ضرورت نیاز استفاده از نرم افزار حسابداری

ضرورت نیاز استفاده از نرم افزار حسابداری - 1.1 out of 5 based on 118 votes
ضرورت نیاز استفاده از نرم افزار حسابداری

اگر بخواهیم حسابداری را تعریف نماییم می توان گفت که حسابداری یک سری روشهایی قراردادی است که توسط کارشناسان و استادان حرفه ای تدوین گردیده و به تدریج مورد قبول قرار گرفته و قابل تغییر و تصحیح می باشد. اگر بخواهیم در چند سطر تاریخچه حسابداری را بیان کنیم می توان اینگونه بیان کرد که:
بعد از پایان جنگ های صلیبی تجارت بین اروپا و خاورمیانه افزایش یافت . این اتفاق باعث شد تا رشد تجارت و معاملات به گونه ای باشد که آنها نتوانند هر یک به صورت جداگانه به مدیریت رویدادهای مالی بپردازند. طبیعی است که زمانی که یک تجارت توسط بیشتر از یک فرد اجرا می شود یک سیستم مستند سازی معاملات نیاز است به منظور حصول اطمینان از ثبت و انعکاس رویدادهای مالی .و این دقیقا چیزی بود که در اروپا اتفاق افتاد.
در سطح گسترده ای ایتالیا به عنوان زادگاه سیستم ورود دو طرفه (حسابداری دوبل) مطرح شده است که برای اولین بار این سیستم در قرن 13 در جنوا استفاده شد . بعد از به دست آوردن محبوبیت این سیستم به خوبی در ونیز نیز مستقر شد و به تدریج در شهر ها و کشورهای مختلف گسترش یافت.
در حالیکه در طول سالها و ادوارها حسابداری تکامل یافت اما اصول آن به صورت یکسان باقی ماندند . به عنوان مثال عبارات بدهکار "debit " و بستانکار " credit " که تاکنون دو جزء اساسی در حسابداری دوبل می باشد، از دو کلمه اصیل ایتالیایی "debita" و "credo" گرفته شده است.
گسترش حسابداری و نیاز روزمره به استفاده از این فن و با توجه به پیشرفت تکنولوژی در این نوشتار سعی شده است تا مطالبی پیرامون ورود رایانه به سیستم های مالی و استفاده از نرم افزارهای مالی و حسابداری ، مزیتهایی که این سیستمها می توانند برای ما فراهم کنند ، راههای انتخاب آنها و ... را به صورت اجمالی بیان کنیم.
امروزه بیشتر موسسات مالی در سطح کوچک و متوسط از انواع مختلفی از نرم افزارهای حسابداری به منظور مدیریت عملیاتهای مالی خود استفاده می کنند.این امر به عنوان تضمینی است برای این که سطوح در آمد ، هزینه و سرمایه آنها به طور موثر نظارت و ثبت شده باشد . در این راستا نرم افزارهای حسابداری و مالی یک ابزار جدید در حسابداری هستند .
با توجه به رشد روز افزون معاملات در سطوح وسیع و با ورود رایانه به عنوان یک جزء لاینفک در زندگی انسانها نمی توان حسابداری را بدون این ابزار تصور کرد . سیستم های مالی و نرم افزارهای حسابداری غیر از آنکه مشکلات و موانع حسابداری به شیوه سنتی را از بین برده است امکانات جانبی دیگری را نیز در اختیار استفاد کنندگان از اطلاعات مالی قرار می دهد.

حال این سوال مطرح می شود که آیا برنامه های حسابداری می توانند جایگزین حسابداران شوند ؟
برنامه های حسابداری نمی توانند به منظور حصول اطمینان از اینکه سیستم مالی شما بر اساس و پایه اصول پذیرفته شده حسابداری و شیوه های مالیاتی تهیه شده است یا خیر جایگزین یک حسابدار شوند. اما زمانی که شما از یک نرم افزار حسابداری استفاده می کنید ، شما یک سری وظایف حسابداری را از دست یک حسابدار خارج می کنید در واقع یک نیروی انسانی و هزینه های آن را از سیستم خود خارج می کنید که این میتواند برای شما یک ذخیره مالی برای انجام هزینه های کوچک را در پی داشته باشد. نرم افزارهای حسابداری خوب و مناسب می توانند گزارشات مورد نیاز یک حسابدار رابه صورت ماهانه ، فصلی ( مانند آن چیزی که شما در گزارشات فصلی نرم افزار حسابداری پارمیس می توانید مشاهده نمایید ) و صورتهای مالی اساسی سالانه در اختیار شما قرار دهند. گزارشات تهیه شده را می توانید هم به صورت پرینت و هم می توانید به صورت یک گزارش الکترونیکی در اختیار حسابدار خود قرار دهید .


مزایایی که میتوان از استفاده از سیستم های مالی بدست آورد می تواند شامل موارد زیر باشد :


صرفه جویی در وقت :


استفاده از یک نرم افزار حسابداری می توانند ساعتهای زیادی از وقت ما در مقایسه با سیستم های دستی حسابداری و حتی در مقایسه با حسابداری که از اکسل و صفحات گسترده استفاده می نمایند را ذخیره نماید. این امر بدین دلیل است که نرم افزارهای حسابداری ورودی های زائد و فاقد مطلوبیت لازم را کاهش داده و یا اینکه محدود می نمایند. مثلا وارد کردن مشخصات مشتری مانند آدرس در هنگام صدور فاکتور یا حتی صورتحساب، که در سیستمهای دستی مقداری از زمان صرف وارد کردن این مشخصات تکراری هنگام صدور فاکتور می شود و حال اینکه در برنامه های حسابداری این اطلاعات نیاز به وارد نمودن در هر مورد ندارد.


محاسبه و ثبت دقیق اطلاعات مربوط به موجودی کالا ، پرسنل و مشتریان :

اگر شما یک موسسه تک مالکیتی داشته باشید بدون هیچگونه پرسنل ، بدون مشتری های زیاد و فاقد فهرستی طولانی از موجودی کالا ، ممکن است که شما هیچ گاه به یک نرم افزار مالی نیازی نداشته باشید .در صورتی که شما اگر فقط یک موسسه کوچک با تعداد محدودی مالک باشید که فهرستی از مشتریان یا پرسنل و مقداری موجودی کالا در اختیار داشته باشید می توانید با استفاده از یک سیستم و نرم افزار مالی در وقت و هزینه خود صرفه جویی نمایید و ثبتهای دقیق و درستی از اطلاعات مالی خود داشته باشید. ( مانند آنچه که شما در نرم افزار حسابداری پارمیس به راحتی به آن دسترسی دارید. ثبت اطلاعات مشتریان ، معرفی اشخاص به عنوان پرسنل و معرفی کالاها و ورود اطلاعات آنها شامل واحدهای شمارشی، مشخصات فنی کالا و لیستهای قیمت و...)


کاربری آسان :

اکثر نرم افزارهای مالی به گونه ای طراحی شده اند که دارای کاربری ساده باشند به نحوی که نرم افزارهای حسابداری مخصوص به سیستم های مالی کوچک به گونه ای طراحی می شوند که یک کاربر که هیچ گونه آشنایی با سیستم های مالی ندارد و حتی اینکه به اندازه کافی دانش حسابداری نداشته باشد بتواند از آن استفاده کنند.


ارزیابی و تخمین :

این ویژگی این امکان را برای شما فراهم می نماید که شما جریان های نقدی یا مالی خود را در آینده نزدیک تخمین و برآورد نمایید .


حداقل کردن اشتباهات :
یک مزیت مهم و اساسی که میتوان برای نرم افزارهای مالی بیان کرد این است که اشتباهات محاسباتی با استفاده از این سیستم ها به حداقل می رسند . به عنوان مثال یک نرم افزار حسابداری به شما اجازه میدهد همزمان با ورود اطلاعات درصدهای مختلفی از انواع تخفیف ، نرخ های مالیاتی را وارد نموده و بدون خطاهای محاسباتی جمع مبلغ مورد نظر را به شما ارائه میکند اگر این محاسبات به صورت دستی انجام شود امکان خطای بالایی دارد.


گزارش :
یک مزیت دیگر برای نرم افزارهای مالی گزارش هایی است که در فواصل زمانی معین می توان از سیستم تهیه نمود ، این گزارشات به راحتی در سیستمهای مالی تهیه می شود و این امکان را در اختیار شما قرار می دهد که روی عملیات مالی ثبت شده در سیستم نظارت و کنترل دقیق داشته باشید. به عنوان مثال شما می توانید با استفاده از گزارشات نرم افزارهای مالی با مشتریانی که در پرداختهایشان دیرکرد دارند تماس بگیرید . با استفاده از این گزارشات میتوان به راحتی زمان خود را به حداقل رساند. ( این امکان در نرم افزار حسابداری پارمیس شامل گزاشات فصلی مالیاتی ، ترازنامه ، ترازهای آزمایشی ، صورت محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته ، صورت سود و زیان ، گزارشات حسابهای تفضیلی مانند اشخاص ، بانکها و صندوقهای معرفی شده در سیستم )


چه عواملی می تواند در انتخاب یک نرم افزار حسابداری مهم و تاثیرگذار باشد:
انتخاب یک نرم افزار حسابداری می تواند ویژگی هایی را شامل شود که شما با اجرای یک نرم افزار حسابداری نیازمند انها باشید. بیشتر ویژگی های مورد نظر موسسات مالی از یک برنامه حسابداری می تواند شامل موارد زیر باشد :
مدیریت موجودی : شامل مدیریت کامل روی ورود و خروج کالا ، گزارشات ریالی انبار و...
مدیریت اطلاعات مشتریان یا اموری که به صورت امور جاری در سیستم انجام می شود ...
تهیه لیست حقوق و دریافت و پرداختها
گزارشات مالی مورد نیاز مالیاتی و....
موردی که می تواند در انتخاب یک نرم افزار بسیار حائز اهمیت باشد صحبت با حداقل 3 نفر از افرادی است که قبلا این سیستم را تهیه نموده و کار می کنند و حیطه کاریشان شبیه و یا یکسان به فعالیت شما باشد . در رابطه با اینکه آنها چه امکانی از نرم افزار مالی را دوست دارند و چه تغییراتی را نیاز دارند بحث کنید. در هر صورت نمی توان سیستمی را یافت که فاقد هر گونه نقص یا ایرادی باشد اما میتوان با کمی مطالعه و صرف وقت سیستمی را تهیه نمود که با توجه به نوع فعالیتمان بهترین نتیجه را برای ما به ارمغان بیاورد.

آخرین بار تغییر یافته چهارشنبه, 07 فروردين 1392 16:06


ارسال نظر

نام شما *
ایمیل*
نظر *
نیاز به توضیحات بیشتر دارید؟
کارشناسان پارمیس آماده پاسخگویی به شما هستند...
با ما تماس بگیرید
خبرنامه پارمیس
با عضویت در خبرنامه آخرین اخبار و اطلاعیه های پارمیس را در ایمیل خود دریافت نمایید.

افتخارات پارمیس

جوایز و افتخارات پارمیس