مقالات

دفاتر قانونی در حسابداری چیست؟

 اغلب حسابدار را به عنوان فردی منضبط و دقیق می شناسیم که ریز و درشت حساب و کتاب ها را در یک دفتر بزرگ و مخصوص حسابداری ثبت می کند. حتی افرادی که در زندگی شخصی و یا کسب وکار خانگی خود دقیق هستند و آگاهی از دخل و خرج را لازمه برنامه ریزی برای آینده خود می دانند، دفتر مخصوصی برای ثبت هزینه ها و درآمدها در نظر می گیرند. به دفترهای مخصوص حسابداری که ثبت تمام رویدادهای مالی در آن ها از وظایف مهم حسابداران است، دفاتر مالی می گویند که در ادامه با انواع این دفاتر و اطلاعات ضروری برای ثبت در آنها، آشنا خواهیم شد.

دفاتر مالی در حسابداری چیست؟

با در نظر گرفتن تعریف حسابداری (فرآیند شناسایی، اندازه گیری، ثبت و گزارشگری اطلاعات اقتصادی) می توان چنین گفت که مهم ترین کار بخش حسابداری در واحدهای تجاری و سازمان ها، پیگیری تمام رویدادهای مالی آن و ثبت دقیق این فرآیندها در دفاتر مخصوص حسابداری است. با توجه به اینکه گزارش های مالی و حسابداری برای افراد و سازمان های مشخصی ارسال می شود، برای سهولت تحلیل و ارزیابی این گزارش ها باید مطابق با استانداردهای حسابداری تدوین شوند.

از آنجا که تهیه این گزارش ها به اطلاعات مالی نیاز دارد، لازم است به هنگام جمع آوری اطلاعات نیز اصول و استانداردهای حسابداری را رعایت نمود که دفاتر حسابداری بدین منظور تهیه شده اند. بنابراین دفاتر مالی یا دفاتر حسابداری به عنوان ابزار اصلی کار حسابداران معرفی می شوند که اطلاعات ثبت شده در اسناد حسابداری، پس از تایید مدیریت به این دفاتر منتقل می شوند.

دفاتر حسابداری به صورت کلی به دو دسته دفاتر قانونی یا رسمی و دفاتر غیر رسمی یا کمکی تقسیم می شوند.

دفاتر رسمی : از آنجا که هر واحد تجاری موظف است تمام رویدادهای مالی خود را در قالب سند حسابداری ثبت کرده و برای حسابرسی مالیاتی به سازمان امور مالیاتی ارائه دهد، دفاتر قانونی تعریف شده اند تا تمام ثبت های حسابداری در آنها تنظیم شوند. دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه نمونه های دفاتر رسمی و قانونی هستند.

دفاتر غیررسمی : در کنار دفاتر رسمی و قانونی، دفاتر حسابداری کمکی نیز وجود دارد که الزامی برای ثبت کردن اطلاعات در این دفاتر وجود ندارد و تنها برای افزایش دقت و سهولت کار حسابداری در نظر گرفته شده اند که دفتر معین یک نمونه پرکاربرد از دفاتر غیررسمی به حساب می آید.

بد نیست این نکته را یاداوری کنیم که دفاتر حسابداری باید قبل از ثبت هر گونه عملیات مالی و حسابداری، توسط نماینده اداره ثبت اسناد امضا، پلمب و ثبت شود.

چه اطلاعاتی را باید در دفتر روزنامه ثبت نمود؟

حسابدار موظف است تمام عملیات و رویدادهای مالی شرکت یا واحد اقتصادی را در دفتر حسابداری مخصوص به صورت روزانه ثبت نماید. در واقع دفتر روزنامه با هدف ثبت تمام عملیات مالی روزانه که اطلاعاتی مانند نام حساب، مبلغ بدهکار یا بستانکار و تاریخ رویداد را شامل می شود، به ترتیب تاریخ در خود جای می دهد.

دفتر روزنامه بر حسب نوع فعالیت و حجم معاملات شرکت ها می تواند انواع مختلفی داشته باشد که هر واحد تجاری متناسب با نیاز خود باید فعالیت های مالی خود را در دفتر روزنامه مناسب خود ثبت نماید. دفتر روزنامه شامل ستون های متعدد است که باید شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح رویداد و مبلغ بدهکار یا بستانکار بودن حساب ها را در ستون های مخصوص خود قرار داد.

طبق قانون، واحدهای تجاری ملزم به ثبت اطلاعات مالی خود در دفاتر روزنامه و نگهداری آن هستند. زیرا دفتر روزنامه برای تهیه صورت های مالی و ارائه گزارش ها به سازمان مالیاتی نیز کاربرد دارند.

البته باید یادآور شویم که برخی از شرکت ها و سازمان های بزرگ به دلیل بالا بودن حجم معاملات خود، برای هر نوع از عملیات مالی خود یک دفتر روزنامه در نظر می گیرند که این دفاتر را دفتر روزنامه اختصاصی می نامند. ولی در کنار آن باید حتما از یک دفتر روزنامه عمومی برای ثبت تمام معاملات داشته باشند.

اطلاعات حسابداری در دفاتر مالی

ثبت اطلاعات حساب ها در دفتر کل حسابداری

همان طور که گفتیم اطلاعات مالی شرکت ها برای تنظیم صورت های مالی و ارائه به سازمان های مربوطه در دفاتر حسابداری ثبت می شوند. دفتر کل به عنوان دومین دفتر مهم در حسابداری شناخته شده است که آن اطلاعات مربوط به هر حساب در صفحه ای مخصوص ثبت می شود.

در واقع برای تهیه صورت های مالی می بایست اطلاعات کامل تمام حساب ها را استخراج نمود و از آن جا که در دفتر روزنامه رویدادهای مالی به ترتیب اولویت ثبت می شوند، این کار کمی مشکل خواهد بود. بنابراین دفتر کل برای ساماندهی به اطلاعات و تغییرات حساب های شرکت در نظر گرفته شده است که باید تغییرات هر حساب در صفحه مخصوص خود و به ترتیب تاریخ در دفتر کل ذکر شوند. لازم است بدانید اطلاعات هر ماه باید حداکثر تا 15ام ماه بعد به دفتر کل انتقال یابد.

انتقال اطلاعات حسابها از دفتر روزنامه به دفتر کل

به هنگام انتقال اطلاعات حساب ها از دفتر روزنامه به دفتر کل باید موارد زیر را رعایت کنید:

  • قبل از هر چیز باید به صفحه مخصوص حساب در دفتر کل مراجعه کنید و اطلاعات مربوط به رویداد مالی مد نظر را در آن ثبت کنید
  • تاریخ ثبت معامله را از دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال داده و در ستون تاریخ ثبت کنید
  • شماره صفحه دفتر روزنامه که اطلاعات حساب مد نظر را در آن نوشته اید در ستون مخصوص خود در دفتر کل منتقل کنید
  • انتقال مبلغ بدهکار یا بستانکار برای حساب مربوطه از دفتر روزنامه به دفتر کل
  • انتقال دادن شماره صفحه حساب مد نظر در دفتر کل به دفتر روزنامه و ثبت در ستون مخصوص
  • مشخص کردن ماهیت مانده حساب بر حسب تفاوت بین حسابهای بدهکار و بستانکار و درج آن در ستون تشخیص

اگر به مراحل انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل توجه کرده باشید، مرحله محاسبه مانده حساب و تعیین ماهیت مانده حساب برای آن در نظر گرفته شده است. بنابراین می توان به کمک دفتر کل و کسر مجموع موارد بدهکار و بستانکار از یکدیگر، مانده حساب ها را محاسبه و ماهیت بدهکار یا بستانکار بودن را نیز تعیین نمود. پیشنهاد می کنیم برای اشنایی با ماهیت حسابها در حسابداری به مقاله تدوین شده با همین نام مراجعه کنید.

دفاتر حسابداری و ثبت اطلاعات مالی

از دفتر معین چه طور می توان کمک گرفت؟

یکی از معروف ترین دفاتر غیررسمی دفتر معین است و به دلیل ماهیتی که دارد، آن را به عنوان دفتر کمکی نیز می شناسند. استفاده از دفتر معین برای ثبت اطلاعات حسابداری الزام و قانونی را شامل نمی شود و استفاده از آن به نوعی اختیاری است.

بنا به آنچه بیان شد، ثبت اطلاعات حسابداری از ثبت روزانه عملیات های مالی در دفتر روزنامه شروع و به ثبت اطلاعات حساب ها در دفتر کل خاتمه می یابد. اما برخی شرکت ها نیاز دارند، اطلاعات را با جزئیات بیشتری ذخیره کنند تا در زمان مورد نیاز با توجه به اطلاعات کامل تصمیمات بهتری اتخاذ نمایند. بدین منظور می بایست برای نگهداری اجزای حسابها و اطلاعات تفصیلی مربوط به حساب ها برای شرکت ها تعداد اجزای حساب بالا، از دفتر معین استفاده می شود. 

تهیه دفاتر قانونی توسط نرم افزار حسابداری

امروزه, اکثر شرکت ها و موسسات، ثبت اطلاعات و رویدادهای مالی خود را به صورت کامپیوتری و با استفاده از نرم افزار حسابداری انجام میدهند. در این روش، روزانه هر اتفاق مالی، در نرم افزار به عنوان یک سند حسابداری ثبت می شود و از تمامی این اسناد میتوان گزارشات متنوعی را صادر کرد.

همه نرم افزارهای حسابداری، دارای بخش گزارش گیری هستند. در این بخش، بر اساس اطلاعات وارده که همان اسناد حسابداری هستند، انواع مختلفی از گزارش های خروجی تولید میشود. طبیعی است که بخش مهمی از این گزارش ها، گزارش های استاندارد حسابداری و مورد نیاز سازمان هایی مثل دارایی و مالیات و ... است. دفاتر روزنامه و کل که دفاتر رسمی و قانونی محسوب میشوند، به همان شکل که در اصول حسابداری آمده است و با ستون هایی که در بالا گفته شد، در نرم افزارهای حسابداری پارمیس طراحی شده اند که کاربران بتوانند گزارشات مورد تایید این سازمان ها را از طریق نرم افزار حسابداری تهیه کنند.

کاربر در هر زمان که لازم باشد، میتواند به راحتی و با زدن یک کلید، دفتر روزنامه یا دفتر کل را تهیه کند و بر اساس آن اطلاعات را در دفاتر قانونی خود ثبت نماید.

علاوه بر آن، نرم افزارهای مورد تایید دارایی، گزارشی به نام سند خلاصه تولید میکنند که در آن خلاصه اسناد یک ماه ارائه می شود. حسابدار میتواند به جای نوشتن روزانه اسناد در دفتر روزنامه از این گزارش استفاده کند و خلاصه اسناد را در دفتر وارد نماید. 

می توان نتیجه گرفت، که برای افزایش سرعت و دقت در تهیه دفاتر قانونی حسابداری و سایر گزارش های مورد نیاز برای دارایی و سایر سازمان های مسئول، استفاده از یک نرم افزار حسابداری مناسب ، کارآمد و منطبق با قوانین و مقررات حسابداری و مالیاتی بسیار ضروری و مفید خواهد بود.

 

دلایل نگهداری دفاتر روزنامه و کل

1.تهیه اسناد و مدارک مورد نیاز که نشان دهنده افزایش و کاهش و یا مانده حساب در هر زمان می باشد.

2.تهیه اسناد و مدارکی که بتواند اشتباهاتی مانند دوباره ثبت کردن اقلام بدهکار و بستانکار و یا عمل ثبت نکردن در هر معامله را کاهش دهد.

3.تهیه اسناد و مدارکی که اطلاعات کاملی از معاملات انجام شده در اختیار بگذارد که شامل موارد زیر می باشد :

  • تاریخ معامله
  • مبلغ بدهکار
  • نام حساب بدهکار
  • مبلغ بستانکار
  • نام حساب بستانکار

4.تهیه اسناد و مدارکی که اطلاعات کاملی در مورد تاریخ معاملات را به طور مرتبی طبقه بندی کرده باشد به گونه ای که اطلاعات هر معاملاه در هر زمان قابل دسترس باشد.

نوشته های مشابه

ارسال نظر

کادرهایی که با علامت (*) مشخص شده اند وارد کردن اطلاعات در آنها الزامی می باشد. کد HTML مجاز نیست.

عضویت در خبرنامه پارمیس

با عضویت در خبرنامه، داغ ترین مطالب هفتگی وبلاگ پارمیس را دریافت کنید!