در بخش گذشته به قسمتی از نحوه تنظیم دفاتر قانونی بر اساس قوانین مصوب شده پرداختیم.در این بخش نیز به تنظیم دفاتر قانونی و ممنوعیت های موجود در تنیم این دفاتر می پردازیم. 

فصل سوم : نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی

ماده 10 : مودیانی که باید دفتر روزنامه و کل نگهداری کنند،کلیه عملیات مالی و محاسباتی خود را باید در دفاتر قانونی با تاریخ وقوع آنها به ثبت برسانند همچنین این مودیان مشمول باید تمامی درآمد و هزینه ها،خرید و فروش ها و دارایی های قابل استهلاک خود را بر طبق اصول و قوانین آیین نامه مورد نظر در دفاتر قانونی خود به ثبت برسانند.در این راستا می توانند برای نگهداری دفاتر حساب خود از ماشین های مکانیکی یا الکترونیکی و کارت های شتاب استفاده کنند.

تبصره : اشتباهاتی که در هنگام ثبت عملیات انجام می شود در صورتی که در همان سال مربوطه مورد توجه واقع شود و در اصطلاح در دفاتر مبادرات و مستندات نیز ارائه گردد به معتبر بودن دفاتر خللی را وارد نخواهد کرد.

ماده 11 : مودیان مجاز به نگهداری دفاتر قانونی مکلفند که تمام یا قسمتی از درآمدهای روزانه خود را تحت یک شماره ردیف در دفاتر قانونی خود ثبت کنند با این شرط که نوع و تعداد آنها را نیز ذکر کنند و اگر درآمدی دارای اسناد و مدارک بود آن اسناد و مدارک را در ستون مذبور با درج مشخصات لازمه ثبت کنند.مودیان نیز موظفند که اقلام درآمد و هزینه و دارایی های قابل استهلاکی که دارای اسناد و مدارک می باشند را پس از ثبت درآمدها و هزینه ها بر طبق شماره ردیف دفتر،مشخصات اسناد و مدارک موجود را به گونه ای که تشخیص آن برای ماموران مالیاتی سخت نباشد جهت رسیدگی نیز درج بنمایند و نزد خود نگهداری کنند.

ماده 12 : در صورتی که دفتر روزنامه یا کل توسط مودیان نگهداری می شود باید کلیه عملیات مالی و پولی موسسه را در دفاتر قانونی به ثبت رسانند و در مواردی که دفاتر قانونی مشاغل نگهداری می شوند باید تمامی درآمد و هزینه ها،خرید و فروش ها و دارایی های قابل استهلاک در همان روز وقوع،حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت شوند.

تبصره 1 : تاریخی که در مدارک یا فاکتورهای خرید و فروش و غیره وجود دارند ملاک قطعی برای تاخیر تحریر به حساب نمی آیند و هرگاه اعمال و ختم اینگونه فعالیت ها با توجه به سیستم و طرز کار موسسه تابع اصول و قوانینی باشد تا ثبت موضوع آماده جدید،فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفاتر قانونی تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد.

تبصره 2 : تاخیر در تحریر عملیات مالی و پولی در صورتی که به قصد سو استفاده کردن نباشد در موارد استثنایی می تواند تا یک هفته آن هم به تشخیص مالیات و پس از آن به تشخیص هیئت سه نفره که تحت عنوان موضوع بند سوم ماده 97 قانون مالیات های مستقیم که در تاریخ 3/12/66 به تصویب رسیده است،خللی در دفاتر قانونی وارد نخواهد کرد.

تبصره 3 : در شرایطی که دفاتر توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی پلمپ شده و از دسترس مودیان خارج شده باشد و صاحب دفتر از تاریخ وقوع پلمپ شدن تا حداکثر 30 روز دفاتر جدیدی را جهت ثبت عملیات در آن مدت ثبت کند تاخیر ثبت عملیات در این مدت موجب غیز قانونی بودن دفاتر مودی شناخته نخواهد شد.

تبصره 4 : در مواردی که موسسات جدید التاسیس،ثبت دفاتر قانونی خود را برای اولین سال تاسیس تا 30 روز از تاریخ ثبت شخص حقوقی و یا تاریخ شروع به کار سایر اشخاص،مجاز تلقی می شوند.

ماده 13 : تمامی عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه باید تا حداکثر تا 15 ماه بعد به دفاتر کل منتقل گردند.

ماده 14 : موسساتی که دارای شعبه هستند مکلفند تا با توجه به روش های حسابداری منتخب خود،خلاصه عملیات شعب را در صورتی که دارای دفاتر پلمپ شده هستند حداقل سالی یکبار و در غیر این صورت ماه به ماه در دفاتر قانونی شعبه مرکزی ثبت کنند.

ماده 15 : پلمپ دفاتر ضمن سالی مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ پلمپ هیچگونه عملیات مالی و پولی صورت نگرفته باشد و تاخیر پلمپ تا حد مجاز که در تبصره های 3 و 4 ماده 12 آیین نامه مذکور در دفاتر روزنامه و مشاغل و ماده 13 این آیین نامه در مورد دفاتر کل مقرر شده است سبب غیر قانونی بودن دفاتر نخواهد شد.

ماده 16 : اشخاصی که حساب های خود را در دفاتر مشترک روزنامه و کل نگهداری میکنند مکلف هستند برای ثبت عملیات خود دفاتر کل جداگانه ای را در نظر گرفته و نگهداری کنند.

ماده 17 : مودیانی که مشمول این آیین نامه هستند برای هر سال مالیاتی مکلفند دفتر یا دفاتر تجدید را ثبت و پلمپ نمایند و در موارد استفاده از دفاتر تجدید ثبت و پلمپ شده نانویس سال یا سال های گذشته خود موظفند که در طول 30 روز از تاریخ شروع سال مالیاتی جدید مراتب را با ارائه مشخصات مذبور به حوزه عملیاتی ذیربط اطلاع دهند.

تبصره : حکم این ماده در صورت استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده تا سال 1367 در صورت عدم مغایرت نوع آنها با اصول و موضوع قانون مالیات های مستقیم که در اسفند ماه 1366 نیز جاری است.

ماده 18 : مودیانی که از سیستم های مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می کنند موظفند خلاصه اسناد داده شده به ماشین های مکانیکی یا الکترونیکی را حداقل ماهی یکبار در دفاتر روزنامه ثبت کنند و بر طبق مهلت مقرر شده در ماده 13 همین آیین نامه به دفتر کل منتقل کنند و به منظور تسهیل در امر رسیدگی باید آیین نامه یا دستور العمل های کار ماشین و برنامه های آن را در اختیار مامورین رسیدگی قرار دهند.

ماده 19 : انجام عملیات زیر در دفتر نویسی ممنوع می باشد :

الف) خط خوردگی مطالب درج شده دفاتر قانونی و نوشتن در بین سطرها و حاشیه ها

ب) تراشین و یا پاک کردن مطالب نوشته شده

ج) ناپدید کردن مطالب درج شده در دفاتر قانونی به وسیله رنگ یا جوهر و یا هرگونه مواد شیمیایی پاک کننده

د)خالی گذاشتن در هر صفحه بیش از حد معمول در دفاتر قانونی و یا استفاده نکردن یک یا چند صفحه از دفاتر روزنامه در هنگام عملیات

ه) بستانکاران حساب های نقدی و بانکی

تبصره : حکم بند "د" این ماده شامل مواردی می باشد که سفید ماندن تمام صفحه دفتر برای ثبت تراز افتتاحی باشد نخواهد بود و همچنین سفید ماندن صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر ماه مشروط بر اینکه اسناد دارای شماره ردیف بوده و بخش استفاده نشده با خط بسته شود به اعتبار دفتر خللی وارد نمی کند.

منتشر شده در مقالات
یکشنبه, 08 فروردين 1395 11:02

دفاتر قانونی در حسابداری چیست؟

یکی از کارهای مستمر و البته مهم هر حسابدار ثبت اطلاعات اسناد حسابداری در دفاتر قانونی است. طبق قانون تجارت، حسابدار باید کلیه رویدادهای مالی را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید آنها توسط مقام مسئول، به دفاتر حسابداری منتقل کند. دقت در صحت و درستی موارد درج شده در این دفاتر و اسناد حائز اهمیت است و نباید هیچگونه خطا و اشتباهی در آنها رخ دهد. روش های مختلفی برای تهیه دفاتر قانونی در حسابداری وجود دارد که در ادامه به آنها می پردازیم.

 

 

 

* دفاتر حسابداری به طور کلی به دو دسته تقسیم می شوند:

 

۱- دفاتر رسمی و قانونی: شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است.

۲- دفاتر غیررسمی یا کمکی: مهمترین آنها دفتر معین است.

 

در ادامه، ویژگی های هر یک از دفاتر رسمی حسابداری را بررسی میکنیم.

 

دفتر روزنامه چیست؟

 

دفتر روزنامه، دفتری است که کلیه عملیات و معاملات مالی موسسه به ترتیب تاریخ وقوع باید در آن ثبت شود.

دفتر روزنامه دارای ستون هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی است. در ستون شرح، نام حسابی که بدهکار یا بستانکار شده به همراه شرح مختصری از رویداد مالی درج می شود. کلیه اسناد حسابداری، به ترتیت تاریخ در دفتر روزنامه وارد می شوند.

 

* دفتر روزنامه خود شامل دو نوع است:

 

دفتر روزنامه عمومی: کلیه معاملات و رویدادهای مالی در آن ثبت میشود.

دفتر روزنامه اختصاصی: فقط یک نوع خاص از معاملات در آن ثبت میشود. مثل دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه فروش، دفتر روزنامه پرداخت های نقدی و دفتر روزنامه دریافت های نقدی.

 

دفتر کل چیست ؟

 

دفتر روزنامه با توجه به ماهیتش و شکل ثبت اطلاعات در آن، امکان تهیه صورت های مالی را فراهم نمی کند. مثلا نمی توان از روی آن، مانده یک حساب را در یک مقطع بدست آورد. به همین دلیل در حسابداری، دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه می شود.

 

تمامی اطلاعات دفتر روزنامه، باید در دفتر کل ثبت شود. در دفتر کل، برای هر حساب، یک صفحه جداگانه در نظر گرفته می شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب در صفحه مربوط به خودش نوشته می شود. بنابراین دفتر کل، دفتری است که حساب های یک موسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود.

کلیه معاملات ثبت شده در دفتر روزنامه باید در هر ماه و یا نهایتا تا پانزدهم ماه بعدی به دفتر کل منتقل شود.

دفتر کل شامل ستون های شماره سند، تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار و مانده است.

 

* مانده گیری در دفتر کل

 

برای مانده گیری هر حساب کافی است که جمع اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب را از یکدیگر کسر نمایید. به عبارت دیگر مانده حساب در دفتر کل در هر زمان عبارت است از مابه التفاوت جمع اقلام بدهکار و بستانکار ثبت شده در آن حساب تا آن مقطع.

اگر مانده بدهکار بیشتر باشد، ماهیت مانده بدهکار و در غیر اینصورت مانده بستانکار خواهد بود. معمولا در دفتر کل ستونی به نام تشخیص هم وجود دارد که ماهیت مانده حساب به صورت بد (بدهکار ) یا بس (بستانکار) در آن ثبت میشود.

 

تهیه دفاتر قانونی توسط نرم افزار حسابداری

 

امروزه, اکثر شرکت ها و موسسات، ثبت اطلاعات و رویدادهای مالی خود را به صورت کامپیوتری و با استفاده از نرم افزار حسابداری انجام میدهند. در این روش، روزانه هر اتفاق مالی، در نرم افزار به عنوان یک سند حسابداری ثبت می شود و از تمامی این اسناد میتوان گزارشات متنوعی را صادر کرد.

همه نرم افزارهای حسابداری، دارای بخش گزارش گیری هستند. در این بخش، بر اساس اطلاعات وارده که همان اسناد حسابداری هستند، انواع مختلفی از گزارش های خروجی تولید میشود. طبیعی است که بخش مهمی از این گزارش ها، گزارش های استاندارد حسابداری و مورد نیاز سازمان هایی مثل دارایی و مالیات و ... است. دفاتر روزنامه و کل که دفاتر رسمی و قانونی محسوب میشوند، به همان شکل که در اصول حسابداری آمده است و با ستون هایی که در بالا گفته شد، در نرم افزارهای حسابداری پارمیس طراحی شده اند که کاربران بتوانند گزارشات مورد تایید این سازمان ها را از طریق نرم افزار حسابداری تهیه کنند.

 

کاربر در هر زمان که لازم باشد، میتواند به راحتی و با زدن یک کلید، دفتر روزنامه یا دفتر کل را تهیه کند و بر اساس آن اطلاعات را در دفاتر قانونی خود ثبت نماید.

علاوه بر آن، نرم افزارهای مورد تایید دارایی، گزارشی به نام سند خلاصه تولید میکنند که در آن خلاصه اسناد یک ماه ارائه می شود. حسابدار میتواند به جای نوشتن روزانه اسناد در دفتر روزنامه از این گزارش استفاده کند و خلاصه اسناد را در دفتر وارد نماید.

 

می توان نتیجه گرفت، که برای افزایش سرعت و دقت در تهیه دفاتر قانونی حسابداری و سایر گزارش های مورد نیاز برای دارایی و سایر سازمان های مسئول، استفاده از یک نرم افزار حسابداری مناسب ، کارآمد و منطبق با قوانین و مقررات حسابداری و مالیاتی بسیار ضروری و مفید خواهد بود.

نرم افزار حسابداری پارمیس پلاس که نرم افزاری مناسب برای استفاده اصناف، شرکت ها، سازمان ها، فروشگاه ها و واحد های تولیدی، خدماتی و بازرگانی در ابعاد کوچک و متوسط می باشد؛ با دارا بودن امکانات متعدد و مورد تایید سازمان مالیاتی و دارایی، به کسب و کارهای مختلف امکان مدیریت و تهیه این گزارشات و دفاتر و اسناد حسابداری را از طریق برنامه حسابداری می دهد. برای مشاهده نسخه های مختلف نرم افزار حسابداری پارمیس پلاس اینجا را مشاهده کنید.

 

دلایل نگهداری دفاتر روزنامه و کل

1.تهیه اسناد و مدارک مورد نیاز که نشان دهنده افزایش و کاهش و یا مانده حساب در هر زمان می باشد.

2.تهیه اسناد و مدارکی که بتواند اشتباهاتی مانند دوباره ثبت کردن اقلام بدهکار و بستانکار و یا عمل ثبت نکردن در هر معامله را کاهش دهد.

3.تهیه اسناد و مدارکی که اطلاعات کاملی از معاملات انجام شده در اختیار بگذارد که شامل موارد زیر می باشد :

  • تاریخ معامله
  • مبلغ بدهکار
  • نام حساب بدهکار
  • مبلغ بستانکار
  • نام حساب بستانکار

4.تهیه اسناد و مدارکی که اطلاعات کاملی در مورد تاریخ معاملات را به طور مرتبی طبقه بندی کرده باشد به گونه ای که اطلاعات هر معاملاه در هر زمان قابل دسترس باشد.

منتشر شده در مقالات
دوشنبه, 28 ارديبهشت 1394 14:45

کاربرد دفاتر تجاری در معاملات

تجارت به معاملات بزرگ و کوچکی گفته می‌شود که همواره تاجر انجام می‌دهد. لذا برای او ضروری است که قیمت خرید اجناس خود را بداند تا در موقع فروش، منافع خود را در نظر بگیرد.

 ممکن است بخشی از معاملات در موقع خرید و نیز در موقع فروش، به صورت نسیه بوده یا مقداری از اجناس تحویل گرفته نشده باشد، به همین دلیل، هر تاجری محتاج به یادداشت اعمال خویش در دفاتر مخصوصی است که این موضوع، لازمه کار تجارت و از ابتدایی‌ترین ضروریات آن محسوب می‌شود.

قانون تجارت به دلیل نظم امور تجارتی و برای حمایت از طبقه تجار، آنها را مکلف به داشتن دفاتری کرده است تا اولاً در موقع ورشکستگی و سایر امور، جریان روشن باشد، ثانیاً به دفاتر تجارتی اعتبار مخصوصی داده است که سندیت داشته باشد؛ زیرا خاصیت تجارت و بردن منفعت اغلب منوط به سرعت کار است و اگر هر تاجری مجبور باشد معاملات خود را در دفاتر اسناد رسمی و سایر مراجع قانونی ثبت کند، باعث رکود کار او خواهد بود.

از این جهت ثبت معاملات و اوضاع تجارتی در دفاتر تجارتی به خودی خود سند محسوب شده است.

طبق ماده ۶ قانون تجارت، «هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه، قائم‌مقام این دفاتر قرار می‌دهد، داشته باشد:

۱- دفتر روزنامه. ۲- دفتر کل. ۳- دفتر دارایی. ۴- دفتر کپیه.

  دفتر کل

دفتر کل دفتری است که تاجر باید تمامی معاملات را لااقل هفته‌ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده و هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.

  دفتر روزنامه

دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قیل خرید و فروش و ظهرنویسی) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند، در آن دفتر ثبت کند.

  دفتر دارایی

دفتری است که تاجر باید هر سال، صورت جامعی از تمام دارایی‌های منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال‌های گذشته را تفکیک‌شده و کامل و به ترتیب در آن دفتر ثبت و امضا کند و تا ۱۵ فروردین سال بعد باید انجام شود. از این طریق می‌توان فهمید که شخص چه مقدار سود و ضرر کرده و چه مالی اضافه یا کم شده است. در صورتی که شخص حقوقی باشد و شرکت آن فعالیت داشته باشد، باید دفاتر را تحویل دارایی دهد؛ در غیر این صورت مشمول جرائم مالیاتی می شوند.

  دفتر کپیه

دفتری است که تاجر باید تمامی مراسلات، مخابرات و صورت‌حساب‌های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت کند. امروزه در شرکت‌ها از این دفتر استفاده نمی‌شود و به جای آن، دفاتر اندیکاتور که در آن ورودی و خروجی‌ها به ثبت می‌رسد، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

  عدم نگهداری از دفاتر تجاری

۱- ضمانت اجرای کیفری: اگر شخص نتواند به درستی از دفاتر خود نگهداری کند، به مجازات ورشکستگی به تقصیر از ۶ ماه تا ۲ سال حبس محکوم می‌شود.

۲- ضمانت اجرای مدنی: در صورت عدم نگهداری صحیح دفاتر، شخص ثالث می‌تواند جبران خسارتی که به او وارد شده است را درخواست کند.

  سندیت دفاتر تجارتى

درباره سندیت دفاتر تجارى ماده ۱۴ قانون تجارت چنین تصریح دارد:

«دفاتر تجارى و سایر دفاترى که تجار براى امور تجارتى خود به ‌کار مى‌برند، در صورتى‌ که مطابق مقررات این قانون مرتب شده باشند، بین تجار در امور تجارتى سندیت خواهند داشت؛ در غیر این ‌صورت فقط علیه صاحب آن معتبر خواهند بود.»

  سندیت دفاتر از نظر قوانین و مقررات مالى

کلیه دفاتر تجارتى که بر اساس قوانین و ضوابط تعیین‌شده در قانون تجارت تنظیم شده باشد، از نظر محاسبه مالیات سالانه تجار سندیت دارد. اما در صورتى ‌که موارد زیر در آنها وجود داشته باشد، از نظر محاسبه مالیات اعتبارى نداشته و رد خواهند شد:

۱- مخدوش بودن مانند تراشیدن، پاک کردن، محو کردن مندرجات، نوشتن بین سطور، جاى سفید گذاشتن یا سفید ماندن تمام یا قسمتى از یک یا چند صفحه آنها یا اشتباه در محاسبه.

۲- عدم ارائه دفاتر در مواقع لزوم و محاسبه.

۳- استفاده از دفاتر مالى سنوات گذشته.

۴- تأخیر بیشتر از حد مجاز و مهلتى که براى نوشتن آنها تعیین شده است.

که در این‌ صورت ممیز مالیاتى به‌ طور على‌الرأس مالیات را تعیین خواهد کرد. منظور از تعیین مالیات به‌‌طریق على‌الرأس یعنى تشخیص مالیات تاجر بر اساس اطلاعاتى که ممیز مالیاتى به‌ دست آورده باشد.

  سندیت دفاتر از نظر اثبات حق

۱- در موارد زیر دفاتر تجارتى در دعواى علیه تاجر با تجار دیگر دلیل محسوب مى‌شود:

هرگاه دعوا علیه تاجر دیگرى باشد.

دعوا مربوط به مطالبات و محاسبات تجارتى باشد.

دفاتر تجارتى بر اساس ضوابط مندرج در قانون تجارت تنظیم شده باشد.

۲- در موارد ذیل دفاتر تجارتى دلیل محسوب نمى‌شود:

در صورتى‌ که اوراق جدیدى به دفتر تجارتى افزوده شده باشد.

هرگاه مخدوش بودن دفاتر مزبور محقق شده باشد.

در مواقعى که بى‌اعتبارى دفاتر مورد بحث به‌ وسیله مراجع ذی‌صلاح اعلام شده باشد.

۳- مواردى که تاجر ملزم به ارائه دفاتر خود بوده، به شرح زیر است:

در صورتى ‌که در دعواى مطروحه (طرح‌شده) به آن استناد شده باشد، ارائه دفاتر مزبور الزامى است.

چنانچه تسلیم دفاتر و ارائه آن در دادگاه ممکن نباشد دادگاه کارمندى را مأمور می‌کند که به تجارتخانه مراجعه کرده و از تمام یا قسمتى از صفحات دفاتر که لازم و ضرورى باشد، کپى یا رونوشت تهیه کند.

در صورتى ‌که تاجر از ارائه دفاتر تجارتى خود امتناع کند و نتواند اثبات کند که دفاتر وى تلف شده است یا دسترسى به آن ندارد، دادگاه مى‌تواند دلیل مورد استناد را به نفع و حقانیت استنادکننده محسوب کند.

منتشر شده در اخبار حسابداری
نیاز به توضیحات بیشتر دارید؟
کارشناسان پارمیس آماده پاسخگویی به شما هستند...
با ما تماس بگیرید
خبرنامه
خبرنامه پارمیس
با عضویت در خبرنامه آخرین اخبار و اطلاعیه های پارمیس را در ایمیل خود دریافت نمایید.

افتخارات پارمیس

جوایز و افتخارات پارمیس