امنیت و نگهداری از اطلاعات در نرم افزار حسابداری

استفاده از سیستم ها و تکنولوژی های نوین با توجه به امکاناتی که در اختیار کاربران قرار میدهد و دقت و سرعت و کارایی امور مختلف را افزایش داده است، اما نیاز به نگهداری و محافظت اطلاعات (امنیت نرم افزار حسابداری) نیز وجود دارد. زمانی که شما از یک نرم افزار حسابداری جهت رسیدگی به امور حسابداری انبار خود استفاده می کنید، در واقع از مزایای بسیاری بهره مند شده اید که  انجام دادن امور حسابداری و حسابرسی را برایتان ساده تر می کند اما در عین حال باید از اطلاعاتی که توسط نرم افزار حسابداری تولید می کنید نگهداری کنید. نه تنها در زمینه حسابداری، بلکه در تمامی شاخه هایی که از تکنولوژی استفاده می شود و به نوعی با تکنولوژی در ارتباط هستند، این امنیت و نگهداری و بازیابی اطلاعات بسیار حائز اهمیت می باشد.

اما چه کنیم که اطلاعات مالی ما به راحتی از دست نرود؟

این مقاله به نحوه نگهداری از اطلاعات نرم افزارهای مبتنی بر بانک اطلاعاتی SQL Server می پردازد. این روزها اکثر شرکتها برای انجام امور مالی و اداری نرم افزار مالی و برنامه حسابداری مناسب اندازه و ابعاد سازمان خود تهیه میکنند. خیلی از این نرم افزارها دارای بانک اطلاعاتی Microsoft SQL Server هستند. این بانک اطلاعاتی قابلیت های فراوانی دارد، اما اگر دقت نکنید و سهل انگاری کنید ممکن است اطلاعات مهم و حیاتیتان از دست برود. پس برای حفظ امنیت خودتان و اطلاعاتتان پشتیبان گیری مطمئن را فراموش نکنید.

اگر از نرم افزار حسابداری، نرم افزار انبار، نرم افزار حقوق و دستمزد، نرم افزار خزانه، نرم افزار فروشگاه اینترنتی، نرم افزار تسهیلات، نرم افزار تولید و سایر نرم افزار های مشابه با بانک اطلاعاتی SQL Server استفاده می کنید، حتما داخل برنامه ها کلیدی برای تهیه فایل پشتیبان وجود دارد. پس بهتر است هر روز پس از اتمام کارتان این دکمه را بزنید. اگر بعد از زدن این دکمه با پیغام خطا روبرو میشوید، اصلا از کنار مسئله ساده رد نشوید و حتما با تیم پشتیبان نرم افزار مالی خودتان تماس بگیرید و مشکل را بر طرف نمایید. چرا که پشتیبان گیری و ذخیره اطلاعات مسئله بسیار مهمی می باشد.

در همین زمینه مقاله آموزش بک آپ (پشتیبان گیری) و بازیابی اطلاعات در نرم افزار حسابداری پارمیس همراه را بخوانید.

نکته مهم بعدی این است که بدانید این فایل دقیقا کجا ذخیره میشود. SQL Server همیشه فایل پشتیبان را در مسیری که برایش مشخص شده روی هارد سرور تهیه میکند. پس اگر کامپیوتر شما سرور نیست و یک ایستگاه کاری مرتبط با سرور است، مطمئنا فایل پشتیبان روی کامپیوتر شما ذخیره نمی شود. حتی اگر شما کلید پشتیبان گیری را از روی سیستم خودتان زده باشید.

پس متوجه شدید که آنچه بسیار اهمیت دارد نگهداری از اطلاعات سرور است. شما با دانستن مسیر ذخیره شدن فایل های پشتیبان می توانید در بازه های زمانی مشخص کپی فایل ها را به یک وسیله ذخیره سازی دیگر مثل یک هارد اکسترنال یا یک فلش مموری منتقل کنید. این روزها حافظه ها با ظرفیت بالا و سایزهای کوچک و قیمت مناسب در دسترس همه قرار دارد. با این کار خیالتان راحت است که اگر اطلاعات سرور هم از بین برود همچنان شما اطلاعاتتان را در جای امنی دارید.

نکته دیگری که باید به آن دقت کنید زمان تعویض ویندوز و فرمت کردن هارد است. قبل از هر کاری پشتیبان گیری کنید. SQL Server فایل های اطلاعاتی را در فولدری به نام Data که به صورت پیش فرض در مسیر نصب ایجاد میکند با پسوند mdf و ldf نگهداری می کند. این ها دیتا فایل ها و لاگ فایل های شما هستند. این فایل ها را قبل از هر گونه دستکاری در ویندوز در جای امنی کپی کنید. اگر در مسیر نصب، این فولدر را پیدا نکردید؛ ممکن است به دستور کاربری که سیستم را نصب کرده در جای دیگری ایجاد شده باشد. بهتر است که جستجو کنید و فایل های اطلاعاتی با پسوندهایی که ذکر شد را پیدا کنید.