نرم افزار جامع حسابداری چیست و چه ویژگی های مهمی دارد؟

امروزه با توجه به گسترش و پیچیده شدن فعالیت‌های اقتصادی، اهمیت استفاده از نرم افزارهای حسابداری بیش‌تر از گذشته احساس می‌شود. با وجود یک نرم افزار جامع حسابداری و یکپارچه تمام نیازهای یک سازمان و یا یک واحد تجاری برطرف می‌شود.

نرم افزار جامع حسابداری چیست؟

نرم افزار جامع حسابداری ابزار قدرتمندی است که نیازهای کاربران را در زمینه‌های مختلف از فعالیت‌های اقتصادی و سازمانی برطرف می‌کند. این نرم افزار شامل قسمت‌های مختلفی اعم از حسابداری، بازرگانی، انبارداری، خزانه داری و غیره است. در این گونه از نرم‌ افزارها می‌توان حجم انبوهی از اطلاعات را به صورت طبقه‌‌بندی شده مشاهده کرد که پاسخگوی نیاز تمام حسابداران و مدیران است. حسابداران و مدیران مالی می‌توانند با استفاده از این گونه نرم افزارها با خیالی آسوده گزارش‌های مختلف را دریافت و تحلیل کنند و در فرایند تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری به آنها استناد کنند. امروزه بسیاری از شرکت‌ها و موسسات با استفاده از این گونه از نرم افزارها توانسته‌اند به خوبی نیازهای کسب و کار خود را برطرف کنند.

حتما بخوانید: کاربرد اکسل در حسابداری

کاربردهای نرم افزار جامع حسابداری

استفاده از نرم افزار جامع حسابداری باعث پیشرفت چشمگیری در فعالیت‌های یک واحد تجاری می‌شود. این دسته از نرم افزارها بر پایه مفاهیم حسابداری ساخته شده‌اند. به همین دلیل استفاده از آن‌ها موجب تسهیل در امور حسابداری می‌شود. این نرم افزار کاربردهای مختلفی دارد. از مهمترین کاربردهای این نرم افزار می‌توان به این موارد اشاره کرد:

ارائه گزارش‌های فروش به مدیریت در بازه زمانی‌های روزانه، هفتگی و…

1. محاسبه حقوق و دستمزد
2. امکان گزارش گیری از تمام چک‌ها و اسناد دریافتی و پرداختی
3. اتصال به دستگاه کارتخوان و درگاه‌های مختلف بانکی
4. امکان ارسال پیامک برای مشتریان
5. صدور سند اتوماتیک حسابداری
6. محدود کردن دسترسی کاربران با توجه به نظر مدیریت
7. کنترل کردن موجودی کالا
8. بررسی انواع گزارشات حسابداری در سطح کل، معین، تفصیل

مطالعه بیشتر: نرم افزار پخش مویرگی

مزیت استفاده از نرم افزار جامع حسابداری

هر سازمان یا واحد تجاری با هدف کسب سود تشکیل می‌شود. یک بنگاه اقتصادی برای کسب موفقیت و ارزیابی فعالیت‌های خود نیازمند یک ابزار قدرتمند است تا به وسیله آن بیشترین بازدهی را داشته باشد. مزایای استفاده ار این نرم افزارها زمانی بیشتر مشخص می‌شود که با حسابداری سنتی مقایسه شود. استفاده از یک نرم افزار جامع حسابداری مزیت‌های بیشماری را برای بنگاه‌های اقتصادی به همراه می‌آورد. در ادامه چند مورد از این مزیت‌ها را را شرح می‌دهیم:

انعطاف پذیری

نرم افزارهای جامع حسابداری به گونه ای نوشته شده‌اند که امکان طراحی کدینگ حسابداری و اطلاعات پایه را به دلخواه و با توجه به نیاز حسابداران و مدیران مالی فراهم می‌کنند. البته طراحی این کدینگ‌ها حتما باید مطابق با استانداردهای حسابداری باشد .

یکپارچگی اطلاعات و عملیات

یک نرم افزار جامع حسابداری کلیه فرایندهای موجود در نرم افزار را که شامل امور حسابداری، بازرگانی، خزانه داری و انبارداری می‌شود را پوشش می‌دهد. به همین دلیل عملکرد بهتری را در مقایسه با سیستم‌های مستقل ارائه می‌دهد.

امنیت بالای داده‌های ثبت شده

از دیگر کاربردهای یک نرم افزار جامع این است که امکان پشتیبانگیری از اطلاعات را در فضای ابری فراهم می‌کند. البته این موضوع فقط مربوط نرم افزارهای آنلاین نمی‌شود بلکه می‌توانید در سرور داخلی خود هم پشتیبانگیری انجام دهید.

صرفه جویی در زمان

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از نرم افزار جامع حسابداری تسریع در ثبت داده‌ها و گزارش‌گیری‌ها است. در این نرم افزارها، می‌توان تنها با چند کلیک گزارش مورد نظر را آماده کرد. همین امر باعث اتوماسیون شدن بسیاری از وظایف می‌شود. در نتیجه باعث افزایش بهره‌وری کارمندان یک سازمان می‌شود.

کاهش خطاهای انسانی

محاسباتی که توسط کامپیوترها و نرم افزارهای حسابداری انجام میشود باعث کاهش خطاهای انسانی و تحلیل دقیق‌تر داده میشوند. تا قبل از به کارگیری نرم افزارهای حسابداری تمام امور حسابداری، بازرگانی، خزانه‌داری و… روی کاغذ و توسط کارشناسان مالی انجام می‌شد؛ ولی امروزه با وجود یک نرم افزار جامع کارها بسیار سریع‌تر و دقیق‌تر انجام می‌شود.

مدیریت جریان نقدینگی

از دیگر موارد کاربرد چنین سیستمی این است که با توجه به ثبت دریافتی‌ها و پرداختی‌های خود این اجازه را به شما میدهد که برای وضعیت نقدینگی خود در آینده برنامه ریزی کنید. به طور مثال می‌توانید یک گزارشی تهیه کنید که در آن از وصول شدن چک‌ها در بیست روز آینده اطمینان حاصل کنید.

گزارشات خودکار

یک نرم افزار جامع میتواند صورتحساب مشتریان، صورتحساب سود و زیان، موجودی کالاها و غیره را با یک کلیک ساده گزارش دهد.

انواع نرم افزار جامع حسابداری بر اساس مدل ارائه

در کل نرم افزارهای حسابداری براساس نوع و فناوری ارائه آنها به چند دسته تقسیم می‌شوند.

• نرم افزار حسابداری جامع تحت ویندوز با پشتیبانی از شبکه
• نرم افزار حسابداری جامع یکپارچه
• نرم افزار حسابداری تحت وب
• نرم افزار حسابداری ابری (آنلاین)

باید بخوانید: نرم افزار CRM

نرم افزار حسابداری جامع تحت ویندوز همراه با پشتیبانی از شبکه

بسته‌های نرم افزاری حسابداری جامع برای کسب و کارهایی در اندازه‌های متوسط و بدون شعبه کاربرد دارد. این بسته‌های نرم افزاری برای کسب و کارهایی با حوزه‌های مختلف کاری، مانند تولید، فروش، بازرگانی و غیره تولید می‌شوند. شرکت پارمیس در نسخه جامع یا ویژه نرم افزار حسابداری پارمیس پرو، کلیه امور مرتبط با یک واحد تولیدی با رویکرد تولید، فروش، بازرگانی و خدماتی را پوشش می‌دهد. البته اگر به دنبال نرم افزاری با قابلیت پشتیبانی از فناوری‌های به روزتر هستید، توصیه ما استفاده از پارمیس استار و پارمیس 360 است.

بیشتر بخوانید: نرم افزار حسابداری شرکتی

نرم افزار حسابداری جامع یکپارچه

امروزه با گسترش فعالیت‌های اقتصادی و پیچیدگی دنیای کسب و کار، هر سازمان به سیستمی جامع احتیاج دارد که بین واحدهای مختلف هماهنگی و یکپارچگی ایجاد کند. سیستم‌هایی با رویکرد ERP دقیقا همین وظیفه را بر عهده دارند. وقتی یک سازمان تصمیم می‌گیرد برای یکپارچه کردن فعالیت‌هایش از یک سیستم یا رویکرد ERP استفاده کند، باید یک سری اطلاعات لازم را در خصوص پیاده سازی این دسته از نرم افزارها به درست آورد.

در نظر داشته باشید که نرم افزارهای جامع حسابداری بر اساس مدل ارائه به دو دسته On-permises یا تحت وب و ابری (Cloud)

نرم افزار جامع حسابداری پارمیس استار

نرم افزار جامع حسابداری پارمیس استار یک سیستم مالی یکپارچه مبتنی بر ERP است. به واسطه این یکپارچگی، اطلاعات در تمامی زیر سیستم‌ها به صورت یکپارچه و آزاد جریان دارد و همین ویژگی باعث روانی و چابکی روند مورد در کسب و کارهای مختلف می‌شود. این نرم افزار با بیش از 20 زیر سیستم از قسمت‌‌های مختلفی مانند حسابداری، بازرگانی، خزانه، انبارداری و غیره تشکیل شده است که بسته به نوع فعالیت هر واحد تجاری امکانات ویژه‌ای را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

شرکت پارمیس با ارائه نرم افزار جامع حسابداری پارمیس استار در هر دو مدل On-permises و ابری می‌تواند به تمام بنگاه‌های اقتصادی خدماتی ویژه ارائه دهد. در ادامه در خصوص این نرم افزار بیشتر توضیح خواهیم داد.

شما در این نرم افزار به حوزه‌های مختلف کسب و کار دسترسی دارید:

• فروش
• مدیریت مالی
• مدیریت و تصمیم‌سازی
• مدیریت مالی کارکنان
• تولید
• مدیریت ارتباط با مشتریان

هر یک از نسخه‌های این نرم افزار دارای ماژول‌ها و زیر سیستم‌های متفاوتی هستند که بسته به نوع کسب و کارشان می‌توانند از آن امکانات استفاده کنند. این نرم افزار به عنوان یک نرم افزار قابل انعطاف قابلیت طراحی کدینگ و ارائه گزارش‌های متنوع را دارد.

زیر سیستم‌های پارمیس استار

زیرسیستم‌های این نرم افزار شامل این موارد می‌شوند:

• زیر سیستم‌های اصلی
  • نرم افزار حسابداری
  • نرم افزار بازرگانی
  • نرم افزار خزانه
  • نرم افزار انبار و کالا
• زیر سیستم‌های توسعه فروش
  • فروشگاه ساز اینترنتی
  • صندوق فروشگاهی پارمیس اسمارت
  • سازمان همراه
  • پخش مویرگی
  • افزونه اتصال فروشگاه اینترنتی ووکامرس به نرم افزار حسابداری
• زیر سیستم‌های تولید
  • نرم افزار تولید وبهای تمام شده کالا
  • نرم افزار بازرگانی خارجی
• زیر سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتریان
  • نرم افزار اطلاع رسانی
  • نرم افزار CRM
• زیر سیستم‌های مدیریتی و تصمی‌سازی
  • پرتال تحت وب
  • داشبورد مدیریتی
• زیر سیستم‌های مدیریت مالی کارکنان
  • نرم افزار تسهیلات
  • نرم افزار حقوق و دستمزد

آیا استفاده از نرم افزار ERP برای همه کسب و کارها مناسب است؟

برخی باور دارند که بهترین نرم افزار جامع حسابداری، نرم افزارهای ERP هستند. در حال حاضر نرم افزارهایی با رویکرد ERP بنا به مدل ارائه به چند دست تقسیم می‌شوند. البته در نظر داشته باشید که استفاده از ERP‌ها به معنای واقعی کلمه برای بسیاری از شرکت‌ها امکان پذیر نیست. زیرا پیاده ازی، حفظ و نگهداری و در نهایت شخصی سازی ERP نیاز به هزینه هنگفتی دارد. علاوه بر این فرایند پیاده سازی و شخصی سازی سیستم خام ERP بسیار زمانبر خواهد بود. از همین رو، شرکت‌های تولید کننده نرم افزار با استفاده از شناسایی Best-Practice‌ ها، به نرم افزارهای یکپارچه و تخصصی کسب و کارها دست پیدا می‌کنند.

نرم افزار حسابداری تحت وب

نرم افزار حسابداری تحت وب، به عنوان یکی از انواع نرم افزار جامع حسابداری، به نرم افزاری اشاره دارد که کلیه فرم‌ها و امور آن در مرورگرهای وب نمایش داده می‌شود. این نوع از نرم افزارا در حقیقت از طریق اینترنت به سرور مرکزی نصب شده در محل کسب وکار متصل می‌شوند و کاربران از این طریق، به نرم افزار از هر نقطه ای دسترسی دارند.

البته باید در نظر داشت که بین این نوع از خدمات نرم افزاری و حسابداری آنلاین و یا ابری تفاوت‌هایی وجود دارد. نرم افزار پارمیس استار، با پشتیبانی از پلتفرمهای مختلف این قابلیت را در اختیار شما قرار می‌دهد. البته باید در نظر داشته باشید که در این نوع از نرم افزار جامع حسابداری، هنوز نیاز به نصب و راه اندازی سرور مرکزی در محل کسب و کار خود را دارید.

نرم افزار جامع آنلاین یا ابری (Cloud)

در این حالت نرم افزار بر روی سرورهای خود شرکت تولید کننده نرم افزار نصب می‌شود و شما دیگر نیاز به پرداخت هزینه خرید سخت افزار و راه اندازی سرور مرکزی ندارید. در حقیقت در این نوع از نرم افزار جامع حسابداری شما نسبت به خرید اشتراک در بازه‌های زمانی مختلف اقدام میکنید. با این کار هزینه‌های شما در بخش راه اندازی و نگهداری سیستم تا حد زیادی کاهش پیدا میکند. پارمیس 360 محصول پارمیس در حوزه نرم افزار حسابداری آنلاین است که امکانات نرم افزار جامع و یکپارچه پارمیس استار را در قالب حسابداری یکپارچه آنلاین در اختیار شما قرار می‌دهد. در مقایسه سیستم‌های ابری با سیستم‌های تحت وب، سیستم‌های ابری مزیت‌های بیشتری نسبت به سیستم‌های تحت وب دارند.

مقایسه مزایای سیستم‌های ابری با سیستم‌های تحت وب

در ادامه مبحث نرم افزار جامع حسابداری به مقایسه سیستم‌های ابری و سیستم‌های تحت وب می‌پردازیم:

هزینه

برای راه‌ اندازی سیستم‌های تحت وب معمولا به سرمایه بیشتری احتیاج است. زیرا باید سیستم و تمام زیرساخت‌ها توسط شرکتی که قصد خرید نرم افزار را دارد تهیه شود. ولی برای راه اندازی سیستم‌های ابری تهیه زیرساخت‌ها بر عهده شرکت ارائه دهنده نرم افزار است.

دسترسی

در سیستم‌های تحت وب، به دلیل این که سرورها داخل شرکت هستند کاربران نرم افزار هم فقط داخل سازمان به نرم افزار دسترسی دارند. ولی در سیستم‌های ابری کاربران میتوانند در هر زمان و مکان که بخواهند با استفاده از اینترنت به اطلاعات واحد تجاری خود دسترسی داشته باشند.

حتما مطالعه کنید: پایانه فروشگاهی چیست؟

امنیت

یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های هر سازمانی بحث امنیت سیستم‌های نرم افزار ی آن مجموعه است. در سیستم‌های On-permises برای حفظ امنیت داده‌ها باید زیرساخت‌های قوی و مناسبی تهیه کرد. هم چنین جهت جلوگیری برای از بین رفتن داده‌ها باید یک روال منظم را برای پشتیبان گیری در نظر گرفت. ولی در سیستم‌های ابری نسبت به On-permises امنیت بیشتر است. در واقع شرکتی که ارائه دهنده سیستم‌های ابری است به دلیل این که سرور توسط خود آن شرکت تهیه و نگه‌داری میشود میتواند این اطمینان را بدهد سخت افزارهای قوی تهیه کند تا از امنیت بالایی برخوردار باشد. علاوه بر این پشتیبان گیری با یک روال نظم در فضای ابری انجام می‌شود.

دانش فنی

در حالت On-permises شرکتی که خریدار نرم افزار است، نرم افزار را روی زیرساخت‌های خود نصب می‌کند به همین دلیل باید یک تیم IT متخصص داشته باشد تا از سرور نگه‌داری کنند. ولی در سیستم‌های ابری مسئولیت نگه‌داری از سرورها بر عهده شرکت ارائه دهنده نرم افزار است. به همین علت نیاز به دانش فنی خاصی ندارد.

سخن پایانی

وجود یک نرم افزار جامع حسابداری در یک سازمان یا واحد تجاری یک راهکار عالی برای تجزیه و تحلیل بهتر و دقیق‌تر داده‌ها است. در نتیجه برای کسب سود بیشتر و افزایش بهره‌وری وجود چنین سیستمی ضروری است.

سوالات متداول

1. نرم افزار جامع حسابداری بر اساس مدل ارائه به چند دسته تقسیم می شود؟
   این نرم افزار بطور کلی به چهار دسته نرم افزار جامع تحت ویندوز، جامع یکپارچه، تحت وب و ابری تقسیم می شوند.
2. استفاده از نرم افزار جامع حسابداری چه مزیت هایی دارد؟
   از مزایای استفاده از آن می توان به انعطاف پذیری، یکپارچگی اطلاعات و عملیات، امنیت بالای داده‌های ثبت شده، کاهش خطاهای انسانی و غیره اشاره داشت.
3. نرم افزار جامع حسابداری چه کاربردهایی دارد؟
   از کاربردهای آن می توان به محاسبه حقوق و دستمزد، گزارش گیری از تمام چک‌ها و اسناد، امکان ارسال پیامک برای مشتریان، صدور سند اتوماتیک حسابداری و غیره اشاره کرد.