انبارگردانی چیست؟|راهنمای کامل انبارگردانی

در یک شرکت به ویژه شرکت های تولیدی که محصولات خود را تولید می کنند، همواره انبار از مهم تریم بخش های آن به حساب می آید. زیرا انبار محلی است که در آن کالا، مواد اولیه و محصولات مختلفی نگهداری می شود و بسته به نوع فعالیت شرکت می تواند درصد بالایی از سرمایه و دارایی شرکت را به خود اختصاص می دهد. با توجه به اهمیت انبار از نظر تاثیری که بر دارایی و درنتیجه سودآوری شرکت دارد، بحث کنترل موجودی و انبارگردانی اهمیت و ارزشی دوچندان پیدا می کند.

به عبارتی، انبارگردانی را به منظور شمارش کالا و محصولات و اطمینان از صحت موجودی آن با موجودی سیستمی در نرم افزارهای انبارداری در بازه های زمانی مختلف انجام می دهند.

در کنار انبارگردانی برای کنترل موجودی ها، ثبت دقیق داده ها در نرم افزارهای انبارداری می تواند عاملی موثر بر نکنترل جریان های مالی موجود در انبار باشد.

 

انبارگردانی چیست؟

انبارگردانی یکی از رایج ترین روش های کنترل موجودی انبار پس از یک بازه زمانی معین است که در آن به صورت دقیق تمام کالاهای موجود در انبار شمارش شده و با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری مطابقت داده می شود. در صورت تفاوت بین مقدار واقعی موجود و مقدار موجودی کاردکس این اختلاف اصلاح می شود.

انبارگردانی عملیاتی بسیار زمانبر است و باید با دقت بالایی انجام شود تا احتمال خطا در شمارش موجودی به حداقل ممکن برسد. از آنجا که دقت در انبارگردانی بر نتیجه نهایی بسیار تاثیرگذار است، روش ها و اصول خاصی برای انجام انبارگردانی و پیشگیری از بروز خطا تعریف شده است که در ادامه با آنها آشنا خواهیم شد.

اغلب شرکت ها با هدف مدیریت صحیح موجودی و ثبت دقیق ورود و خروج کالا از انبار از سیستم های نرم افزاری مدیریت انبار استفاده می کنند که هدف از تعریف انبارگردانی نظارت بیشتر بر کار ثبت ورود و خروج کالاها از انبار است. گاهی برخی اشتباهات همچون خطای انسانی در ثبت ورود و خروج کالاها در سیستم انبارداری، عدم ثبت رویدادهای مالی مربوط به انبار مانند خرید یا فروش کالا، احتمال سرقت و یا سوء استفاده از موجودی انبار باعث اختلاف میان موجودی واقعی انبار و داده های ثبت شده در سیستم های حسابداری می شود که در انبارگردانی سالیانه هدف برطرف کردن این اختلافات است.

 

تیم انبارگردانی

عملیات انبارگردانی به دلیل حساسیت و زمانبر بودن به یک گروه کاری نیاز دارد. تیم انبارگردانی شامل سرپرست انبارگردانی، گروه کنترل، انباردار و گروه های شمارشگر که اغلب دو نفره هستند، می شود.

سرپرست انبارگردانی مسئولیت اجرای عملیات انبارگردانی را برعهده دارد. سرپرست دستورالعمل های لازم برای اجرای عملیات را تعیین و پس از تغییرات احتمالی عملیات شمارش کالای انبار شروع می شود.

حضور انباردار به دلیل آشنا بودن با فضای انبار و نحوه چیدمان کالاها در قفسه ها و فضای انبار ضروری است.

گروه شمارشگر که یک نفر مسئول شمارش و دیگری مسئول ثبت اطلاعات است، موظف است اقلام موجود را به دقت شمرده و اطلاعات حاصل را در تگ های شمارش ثبت کنند.

 

نکاتی که باید برای اجرای انبارگردانی درنظر گرفت

برای افزایش دقت در شمارش موجودی انبار یا همان انبارگردانی اصولی درنظر گرفته شده است که علاوه بر دقت، سرعت انجام عملیات را نیز بهبود می دهد. در زیر اصولی که برای انجام انبارگردانی لازم است در نظر گرفت را لیست کرده ایم:

  • قبل از هرچیز می بایست گروه انبارگردانی و سرپرست تیم را مشخص کنید. سرپرست باید فردی امین و مورد اعتماد باشد و دیگر اعضای تیم آموزش های لازم برای انجام انبارگردانی را دیده باشند.
  • با توجه به اینکه در شمارش موجودی کالا امکان ورودی و یا خروج هیچ کالایی از انبار وجود ندارد، می بایست زمان دقیق شروع انبارگردانی و مدت آن را به طور دقیق به واحدهای دیگر اطلاع دهید تا کالای مورد نیاز خود را قبل از شروع انبارگردانی تهیه نمایند.
  • به منظور رعایت اصول انبارداری می بایست تگ های کالا و چیدن آنها روی کالاهای موجود در انبار را تهیه نمایید.
  • انبارگردانی می بایست به صورت دیداری و شمارش تک تک کالاها و اقلام موجود انجام شود.
  • با هدف کنترل موجودی می بایست برگه های شمارش شده به بخش مورد نظر منتقل شوند و درصورت مغایرت موجودی ثبت شده با موجودی شمارش شده، عملیات شمارش دوم و درصورت نیاز شمارش نهایی انجام شود.
  • درنهایت نیز درصورت مغایرت باید برای این اختلاف در موجودی تعیین تکلیف شود.
  • پیش از شروع انبارگردانی می بایست لیستی از کالاهای امانی که در انبار وجود دارد، کالاهایی که در طبقه دارایی های ثابت قرار می گیرند ولی به هر دلیلی در انبار وجود دارند، لوازم اسقاطی و اقلام راکد و کم مصرف را به طور دقیق فراهم آورد.
  • به منظور جلوگیری از خطا در شمارش بهتر است اقلام شمارش شده علامت گذاری شوند.

 انواع انبارگردانی برحسب بازه زمانی

انواع انبارگردانی

در تعریف انبارگردانی قید شده است که این عملیات برای کنترل موجودی انبار برای یک بازه زمانی مشخص درنظر گرفته می شود. با توجه به این بازه زمانی می توان انبارگردانی را به انواع مختلفی تقسیم نمود:

  • انبارگردانی پایان سال : انبارگردانی های دوره ای که در پایان سال به ویژه سال مالی با هدف انتقال موجودی انبار به سال آینده انجام می شود. در پایان انبارگردانی پایان سال، رقم درست ارزش واقعی موجودی انبار برای ترازنامه و حساب های سالیانه مالی حاصل می شود. البته این را هم باید در نظر داشت که به دلیل زمان بر بودن انجام عملیات می تواند پرهزینه باشد.
  • انبارگردانی میان دوره: این نوع انبارگردانی بین سال با بازه زمانی مشخص که براساس نوع کسب وکار تعیین می شود، انجام می شود. مثلا اغلب در نیمه سال مالی این عملیات انجام می شود.
  • انبارگردانی رندوم : در بازه های زمانی کوتاه تر و با هدف اطمینان از صحت موجودی انبار و انتخاب برخی کالاها به صورت رندوم انجام می شود.
  • انبارگردانی مستمر : در این روش از انبارگردانی هر هفته قسمت مشخصی از اقلام شمرده می شود که به مرور و در طول یک سال بدون نیاز به بستن انبار، تمام موجودی انبار بررسی می شود. این روش به دلیل مستمر بودن نیازی به تعطیل کردن انبار ندارد، اما از طرف دیگر به دلیل محدودیت زمانی این روش امکان رسیدگی به اختلافات بزرگ وجود ندارد.
  • انبارگردانی ناگهانی : این روش بیشتر به منظور پیشگیری از سرقت های احتمالی درنظر گرفته می شود. درواقع بررسی های ناگهانی و بدون وقت قبلی برای بررسی صحت موجودی کالا در انبار احتمال سوءاستفاده و سرقت از انبار را کاهش می دهد.

 

دفعات شمارش کالا در انبارگردانی

انبارگردانی به منظور پیدا کردن مغایرت ها در موجودی کالای انبار با موجودی کالای ثبت شده در سیستم های مدیریت انبار و حسابداری است. به همین دلیل دقت بالا و اطمینان از وجود اختلاف اهمیت بسیاری دارد. درنتیجه در انبارگردانی برای به حداقل رسانیدن خطا ممکن است شمارش موجودی در چند نوبت تکرار شود.

تک شمارشی: این حالت برای زمانی در نظر گرفته شده است که در اولین شمارش میان موجودی اقلام با موجودی ثبت شده اختلافی مشاهده نمی شود. درنتیجه گزارش صحت موجودی در پایان عملیات شمارش صادر می شود.

دو شمارشی: درصورتی که در اولین شمارش بین موجودی واقعی و موجودی کاردکس مغایرت مشاهده شود، عملیات شمارش مجدداً انجام شده و درصورتی که اعداد حاصل برابر با اعداد شمارش اول باشد، مقدار شمارش شده معتبر و به عنوان موجودی اصلی گزارش می شود. درغیراین صورت مرحله بعد اجرا می شود.

سه شمارشی: درصورت مشاهده مغایرت در مرحله قب، شمارش برای بار سوم انجام می شود. در این مرحله اعداد حاصل از شمارش معتبر خواهد بود و به عنوان موجودی واقعی گزارش می شود.

بعداز هربار شمارش می بایست برگه های شمارش در نرم افزار  انبارداری ثبت شود. اگر در شمارش بار اول مغایرت وجود داشت، پس از ثبت این مغایرت در نرم افزار انبار، لیست مغایرت ها به انبارگردان ها تحویل داده می شود تا شمارش دوم انجام گیرد. درنهایت لیست مغایرت های نهایی از شمارش موجودی انبار توسط انباردار امضا و توسط اعضای انبارگردانی صورت جلسه و امضا شده و به مدیریت شرکت تحویل داده می شود.

از کالاهای فاسدشده یا آسیب دیده، به طور کلی کالایی که در کیفیت آنها تغییر ایجاد شده است، لیستی تهیه شده و به منظور تصمیم گیری برای این کالاها به لیست انبارگردانی ضمیمه می شود.

درنهایت واحد انبار برای مغایرت های مازاد موجودی انبار، رسید مغایرت انبارگردانی و برای مغایرت های کسر موجودی حواله مغایرت صادر می کند.

 مراحل انبارگردانی قبل و حین شروع شمارش

مراحل انبارگردانی

اقداماتی که برای انجام عملیات انبارگردانی لازم است را می توان به سه مرحله قبل از شروع شمارش، شمارش و بعداز شمارش کالاهای انبار تقسیم نمود که در زیر این اقدامات لیست شده اند.

نکاتی که باید قبل از شروع شمارش اقلام انبار رعایت نمود

  • بهتر است قبل از شروع انبارگردانی، کالاها و اقلام موجود در انبار با ترتیب مشخصی مرتب شوند تا به دلیل پراکندگی کالاها از شمارش تکراری و یا از قلم افتادن آنها به هنگام شمارش پیشگیری شود. بدین ترتیب سرعت عمل و دقت تیم های شمارنده نیز بهبود می یابد.
  • تمام لیست های ورودی و خروجی و برگشتی به انبار تا تاریخ شروع انبارگردانی در نرم افزار انبار ثبت شده و اطلاعات به روز باشند.
  • باید برای تمام کالاهای وارده و صادره از انبار، فرم رسیده یا خروجی صادر شده و شماره آخرین فرم های استفاده شده در زمان شروع عملیات انبارگردانی در اختیار مسئول هماهنگ کننده قرار بگیرد.
  • برای افزایش سرعت شمارش، لیست شمارش موجودی ها در دو نسخه تهیه شده و در اختیار گروه های شمارشگر قرار بگیرد.
  • مدتی قبل از شروع انبارگردانی تاریخ دقیق آن به صورت کتبی به دیگر واحدها اعلام شود. با توجه به اینکه در زمان انبارگردانی، انبار تعطیل است واحدها باید آنچه را که برای مدت انبارگردانی نیاز دارند، پیش بینی و از انبار خارج کنند.
  • برخی کالاهای موجود در انبار به عنوان کالاهای امانی، دارایی های ثابت شرکت، اقلام کم مصرف یا صدمه دیده و اقلام ناباب در انبار وجود دارند که باید به طریق الصاق برچسب به کارت مشخصات آنها از دیگر موجوی های انبار جدا شوند.
  • موجودی هایی که شناسایی آنها دشوار است، به کمک مسئول انبار و از طریق نوشتن شرح و مشخصات دقیق بر روی آنها مشخص شوند.

 

نکاتی که باید به هنگام شمارش موجودی ها در نظر گرفت

  • شمارش کالا در ساعت مشخص شده شروع می شود و گروه های شمارشگر کار خود را از محل هایی که از قبل تعیین شده است، شروع می کنند. شمارش باید به صورت پیوسته و از قفسه اول شروع شده و به ترتیب قفسه های بعدی پیش می رود. البته اقلام مشابه که در بخش های مختلف انبار قرار گرفته اند باید همزمان شمارش شوند، به همین دلیل باید آدرس دقیق تمام اقلام مشابه با ذکر تعداد آنها به تفکیک آدرس ثبت شود.
  • درحین شمارش باید سرپرست شمارش بر دقت کار و رعایت دستورالعمل ها توسط شمارشگران نظارت داشته باشد.
  • ترجیح براین است که اقلام دو مرتبه و توسط گروه های شمارشگر مختلف شمارش شوند.
  • تیم کنترل با شمارش بخش های شمارش شده، درصورت مشاهده اختلاف و آن را به سرپرستان گزارش داده و درخواست تجدید شمارش می نمایند.
  • مسئولیت نظارت بر عدم شمارش تکراری اقلام یا از قلم افتادن برخی از آنها به هنگام شمارش و یا جابه جا کردن اقلام حین عملیات شمارش برعهده ناظر و تیم کنترل است.
  • اگر برخی موجودی ها براساس وزن ثبت می شوند، باید تجهیزات لازم برای توزین این اقلام در دسترس تیم شمارشگر قرار بگیرد.

 

مراحل لازم پس از اتمام شمارش اقلام

  • کنترل برگشت تمام برگه های شمارش به سرپرستان و امضای اوراق شمارش
  • تنظیم لیست شمارش، لیست کسری و یا اضافات انبارگردانی و تحویل آن به بخش مالی
  • تنظیم صورتجلسه پایان عملیات انبارگردانی با قید تاریخ و زمان دقیق شروع و پایان انبارگردانی، نام تمام تیم های شمارش و سرپرستان و تایید لیست های شمارش توسط مسئولین
  • تمام برگه های شمارش باید در پایان انبارگردانی با هدف اطمینان از استفاده درست از این برگه ها به هماهنگ کننده تحویل داده شود.
  • درصورت وجود اختلاف در شمارش موجودی دو گروه شمارشگر یا مشاهده اختلاف بین نتایج شمارش و مدارک دائمی موجودی ها باید شمارش مجدد بخش مد نظر با حضور هر دو گروه شمارشگران و حسابرسان انجام شود.
  • می بایست نتایج حاصل از شمارش اقلام با مدارک دائمی و حساب کنترل دفاتر مقایسه شود
  • باید یک نسخه از دو نسخه استفاده شده در اختیار حسابرسان قرار بگیرد

 

انبارگردانی چه مزیت هایی برای شرکت ها دارد؟

  • یکی از دلایل انبارگردانی اطمینان از صحت ارقام ثبت شده در صورت حساب های مالی است
  • به کمک انبارگردانی و بررسی عملکرد انباردار و حسابداری می توان میزان بروز خطای پرسنلی را کاهش داد
  • منظم کردن فضای انبار و شناسایی ضایعات و موجودی های غیرقابل مصرف
  • به کمک انبارگردانی می توان گزارشی دقیق از موجودی کالاهای در انبار، میزان تولید و میزان مصرف مواد اولیه تهیه کرد
  • اطلاع دقیق از کالاهای موجود در انبار و برنامه ریزی برای مصرف کالاهای موجود و جلوگیری از فساد یا خراب شدن آنها
  • شناسایی نوع کالا از نظر میزان مصرف و چیدمان آنها در انبار براساس زمان مصرف

 

نرم افزار انبار پارمیس استار

انبارگردانی باید حداقل یک بار در سال، به ویژه در پایان سال مالی انجام شود تا حساب دقیق موجودی های انبار مشخص شده و موجودی ها به سال مالی بعد منتقل شود.

انبار مهم ترین بخش هر شرکت و سازمانی است که بسته به نوع فعالیت شرکت می تواند بخش عظیمی از دارایی های شرکت را در خود نگه دارد. به همین دلیل می بایست نظارت دقیقی بر ورود و خروج کالا از انبار وجود داشته باشد. نرم افزارهای انبارداری با هدف ثبت دقیق و سریع کالاهای وارد و خارج شده از انبار در کنار آسان کردن کار ثبت اطلاعات انبار، نظارت دقیق بر جریان کالاهای موجود در انبار را نیز تسهیل می کنند.

فناوری اطلاعات پارمیس با ارائه نرم افزار یکپارچه حسابداری و مالی پارمیس استار با هدف یکپارچه کردن اطلاعات تمام بخش ها و واحدهای کاری سازمان به نیاز امروز سازمان ها پاسخ داده است. ازجمله مهم ترین بخش هایی که در این نرم افزار در نظر گرفته شده است، بخش انبارداری است که کار ثبت و کنترل داده های انبار را برای شما فراهم آورده است.

نرم افزار انبار پارمیس استار

  • آخرین بار تغییر یافته یکشنبه, 27 مهر 1399 14:19

  • 0 نظر

اگر سوالی دارید با ما در میان بگذارید

نام و نام خانوادگی

ایمیل

موبایل (در صورت ثبت پاسخ برای شما پیامک میشود)

نظر شما

کد امنیتی

نظر شما بعد از تایید مدیریت در سایت نمایش داده می شود.

عضویت در خبرنامه پارمیس

با عضویت در خبرنامه، داغ ترین مطالب هفتگی وبلاگ پارمیس را دریافت کنید!