مقالات

ERP چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟

تعریفی ساده و مختصر از سیستم‌های ERP

ERP مخفف عبارت Enterprise resource planning به معنای سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان است. منابع در این اصطلاح برای تعریف نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، دارایی و هر آنچه که یک کسب‌و‌کار در اختیار دارد، به کار رفته است.

در سازمان‌ها و یا شرکت‌های بزرگ به منظور مدیریت بهتر فرایندهای کاری مختلف از نرم افزارهای متعددی استفاده می‌شود که هر نرم افزار پاسخگوی نیازهای یک یا چند بخش از شرکت است. گاهی نیاز به اشتراک‌گذاری اطلاعات بین دو یا چند بخش به وجود می‌آید که جدا بودن پایگاه داده‌های ذخیره شده در نرم افزارهای واحدهای مختلف اشتراک‌گذاری اطلاعات را با محدودیت مواجه می‌کند. به همین دلیل در تکنولوژی اطلاعاتی سعی شده است به کمک فناوری‌های جدید تمام نرم افزارهایی که سازمان‌های بزرگ برای ثبت داده‌ها و مدیریت فرایندها نیاز دارند را به صورت یکپارچه و مرتبط با هم تغییر دهند. نتیجه این تلاش شکل‌گیری سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان یا همان سیستم ERP است که مجموع نرم افزار‌ها و برنامه‌های لازم برای پشتیبانی از فعالیت‌های اصلی سازمان یا شرکت را شامل می‌شود. در واقع هدف اصلی در سیستم‌های ERP توجه به اهداف بلندمدت کسب‌و‌کار و قدرت بخشیدن به آن در زمینه‌های مختلف است.

سیستم‌های ERP نرم افزارهایی هستند که به یک سازمان و یا کسب‌و‌کار بزرگ کمک می‌کنند جریان اطلاعات و فرایندهای خود را به طور یکپارچه ثبت و نگه‌داری کنند. به کمک این اطلاعات یکپارچه و همه جانبه می‌توان گزارش‌های مختلفی از وضعیت کسب‌و‌کار در اختیار داشت و این به معنای تصمیم‌گیری بهینه برای فعالیت‌های آتی کسب‌و‌کار و بهبود موقعیت آن در فضای رقابتی امروز است.

بنابراین این نرم افزارها جریان اطلاعاتی واحدهای مختلف در یک کسب‌و‌کار مانند واحد فروش، واحد برنامه‌ریزی و عملیات، حسابداری و مالی، مدیریت موجودی مواد اولیه و محصولات نهایی، مدیریت ارتباط با مشتری و تامین‎کنندگان، مدیریت منابع انسانی و واحدهای دیگر را تحت پوشش قرار داده و مزایای فراوانی را برای سازمان‌ها به همراه خواهند داشت. به کمک اطلاعات یکپارچه در بخش‌های مختلف و بررسی همه جانبه فرایندهای موجود، کسب‌و‌کار راحت‌تر می‌تواند به تعهدات و اهداف خود مانند کاهش هزینه‌ها تا حد امکان، تحویل به موقع محصولات به مشتریان، بهبود کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده، افزایش در میزان فروش و گسترش بازار و دیگر اهداف دست یابد.

ویژگی نرم افزار یکپارچه

تعاریف متعددی برای سیستم‌های ERP بیان شده است که یکی از ساده‌ترین و کامل‌ترین این تعاریف را برای به پایان دادن به بخش تعریف سیستم ERP با هم مرور می‌کنیم.

سیستم‌های ERP نرم افزارهایی هستند که داده‌های موجود در سرار یک سازمان بزرگ را یکپارچه می‌کنند و در نتیجه تمام اطلاعات مورد نیاز کاربران بدون محدودیت زمانی و مکانی به راحتی در اختیار آنها قرار می‌گیرد. به کمک این سیستم تمام افراد یک مجموعه حتی با وجود فاصله مکانی از یکدیگر هماهنگ با هم کار می‌کنند؛ در نتیجه سیستم مدیریت منابع سازمان محیطی برای بهبود عملکرد تجاری و کسب مزیت رقابتی فراهم می‌کند. سیستم ERP شامل نرم افزارهای تجاری است که جریان اطلاعات را در بخش‌های مالی و حسابداری، نیروی انسانی، زنجیره تامین و مشتریان یکپارچه می‌کند.

 

تاریخچه سیستم‌های ERP

جنگ جهانی دوم شروع نیاز سازمان‌های مختلف به سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان بود. زیرا بسیاری از سازمان‌ها تولید محصولات خود را در راستای پاسخگویی به نیازهای آن دوره طراحی کردند که کارخانه FORD بهترین مثال برای این نوع سازمان‌ها است. این کارخانه با شناسایی درست نیازهای آن دوره ساخت هواپیما را محصول اصلی خود در نظر گرفت. پس از جنگ جهانی دوم بسیاری از شرکت‌های بزرگ اقدامات لازم در راستای بازسازی سازمان را در اولویت کارهای خود قرار دادند.

در دهه 1960 شرکت IBM با استناد به تجاربی که توانسته بود در دوران جنگ به دست آورد و کمک گرفتن از تجربه‌های شرکت BOM، نرم افزاری با مفهوم برنامه‌ریزی مواد مورد نیاز برای تولید (MRP) مطرح و پیاده‌سازی کرد. این سیستم به تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری با قیمت بسیار بالا نیاز داشت، از طرف دیگر نمی‌توانست ارتباطی معنادار میان تولید و استراتژی‌های رقابتی شرکت ایجاد کند.

به همین دلیل با هدف توسعه این نرم افزار و بهینه‌تر کردن آن برای کاربران مفهوم برنامه‌ریزی منابع ساخت و تولید (MRP II) توسط شرکت SAP به بازار ارائه شد. نرم افزار ارائه شده توسط شرکت SAP توانست سیستم‌های متفاوتی را مانند انبار، تولید، فروش و مالی شامل شود که به تدریج تمام این سیستم‌ها با هم یکپارچه شدند و در عوض وظیفه‌گرا بودن با نگاهی فرایند محور امکانات مختلفی را در اختیار کاربران قرار دادند. بدین صورت شرکت SAP اولین شرکتی بود که توانست در دهه 90 به شرکت‌های بزرگ نرم افزار  ERP را ارائه دهد.

در کنار افزوده شدن تمام بخش‌های یک کسب‌و‌کار به سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان، اینترنت و تبادل الکترونیکی داده‌ها نیز گسترش قابل توجهی داشت به گونه‌ای که برای تسهیل در ثبت و به اشتراک‌گذاری داده‌ها و اطلاعات مختلف در شرکت‌های بزرگ و از میان برداشتن بسیاری از محدودیت‌های موجود سیستم‌های ERP تحت وب توسعه یافتند.

در طول این سال‌ها در کنار بهبود روش‌های مدیریت سازمان‌ها و نیز توسعه فناوری اطلاعات، نرم افزارهای ERP نیز برای ارائه بهترین راهکار به کسب‌و‌کارها رشد کرده و همواره به سمت تکامل در حرکت بوده‌اند. به گونه‌ای که می‌توان گفت مفاهیم بنیادی قوی زیرساختارهای سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان را شکل می‌دهد.

با نگاهی به تغییرات سیستم‌های ERP در طول زمان مسیر تکامل آن را به چهار مرحله کلی تقسیم می‌کنند:

  • یکپارچگی تولید
  • یکپارچگی سازمان
  • یکپارچگی برمبنای مشتری مداری
  • یکپارچگی بین سازمانی

 انواع نرم افزار یکپارچه

انواع نرم افزارهای یکپارچه ERP

همگام با تغییرات تکنولوژی دنیای نرم افزارها نیز با تغییرات بسیاری همراه بوده است. از مهم‌ترین تغییرات در نرم افزارهای مالی و حسابداری متنوع شدن بستر پیاده‌سازی این نرم افزارها است. بنابراین امروزه نرم افزار یکپارچه و یا نرم افزار حسابداری را بر حسب بستر اجرای آن به انواع مختلف تقسیم می کنند.

  • نرم افزار یکپارچه ویندوزی: نرم افزار ویندوزی مدل سنتی برای استقرار نرم افزار است که کنترل همه چیز در آن (نصب و نگهداری سخت افزار و نرم افزار) به عهده کاربران نرم افزار است. نرم افزار ERP ویندوزی روی سیستم‌های انتخابی نصب می‌شود و دسترسی به محیط و اطلاعات آن تنها از طریق همان سیستم‌ها امکان‌پذیر است.
  • نرم افزار یکپارچه ابری: نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانیدر فضای ابری روی پلتفرم محاسبات ابری اجرا می‌شود. تعمیر و نگهداری سیستم توسط ارائه دهنده نرم افزار انجام می‌شود و کاربر مسئولیتی برای اجرای سخت افزاری و نرم افزار ندارد. کاربران نرم افزار بر بستر ابر می‌توانند بسته به نیاز خود یکی از انواع فضاهای ابری عمومی یا خصوصی را انتخاب کنند .
  • نرم افزار یکپارچه ترکیبی: در این نوع از نرم افزار بخشی از نرم افزار و ماژول‌های آن تحت ویندوز بوده و برخی از امکانات دیگر نیز بسته به نوع کسب وکار و نیاز آن از راهکار ابری استفاده می کند.

نرم‌افزار ERP چگونه به کسب و کارهای بزرگ کمک می کند ؟

نرم‌افزار ERP در راستای موثرترتر و کارامدتر کردن فرآیندهای شرکت طراحی شده است. سیستم ERP  این امکان را می‌دهد که بر روی داده‌ها تمرکز کنید و امکان اشتراک سریع اطلاعات استاندارد در کلیه‌ی بخش‌ها را فراهم می‌کند. نرم‌افزار ERP معمولاً شامل موارد زیر است:

  • نرم‌افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری : نرم افزار CRM تاریخچه تمام فعالیت‌هایی که در ارتباط با هر مشتری انجام شده است را ثبت و نگه داری میکند.
  • مدیریت پروژه : به کمک این زیرسیستم مدیریت پروژه‌های شرکت ساده تر می شود.
  • برنامه ریزی برای تولید : زیرسیستم تولید تمام امکانات لازم برای تعیین فرمول ساخت و مدیریت فرایندهای تولید را در اختیار کاربران قرار می دهد.
  • حسابداری و مدیریت مالی و صورت‌حساب‌ها : در زیرسیستم حسابداری تمام اطلاعات مالی و حسابداری کسب و کار و تمام اطلاعات مربوط به فعالیت های اقتصادی بر اساس اصول حسابداری ثبت می شوند.
  • مدیریت فروش : واحد فروش از مهم ترین بخش های یک کسب و کار است که باید به صورت مستمر فرایندهای فروش را کنترل و برای بهینه کردن آنها برنامه ریزی کرد. در سیستم‌های ERP سعی شده است تمام راهکارهایی که می تواند به نظارت بر فروش بهتر کمک کند در نظر گرفته شود.
  • مدیریت زنجیره‌ی تأمین کالا: زنجیره تامین از مباحث مهم در مدیریت صنعتی و تولید است که بعدی مهم در تولید کالای با کیفیت و قیمت نهایی محصول یا بهای تمام شده کالا است. بنابراین شرکت‌های تولیدی به زیرسیستمی که بتواند فرایند و فعالیت‌های مرتبط با زنجیره تامین را ثبت کند نیاز دارند.
  • مدیریت چندین شعبه: معمولا کسب وکارهای بزرگتر برای توسعه سهم بازار خود و ارائه خدمات بهتر به مشتریان سعی می‌کنند مناطق جغرافیایی مختلفی را پوشش دهند. درنتیجه نرم افزاری که برای ثبت اطلاعات خود استفاده می کنند باید امکان اتصال بدون محدودیت مکانی را برای آنها فراهم کند. علاوه براین برای تصمیم‌گیری بهتر نیاز است اطلاعات تمام شعبه‌ها به صورت یکپارچه در یک نرم افزار ثبت شوند تا گزارش های مختلف وضعیت کلی کسب و کار را تحت پوشش دهند.
  • اشتراک فایل‌ها و اسناد: برای تصمیم‌گیری در هر زمینه‌ای نیاز است اطلاعات جامع و شفافی در اختیار مدیران قرار بگیرد که به منظور تامین این نیاز باید امکان دسترسی به اطلاعات ثبت شده در تمام بخش ها وجود داشته باشد. نرم افزارهای یکپارچه امکان دسترسی به اطلاعات تمام بخش ها و اشتراک‌گذاری راحت اطلاعات میان واحدهای مختلف را فراهم می‌کند. البته برای ایجاد امنیت و کاهش سوء استفاده از اطلاعات مهم کسب وکارها سطح دسترسی به اطلاعات برای کاربران مختلف تعریف می‌شود.
  • ارائه‌ی گزارش پیشرفته و تحلیل آن: هدف اصلی از ثبت تمام اطلاعات در هر نرم افزاری استفاده از گزارش های مختلف و تحلیل آنها برای تصمیم‌گیری بهتر و تعیین استراتژی مناسب جهت رسیدن به اهداف تعیین شده است. هرچه این گزارش‌ها واقعی‌تر و جامع‌تر باشند و بتوان به راحتی آنها را تحلیل کرد برای مدیران ارزشمندتر خواهند بود. بنابراین یکی از مزیت‌های مهم و اصلی نرم افزارهای یکپارچه ارائه گزارش های جامع و کاربردی به سطح مدیریت است.

مزیت های نرم افزار یکپارچه

فاکتورهای انتخاب بهترین سیستم ERP یا نرم افزار یکپارچه مالی

انتخاب و پیاده‌سازی سیستم ERP در یک شرکت یا سازمان با هزینه بسیار بالایی همراه است که اگر به درستی سیستم مناسب نیازهای کسب‌وکار شناسایی و انتخاب نشود احتمال ریسک در شکست خوردن این پروژه مهم افزایش خواهد یافت. زیرا پیاده سازی یک سیستم یکپارچه در سازمان بسته به نوع فعالیت و بخش‌هایی که دارد متفاوت است و اغلب شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم افزار ERP با در نظر گرفتن نیاز آن سازمان، امکانات و راهکارهای ضروری را طراحی می‌کنند. البته گاهی شرکت‌های ارائه دهنده نرم افزار ERP، نرم افزار را متناسب با نیاز هر شرکت شخصی‌سازی می‌کنند و امکانات لازم را در اختیار آن قرار می‌دهند.  

بنابراین به هنگام انتخاب بهترین سیستم ERP برای یک کسب‌و‌کار قبل از هر چیز باید اهداف استراتژیک آن را مشخص کرد. در این صورت می‌توان تصویری شفاف از عملکرد مد نظر سیستم برای کسب‌و‌کار به دست آورد و در نتیجه معیارهای لازم در انتخاب این سیستم را لیست کرد.

  • زیرسیستم‌ها یا ماژول‌های موجود در نرم افزار ERP: همان طور که در تعریف نرم افزارهای یکپارچه گفتیم این نرم افزار می‌بایست تمام داده‌های در جریان یک کسب و کار را به صورت یکپارچه جمع‌آوری کند. بنابراین لازم است تمام زیرسیستم‌هایی که کسب‌و‌کار شما برای ثبت داده‌ها نیاز دارد را به صورت یکپارچه در خود داشته باشد. ماژول‌هایی مانند حسابداری، بازرگانی، حقوق و دستمزد، مدیریت ارتباط با مشتریان، انبارداری از مهم‌ترین ماژول‌هایی هستند که باید در نرم افزارهای ERP وجود داشته باشند.
  • پشتیبانی نرم افزار ERP: فروشندگان نرم افزار ERP مدل‌های پشتیبانی متنوعی را ارائه می‌دهند. خدمات پشتیبانی در حوزه نرم افزار ERP متفاوت است، از پشتیبانی تلفنی گرفته تا مشاوره و هزینه‌های مربوط به آن که شامل خدماتی مانند رفع اشکال، رفع اشکالات حاصل از حوادث، آسیب‌ها و بروزرسانی‌ها است. به هنگام انتخاب نرم افزار یکپارچه لازم است خدمات پشتیبانی را نیز در نظر داشته باشید.
  • انعطاف پذیری :راهکارهای ERP باید این قابلیت را داشته باشند که با تغییر نیاز هر سازمان و هر صنعت بتوانند خود را منطبق کنند.
  • ماژولار بودن :راهکارهای ERP طوری طراحی شده‌اند که اگر تغییری در هر یک از منابع سازمان ایجاد شود ، روی دیگر اجزا تاثیری نخواهد گذاشت.
  • امکان تعامل مستقیم با افراد بیرون سازمان : در سیستم های یکپارچه که بیشتر شرکتهای بزرگ از انها استفاده میکنند نیاز است بسیاری از محدودیت ها در دسترسی به اطلاعات برداشته شود. زیرا در این سازمانها دسترسی راحت و لحظه ای به اطلاعات برای تصمیم گیری بهتر بسیار مهم و تاثیرگذار است.
  • گزارش‌های ارائه شده در نرم افزار : اطلاعات در دنیای مدرن امروز اهمیت بسیاری دارد و می توان گفت اکثر تصمیمات بر اساس اطلاعات جمع اوری شده در فرایند کارها بر اساس همین اطلاعات گرفته می شوند. بنابراین نوع گزارش هایی که این سیستم به کاربران خود ارائه میدهد برای انتخاب فاکتوری موثر خواهد بود.
  • مدیریت منابع انسانی: در سیستم ERP مدیریت منابع انسانی استاندارد مانند ثبت زمان، جدول زمان بندی و پایگاه اطلاعاتی برای سوابق کارمندان، پروفایل های شغلی و ماتریس مهارت­های آنان را در اختیار مدیران قرار می دهد.
  • انبارداری یا مدیریت انبار: فهرست موجودی و اطلاع از وضعیت انبار کمک می کند اهداف سهام و استانداردسازی ها را ساده تر اندازه گیری کنید. با مدیریت درست موجودی انبار می توان گردش مواد اولیه در فرایند تولید و مراحل خروج محصول نهایی از شرکت را بررسی کرده و برای کاهش زمان و هزینه در مرحله انبار و نگهداری راهکارهای مناسبی را پیدا کرد.
  • افزایش امنیت داده ها: یکپارچه کردن اطلاعات به این معنی است که بایستی نقاط قابل دسترسی تحت نظارت دقیق و امن باشد. به همین دلیل در نرم افزارهای یکپارچه می توان سطح دسترسی کاربران را مشخص کرد و دسترسی به اطلاعات حساس کسب و کار را محدود کرد.

امکانات نرم افزار یکپارچه

مزیت‌های نرم افزار ERP برای کسب‌و‌کارها

نرم افزارهای یکپارچه برای شرکتها و سازمانهای بزرگ مزیت های بسیاری را به همراه دارند که ازجمله آنها می توان به این موارد اشاره کرد:

  • کاهش هزینه های سفارشی سازی نرم افزارهای کاربردی در سازمان
  • کاهش تمامی هزینه های مربوط به تولید
  • کاهش هزینه های مربوط به موجودی به دلیل مدیریت بهینه موجودی و مواد اولیه مورد نیاز
  • بهینه تر کردن فرایند ثبت و نگهداری اطلاعات یک کسب و کار
  • کاهش هزینه های مرتبط به حمل و نقل کالاها و محصولات
  • بهبود میزان تولید با بررسی دقیق فرایندهای مرتبط به تولید
  • افزایش سود حاصل از فعالیت های اقتصادی به دلیل مدیریت بهتر فرایندهای کاری
  • افزایش رضایت مشتری و مدیریت بهتر ارتباط با مشتریان به کمک نرم افزار crm
  • امکان شخصی سازی امکانات و راهکارها متناسب با نیاز کسب وکار

استفاده از نرم افزار ERP چه معایبی را به همراه دارد؟

بسیاری استفاده از نرم افزارهای ERP را برای کسب‌و‌کارها ضروری می‌دانند. زیرا حجم گسترده ای از داده‌های شرکت‌ها را ثبت و طبقه بندی می کند و به کمک گزارش‌های مختلفی که ارائه می دهد به ساده شدن فرایندهای پیچیده سازمانی اثر میگذارد. اما اگر سازمان به ضرورت استفاده از نرم افزار یکپارچه به طور کامل پی نبرده باشد و زمینه لازم برای پیاده سازی آن را فراهم نکرده باشد می توان مشکلاتی را نیز برای استفاده از ERP در نظر گرفت.

  • اجرای نرم افزار ERP در سازمان می تواند در آینده هزینه بالایی برای آن داشته باشد
  • پیاده‌سازی نرم افزار ERP در سازمان با دشواری های خاص خود همراه است
  • مدیریت تغییر در سازمان در حین و بعد از پیاده‌سازی آن ضروری است

چه کسب‌و‌کارهایی نیازمند نرم افزار ERP هستند؟

استفاده از یک نرم افزار مناسب برای ثبت رویدادهای کسب‌و‌کار نیاز اصلی هر شرکت با هر نوع فعالیتی است. ولی کسب‌و‌کارهای متوسط و بزرگ که با سطح گسترده‌ای از فعالیت‌ها مواجه هستند برای رصد کردن راحت تر فعالیت‌ها به نرم افزار یکپارچه ERP نیاز دارند که در این بخش شرایطی که یک شرکت می‌تواند به استفاده از نرم افزار ERP فکر کند را بیان می‌کنیم.

  • زمانی که هزینه و منابع زیادی صرف نظارت و مانیتورینگ می‌شود
  • عدم یکپارچگی بین واحدهای مختلف که باعث تحمیل هزینه‌های اضافی می‌شود
  • در صورتی که مدیریت قادر به تصمیم‌گیری در لحظه بر مبنای اطلاعات نباشد
  • زمانی که گردش کار به پیشرفت کسب‌وکار کمکی نمی‌کند
  • هنگامی که از نظر مدیریت کیفیت ارائه خدمات به مشتری کاهش یافته است

نوشته های مشابه

ارسال نظر

کادرهایی که با علامت (*) مشخص شده اند وارد کردن اطلاعات در آنها الزامی می باشد. کد HTML مجاز نیست.

عضویت در خبرنامه پارمیس

با عضویت در خبرنامه، داغ ترین مطالب هفتگی وبلاگ پارمیس را دریافت کنید!