4 روش برای دریافت به موقع طلب از مشتریان
- اسفند 19, 1394
نرم افزار حسابداری » 4 روش برای دریافت به موقع طلب از مشتریان
فهرست مطالب
مدیریت کردن هفته ها و ماه هایی که محصولتان را عرضه کرده اید و منتظرید تا مشتری به شما هزینه آن را پرداخت کند بسیار دشوار است. نرم افزار حسابداری تا حدودی می تواند به دریافت به موقع طلب از مشتریان به شما کمک کند و در موعد مقرر به شما هشدارهایی را در این زمینه بدهد اما خیلی از این پرداخت های عقب افتاده طبیعیست، و چون مفاد و قوانین هیچ دو کمپانی یا شرکتی یکی نیست، سردرگمی پیش میاید و هر کجا سردرگمی باشد مشتری بهانه و دلیلی برای پرداخت نکردن دارد.
در ادامه این مقاله 4 استراتژی و شیوه جهت دریافت به موقع طلب از مشتریان را بیان می کنیم که با رعایت این نکات و موارد میتوانید در ادامه مسیر کسب و کار خود با مشتریان خوش حساب وارد معامله شوید…
1- کامل و صحیح فاکتور کنید:
- وقتی سفارش می گیرید، مطمئن شوید تمام مفاد فاکتور و اطلاعات مورد نیاز را از مشتری دریافت کرده اید.
- روز سفارش حتما فاکتور شود و یک نسخه از فاکتور هم به صورت الکترونیکی و هم به صورت چاپی به مشتری تحویل داده شود.
- مبلغ کلی بدهی, تاریخ پرداخت و یا تاریخ پایان مهلت پرداخت و چگونگی پرداخت (شماره کارت، نام گیرنده چک یا…) را های لایت کنید.
- هیچ وقت مبلغ بدهی قبلی را پایین فاکتور ضمیمه نکنید. این کار یک مشتری غفلت کار را تشویق می کند تا به جای پرداخت کل مبلغ، فقط بدهی قبلی را پرداخت کند.
2- مشتری را تشویق و ترغیب به پرداخت های سریعتر کنید:
- همیشه از سیستم های جدید بانکی برخوردار باشید.
- برای پرداخت های زود تر از موعد تخفیف قائل شوید، مخصوصا برای فاکتورهای با مبالغ بالا.
- پیشنهاد حتی تخفیف ۳ % از مبلغ کل، برای پرداخت های ۱۰ روز زوتر از موعد فاکتور هم نتیجه بخش است.
3- کاملا پیگیر باشید:
- برای فاکتور هایی که الکترونیکی ارسال می شوند، روز بعد با مشتری تماس بگیرید و مطمئن شوید حتما به رویت مشتری رسیده است.
- ۲ هفته قبل از سررسیدن موعد پرداخت برای یادآوری با مشتری تماس بگیرید.
- در صورت عدم پرداخت به موقع توسط مشتری، در اولین روز کاری بعدی برای پیگیری اینکه پرداخت چه زمانی انجام می شود تماس حاصل کنید.
مطالعه پیشنهادی: نرم افزار حسابداری و نرم افزار حقوق و دستمزد و نرم افزار انبار و نرم افزار CRM
4- مدیریت نحوه کاری و اجرای کسب و کار خود را به صورت تمام و کمال داشته باشید:
- ریز تراکنش حساب کاری خود را داشته باشید. جزئیات و گزارش معاملات خود را بر اساس تاریخ پرداخت فاکتور، مبلغ و مشتری، دسته بندی شده از مبلغ کم به زیاد داشته باشید. این کار به شما نشان می دهد برای گرفتن سریع ترین پرداخت ها باید اول سراغ کدام مبالغ بروید.
- به صورت نوشته در آوردن سیاست ها و شیوه کاری خود مبتنی بر اینکه چه کسی چه کار انجام دهد و غیره، کارکنان قسمت فروش را برای دریافت بازده کاری مناسب هوشیار نگه میدارد.
- وظیفه پیگیری پرداخت ها را جدی بگیرید. اگر فقط صندوقدارتان است که این کار را برای شما انجام می دهد مطمئن باشید زمان زیادی را برای فرا رسیدن دریافت حق العمل خود سپری می کند ، شما به کسی یا گروهی نیاز دارید که این سمت به عنوان وظیفه اصلیش باشد و به صورت حرفه ای و با اصول این کار آشنا باشد.
- مدیریت کسب و کار خود را در مشتتان داشته باشید. برای بهره گیری حداکثر، از افرادی کمک بگیرید که حرفه شان آنالیز و تهیه گزارشات کاری تمام و کمال برای سود دهی بیشتر واحد صنفی شما می باشد.
- از امکانات ویژه ای مانند گزارش گیری، هشدار و ارسال خودکار پیام به مشتریان از طریق نرم افزار حسابداری استفاده کنید.
برای مشاهده امکانات برجسته نرم افزار حسابداری پارمیس پلاس (ویژه اصناف، شرکت ها، سازمان ها، واحد های تولیدی، خدماتی، فروشگاهی، بازرگانی در ابعاد کوچک و متوسط) و مشاهده امکانات برجسته نرم افزار یکپارچه ERP پارمیس استار (ویژه سازمان ها، کارخانجات، شرکت ها و سازمان های در ابعاد بزرگ) می توانید به بخش محصولات و خدمات سایت مراجعه کنید.
مشکلات عدم تسویه به موقع
عدم تسویه در زمان مقرر با مشتریان، مشکلات زیادی را برایتان به وجود میآورد. مشکلاتی که فقط باعث از دست رفتن انرژی شما شده و تمرکزتان را برای انجام کارهای مهم مختل میکند. در ادامه، این مشکلات مختلف را برایتان نام میبریم.
- بالا رفتن هزینه های اضافی
در صورت تسویه نکردن به موقع، هزینه هایی مانند هزینه های قضایی و حقوقی را به شدت افزایش میدهد. مبالغی که، بالاجبار به دلیل داشتن تأخیر در پرداخت صورتحساب باید آنها را پرداخت کرد. اگر مشتری در تسویه حساب کوتاهی کند، احتمال ارجاع این مورد به دادگاه وجود دارد. این کار نیز به پیگیری و هزینه بالایی نیاز دارد.
- کم شدن نظم در امور حسابداری
تاخیر در تسویه، موجب نامنظم شدن انجام امور حسابداری مجموعه شده و حسابدار دقت لازم را در زمان انجام کارهایی همچون تنظیم صورتحساب مشتریان، رصد و ثبت وضعیت مالی آنها ندارد.
- به وجود آمدن مشکلات داخلی
در صورت عدم مدیریت صحیح حسابها و بدهی های پرداخت نشده توسط واحد مالی، این موضوع عواقب بدی را به دنبال دارد. از جمله این موارد می توان به بالارفتن هر چه بیشتر دیرکرد در پرداخت دستمزد پرسنل و بدهیهای معوق و تأخیر در زمان پردازش حسابهای مالی مجموعه اشاره کرد. همین امر، مشکلات و هرج و مرج هایی را در سازمان به وجود می آورد.
- کم شدن قابل ملاحظه میزان اعتبار
تسویه نکردن در زمان تعیین شده، اعتبار کسب و کار کاهش پیدا میکند. این موضوع، در صورت ناراضی بودن شرکا، تامین کنندگان و پیمانکاران شدت بیشتری پیدا میکند. در این زمان، شاهد بروز مشکلاتی در مجموعه اقتصادی از جمله کم شدن وفاداری و اعتماد مشتریان و سودآوری هستیم. چرا که، وصل نشدن به موقع بدهی ها و کار با مشتریهای بد حساب، عدم توانایی شرکت در کنترل و مدیریت امور مالی خود را میرساند.
- کاهش قابل توجه جریان نقدی در سازمان
در صورت تاخیر مشتریان در تسویه صورتحسابهای خود، تاخیر در پرداخت هزینه ها، کم شدن جریان نقدی در مجموعه دور از ذهن نیست. این امر نتیجهای به جز تاخیر در پرداخت هزینهها و کاهش قابل ملاحظه نقدینگی سازمان را در پی ندارد.
حتی ممکن است با نداشتن موجودی نقدی کافی، به دیگرکسب و کارها و تامین کننده هایی که با آنها همکاری دارید، بدهکار هم بشوید. اما در صورت تسویه حساب به موقع مشتریها، کسب و کارتان رشد کرده و در هزینه هایتان نیز تا حد زیادی صرفه جویی می شود.
بیشتر بخوانید: نرم افزار پخش مویرگی و نرم افزار تولید و نرم افزار دریافت و پرداخت و نرم افزار حسابداری بازرگانی
نحوه شناسایی مشتریان بدحساب
با در نظر گرفتن هزینه ها و مشکلات به بار آمده توسط مشتریان بدحساب، کشف ویژگیها و الگوهای رفتاری آنها میتواند به استفاده از شگردها و سیاستهای درست جهت وصول مطالبات کمک کند. در اینجا، با شماری از خصوصیات اصلی این قبیل از افراد آشنا میشوید.
- سابقهای پربار در داشتن بدهی
در صورتی که، مشتری بد حسابی پیش از این بدهیهای زیادی داشته و توجهی هم به پرداخت آنها نکرده است، به احتمال زیاد در آینده هم اینگونه رفتار میکند. سابقه بدهیها، کارنامهای بی نقص و روشن از جریان پرداختهای گذشته را به شما داده و کمک بزرگی به شناسایی افراد بد حساب به شماست.
- داشتن تاخیر در پاسخگویی به تماسها و ایمیلها
مشتریهای بد حساب، عموماٌ پاسخگوی ایمیل ها و تماسهای شما نبوده و یا حداقل دیر جواب میدهند. بعلاوه، این افراد، توانایی برقراری ارتباط درست را نداشته و پاسخگوی موقعیتهای بحرانی نیستند.
بیشتر بخوانید: مدیریت مالی شخصی و نرم افزار حسابداری رایگان و نرم افزار حسابداری آنلاین و ERP چیست؟ و نرم افزار erp
جمع بندی
تسویه نکردن سر وقت و مشکلات نشأت گرفته از آن، همیشه یکی از مهمترین دغدغه های مدیران مجموعه های اقتصادی به شمار میرود.اما با بکارگیری سیاستهایی اصولی جهت بهبود کیفیت وصول مطالبات و یادگیری مهارت مهم شیوه برخورد با مشتریان بدحساب، می توان تا حد زیادی از بروز این مشکل جلوگیری کرد.