با نیازهای کسب وکار :  اولین نکته مهم برای انتخاب نرم افزار مناسب میزان انطباق آن با نوع فعالیت و کسب وکار است. همچنین با توجه به اینکه هدف هر کسب وکاری رشد و پیشرفت در زمینه فعالیت خود و ایجاد تغییرات همگام با تغییرات بازار است، می بایست نرم افزار مدیریت موجودی تمام نیازهای کسب وکار را پاسخ دهد.

امکان ارائه دمو آشنایی با محیط و امکانات دمو : شناخت کامل از تمام امکانات نرم افزار می تواند انتخاب درست نرم افزار را تضمین کند. درصورت امکان پیشنهاد می شود قبل از خرید هر نرم افزاری ابتدا با محیط کاربری آن و امکانات آن آشنا شوید و به شرط برآورده کردن تمام نیازهای کسب وکار اقدام به خرید نمایید.

میزان بودجه : با توجه به بودجه ای که کسب وکار می تواند برای خرید نرم افزار اختصاص دهد، انتخاب و خرید نرم افزار مدیریت موجودی انجام می شود.

شخصی سازی : در کنار بودجه اولیه برای خرید، برخی شرکت ها و یا سازمان ها با توجه به فرآیندهای کسب وکار خود نیاز دارند بخشی از نرم افزار خریداری شده را شخصی سازی نمایند. در کنار امکان شخصی سازی برای نرم افزار خریداری شده می بایست بودجه بیشتری را اختصاص داد.

یکپارچگی : یکی از فاکتورهای مهم برای انتخاب نرم افزار مدیریت موجودی، امکان یکپارچگی با تمام فعالیت های تعریف شده در کسب وکار است. برخی کسب وکارها به دلیل ماهیت فعالیتی که دارند می بایست به طور مداوم موجودی خود را چک کنند و این کنترل موجودی متصل به دیگر سیستم های فعال شرکت باشد. بنابراین مهم است که نرم افزار مدیریت موجودی قابلیت یکپارچه شدن با دیگر سیستم های شرکت را داشته باشد.

به روز رسانی نرم افزار : با توجه به تغییر مداوم تقاضا در بازار، کسب وکارها و فرایندهای آنها نیز تغییر می کنند. به همین دلیل در هر نرم افزار طراحی شده برای کسب وکارها، قابلیت به روز رسانی فاکتوری مهم در انتخاب آن است. نرم افزار مدیریت موجودی باید توسط شرکت ارائه دهنده متناسب با نیاز کسب وکارها به روز رسانی شود.

ارائه خدمات پشتیبانی توسط شرکت تولیدکننده : با توجه به اینکه نرم افزار مدیریت موجودی، داده های بسیار ارزشمندی از کسب وکار را ثبت و نگهداری می کند؛ ارائه پشتیبانی توسط شرکت طراح برای حل مشکلات احتمالی پیش آمده بسیار مهم است. اگر شرکت ارائه دهنده نرم افزار از خدمات پشتیبانی مناسبی برخوردار باشد، تضمینی برای امنیت داده های ذخیره شده در نرم افزار مدیریت موجودی است.

 

 

مدیریت و کنترل موجودی انبار در نرم افزار یکپارچه پارمیس استار

نرم افزارهای مختلفی با هدف مدیریت انبار و پاسخگویی به نیازهای مختلف کسب وکارها طراحی شده اند. چنین نرم افزارهایی می توانند در کنار کنترل مواد و کالاهای موجود در انبار از نظر میزان و نوع موجودی، کار حسابداری انبار یعنی گردش مالی انبار و محاسبه ارزش ریالی موجود در انبار را نیز انجام دهند.

 گاهی با توجه به نیاز کسب وکارها برای مدیریت بهتر و نظارت دقیق بر فرآیندهای موجود، سیستم های یکپارچه طراحی شده اند که بخشی از این سیستم ها به کنترل موجودی انبار و حسابداری انبار می پردازد.

همان طور که در بالا اشاره شد داشتن سیستم یکپارچه در فرایند کسب وکار به مدیریت بهتر منجر خواهدشد. برخی از نرم افزارهای کنترل موجودی قابلیت اتصال به دیگر سیستم های موجود در شرکت را دارند و این ویژگی ازجمله مزیت های مهم برای یک نرم افزار است.

فناوری اطلاعات پارمیس جهت پاسخ به نیاز شرکت ها و موسسات به یکپارچه بودن سیستم ها، نرم افزار یکپارچه پارمیس استار را طراحی و به بازار عرضه کرده است. پارمیس استار نرم افزار یکپارچه مالی و مدیریتی است که با هدف پاسخ به تمامی نیازهای کسب وکارها زیرسیستم های مختلفی چون نرم افزار حسابداری، نرم افزار انبار، نرم افزار تولید و بهای تمام شده، نرم افزار حقوق و دستمزد، نرم افزار توزیع و پخش مویرگی و نرم افزار فروش فروشگاهی را شامل می شود.

در پارمیس استار رویکرد اصلی ایجاد بستر مدیریتی و زیرساخت مدیریت دیجیتال بوده است.

  • آخرین بار تغییر یافته چهارشنبه, 05 آذر 1399 08:59

  • 0 نظر

اگر سوالی دارید با ما در میان بگذارید

نام و نام خانوادگی

ایمیل

موبایل (در صورت ثبت پاسخ برای شما پیامک میشود)

نظر شما

کد امنیتی

نظر شما بعد از تایید مدیریت در سایت نمایش داده می شود.

عضویت در خبرنامه پارمیس

با عضویت در خبرنامه، داغ ترین مطالب هفتگی وبلاگ پارمیس را دریافت کنید!